OB・OG訪問

【OB訪問メールの例文あり】ケース別の返信方法と注意点を紹介

OB・OG訪問をする就活生は多い

近年、OB・OG訪問をする就活生が多いです。マイナビの就職モニター調査(2020年卒対象)就職モニター調査(2020年卒対象)によれば、就活生の1/4がOBOG訪問を行っているというデータがあります。OB・OG訪問は業界・企業研究を進める手段として人気を集めているのです。

OBOG訪問をする際には、メールで連絡を取ることが必要不可欠です。今回はそのOBOG訪問をする際に必要なメールの基本的なマナーを、例文を交えて紹介していきます。
場面別に分かれているので、自分の状況と照らし合わせながら確認していきましょう

OB・OG訪問とは

OBOG訪問とは、学生が企業をより深く知るために、企業の社員の方と面談を行うことです。OBは(オールドボーイ)OGは(オールドガール)の略称で、学生の大学のOBOGが企業の担当者として対応してくれることからOBOG訪問と呼ばれています。

OBOG訪問は、カフェなどカジュアルな場所で行われることが多いのが特徴の一つです。面接とは異なり、OBやOGの方とフランクに話すことができます。2020年に新型コロナウイルスが流行してからは、オンライン形式で行われることも増えてきています。

実際に働いている社員の方から話を聞くことができるのは、とても貴重な機会です。1対1で話ができるので、企業について分からないことはもちろん、会社説明会では教えてくれなかった情報など、質問を答えてくれるかもしれません

OBOGの方も、就活を乗り越えた先輩です。企業の情報のみならず、就活の先輩として、就活全般の相談ができるのも、OBOG訪問の魅力の一つなのです。

「OB訪問のやり方」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「OB訪問のやり方」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

OB・OG訪問でメールを送る必要がある場面

OBOG訪問ではどんな場面でメールが必要なのでしょうか。
OBOG訪問では一般的に以下のように行われます。

OBまたはOGの方に依頼をしてアポイントメントを取る

承諾してくださったら、場所や日程を決める

OBOG訪問をする

一見シンプルにも見えますが、アポイントメントを取るにしても、場所や日程を決めるのも全てメールを介して行われます。仕事で忙しい中、OBOG訪問のために時間を割いてもらうのに、マナーを守れない失礼な態度では、拒否されてしまうかもしれません

さらに、当日体調が悪くなってキャンセルしたい場合、電車の遅延などで遅れてしまう場合など、様々な場面で連絡が必要になります。

ここからは、そのメールを送る必要がある場面と、その時のメールの例文をあわせてご紹介します。実際に使えるように、しっかりと確認しておきましょう。

訪問依頼・アポイントメント

大学のキャリアセンターやアプリなどで、訪問できるOBまたはOGの方が見つかったら、依頼を行います。OBOGの都合を確認し、実施する日時と場所の約束をとりましょう。

場所に関してはOBOGが指定してくれる場合がほとんどですが、こちらから提案する場合はカフェや喫茶店など落ち着いて話せる環境をを選びましょう。

アポイントメントを取るときは、何よりも丁寧さを意識するようにしましょう。このメールで第一印象が決まってしまいます。誤字脱字、敬語がきちんと使えているかなど、細心の注意を払ってメールを送りましょう。

件名:OB訪問のお願い/〇〇大学の〇〇と申します。
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

突然のご連絡で大変失礼致します。
〇〇大学 〇〇学部〇〇学科に在学中の〇〇と申します。
現在〇〇〇〇年の新卒入社に向けて就職活動をしておりまして、
御社に入社の希望をしています。

この度、大学の就職課の就職先名簿より〇〇様のお名前を拝見し、
ご連絡させて頂きました。

御社についての理解をより深めたいと考えており、
業務の内容や社風について〇〇様にお伺いさせて頂きたくご連絡致しました。

つきましてはお忙しい中恐縮ですが、
下記の中でご都合のよい日時はございますでしょうか。
・5月15日(火) 13:00~18:00
・5月16日(水) 12:00~19:00
・5月17日(木) 12:00~19:00

もし、上記の日時で都合が悪い場合は再度ご調整させて頂ければと思います。
何卒宜しくお願い申し上げます。


氏名:〇〇 〇〇
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

訪問直前のリマインド

実際に訪問することが決まったら、実施日前にリマインドメールを送るようにしましょう。

リマインドメールとは、改めてOBOG訪問を行う時間や場所をお知らせするためのメールのことです。アポイントメントを取った時から日が経っていると、忘れてしまっていたり、前後の予定から場所が変更になることも考えられます

