目次
リマインドメールの意味とは
就活生はスケジュール管理が重要になるため、リマインドメールの意味や必要性について知っておきましょう。「リマインド」には、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味があります。一般的に、「リマインドする」「リマインドメールを送る」という風に使われるビジネス用語です。
ビジネスで使われるリマインドメールは、再確認をするという意味合いが強いです。書類の提出や会議の日程、懇親会の出欠など、期日が迫っているシチュエーションで用いられます。リマインドメールの必要性や書き方を知って、就活をスムーズに進めましょう。
メールパターンについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
リマインドメールは相手に失礼のないように送る
リマインドメールには、相手に催促や予定の確認を促す性質があります。相手に不快な思いをさせないためにも、メールの書き方におけるポイントを押さえておくことが大切です。リマインドメールを送る際は、クッション言葉が重要になってきます。クッション言葉は、相手に対し敬語と共に、印象を柔らかくするために使います。
「恐れ入りますが」「お手数おかけますが」「申し訳ございませんが」などがクッション言葉です。このように「コミュニケーションを円滑に且つ丁寧にする」クッション言葉ですが、誤った使い方をしてしまっては逆に悪い印象を与えてしまう場合がありますので、メール作成後に一度確認して、相手に失礼のないように送りましょう。
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OB訪問の前日に送るリマインドメールの必要性
OB訪問が決まったら、行うことをオススメするものとして、前日に確認メールを先方に送ることが挙げられます。なぜ、その必要があるのか、またその意味は何なのでしょうか。
思い出してもらう
確認メールには「リマインド」の意味があります。先方は日々忙しく仕事をする社会人です。忙しさに紛れて、後輩とのOB訪問の約束を忘れてしまう…という場合もあり得ます。それを、前日に確認メールを送ることにより、思い出してもらうわけです。
思い違いや記憶違いを正す
また、約束の内容について、どちらかの思い違い、記憶違いという場合もあり得るでしょう。それを正すためにも、前日の確認メールは有効なのです。前日に確認できていれば、もし、先方がOB訪問の約束を忘れていて、その時間に仕事を入れたりしていても、その段階で日時変更ができます。そのため「訪問したら、無駄足になってしまった」という事態を避けられるのです。
OB訪問の前日に送るリマインドメールの内容
OB訪問の前日に先方に送る確認メールについて、押さえておきたいポイントがこちらの３つです。
確認メールの文例
これは、会社の外で待ち合わせる場合の文例です。もし、先方の会社を訪問するのであれば「お待ちいたしております」を「伺います」と変えればいいのです。なお、メールの最後に自分の携帯番号を明記することを忘れないようにしましょう。
前日に送るリマインドメールのNG例
OB訪問の前日に送る確認メールには、できるだけ先方に良い印象を持ってもらうような配慮が必要になります。その配慮を欠くと、失礼な確認メールになって、その結果、OB訪問自体の質が低下してしまうことになりかねません。
リマインドの際のNGな言い回し例３つ
NGな言い回し例を3つ紹介します。
これはアルバイト店員などがよく口にしますが、社会人としては不適切です。OB訪問はこちらからお願いして伺うのですから、「よろしかったでしょうか」はいただけません。
これは、「確認」という意味が前面に出てしまっているのでNGです。「お忘れだといけないので」という含意が透けて見えるのです。
これもつい使ってしまいがちな言い回しです。しかし、OB訪問の約束をすでにしてあって、その前日に送る確認メールなのですから、「思います」は不適切な表現です。
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OB訪問で送るリマインド以外のメール
OB訪問打診メールの例文
この度は、貴社に勤務されている〇〇大学出身の先輩をご紹介ただきたくご連絡させて頂きました。私は、〇〇大学で〇〇の分野を専門に研究しております。これまでの研究で学んで〇〇を活かし、〇〇分野での就職を希望しております。業界研究を行うなかで、貴社のことをもっと深く研究したいと考えております。是非先輩と直接お話しさせて頂き、貴社への理解を深めたいと思っております。突然のご相談で恐縮ですが、ご検討頂けますと幸いです。何卒宜しくお願い致します。
上記のメール内容は、就活時にOBの先輩の方を紹介して頂く場合の文例です。先方の会社の方を紹介してもらうのであれば、「お手数おかけますが」「突然のご相談で恐縮ですが」「申し訳ございませんが」などといったクッション言葉を使用しましょう。なお、メールを送る際は誤字がないか、最終チェックをして送信してください。
お礼メールの例文
〇〇大学〇〇学部〇〇科〇年の〇〇です。先日は、お忙しい中、面接のお時間を頂き本当に有難う御座いました。正直とても緊張しておりましたが、面接の際に〇〇様より伺ったお話は大変印象深くて、今後、社会に出る上で大きな糧となるお話でした。感謝しております。取り急ぎ、本日の面接の機会を頂きましたことのお礼を申し上げたく、メールさせて頂きました。今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
お礼のメールを送ることによって、面接で伝えられなかったあなたらしさを知ってもらえるかもしれません。お礼のメールは、熱意を伝えようとして長文になりがちです。お礼の言葉はスマートにしましょう。署名には大学名や学部、氏名、連絡先を書きます。連絡先は、住所、電話番号、携帯電話番号、メールアドレスなど、相手との関係性や状況に応じて必要な情報を記載しましょう。
リマインドのための確認メールは大切です
OB訪問の前日に送る確認メールの必要性についてお分かりいただけましたでしょうか？リマインドの意味もありますから、前日にOBの方にメールを送ると良いでしょう。紹介した文例を参考に、言い回しに注意しながら失礼のない内容の確認メールを送りましょう。
リマインドの意味について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
