ケース別例文6選｜OB・OG訪問のメールの書き方やマナーを解説

有意義なOB・OG訪問にするにはマナーを守ったメールでの連絡が不可欠

OB・OG訪問は業界・企業研究を進めるための一つの方法で、実際に働く社会人に直接質問できたり、アドバイスをもらえたりと、ネットで調べているだけでは得られない貴重な経験ができるものです。

有意義な訪問にするためには、仕事の合間や、場合によっては休日を使って自分のために時間を空けてくれるOB・OGに対して、マナーを守った丁寧な対応が必要です。そのため、事前にアポイントを取ったり終了後にお礼をすることが大切になります。

そのため、OBOG訪問をする際には、メールで連絡を取ることが必要不可欠です。今回はそのOBOG訪問をする際に必要なメールの基本的なマナーを、例文を交えて紹介していきます。場面別に分かれているので、自分の状況と照らし合わせながら確認していきましょう。

就活生に聞いた！ OB・OG訪問の経験

OB・OG訪問について紹介する前に、就活生の皆さんがどれほど業界・企業研究の方法として、OB・OG訪問を取り入れているのか、その現状について紹介します。

就活生の皆さんに聞いたOB・OG訪問をしたことがあるかの回答結果がこちらです。

訪問経験があるという回答が、19.6%と、就活生の5人に1人にも満たないという結果になりました。OB・OG訪問だからこそ得られる情報や経験があるので、チャンスがあれば積極的に依頼しましょう。

OB・OG訪問とは

OBOG訪問とは、学生が企業をより深く知るために、企業の社員の方と面談をおこなうことです。

OBOG訪問は、カフェなどカジュアルな場所でおこなわれることが多いのが特徴の一つです。面接とは異なり、OBやOGの方とフランクに話すことができます。2020年に新型コロナウイルスが流行してからは、オンライン形式でおこなわれることも増えてきています。

実際に働いている社員の方から話を聞くことができるのは、とても貴重な機会です。1対1で話ができるので、企業について分からないことはもちろん、会社説明会では教えてくれなかった情報など、質問を答えてくれるかもしれません。

OBOGの方も、就活を乗り越えた先輩です。企業の情報のみならず、就活の先輩として、就活全般の相談ができるのも、OBOG訪問の魅力の一つといえるでしょう。

「OB訪問のやり方」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「OB訪問のやり方」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【OB訪問のやり方】依頼先の探し方から当日のマナーまで徹底解説

就活での基本のメールの書き方

就活では、メールを送る機会がOBOG訪問以外にもたくさんあります。そのため、ビジネスメールの書き方をしっかりとおさえておきましょう。

メールにもある程度決まった構成というものがあります。その形を押さえておけば、伝えたいことを失礼なく伝えることができます。

さらに、今から確認していくメールの形は、ビジネスメールとしてもよく使われる構成なので、一度理解すればずっと長く使えるものです。学生の内から正しいメールの構成で作成すれば、企業の担当者にとっても良い印象になるしょう。

件名

件名とはメールの題名となる部分であり、そのメールが何について書かれているのかを、相手に伝えるものです。件名を空欄で送信するのはマナー違反です。件名がないと何のメールかわかららず、見落とされたり、迷惑メールと判断されてしまう可能性があるからです。

会社では一日に数えきれないほどのメールが飛び交っています。その中できちんと読んでもらうためには、パッとみて分かりやすい件名を記載しましょう。わかりやすいからと、長い件名をつけても何が書いてあるのか見切れてしまうため、良くありません。簡潔でわかりやすいものにしましょう。

また誰からのメールかわかるように、学生のうちは大学名と名前を件名には入れると親切です。たとえば、OB訪問の感謝を伝えたいときの件名は「OB訪問のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇」のように書くと良いでしょう。