改めてお願いすることで、お互いの認識をすり合わせて確実に行うことができるでしょう。また、これは社会人になっても必要なことであり、上司の方から時間をいただくときは必ずリマインドをします。今のうちから身に付けておくと良いでしょう。

このリマインドメールを送る際に、どんな質問をしたいかをまとめておくと、当日スムーズに質疑応答ができるのでおすすめです。

質問例

・入社を決定された理由は何ですか
・新卒時代と今では仕事への考え方がどのように変わりましたか
・入社してからもっとも辛かったエピソードを教えてください
・入社してからもっとも嬉しかったエピソードを教えてください
・先輩や上司とはどんなお付き合いがありますか
・仕事ができる人とできない人の違いはありますか
・1日の具体的なスケジュールを教えてください
・仕事終わりはどのように過ごしていますか
・休日の過ごし方を教えてください
・仕事とプライベートの充実で意識していることはありますか

目安としては、OBOG訪問の1週間前と前日に送れると良いでしょう。

件名:OB訪問について/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部〇〇学科に在学中の〇〇と申します。

先日はOB訪問のお願いを快諾いただきまして、誠にありがとうございました。
OB訪問の日程が近くなってまいりましたので、改めてご連絡致しました。

以下日程と場所でお間違いありませんでしょうか。

・5月16日(水) 12:00~13:00
場所:syukatsu cafe 西新宿

もし、ご都合が悪い場合はご連絡いただけましたらと存じます。

また、当日お伺いしたい質問をまとめました.
お時間ございます時に、目を通していただけると幸いです。

①◯◯様のこれまでのお仕事について
・業務内容
・新卒入社時と現在の会社へのイメージの違い
・楽しいこと、辛いこと
②御社の海外事業について
・詳細について
・今後の展望
改めまして、今回お忙しい中このような機会をいただけること
心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:〇〇 〇〇
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

件名:明日のOB訪問について/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部〇〇学科に在学中の〇〇と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。

明日は12:00にsyukatsu cafe 西新宿(住所)でお待ちしております。

なお、ご予定に変更が生じた場合には、大変恐れ入りますが、
私の携帯電話(000-0000-0000)までご連絡いただけると幸いです。


大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

「OB・OG訪問の質問事項」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「OB・OG訪問の質問事項」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

訪問後のお礼

OBOG訪問が終了したら、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。

OB訪問の対応のために時間を作って下さったことに対するお礼を述べます。そこでは、会話の中の印象的な言葉などを添えて感謝の思いを伝えると、丁寧で感謝の気持ちも伝わりやすくなます。

さらに、今後につながる言葉も加えると良いでしょう。「今後もよろしくお願いします」という想いを加えると、今回のOB訪問だけで終わらずに、何かの折にまた繋がりが持てるかもしれません。

しっかりとお礼をその日に述べることで、お互い気持ちよくOBOG訪問をやり遂げることができます。忙しい中、時間をいただいたことに感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

件名:OB訪問のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部〇〇学科に在学中の〇〇と申します。
この度はお忙しい中、
OB訪問をお引き受け頂き、誠にありがとうございました。

業界や貴社の仕事について理解を深められたのはもちろん、
○○様の仕事への向き合い方にも触れられ、
社会人とはこんなに楽しいのだ、仕事とはこんなに難しいものなのだ
ということを改めて思い知りました。

今後の就職活動にも活かし、さらに努力していきたいと思います。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:〇〇 〇〇
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

就活終了後

就活が終わり、内定が決まった場合はOBにも報告しておきましょう

同じ企業に勤めることになった場合は、今後ともよろしくお願いしますといった内容がおすすめです。また他社に決まった場合は、OB訪問で学んだことを活かして内定を勝ち取れたこと、違う企業でも頑張っていきたいことを伝えるとよいでしょう。

件名:就職活動終了のご報告/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

先日はお忙しい中、OB訪問のお時間を作って頂き、
誠にありがとうございました。

この度無事貴社への就職が決まりましたので、ご報告致します。
春からは○○様と同じ職場で働くことになりますので、
今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○ ○○
大学名:○○大学○○学部○○学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

件名:就職活動終了のご報告/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

先日はOB訪問の機会を設けて頂き、誠に有難うございました。
内定のご報告をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
就職活動において、この度、第一志望の企業より内定を頂くことが出来ました。

〇〇様と面談させて頂き、
〇〇という事業について具体的なイメージを持つことが出来て、
志望企業を考え直すきっかけとなり、考えをよりブラッシュアップすることが出来ました。

そのことが内定獲得に大きく響いたと思っております。
お忙しい中、私の就職活動に協力して頂き、本当に有難うございました。

これからは〇〇様とは違う企業にはなりますが、
早く一人前の社会人になれるよう精進してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します。


