担当者に「御中」は間違い｜敬称を正しく使い分けるポイント

採用担当者への敬称は御中なのか

就活では企業へのメールや郵送物を担当者宛てで送ることが多く、このとき敬称で御中を付けるべきか、それとも様にすべきか悩む人は多いでしょう。就活は面接以外の部分も評価の対象であり、敬称が正しく使えているかもチェックされています。

敬称の使い分けはビジネスマナーとしては基本的なものであり、社会人の基礎スキルとも言えるでしょう。就活においても基本と考えられていますので、これが正しくできていなければマイナスの印象を与えてしまいます。

選考外のところでマイナスの印象を付けずにプラスを勝ち取るためには、敬称の使い方に注意が必要です。担当者に対しての敬称を上手に使い分け、ビジネスマナーがきちんと備わっていることをアピールしましょう。

採用担当者「様」が正解

特定の誰かに対して出す場合は様を使用しますので、採用担当者というように、個人が特定されない場合は、御中を使用すると考える人は多いです。しかし、これは間違いであり、採用担当者の場合も様を使用するのが正解です。

採用担当者という漠然としたくくりではありますが、これは採用担当個人という表記になり、特定の誰かを表していることになります。これが採用担当チームと複数人を表す表記になれば御中を使用しますが、担当者個人となっている以上、様を使うのが正解です。

採用担当者宛てに何かを送ることは多いため、敬称は間違えないよう注意しなければなりません。採用担当者に対しての敬称は間違えやすいポイントであるため、正しい表現ができていれば、好印象を与えやすいです。

敬称は最終的な宛先で決まる

敬称を考える上で大前提として覚えておきたいのは、何を付けるべきかは最終的な宛先によって違ってくるということです。企業の宛先を考えた場合でも、部署で終わることもあれば、担当者で終わることもあります。それぞれ付けるべき敬称は異なるため、最終的な宛先に応じた正しい敬称を理解しておきましょう。

企業名・部署名なら御中

御中を使用するのは、最終的な宛先が企業名や部署名で終わる場合です。御中は、基本的にはグループに宛てた敬称であると理解しておきましょう。よくあるのが「○○株式会社人事部」などの宛先であり、この場合は人事部というひとつのグループが宛先になっているため、御中が正解になります。

また、「人事部採用担当チーム」など、部署からさらに細分化されている場合でも、最終的な宛先としては、グループのままであるため、この場合も御中が正解です。基本的にグループ宛てはすべて御中で構いませんが、企業名＋御中は失礼になる可能性があるので注意しましょう。

そもそも企業宛てで何かを送るというのは、あまりにも範囲が大きいためNGです。企業名だけではなく、せめて部署名まで記し、送ることが大切です。

個人の場合は様

御中がグループに宛てた敬称であるのに対し、様は個人に宛てる際の敬称です。「○○株式会社人事部山田様」など、最後が個人になった場合は様を付けると覚えておきましょう。様は明確にその人個人に対しての敬意を示すものであり、特定の人に対して使用されるものです。

宛先が個人であるのに、御中としてしまうと、言葉の使い方として間違えているだけではなく、敬意の表し方としても失礼になるので注意しましょう。また、様を使う場合は個人に宛てて送っているため、部署内で同じ苗字の人がいる場合は、下の名前まで記載することが大切です。

敬称で注意すべきポイント

敬称は最終的な宛先に応じて使い分けることが大切ですが、それだけではなく他にも注意すべきポイントがあります。敬称のマナーは実に細かく、どれだけ細部まで徹底できるかが重要です。ある程度のマナーまで把握していれば、マイナスの印象を与える心配はなくなりますが、好印象の獲得を目指すのであれば、より詳しいマナーを知っておく必要があります。

担当者が2人の場合も様を付ける

担当者個人に宛てる場合は様を使用しますが、問題は宛名が担当者2人になる場合です。宛先が複数やグループになる場合は、御中を使用しますので、担当者2人なら御中と考える人も多いですが、これは間違いです。担当者が2人いる場合でも、特定の個人に対して送るという意味では変わらないため、様を付けるのが正解となります。