しかし、企業からメールが来て返信する場合は、件名を変える必要はありません。自分でメールを送るときのみ、件名を考えましょう。

こちらの記事はメールの件名の書き方から注意点まで詳しく説明しています。件名についてもっと学びたい方はぜひ参考にしてみてください。

宛名

ビジネスメールの本文の冒頭部分には、このメールが誰に宛てたものなのかを示すために、宛名を書きます。宛先が明確であるときも、宛名は必ず記載するようにしましょう。

宛名として必要がある項目としては、企業名と部署名、個人名です。企業名だけ、名字だけではなく、宛名はできるだけ詳細に記載することが大切です。会社名、部署、名前の順に書きましょう。

本文

ビジネスメールでは、用件をだらだらと書くのではなく、簡潔に述べることが一番大切です。簡潔といっても、いきなり用件から切り出すのではなく、決まった型があります。
これにあてはめて書けば、誰でも簡潔に書くことができます。構成は以下の通りです。

宛名の後にあいさつ、自己紹介をしてから用件となり、最後に結びの文章で締めるという形です。

あいさつ文はさまざまな表現があります。その中でもビジネスメールで基本的に使用されることが多いのは、「いつもお世話になっております」という挨拶です。その後に簡単な自己紹介として「〇〇大学〇〇学部の〇〇（名前）と申します」と記載しましょう。

結びの文章は、メールの内容によって変えましょう。メールが何かのお願いや依頼なら「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」またお礼に関するメールであれば「貴社ますますの活躍をお祈り申し上げます」など、締めの文章は複数のパターンがあります。

最後の一文は相手への配慮や気遣いをよく表現することができ、丁寧な連絡をしてくれる人だなという印象を残すこともできるでしょう。この締めの文章は、信頼関係を築く一つの要素となります。

署名

最後は署名です。署名とはメールの送り主が誰なのかを明記するものです。誰からのメールなのか身元をはっきりとさせるために、大学名、学部、名前、メールアドレス、電話番号などの基本的な情報を記載しましょう。それぞれの項目を改行しながら分かりやすく明記します。

署名はメールごとに作成すると手間がかかるため、メール機能の設定として自動で追加できるようにしておくことがおすすめです。設定しておくと、手間が省けるうえに署名を入れ忘れを防ぐこともできるので、ぜひ活用しましょう。

就活生に聞いた！ メールのやり取りで困ったこと

ビジネスマナーを踏まえたメールでの連絡をする機会は初めてで、どんなに書き方をすればばいいか、受け取ったメールにどう返せばいいかわからないという人も多いはず。

ここでは、就活生の皆さんのメールのやり取りで困った・迷ったことを紹介します。ぜひ回答を確認してから、メールの基本を学んでいきましょう。

言葉遣いが正しいか不安になったという回答が多数

メールでの言葉遣いが正しいかわからず不安になったと回答が多く寄せられました。

敬語や挨拶の書き方など、普段のコミュニケーションでは意識しない、ビジネスマナーを知らないことが、多くの就活生の悩みどころになっていることがわかりました。

今まで経験が無いことをやってみることは不安がつきものです。しかし、ビジネスマナーには正解があるので、正解を覚えさえすれば解消できる不安です。ぜひ事前に確認し、正しいマナーでメールを送りましょう。

就活中の受信メールの多さに困惑したという回答も散見

就活期間中に受信するメールが多く、選考中の企業とのやり取りが探しにくくなることに戸惑ったという声も散見されました。

就活はいかに情報を収集するかが大切ですが、その分受信するメールが増え、就活サイトやエージェントサービスからのメールと企業からのメールが混じって確認に手間取ってしまうケースも多々あるようです。

この悩みは同じ場所でメールを受信していることが原因なので、メールを振り分ける設定などで対処できるかもしれません。また、これから本格的に就活がスタートするという場合は、情報収集用と、企業連絡用の2つの就活用アドレスを用意しておくなどの工夫で解消しましょう。

ケース別のOB・OG訪問のメール例文

OBOG訪問ではどんな場面でメールが必要なのでしょうか。
OBOG訪問では一般的に以下のようにおこなわれます。

一見シンプルにも見えますが、アポイントメントを取るにしても、場所や日程を決めるのも全てメールを介しておこなわれます。さらに、当日体調が悪くなってキャンセルしたい場合、電車の遅延などで遅れてしまう場合など、様々な場面で連絡が必要になります。

