インターンのお礼メールは必要？感謝が伝わる書き方と例文3つ

お礼メールで評価を上げよう！

社会人にとって、プロジェクトがひと段落した時などはお世話になった方々にお礼メールを送ることは当たり前のことです。しかし、お礼メールを書いたことがない学生の方にとってはちょっと敷居の高いことかもしれません。そこで躊躇せずに感謝の意をきちんと伝えられるメールを送ることで、あなたに対する印象がかなり変わってきます。

就職活動で大切なことは、採用担当者に良い印象を与え、自分を知ってもらう機会を作っていくことです。感謝の意を伝え、かつ印象に残るお礼メールを書くことで就職活動に有利に働くことも少なくないのです。

インターン参加後のお礼メールの必要性

インターンシップは、ほとんどの企業で直接選考につながるものではないと言われているので、お礼メールは必要ないと考えている人も多いかもしれませんが、基本的にはお礼メールをするのがマナーとなっていますので、注意しましょう。

お礼メールといっても、難しく考えるのではなく、シンプルかつ簡潔的にまとめ、担当者の方に送ることが良いとされています。実際になぜ必要なのかを知ったうえで、お礼メールを作成するとより一層気持ちも入るので、お礼メールの必要性についてみていきましょう。

感謝の気持ちを伝えることが出来る

お礼メールを送る最大の目的は、感謝の気持ちを伝えるということです。誰に対する感謝の気持ちを述べたらいいのかわからないという人もいるかもしれませんが、インターンシップを開催するにあたって、企業側は運営費だけでなく、人件費、パンフレットや企業によっては、昼食費や宿泊交通費などさまざまな費用を捻出しています。

また、他の仕事と兼務しながらインターンシップ参加者のために企画構成から、当日まで運営している人もいるわけですから、自分のために費やしてくれた時間、費用、関わってくださった方全員に感謝の気持ちを伝えることはとても重要なことであると言えるでしょう。感謝の気持ちを伝えられて不快な思いをする人なんていませんから、ありのままに思った通りに感謝の気持ちを述べることはとても重要であるといえます。

就活が有利に進むこともある

基本的にインターンシップに参加すると就職活動に有利になる、選考中に優遇してくれるということはありませんが、インターンシップの参加倍率に勝ち参加したという事実は高く評価されることや、企業によってはごくまれに、プラスの評価がついたり、インターンシップ後に、直接就職しないかと連絡がいくこともあるようです。

また、インターンシップを参加することができるのは、企業によっては少人数のところもあり、採用担当者が全員の名前を把握できるほどのところもあります。これらのことから、ただ単にインターンシップに参加するだけでなく、有利に進むこともあるということを知っておくと同時に、インターンシップ参加後はお礼メールを送る必要性を知っておきましょう。

お礼メールの書き方のポイント4つ

お礼メールの一番の目的はインターンに対する感謝の意を伝えることですが、ただ感謝の言葉を並べるだけでは、就職活動に繋がりません。就職活動に繋げるには、お礼メールの中でさりげなく自分の仕事に対する姿勢や意欲を示し、印象を残す必要があります。

では、感謝の意を伝えると同時にインターンでの経験をおり込みながら、仕事に対する姿勢や意欲を示し良い印象を与えられるお礼メールとは、どのようなものなのでしょうか。以下に就職活動に繋がるお礼メールを作成するためのポイントをまとめてみました。

①件名は分かりやすく簡潔に書く

どの企業にも言えることですが、人事部の人は毎日多くの就活生からのメールを受信しています。すぐに対応しなければならないメールなのか否か、確認するだけでも大変なことです。その確認作業を軽減できるのが、「件名」になります。一目で要件が分かるよう工夫をすることで、作業が軽減され、相手を気遣うことができるのです。

通常の業務でも、すぐに対応してもらいたい内容の場合は「至急」などという言葉を件名に入れるなどして、分かりやすくすることがあります。お礼メールの場合は、キーワードとなる「インターン」と「お礼」という言葉を入れると、一目でインターンのお礼メールだと分かり、相手を煩わすことがないでしょう。その結果、確認作業の軽減に繋がり気遣いができるという印象を与えられるかもしれません。

