OB・OG訪問

OB・OG訪問メールのポイント|ケース別の例文をご紹介

OB・OG訪問ではメールを送ろう

null

就活を有利に進めるには、OB・OG訪問がおすすめです。OB・OG訪問をおこなうことで、企業の詳細についてはもちろん、細かな仕事の情報を手に入れることができ、かつ選考も有利に進められることが多いです。しかし、OB・OG訪問はただおこなうだけでプラスに働くわけではなく、やり方を工夫しなければなりません。

何も意識せずに漠然と取り組んでしまうと、時間を無駄にするだけではなく、場合によってはマイナスになってしまう可能性もあります。OB・OG訪問で気をつけたいことのひとつがメールです。OBやOGに対してメールを送るシーンは非常に多く、忘れずにメールを送るだけではなく、内容まで気を遣うことが大切です。OB・OG訪問でのメールの重要性を知り、正しいメールを送りましょう。

OB・OG訪問でメールが必要なシーン

OB・OG訪問でメールを活用するには、まずはどのようなシーンで必要なのかを知ることが大切です。基本的には連絡が必要な際にメールを用いますが、要件は事務的なものだけとは限りません。事務的なものから、自身の気持ちや近況を伝えるものまで幅広く存在するため、必要なシーンを把握して、忘れずにメールを送りましょう。

訪問依頼

OB・OG訪問をおこなうには、まずは先輩にコンタクトを取らなければなりません。訪問依頼をする際はメールでおこなうのが一般的です。電話で連絡すると迷惑がかかる可能性があるため注意しましょう。電話でもコンタクトを取ること自体は可能ですが、相手の時間を奪ってしまいます。

仕事中に電話をすると仕事の妨げになり、迷惑をかけしてしまう可能性があるため、気をつけましょう。また、OB・OG訪問は依頼したからといって、必ずしもOKがもらえるとは限りません。相手から了承が出ないと、時間を使わせてしまうだけで終わるため注意が必要です。メールならOB・OGへの負担が少なく、仮に断られても迷惑がかかりにくいといえます。

訪問直前

訪問依頼をおこない、約束を取り付けた後も直前に再度メールをすることが大切です。訪問直前のメールでは、当日の約束の確認や意気込み、簡単なあいさつに加えて、当日予定している質問内容も添付しておきましょう。OB・OG訪問の基本は先輩への質問であり、どのような質問をするかで得られる成果は異なります。

有効な質問を考えることはもちろん大切ですが、より明確な答えを得て、かつ相手に負担をかけないためには、事前に質問内容を伝えておかなければなりません。質問によっては、その場ですぐに答えることが難しく、明確な回答を得られない場合もあるため注意が必要です。質問内容をリストにして送ることで、回答を考えてもらうことができ、よりスムーズにOB・OG訪問を進められるでしょう。

訪問後のお礼

OB・OG訪問が終了した後は、お礼の意味を込めてメールを送ることが大切です。OB・OG訪問は先輩の厚意でおこなっているもののため、わざわざ自分のために時間を割いてくれたことに感謝の意を表しましょう。また、お礼メールを送ることで、さらに好印象を与えることができ、場合によっては選考で有利に働く可能性もあります。お礼メールは内容はもちろん、メールをするかどうかだけでも印象が大きく異なります。たとえOB・OG訪問の結果、志望しないと決めた場合でも、お礼メールだけは送るのが無難でしょう。

就活終了後

OB・OG訪問は、訪問依頼から終了後のお礼メールで一連の流れは終了しますが、実は就活終了後にもう一度先輩とコンタクトを取ることが大切です。就活終了とは、企業から内定をもらい、自身が承諾した段階であり、この時にもお世話になったOB・OGには連絡し、近況報告をしておきましょう。

OB・OG訪問をした企業に就職する場合は、今後もお世話になるということを伝え、別の企業に就職した場合は、再度OB・OG訪問でお世話になったお礼を伝えます。別の企業に就職する場合は気まずく感じる人も多いでしょうが、連絡をせずに社会人として再会すると、より気まずくなるため注意しなければなりません。別の企業に就職したからといって、それを咎められることはないため、報告はしておきましょう。