氏名:○○ ○○
大学名:○○大学○○学部○○学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

OB・OG訪問をキャンセルするとき

別の重要な予定が入り、キャンセルする場合もメールで連絡することが必要です。しかし、直前にOB訪問をキャンセルしなければならない時は電話で連絡をしましょう。

当日や前日以外で連絡をする場合はメールがおすすめです。忙しい社会人にとって、電話で連絡されると、仕事を一旦止めなければなりません

メールでは、キャンセルする旨をしっかりと伝え、日程を再設定したい場合も可能かどうか聞くようにしましょう。一度お願いした日程をキャンセルするのは、大前提失礼なことではあるので、誠意を忘れずにお詫びの言葉も伝えることが大切です。

件名:OB訪問キャンセルについて/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

5月16日に最終面接が入ってしまい、OB訪問に臨むことが難しくなってしまいました。
こちらからお願いしておきながら、大変申し訳ございません。

つきましては、別日程で再度OB訪問の機会を設けて頂くことは可能でしょうか。

勝手ばかり申してしまい、大変申し訳ないのですが、
何卒宜しくお願い申し上げます。


氏名:○○ ○○
大学名:○○大学○○学部○○学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

OB・OG訪問に遅刻してしまいそうなとき

万が一、OBOG訪問に遅刻してしまいそうになった時もメールで連絡することは可能です。

しかし、まずは電話で連絡するようにしましょう。仕事中であれば、多くのメールに紛れて見過ごされてしまう可能性があります。

もしも電車の遅延で車内にいて電話ができないなどの理由がある場合は、取り急ぎとしてメールで連絡するようにしましょう。

件名:OB訪問遅刻のご連絡/〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

現在〇〇駅で発生した人身事故により電車が停止している状態です。
御社へ到着する時間は〇時頃になる見込みのため、取り急ぎご連絡を差し上げた次第です。

つきましてはOB訪問の可否を教えて頂けないでしょうか。
ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。

何卒よろしくお願い致します。


氏名:○○ ○○
大学名:○○大学○○学部○○学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

就活全般で必要なメールの書き方

就活では、メールを送る機会がOBOG訪問以外にもたくさんあります。そのため、ビジネスメールの書き方をしっかりとおさえておきましょう。

メールにもある程度決まった構成というものがあります。その形を押さえておけば、伝えたいことを失礼なく伝えることができます。

さらに、今から確認していくメールの形は、ビジネスメールとしてもよく使われる構成なので、一度理解すればずっと長く使えるものです。学生の内から正しいメールの構成で作成すれば、企業の担当者にとっても良い印象になるしょう

件名

件名とはメールの題名となる部分であり、そのメールが何について書かれているのかを、相手に伝えるものです。

件名を空欄で送信するのはマナー違反です。件名がないと何のメールかわかららず、見落とされたり、迷惑メールと判断されてしまうケースがあります。

会社では一日に数えきれないほどのメールが飛び交っています。その中できちんと読んでもらうためには、パッとみて分かりやすい件名を記載しましょう。分かりやすいからと、長い件名をつけても何が書いてあるのか見切れてしまうため、良くありません。簡潔で分かりやすいものにしましょう。

また誰からのメールかわかるように、学生のうちは大学名と名前を件名には入れると親切です。例えば、OB訪問の感謝を伝えたい時の件名は「OB訪問のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇」のように書くと良いでしょう。

しかし、企業からメールが来て返信する場合は、件名を変える必要はありません。自分でメールを送るときのみ、件名を考えましょう。

こちらの記事はメールの件名の書き方から注意点まで詳しく説明しています。件名についてもっと学びたい方はぜひ参考にしてみてください。内部リンク

宛名

ビジネスメールの本文の冒頭部分には、このメールが誰に宛てたものなのかを示すために、宛名を書きます。宛先が明確であるときも、宛名は必ず記載するようにしましょう。

宛名として必要がある項目としては、企業名と部署名、個人名です。企業名だけ、名字だけではなく、宛名はできるだけ詳細に記載することが大切です。会社名、部署、名前の順に書きましょう

就活未来株式会社
営業部
港 花子 様

本文

ビジネスメールでは、用件をだらだらと書くのではなく、簡潔に述べることが一番大切です。簡潔といっても、いきなり用件から切り出すのではなく、決まった型があります。
これにあてはめて書けば、誰でも簡潔に書くことができます。構成は以下の通りです。