しかし、様を付ける場合もどこに付けるのかが重要であり、つけ方によっては失礼になるので注意しましょう。たとえば田中さんと山田さん宛てに送る場合は、「○○株式会社人事部田中様　山田様」とするのが正解です。「○○株式会社人事部田中・山田様」としてしまうと、田中さんには敬称がついていないことになるので注意しましょう。

二重敬称はNG

敬語表現とは、簡単に言えば丁寧な言葉遣いをすることですが、丁寧さを意識するあまりに、二重敬語になってしまう人も多いので注意しましょう。二重敬語とは、1つの文で敬語が2つ重なってしまうことで、これはかえって失礼になります。

宛先でも敬称が2つ続いた場合、二重敬語に該当するので注意しなければなりません。たとえば「○○株式会社人事部御中　採用担当者様」など、御中と様両方が付いている場合は、二重敬語となります。

敬称を複数付ければ、より丁寧には見えますが、実際にはマナー違反となるので注意しましょう。また、役職も敬称として扱われるため、「○○部長様」も二重敬語になるので注意が必要です。

宛先は細かく書く

企業宛てに何かを送る際は、宛先はできるだけ細かく書くことが大切です。企業名＋御中などはあまりにも範囲が広すぎるためNGですが、部署名などを記す場合でも、さらに個人の担当者名まで分かっているなら、細かく記すべきです。企業によって規模は違いますが、ひとつの部署には数十人から数百人の人がおり、さらにプロジェクトチームごとに分けても数十人単位いるということも少なくありません。

そのため、部署名で送ったとしても、実際の担当者の手に渡るまで時間がかかってしまうことも多く、企業にも手間をかけてしまいます。より細かい宛先まで指定できていれば、スムーズにいき渡りますので、宛先は分かる範囲で詳細まで書くことを心がけましょう。

採用担当者が敬称から評価するポイント

企業宛てに何かを送る際には、失礼のないよう敬称の付け方など細かい点にまで注意を払わなければなりません。これはマナーとしても大切なことですが、それ以上に企業は敬称など、細かい点までチェックして評価しているからでもあります。

評価の対象となっている以上、正しい表現ができていなければマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になるので注意しなければなりません。就活を攻略するためには、選考外でも上手にアピールすることが大切なので、敬称までチェックされていることを意識して細部までこだわりましょう。

基本的なビジネスマナーが備わっているか

採用担当者は、正しい敬称の表現ができているかによって、ビジネスマナーが備わっているかを判断しています。敬称はビジネスマナーの基本ですが、実は重要な部分でもあります。敬称の使い方が間違っていると、相手に敬意を払っていないとも思われかねません。

失礼な振る舞いをしていることになり、信用を損なってしまう可能性もあります。ビジネスにおいては信用は非常に重要視されており、信用がなくなることで、企業同士の取引がなくなることもあります。ほんの少しのミスでも、信用を損なえば企業の損失に繋がってしまうため、基本的なマナーこそ重要視する企業は多いです。

細かい気配りができているか

細かい気配りができているかも、採用担当者が敬称からチェックしているポイントのひとつです。宛先に応じて敬称を正しく変えるというのは、非常に細かい部分ではありますが、細部まで徹底できているかによって、その人の人間性や誠実さなどは分かります。

見落としがちなポイントであっても、きちんと正しい表記ができていれば、細かい気配りができることが伝わり、かつ就活への真剣度もアピールできます。就活に真剣に取り組んでいることで、誠実な人間性が伝わり、さらに企業への志望度の高さのアピールにもなるでしょう。細かいポイントほど重要視する企業は多いため、少しでも好印象を与えるためにも、敬称のマナーは正しく把握しておかなければなりません。

採用担当者の敬称には「様」を使おう

企業に宛てて何かを送る際には、敬称の付け方に悩むことは多いですが、これはルールさえ理解していれば、簡単に使い分けられます。グループ宛てが御中、個人宛てが様であり、採用担当者など、特定の個人になる場合も様と考えましょう。

敬称は就活だけではなく、就職後にも頻繁に登場するものであり、就活中に覚えておくに越したことはありません。ビジネスマナーの基本であり、重要視されているポイントでもあるため、正しく把握しておけば好印象にも繋がります。

敬称は細かいポイントですが、見落としがちだからこそ注意を払うことが大切です。細部まで徹底することを意識し、正しい敬称表現を使って就活をより有利に進めていきましょう。

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