メールを送る際の基本マナー

OB・OG訪問の前後にはメールを送る機会が多くなります。忙しい業務の中で時間を割いて頂いた感謝の気持ちを、しっかりと伝えるようにしましょう。メールを送る際には、社会人として相応しいマナーを守ることが基本です。相手に失礼にならないように、丁寧な言葉遣いと心配りを忘れないでください。普段から親しい間柄でも、企業宛てに送るメールはビジネスマナーに沿ったものになるように注意しましょう。先輩へメールを送る時に知っておくべきマナーや、気を付けるポイントについて解説していきます。

件名

件名はメールの内容がすぐに分かるようなタイトルをつけましょう。メールを開かなければ何が書いてあるか判断できないような「お世話になっております」などは件名として適切ではありません。

仕事では毎日多くのメールをやり取りしているために、すぐにどのようなメールなのかが分かるようにする必要があります。重要ではないと感じられれば、内容を見ないまま後回しにされてしまう可能性も出てきます。

「OB訪問のお願い」など、用件が明確になるようにして、学校名と氏名も必ず件名に入れるようにしてください。宛先が男性の場合は「OB訪問」、女性場合は「OG訪問」となりますが、どちらか分からない時には「先輩訪問のお願い」とするとよいでしょう。件名に氏名と学校名を入れてくことで、後からメールを検索する時にも便利です。

宛先

企業のアドレスは、公式ホームぺージや就活情報サイトで確認しましょう。その際には間違えがないように、コピー&ペーストすると安心です。自分で入力するとスペルミスをすることもあるので注意してください。

本文の最初には、メールの送信先である宛名を記載します。企業の名前は株式会社を(株)などと略さずに、正式名称にします。その後に「部署名」「相手の名前」の順に入力します。役職が分かっている時には「〇〇部 〇〇課 課長 〇〇様」と書きます。

企業名や相手の氏名を間違えると失礼になるので、よく確認して入力しましょう。メールを書き終えたら、送信する前にもう一度誤字や脱字がないか見直すことをおすすめします。

本文

宛名の下から本文が始まりますが、まずは挨拶と自分の氏名を書きます。メールが初めての場合は「初めてメールをお送りいたします。」として、2回目以降は「お世話になっております。」などになります。

その後に学校名・学科・学部・氏名を入れましょう。いきなり本題に入るのではなく、挨拶と氏名を必ず書くようにしてください。そしてその後に、本題となります。本文では依頼内容を簡潔に伝えます。長すぎる文章は相手にとって負担になることもありますので、できるだけシンプルな文章にしてください。

また適度に改行・行間を入れることも大切です。続けて書いてしまうと、とても読みづらいメールになってしまいます。1行は30文字以内として、3~5行書いたらその後1行分の間を空けるとよいでしょう。

署名

本文の最後は署名を入れます。氏名・学校名・学部・学科・連絡先を記載しましょう。メールを送る度に署名を書くのは大変なので、あらかじめテンプレートとして作成しておくと便利です。定型文で登録しておくと、必要な時にすぐに入力できます。

署名で装飾をする人もいますが、ビジネスメールで使う場合にはシンプルなものがよいでしょう。あまり派手な署名をしていると、社会人としてふさわしくないと感じられてしまうこともあります。必要な情報が相手に伝わるように、分かりやすいものを使うようにしましょう。

記号や絵文字で派手にする必要はありません。連絡先は、携帯電話の番号とメールアドレス両方を記載するのが基本です。

OB・OG訪問のメールで気をつけたいこと

null

OB・OG訪問ではメールを送るタイミングが数多く存在し、それぞれのシーンで忘れずにメールすることが大切です。しかし、単にメールさえ送っているなら、何でもいいわけではありません。メールを送る際には気をつけるべきことがいくつもあり、それらをきちんと守ることが大切です。注意点を守れていないと、メールを送っても好印象にならず、場合によってはマイナスの印象を与えてしまう危険性があることは理解しておきましょう。

マナーを守ることを意識する

OB・OG訪問のメールではマナーを守ることが大切であり、ビジネスマナーに則って作成しないと印象を悪くしてしまいます。ビジネスメールでは、件名の設定から導入のあいさつ、本文、締めから署名と守るべきルールが数多くあります。