ここからは、そのメールを送る必要がある場面と、そのときのメールの例文をあわせてご紹介します。実際に使えるように、しっかりと確認しておきましょう。

①訪問依頼・アポイントメント

大学のキャリアセンターやアプリなどで、訪問できるOBまたはOGの方が見つかったら、依頼をおこないます。OBOGの都合を確認し、実施する日時と場所の約束をとりましょう。

場所に関してはOBOGが指定してくれる場合がほとんどですが、こちらから提案する場合はカフェや喫茶店など落ち着いて話せる環境をを選びましょう。

アポイントメントを取るときは、何よりも丁寧さを意識するようにしましょう。このメールで第一印象が決まってしまいます。誤字脱字、敬語がきちんと使えているかなど、細心の注意を払ってメールを送りましょう。

②訪問直前のリマインド

実際に訪問することが決まったら、実施日前にリマインドメールを送るようにしましょう。目安としては、OBOG訪問の1週間前と前日に送れると良いでしょう。

リマインドメールとは、改めてOBOG訪問をおこなう時間や場所をお知らせするためのメールのことです。アポイントメントを取ったときから日が経っていると、忘れてしまっていたり、前後の予定から場所が変更になることも考えられます。

改めてお願いすることで、お互いの認識をすり合わせて確実に訪問することができるでしょう。また、これは社会人になっても必要なことであり、上司の方から時間をいただくときは必ずリマインドをします。今のうちから身に付けておくと良いでしょう。

また、このリマインドメールを送る際に、どんな質問をしたいかをまとめておくと、当日スムーズに質疑応答ができるのでおすすめです。下記、質問例もチェックしてみてください。

「OB・OG訪問の質問事項」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「OB・OG訪問の質問事項」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• OB・OG訪問の質問事項40個｜注意点5つやメール例文もご紹介

③訪問後のお礼

OBOG訪問が終了したら、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。

OB訪問の対応のために時間を作って下さったことに対するお礼を述べます。そこでは、会話の中の印象的な言葉などを添えて感謝の思いを伝えると、丁寧で感謝の気持ちも伝わりやすくなます。

さらに、今後につながる言葉も加えると良いでしょう。「今後もよろしくお願いします」という想いを加えると、今回のOB訪問だけで終わらずに、何かの折にまた繋がりが持てるかもしれません。

しっかりとお礼をその日に述べることで、お互い気持ちよくOBOG訪問をやり遂げることができます。忙しい中、時間をいただいたことに感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

④就活終了後

就活が終わり、内定が決まった場合はOBにも報告しておきましょう。

同じ企業に勤めることになった場合は、今後ともよろしくお願いしますといった内容がおすすめです。また他社に決まった場合は、OB訪問で学んだことを活かして内定を勝ち取れたこと、違う企業でも頑張っていきたいことを伝えるとよいでしょう。

⑤OB・OG訪問をキャンセルするとき

別の重要な予定が入り、キャンセルする場合もメールで連絡することが必要です。しかし、直前にOB訪問をキャンセルしなければならないときは電話で連絡をしましょう。

当日や前日以外で連絡をする場合はメールがおすすめです。忙しい社会人にとって、電話で連絡されると、仕事を一旦止めなければなりません。

メールでは、キャンセルする旨をしっかりと伝え、日程を再設定したい場合も可能かどうか聞くようにしましょう。一度お願いした日程をキャンセルするのは、大前提失礼なことではあるので、誠意を忘れずにお詫びの言葉も伝えることが大切です。

⑥OB・OG訪問に遅刻してしまいそうなとき

万が一、OBOG訪問に遅刻してしまいそうになったときもメールで連絡することは可能です。

しかし、まずは電話で連絡するようにしましょう。仕事中であれば、多くのメールに紛れて見過ごされてしまう可能性があります。

もしも電車の遅延で車内にいて電話ができないなどの理由がある場合は、取り急ぎとしてメールで連絡するようにしましょう。

OB・OG訪問のメールの注意点

ここでは絶対におさえるべきメールのマナーをご紹介します。

メールのマナーは細かいと感じるかもしれませんが、癖づけてしまえば当たり前に正しいメールを送ることができるようになります。そして、このマナーも当たり前のことばかりです。ただ単に覚えるだけでなく、マナーとそのマナーがある理由を紐づけて覚えていきましょう。