本文の構成

①宛名
②挨拶
③自己紹介
④用件
⑤結び

宛名の後にあいさつ、自己紹介をしてから用件となり、最後に結びの文章で締めるという形です。

あいさつ文はさまざまな表現があります。その中でもビジネスメールで基本的に使用されることが多いのは、

「いつもお世話になっております」
という挨拶です。その後に簡単な自己紹介として

「〇〇大学〇〇学部の〇〇(名前)と申します」
と記載しましょう。

結びの文章は、メールの内容によって変えましょう。
メールが何かのお願いや依頼なら
「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」
またお礼に関するメールであれば
「貴社ますますの活躍をお祈り申し上げます」など、締めの文章は複数のパターンがあります。

最後の一文は相手への配慮や気遣いをよく表現することができ、丁寧な連絡をしてくれる人だなという印象を与えることもできるでしょう。この締めの文章は、信頼関係を築く一つの要素となります。

署名

最後は署名です。署名とはメールの送り主が誰なのかを明記するものです。誰からのメールなのか身元をはっきりとさせるために、大学名、学部、名前、メールアドレス、電話番号などの基本的な情報を記載しましょう。それぞれの項目を改行しながら分かりやすく明記します。

署名はメールごとに作成すると手間がかかるため、メール機能の設定として自動で追加できるようにしておくことがおすすめです。設定しておくと、手間が省ける上に署名を入れ忘れを防ぐこともできるので、ぜひ活用しましょう。

氏名:○○ ○○
大学名:○○大学○○学部○○学科
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:shukatsu@mail.com

OB・OG訪問のメールの注意点

OB・OG訪問のメールの注意点

ここでは絶対におさえるべきメールのマナーをご紹介します。

メールのマナーは細かいと感じるかもしれませんが、癖づけてしまえば当たり前に正しいメールを送ることができるようになります。

また、先ほどご紹介したメールを送るときの心構え2つを頭においていれば、このマナーも当たり前のことばかりです。ただ単に覚えるだけでなく、マナーとそのマナーがある理由を紐づけて覚えていきましょう

①メールを送る時間帯に気を付ける

メールの送る時間についてです。メールはだいたい9:00~18:00までに送るようにしましょう。

メールを送る時間によって相手に大きな迷惑がかかるということはありませんが、真夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

もし、メールをOBOGの方の私用端末ではなく、会社のPCなどに送る場合は、その企業の営業時間内に送るような配慮も大切です。特に始業時間前後と終業時間前はメールが目につきやすいです。一般的な会社では、出社してまずメールの確認の業務から取り掛かることが多いです。また仕事終わりにメールを確認する習慣がある企業もたくさんあります。
そのため、送信先の企業の人がメールを確認している最中にメールが届くと見てもらえる可能性が高くなります。

相手にきちんと確認してもらえるように、メールを送る時間にも気を付けましょう。

②誤字脱字に気を付ける

最後は誤字脱字のミスがないかどうかを確認することです。メールを打ち込んだら、送信する前に必ず読み返しましょう

件名、宛名、本文、署名を目で文字を追いながら声に出して読むと効果的です。特に宛名である相手の名前や会社名には要注意です。この部分を間違えてしまうと相手に大変失礼です。
本文の中の言葉を略していないか、漢字の間違いはないかなど、念入りにチェックしましょう。

誤字脱字までしっかりと確認し終えてから、送り先のメールアドレスを入力することをおすすめします。初めにToの部分に相手のメールアドレスを入れてしまうと、誤ってキーを押してしまい、メールの文章を打ち込んでいる途中で送られてしまうことがあります。
そのため、全て確認してから、Toにアドレスを入れて送信すれば誤送信を防ぐことができます。

③連絡先の入手経路を明記する

連絡先をどのように入手したかを必ず伝えるようにしましょう

OBOGの連絡先は大学の友人やサークルや部活の先輩、キャリアセンターなど、入手経路はさまざまあります。そのため、急に知らない人から連絡が来た時、その経路が書かれていないと不信感を与えてしまう可能性があります。また、迷惑メール負だと思われてしまうかもしれないため、きちんと明記するようにしましょう。

メールのマナーを守ってOB・OG訪問をしよう

OBOG訪問ではメールを送るシーンが何度か訪れます。メールのマナーがしっかりと守れている就活生には、OBOGの方も力を貸したくなるのものです

マナーや礼儀を心がけた対応は実際の就職活動でも大いに役に立ちます。就職は、入りたい企業のリサーチや面接などで話すスキルなどを上げるだけではうまくいきません。

社会人として必要な最低限のマナーを常に持つことが大切です。面識がない状態でメールを送ると、本文での言葉遣いや気遣いが与える印象のすべてになります。少しでもいい印象を持ってもらうためにも、丁寧なメールを作成しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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