②一文でも良いので主観を入れる

お礼メールなので感謝の気持ちを伝えることが一番ですが、感謝を伝えるだけでは就職活動に繋がりません。長々と書く必要はありませんが、先にも述べたように自分の仕事に対する姿勢や意欲、あるいはインターンを経験して得たことや、感じたことを伝えることで具体性が増し、印象に残るお礼メールになるのです。つまり、例文や教科書のような書き方では他の就活生と差別化できないので、自分の主観が入った文章を含めて独自性を出す必要があります。

③インターンで何を学んだのかを伝える

繰り返しになりますが、自分の仕事に対する姿勢や意欲を示すことも大切です。インターンを通して何を学んだのか、どんなスキルが身に付いたのかを述べると、企業側にとっても今後の参考になるので好印象を持たれやすく印象に残るでしょう。

その際、誰が指導してくれたのかをはっきり示す方が真摯な姿勢や具体性が出るので、指導してくれた方の名前や指導してもらったことをきちんと憶えておきましょう。

④誤字脱字に気を付ける

お礼メールはたくさんの人からきているだろうから、内容はさておき名前だけ残せるようにしておきたい。担当者の人は他の仕事も兼務しているから、メールをきっちり見ていないだろうと思っている人もいるかもしれませんが、それは大きな間違いです。担当者の人は最後まで責任を持ってみてくれる人もいるかもしれませんし、空けるのも嫌になるほど仕事のメールは難しい内容がたくさんあるわけですから、インターンシップのお礼メールはゆっくりとした心で見てくれるはずです。

せっかく読んでくれるというのに、誤字脱字をしていては、見直していないのではないか、適当に書いたものなのか、注意力や集中力がないのかなどと思われてしまい、マイナスの評価につながりかねません。お礼メールをするときは誤字脱字に注意をし、必ず見直してから送るようにしましょう。

今すぐ使える！お礼メールの見本3つ

お礼メールの例文を参考にして、実際にお礼メールを送ってみましょう。ただし、お礼メールの本文については、見本の文章をそのまま使うのではなく自分の言葉で感謝を伝えることが大切です。

企業にメールを送る場合は、件名にお礼メールであることを明記する必要があります。本文の始めには「会社名」と「採用ご担当者様」を必ず入れるようにしましょう。採用担当者が一人の場合はその方の名前を入れても構いませんが、ほとんどの場合は採用担当者が複数人いるため、「採用ご担当者様」の方が無難です。その次に、自分の大学・学部・名前を明記しましょう。

例文①

件名にはインターンとお礼という言葉を入れて、インターンのお礼メールだということが中身を開く前にわかるようにします。名乗った後は、まず1番の目的である感謝の意を伝えます。次に独自性を出すため、インターンで身についたことや感じたことを伝えましょう。最後に、もう一度感謝の言葉とともに「引き続き、何卒よろしくお願い致します」といったように、就職活動へ繋がっていくことを願う気持ちを表しましょう。

例文②

上記は、インターンの内容について学んだことを述べているお礼メールの例文です。インターンシップのお礼状では、何を学んだかについて企業側に伝えることは重要です。しかし忙しい毎日の中で、インターンシップで教えてもらったことを忘れる場合もあるでしょう。そうならないよう、印象に残った言葉は、1日の終了後などにメモをしておくと良いです。

例文③

インターンシップでは業界や企業について詳しい理解を得られるチャンスです。その部分をインターンのお礼状に書くことで、意欲を伝えることができるでしょう。企業や採用担当者の方に好印象を持ってもらいやすいです。ただ、企業の理念とは真反対のことを書いたり、勘違いした解釈だと印象は悪くなるので注意しましょう。

お礼メールを送る際のマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【お礼メールを就活で送る際のマナー】書き方のポイントと例文4選

返信をする必要はあまりない

多くの場合、お礼メールに対して返信は来ないでしょう。来ないからと言って心配する必要はありません。先に述べたように、人事担当者には毎日多くの学生からメールが届きます。その中には回答が必要なメールも数多く含まれていますので、そうした学生からのメール対応やそのほかの仕事に追われて、お礼メールに対する返信までは行えないというのが実情です。

