【書類の郵送方法とマナー】封筒や送付状の正しい書き方をご紹介

企業への書類の正しい郵送方法を知っておこう

自分のことを企業に知ってもらうための第一歩として送付するのが履歴書やES(エントリーシート）です。ここで送付する書類による審査を通過することで、面接の機会をいただくことができるので緊張する方も多いでしょう。WEBでのやり取りも多くなってきている時代だからこそ、自分の手で準備をしなくてはいけない郵送では、気を付けるべきポイントも多くあります。

郵送するというのは、この場合ただ送る、ということだけが目的ではありません。自分という商品を最初に企業に売り込む、そのための一歩が始まっているのだということを意識しておく必要があります。ここでは、皆さんが企業への最初の自己アピールに成功していただくため、郵送時のコツやポイントをご紹介していきたいと思います。

ESや履歴書を送る際に使用する封筒と同封するもの

ES、履歴書を送付するといったとき、どうしても肝心の中身である書面の内容ばかりに気がとられてしまいがちです。ですが重要なのはそこだけではありません。

ここでは大事な書類を封入するための封筒の選び方、そして送付する際に同封するべき送付状（送り状）、書面を郵送する際に必須のポイントなどご紹介します。きちんとした郵送スタイルで書類選考をクリアしましょう。

A4の白封筒が鉄則

封筒は一番最初に企業の担当者の目に留まるものです。印象の悪い封筒にならないようにしっかりと準備しましょう。書類送付に用いる封筒は白いものと茶色いものが主流ですが、茶封筒は業務用ですからここでは白封筒を使用するようにします。

また履歴書に付属されている封筒は使用しないようにしましょう。ビジネスとして書類を送付する場合にはまず、「折り曲げて送付する」ということはありません。ですから折り曲げて送付することになってしまうサイズの封筒は使わなべきです。必ず折らずに入れられるA4サイズの白封筒を準備してください。文房具店、100円ショップでも購入できます。

書類はクリアファイルに入れる

雨の日の郵便物が雨に濡れていてよく見えない、開けようとしたら破けてしまった、などという経験を持つ人もいるでしょう。郵送で書類を送付する場合には、雨が降ったりすることも警戒しておくのがおすすめです。雨などで濡れないように、そして郵送される間に折れ曲がったりしないために、書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れて送付するのがベストです。

実際にビジネス文書のやり取りをする際には、企業ではクリアファイルに入れてから封筒に入れるのが鉄則になっています。使用するクリアファイルは特別良いものを使用する必要はありません。100円ショップなどで販売されているものでもよいので、シンプルなクリアファイルを準備しましょう。

送付状を添付する

履歴書やES、経歴書などと一緒に送付するものとして送付状も忘れないようにしてください。その際、送付状もその他の書類と一緒にクリアファイルに入れることも忘れないようにしましょう。

きちんとした送付状を添付することで第一印象は格段によくなることも多く、ビジネスで書類送付をする際には必須になっています。送付状についてはどのようなものを作成するのか例文を含めて後の「送付状の書き方」でご紹介しております。

郵送料の一覧表

「書類3枚程度を入れただけなら最低料金の郵便料金で十分」、などと思ってはいませんでしょうか。思い込みで残念な印象を与えかねないことにならないためにも、しっかりチェックしておきましょう。

よくわかっているつもりでも、意外ときちんと知らないことが多いのが郵送に関することです。知識を持っておかないとせっかくの就活のチャンスを棒に振ってしまうことにもなりかねません。

定形外郵便の郵送料

重量	料金
50g以内	120円
100g以内	140円
150g以内	205円

A4サイズは定形外郵便として送付することになります。実際の料金は上記の表のような料金体系になっていますから、基本的な資料の送付の際には、定形外郵便として50g以内、120円の料金で済むことが大半でしょう。レターパックライトとして送付する場合には360円となっています。

「重さがわからない」というときには無理になんとかしようとしなくても、郵便局に持ち込めば重さをはかる秤があります。また窓口で郵送を依頼すれば封筒の重さをはかり料金を教えてもらうこともできるでしょう。

速達の場合の郵送料

重量	速達料金
50g以内	400円
100g以内	500円
150g以内	570円

「なんとかして早く送らなくてはいけない！」、そんな時に頼りになるのが速達郵便です。速達にする場合にはポスト投函ではできませんので郵便局の窓口で依頼することになります。

そのため料金は窓口で重さもはかり教えてもらうこともできますが、たいていの場合は400円で済むでしょう。「速達にしても間に合うのだろうか？」と不安になってしまったときには、日本郵便のホームページから届け先などを入力して調べることもできます。

料金不足は悪い印象になる

料金が不足しても、受取先が拒否をしない限りはきちんと送付先に郵送してもらうことはできます。ですがきちんと料金を確認せずに郵便料金が不足してしまっている場合には、最悪企業側が受け取りの際に不足分の料金を支払うということになってしまいます。

そんなことになってしまっては「適当な人物」など印象が悪くなってしまうのは言うまでもありません。書類を受け取る時点から企業に迷惑をかけてしまっては、スタート時点から大きなマイナスです。また再度発送し直すなどということになると、期限に間に合わなくなってしまうこともあります。きちんと確認して送るようにしましょう。

送付状の書き方

送付状を一緒に送る必要があるということは分かったけれども、内容はどうしたらいいのだろうかと悩んでしまう方も多いと思われます。ここでは、実際に送付状の例をご紹介します。参考にしながら、好印象を持たれる送付状を作成してください。

送付状とは？

送付状の例文

内容について説明すると、「拝啓 敬具」といった頭語・結語を入れることがまず必要です。時候の挨拶、そして自分がどこに所属するどんな人物であるのかをまず記載しましょう。シンプルな内容になりますが、上記が基本的な例文です。さらに「ぜひこの人物についてもっと知りたい」と思ってもらえるきっかけとなる挨拶文を記載できれば、より好印象でしょう。