これらの形式が守れていないと、社会人としての意識が低いと思われるため注意が必要です。メールはOB・OG訪問だけではなく、就活中も使用することが多いため、早いうちにマナーを覚えておくのは大切なことです。メールマナーは就活中はもちろん、就職後にも役立つため、早めに身につけてOB・OG訪問でも活かせるようにしましょう。

連絡先の入手経路を明かす

OB・OG訪問をおこなうには、まずは先輩の連絡先を手に入れなければなりません。連絡先は大学のキャリアセンターや友人・知人のつてをたどるなどがありますが、すでに連絡先を知っている場合以外は、連絡先の入手経路を明かすことが大切です。

どのように連絡先を入手したのかを伝えないと、相手を不安な気持ちにさせてしまいます。知らない人からいきなり連絡が来ると不信感を与えてしまうため、連絡先の入手経路を明かすとともに、自分の情報を伝えて身元を明かすことが大切です。最初のメールで信用してもらえないと、OB・OG訪問の実現が難しくなるため、注意しなければなりません。

OB・OGからメールの返信があった場合

OB・OGからメールの返信があった場合

OB・OG訪問では自身からメールを送るだけではなく、OB・OGからメールの返信が送られてくることもあります。返信の有無は人によって違いますが、メールが返ってきた場合はきちんと対処しなければなりません。OB・OGからの返信メールの対処によっても、与える印象は違ってきます。返信があった場合はどのように対処すべきかを知り、さらにスムーズにやり取りを進めましょう。

基本的に24時間以内に返信する

OB・OGからの返信があった場合は、素早く返信することが大切です。返信の期限は明確に決まっているわけではありませんが、24時間以内をリミットに必ず返信しましょう。仮に返信が遅くなったとしても、24時間以内ならそれほど遅れた印象を与えることなく、やり取りを進めることができます。

1日以上放置すると、レスポンスが遅い印象を与えるだけではなく、実際に必要なやり取りも進まず、迷惑をかける可能性が高いため注意しましょう。もちろん、24時間以内はあくまで目安であり、早く返信できるならそれに越したことはありません。また、24時間以内なら大丈夫だからと無闇に返信を遅らせるのもよくないため、返信できるタイミングですぐに送ることを心がけましょう。

やり取りは簡潔に終わらせる

OB・OGから返信が返ってきた場合は、必ず返信することが大切ですが、やり取りを長引かせるのは良くありません。そのため、できるだけ自身の返信でやり取りが終わるように、簡潔な内容を意識しましょう。相手から返信があったからといって、話を広げてやり取りを続けてしまうと、迷惑がかかる可能性が高いです。

OB・OGとのメールはビジネスを意識することが大切であり、やり取りは必要最小限に抑えなければなりません。プライベートでも親交があるなら別ですが、そうでないなら不要な用事で話を広げるのは避け、内容を限定して簡潔に終わらせることを意識しましょう。

OB・OG訪問のメール例文

OB・OG訪問のメールのポイントを踏まえて上で、実際の例文を参考にしながらさらに理解を深めましょう。訪問依頼、訪問直前、お礼、就活終了後の4パターンの基本は同じですが、細部の内容は異なります。細かい違いに注目して、どのような内容がふさわしいかを確認し、OB・OGへのメールの作成に役立てましょう。

訪問依頼

件名:OB訪問のお願い
○○株式会社 営業部○○様
はじめまして、○○大学○○学部3年の○○と申します。
この度は大学のキャリアセンターより○○様の連絡先を伺い、OB訪問のご機会を頂きたくご連絡致しました。大学では地域の産業について学び、貴社が手掛ける商品やサービス、また今後の事業展開にも大変興味があります。
スケジュールの調整は可能なため、ご都合のよろしい日をお聞かせいただけると幸いでございます。
突然のお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願いします。
署名

訪問依頼のメールでは、まずは自己紹介をおこない、連絡先の入手経路を述べることが大切です。その上で、OB・OG訪問のために連絡したことを伝えましょう。訪問依頼のメールでは、なぜOB・OG訪問をしたいのか、理由を簡単に説明することが大切です。

単に要件を伝えるだけでは、本気度がアピールできないため、業界や企業に興味を持った理由は簡単に記しておきましょう。依頼の段階では具体的な日時は決めず、ある程度幅を持たせて選んでもらうことが大切です。選択肢を限定しすぎると実現させるのが難しくなるため、候補はできるだけ多く挙げて、OB・OGに選んでもらうようにしましょう。