もしお礼メールに対する返信が来た場合、何か質問をされていたりとさらなる返信が必要な時は必ず返信してください。しかし、企業からお礼メールに対する返信がきても、さらなる返信が必要な文章でなければ返信をする必要はありません。不必要な返信は担当者への負担を増やしてしまうだけなので避けましょう。あくまでもお礼メールの目的は「お礼を伝える事」なので、その目的が果たせていれば十分です。

手紙で伝えてもOK

メールが当たり前の現代では、お礼もメールで行うのが一般的になっていますが、パソコンや携帯が壊れてしまったなどの諸事情でメールで送れない場合は手紙でお礼を伝えても問題ありません。手書きのお礼状は画一的な画面で読むメールとは異なり、その人の字体などから送り手の人間味を感じることができるので、印象に残りやすく効果的とも考えられます。

また、メールなどに苦手意識のある年齢層が高い役員などには、長年親しんできた歴史のある手書きのお礼状が喜ばれる場合もあります。ですのでメールにこだわらず手書きのお礼状でも躊躇せずに送りましょう。

インターンのお礼メールは翌日までに送る

お礼メールの送付は、早ければ早いほど良いです。なるべくインターンが終了した当日か、遅くても翌日までには送るようにしましょう。業務でも同じですが時間が経ってからのお礼メールは、あまり感謝の意を感じられずどうでもよいメールの部類に入ってしまうでしょう。インターン終了後、しばらく経ってからお礼メールをしても感謝の意をあまり感じてもらえない可能性があるとともに、あなたの印象が薄くなってしまっている可能性もあります。

あなたのことをはっきりと覚えているうちに、なるべく早くお礼メールを送ることで相手に具体的な印象を残せる可能性が広がります。インターンが終わったら早めにお礼を伝えるようにしてください。

メールを送る時間は何時でもよい

お礼メールを送ること自体は、早目にした方が良いです。しかしメールを送る時間帯については特に決められていることはありません。これは採用担当者も就活時期は忙しいため、細かくメールチェックを行えないことが理由として挙げられます。そのためメールの送信時間については、深夜でも業務時間内でも同様に扱われる可能性が高いです。

ただ、何かお願いをする場合は業務時間内の13時～14時を目安に送ると良いでしょう。普通の質問事項でしたら、業務内の大体9時～18時頃を目安にしておくと良いです。

基本的に、メールを送る時間はそこまで印象に左右されないという面があります。それでも念には念を入れて無難な時間帯にメールを送りたいなら、業務時間内に送るようにしましょう。

遅れた場合はお詫びの一言を入れて送る

何かしらの事情でお礼メールが遅れることもあるでしょう。遅れたかどうかの判断基準としては、インターンシップから3日経過したかどうかを目安にすると良いです。お礼メールが遅れた場合、時間を取り戻すことはできませんし、遅れたことに対し言い訳をしても意味はないと考えましょう。また、遅れたからと言ってお礼状を送らない方が失礼と考えた方が良いです。

お礼メールが遅れた場合は、メールの本文に一言謝罪文を入れましょう。インターンシップから1週間も遅れてお礼メールを送り、何の謝罪もなければ採用担当者によっては悪印象を持つリスクが高くなるからです。こういったお詫びの一言があるかないかは、社会人の常識と照らし合わせても必要なことでしょう。

お礼を伝えてプラスの評価を！

お礼メールを書かなければと思いつつも、インターンを終えた安堵感に浸って出しそびれてしまう学生も少なくないようですが、お礼のメールをするということは最低限必要なことです。

ましてや就職したい企業に対してであるならば、感謝を伝えるだけではなく自己アピールの良い機会だという認識をしっかりと持ち、就職活動に繋がるお礼メールを作成してください。お礼のメールであることを明記し、感謝の言葉と同時にインターンで得たこと感じたことを含め、自身の仕事に対する姿勢・熱意を示して採用担当者に好印象を残すことが次へと繋がるのです。

インターンのお礼状については、こちらの記事で詳しく解説しています。

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