①メールを送る時間帯に気を付ける

メールの送る時間についてです。メールはだいたい9:00～18:00までに送るようにしましょう。

メールを送る時間によって相手に大きな迷惑がかかるということはありませんが、真夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

もし、メールをOBOGの方の私用端末ではなく、会社のPCなどに送る場合は、その企業の営業時間内に送るような配慮も大切です。特に始業時間前後と終業時間前はメールが目につきやすいです。一般的な会社では、出社してまずメールの確認の業務から取り掛かることが多いです。また仕事終わりにメールを確認する習慣がある企業もたくさんあります。

そのため、送信先の企業の人がメールを確認している最中にメールが届くと見てもらえる可能性が高くなります。相手にきちんと確認してもらえるように、メールを送る時間にも気を付けましょう。

②誤字脱字に気を付ける

最後は誤字脱字のミスがないかどうかを確認することです。メールを打ち込んだら、送信する前に必ず読み返しましょう。

件名、宛名、本文、署名を目で文字を追いながら声に出して読むと効果的です。特に宛名である相手の名前や会社名には要注意です。この部分を間違えてしまうと相手に大変失礼です。本文の中の言葉を略していないか、漢字の間違いはないかなど、念入りにチェックしましょう。

誤字脱字までしっかりと確認し終えてから、送り先のメールアドレスを入力することをおすすめします。初めにToの部分に相手のメールアドレスを入れてしまうと、誤ってキーを押してしまい、メールの文章を打ち込んでいる途中で送られてしまうことがあります。

そのため、全て確認してから、Toにアドレスを入れて送信すれば誤送信を防ぐことができます。

③連絡先の入手経路を明記する

連絡先をどのように入手したかを必ず伝えるようにしましょう。OBOGの連絡先は大学の友人やサークルや部活の先輩、キャリアセンターなど、入手経路はさまざまあります。

そのため、急に知らない人から連絡が来たとき、その経路が書かれていないと不信感を与えてしまう可能性があります。また、迷惑メールだと思われてしまうかもしれないため、きちんと明記するようにしましょう。

就活生に聞いた！ OB・OGにメールを送るときに意識したこと

OB・OG訪問の際に送るメールだからこそ意識したことを聞いてみました。ぜひメールを作成するときはこちらの回答も参考にしてみてください。

あらかじめ聞きたい内容を提示したという回答が多数

訪問をする前にメールであらかじめ当日に知りたいこと・質問したいことを示すようにしたという回答がいくつも寄せられました。

あらかじめ質問を提示しておくことで、聞き漏れを防いだり、その場で考える必要がないため安心して訪問に臨むことができます。また、相手も答えを準備して臨めるため、親切な対応にもなるといったメリットが挙げられます。

ぜひOB訪問をする前のメールには、当日の流れや質問内容、お願いしたいことを記載しておきましょう。

融通の利く日程調整を意識したという回答も

相手が日時を決めやすいようにメールを送ったという回答も散見されました。

相手は仕事の合間を縫って訪問に応じてくれるので、なるべく先方の都合に合わせて迷惑にならないように、日程決めをしている就活生が多いようです。メールのやり取りを含めて、相手の時間をもらっている意識で、無駄なくわかりやすい文章で訪問についてすり合わせるようにしましょう。

メールのマナーを守ってOB・OG訪問をしよう

OBOG訪問ではメールを送るシーンが何度か訪れます。メールのマナーがしっかりと守れている就活生には、OBOGの方も力を貸したくなるのものです。

マナーや礼儀を心がけた対応は実際の就職活動でも大いに役に立ちます。就職は、入りたい企業のリサーチや面接などで話すスキルなどを上げるだけではうまくいきません。

社会人として必要な最低限のマナーを常に持つことが大切です。面識がない状態でメールを送ると、本文での言葉遣いや気遣いが印象のすべてになります。少しでもいい印象を持ってもらうためにも、丁寧なメールを作成しましょう。

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