封筒表紙と裏面の書き方

次に封筒の書き方をご紹介していきます。企業に最初に目にとまるのは封筒です。記載する内容ももちろん重要ですが、しっかりと読みやすい文字で、曲がったりしないようにまっすぐ縦書きで記載するということもとても重要です。

「きれいな字でなければ」というわけではありませんが、極力自分の書ける最大限きれいな字で書かなければ、ということを意識して書くとよいでしょう。

封筒（表）の書き方

封筒の表紙には相手先企業の情報を記載します。すべて縦書きで、住所なども略式にはせず記載するようにしましょう。一般的に郵便番号があれば、住所は略式でも届きますがきちんと記載しておくのがベストです。数字の部分は数字表記でも漢字表記でも特に問題はありません。

切手は封筒の右上部分に貼付しましょう。企業の住所は都道府県から正式なものを記載します。丁目から番地の部分は「一丁目二番地三十四号」のようにしっかりと表記しておきます。

企業名の隣の列に記載する担当者様の名前は「採用ご担当　○○様」として企業名より一字下げて書き始めるようにします。人事部宛など、特定の担当者宛でない場合には「人事部 御中」のように「御中」を敬称として使うようにしてください。

封筒（裏）の書き方

裏面は自分の情報を 左半分の半分より下の部分を使い記載していきます。郵便番号だけは封筒裏面の左側の真ん中より少し下の位置に横書きで記載します。そのほかについては表紙と同じく縦書きで記載しましょう。

郵便番号は横書きで〒の記号も使用して記載するようにするのを忘れないようにしましょう。マンション名、アパート名なども省略せずに記載します。また、念のため縦書きで電話番号も記載しておきましょう。

氏名については住所の書き始め位置の半分くらいの高さから書き始め、下の位置を揃えるようにします。最後に封筒を閉めたら、「〆」のマークを折り返しの部分と、封筒の胴体部分にまたがるように記載しておくようにしましょう。これは書面を送付する場合に、開封されたりした場合に相手にわかるようにするためにも必要なものです。

書類郵送の際の注意点4つ

履歴書、ES、職務経歴書というのは個人情報が満載の正式な書類です。大切な書類を送る際に気を付けておきたいポイント、特に気にされている方が少ないポイントをまとめて4つご紹介いたします。郵送する場所、そして郵送する前に準備しておくべきこと、どんな方法で郵送するのが良いかといったことをご紹介いたします。

①郵送前に必ずコピーを取っておく

書類を送付する際には、もし何かのトラブルで書類が相手先に届かなかった場合などに備えて、何を書いたのかわかるようにコピーを取っておくのがおすすめです。「コピーまでとって送付というとなんだか改ざんされるのを意識しているようで気が引ける」という方もいらっしゃるかもしれませんが、そうではありません。

コピーをとっておくことで、面接にすすめた際にも、書いた内容をしっかりと把握したうえで質問に答えることができます。もし書類の内容と違う受け答えをしてしまうと、面接で信頼をなくしてしまうでしょう。こうした方法は仕事についてからも有効なものですからぜひ覚えておきましょう。

②なるべくポストではなく郵便局から出す

郵便物をポストに入れて送ると、郵便料金の不足があっても気づかず送付してしまうことにつながります。そうなってしまってはどんなに立派な履歴書やESを送付していようともかなり印象が悪くなってしまうことはさけられません。

また、直接窓口から渡すことで郵便事故にあってしまう確率を下げることにもつながります。郵便料金についてきちんとした知識を持っていないことに、ふとした時に気づかされてしまうことは多いものです。ですが郵便局の窓口から送付すると、必ず重さをはかり、その場で適切な料金を支払い切手を購入することになりますから、安心です。

③郵便局以外の配達方法は使わない

最近は宅配業者が行っているメール便などもあり便利になりました。「書類を郵送すると時間もかかる」ということで、宅急便を使用しようと思うこともあるかもしれません。しかし、履歴書などは実は郵送法で「一般信書」として定められています。

そのため、履歴書は「信書便事業者として総務省が定めている郵便局以外から送付してはいけない」ということになっているため気を付けましょう。もしも間違って違う方法で送付してしまうと、企業への印象もさることながら、きちんと届けてもらうこともできない可能性もあります。

④速達は出来るだけ使わない

上記で速達の料金についてご紹介しましたが、就活で書類のやり取りをする際は、出来るだけ使わないようにしましょう。速達自体が悪いわけではありませんが、採用担当者によってはマイナスのイメージを与えることもあるのです。

速達は、相手に急いで届けるために使用するものなので、期限ギリギリになって郵送したというイメージを持たれてしまいます。期限を守っていないわけではありませんが、余裕を持って提出するのと急いで提出するのでは与える印象が異なるのです。エントリーシートや履歴書などは、余裕を持って普通郵便で送るようにしましょう。

書類の郵送もマナーを守ってちきんと送ろう

履歴書こそ、企業にたいして最初に自己アピールを行うためのものと考えられていた方も多いと思います。ですが重要なのは履歴書、ES、経歴書の内容だけではありません。封筒や送り方など、細かい部分まで気を抜かずきちんとしたものを準備しておくことで、「ビジネスで顧客とのやり取りをするときにも安心して任せられる人物」として認識してもらうことにもつながっていくのです。

きちんと丁寧な字で書くということはもちろんですが、定型的な文章で書くということもとても大切なことです。こうした知識は、就活の時だけ必要なものではありません。実際に就業した際にもビジネスの作法として必要な基本的な知識となります。

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