訪問直前

件名:明日のOB訪問について
○○株式会社 営業部○○様
お世話になっております。○○大学○○学部3年の○○と申します。
この度は、OB訪問をご承諾いただき、誠にありがとうございます。
明日は、9時に貴社1階受付にお伺い致します。
仕事の流れややりがい、今後の展望などお聞かせいただきたいと思いますので、何卒よろしくお願いします。
署名

訪問直前のメールでは、当日の予定のリマインドと質問内容の通知をおこないます。より好印象を与えるためには、OB訪問を受け入れてくれたことへのお礼を伝えておくといいでしょう。当日の予定については、何時にどこに伺うのか、時間と場所まで正確に記すことが大切です。集合時間だけ、あるいは場所だけだと、お互いに間違った認識を持っていてスムーズに進められない可能性があるため、注意しなければなりません。

正確にリマインドすることで、連絡ミスも防げます。質問内容の通知は必ずおこないますが、質問数が多い場合は、さらに事前にリストを送るのもひとつの手です。数が多すぎると迷惑になるため、ある程度絞り込みは必要ですが、内容や数に応じて連絡方法はさらに工夫しましょう。

訪問後のお礼

件名:OB訪問のお礼
○○株式会社 営業部○○様
お世話になっております。○○大学○○学部3年の○○と申します。
この度はOB訪問をして頂き、誠にありがとうございます。
詳細な仕事の話や今後の事業展開など、他では聞けないお話をしていただくことができ、大変勉強になりました。
特に○○様の仕事の心構えのお話が大変印象に残り、これから社会に出るにあたって、身が引き締まる思いでした。今回教えて頂いたことを活かして、就職活動にも励みたいと思います。
この度はお忙しい中、貴重なお時間を割いて頂き、誠にありがとうございました。
署名

訪問終了後のお礼は、基本的には当日中、遅くても翌日の午前中までには送るのが基本です。送信が遅くなると、それだけで印象が悪くなるため、できるだけ素早く送ることを心がけましょう。訪問後のお礼では、単にOB訪問をしてくれたことへの感謝の気持ちを示すだけではなく、何が良かったのか、印象に残ったのかを伝えることも大切です。印象的なエピソードを含めて伝えることで、感謝の気持ちがより明確に伝わり、印象もよくなります。OB訪問での学びを伝え、それを就活に活かして取り組むと結びましょう。

就活終了後

件名:就職活動終了のご報告
○○株式会社 営業部○○様
お世話になっております。○○大学○○学部3年の○○と申します。
先日はOB訪問をして頂き、誠にありがとうございました。
残念ながら貴社に就職することは叶いませんでしたが、OB訪問の経験を活かして、納得できる形で就職活動を終えることができました。
○○様に教えて頂いた仕事の心構えを胸に、今後社会人として日々精進していく所存です。
お忙しい中お時間を割いて頂き、誠にありがとうございました。
末筆ながら、○○様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
署名

就活終了後のメールは、訪問先に就職したかどうかで内容が異なります。就職している場合は、同じ企業で働くことになった報告と、今後の指導のお願いをしましょう。違う企業に就職する場合は、OB訪問がいかに自分のためになったかを記した上で、報告と重ねてお礼の気持ちを伝えることが大切です。

違う企業に就職する場合は、企業名までは出す必要はありません。就職先が違うことだけに言及して、今後の意気込みを簡単に伝えましょう。OB訪問へのお礼を再度伝えることで、就職先は違っても悪い印象を与えることはありません。

メールをマスターしてOB・OG訪問を攻略しよう

null

OB・OG訪問では先輩にメールを送るシーンが非常に多く、数多くのポイントを守ってメールを作成しなければなりません。送り方や内容まで気をつけていないと、失礼にあたり、印象を悪くしてしまうことは理解しておきましょう。OB・OG訪問でマイナスの印象を与えてしまうと、評価が下がって選考で不利になる危険性もあるため、注意しなければなりません。

反対に正しい方法でメールができていると、好印象を与えて選考でプラスに働く場合もあります。メールのマナーや送り方のポイントを正しく把握して、適切なメールでOB・OG訪問の攻略を目指しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