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【採用の断りメールの書き方ガイド】例文や注意点をご紹介

採用の断り方とは

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就活は就職する企業を決めるための活動で、志望先から採用が通知されると嬉しい限りでしょう。しかし、採用が決まったからといって、必ずしもその企業に就職しなければならないわけではありません。採用を断り別の企業への就職を目指すことも可能で、妥協せずに本当に納得できる企業を見つけることが大切です。就活を続けていると、当初目指していた方向性とは違う業界、企業が魅力的に思えることもあります。

また、選考を受ける中で、志望度が上がる、あるいは下がり、採用を受けても承諾するか迷うことも少なくありません。採用の断りを入れる場合は、連絡の方法に注意が必要です。メールや電話など、どのようなツールを使うべきか、またどのように伝えるべきかを知り、失礼のないよう断りましょう。

採用の断りの連絡はメールでいいのか

採用を通知されても断ることは可能で、仮に内定を承諾したとしても就職の2週間前までなら辞退できます。採用通知が来た段階はもちろん、内定承諾書を提出した後でも、期限内なら断りを入れられることは覚えておきましょう。法的に認められる期限内なら、採用を断ることはできますが、問題はどのような方法で伝えるかです。就活中の企業とのやり取りではメールを使用することが多いですが、採用の断りもメールで連絡してもいいのか知っておきましょう。

基本的にはメールでOK

採用の断りの連絡は、基本的にメールで構いません。メールなら素早く企業に自分の意思を伝えることができ、連絡もスムーズです。メールを受信した時点では忙しくても、後で余裕ができた時にゆっくり見直し、学生の意志を把握できるため、メールのほうがありがたいと感じる企業もあるでしょう。

メールの場合はやり取りが明確に残るため、採用を断ったかどうか、お互いの間で食い違いが起きることもありません。もちろん、メールを読まずに見落とす可能性はあるため、そもそも断りの意思が伝わらないこともあり、これには注意が必要です。基本的にはメールで問題ありませんが、送信後企業から返事が返ってこない場合は、再度送るか別の方法で連絡したほうがいいでしょう。

電話で通知されたら電話がベター

採用の通知方法は企業によって異なり、メールや書面での通知だけではなく、電話で知らされることもあります。電話で採用通知がされている場合は、採用の断りも電話でおこなったほうがベターでしょう。電話で通知されている場合にメールで連絡すると、冷たい印象を与えてしまい、場合によっては不誠実に思われることもあります。

基本的には採用を断るという意思が明確に伝わることが大切ですが、印象を悪くしたくないなら、企業の通知方法に合わせて連絡手段を変えることが大切です。ただし、書面で通知されている場合は別で、この場合はメールと電話のどちらかにしましょう。

素早く連絡することが大切

メールでも電話でも、基本的にはどちらの方法を使ってもよく、辞退の気持ちが明確に伝わることが大切です。また、素早く連絡できることも大切であり、よりスムーズに企業に断りの意思が伝えられる方法を選ぶといいでしょう。メールのほうがおすすめな理由は、相手の都合に関係なく、いつでも連絡できるからです。

電話の場合は、営業時間内であること、担当者が忙しくない時間帯にかけなければならないという制限があります。タイミングによっては少し待ってから連絡しなければならないこともあるため、より早く伝える意味ではメールが最適でしょう。辞退の連絡は遅くなるほど企業に迷惑がかかるため、とにかく早くおこなうことを意識する必要があります。

採用の断りメールの書き方

採用の断りメールの書き方

採用の断りメールを送る際には、正しい書き方を意識しなければなりません。メールで辞退の連絡をすることは問題ありませんが、内容次第では失礼にもなりかねないため注意が必要です。また、ポイントを踏まえて作成していないと、採用を断るという本来の目的が明確に伝えられないこともあります。辞退するからといって、適当に連絡していいわけではありません。確実かつ礼儀を持って意志を伝えるためにも、ポイントを踏まえてメールを作成しましょう。

件名は分かりやすく

企業に送るメールは件名から工夫が必要です。ぱっと見ただけで内容が把握できるものにしましょう。件名なしで送ると迷惑メールを間違われて削除される危険性があるため、注意が必要です。また、本文とは関係のない件名にすると、読むのを後回しにされ、辞退の意思が伝わるのが遅れてしまう可能性もあります。

件名は分かりやすく簡潔に付けることが大切です。「内定辞退のご連絡」や「内定辞退のお詫び」などにするといいでしょう。「内定」や「辞退」など明確なワードが入っていることで、緊急性の高さを感じ取ってもらい、優先的に読んでもらいやすくなります。間違って削除される危険性も減るため、件名は工夫しましょう。

感謝の気持ちを忘れない

採用の断りメールでは、単に辞退を告げるだけではなく、採用まで評価してくれたことへの感謝の気持ちも伝えましょう。内定が決定するまでには、複数の選考を突破しなければならず、高い評価を獲得していないと採用には至りません。採用が決まった時点で、企業から仕事のオファーが来ている、高く評価してもらえているという証であり、それらについての感謝を述べることが大切です。

感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、企業への誠意が伝わり断りの連絡をしても印象が悪くなりづらいです。より好印象を与えるためには、最初にお礼の気持ちを述べるのがいいでしょう。採用を決めてもらえたことへの感謝の気持ちを述べ、そこから辞退の本題へと移ることが大切です。

辞退することを明確に述べる

断りのメールでは、辞退を述べる部分がもっとも重要で、明確な言葉を使って伝えることが大切です。内定辞退はデリケートな話題であり、企業に申し訳ないという気持ちから、伝えるのに躊躇する人も多いでしょう。しかし、申し訳ない気持ちがあるからといって辞退の言葉を曖昧に濁してしまうと、何の連絡なのか、結局採用を受け入れるのか、断るのかが分からなくなります。

曖昧な言葉遣いをしていると辞退の意思が正しく伝わらず、企業は就職するものと思って準備を進めてしまい、多大な迷惑をかける危険性もあります。余計な手間をかけさせないためには、言いづらくても明確に辞退すると述べることが大切です。はっきりと伝えることが、企業に迷惑をかけず誠意を見せることだと考えましょう。

採用の断りメールの例文

件名:内定辞退のお詫び
○○株式会社 人事部 ○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部の○○でございます
この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
大変ありがたいお話ではございますが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡しました。
○○様をはじめ、人事部の皆様方には大変お世話になったにも関わらず、期待を裏切る結果になり、大変申し訳ございません。
恐縮ではございますが、何卒ご了承ください。
末筆ながら、貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。
署名

断りのメールでも、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。宛先や導入のあいさつはきちんとおこない、その上で本題へと移りましょう。また、最後には署名を付けることも忘れてはいけません。基本的なメールの形ができていないとそれだけで失礼になるため、細部まで注意が必要です。

採用の断りメールの注意点

採用の断りはメールで問題ありませんが、いくつか注意点もあります。注意点が守れていないと、企業に失礼になったり迷惑をかけたりする可能性もあります。余計なところでマイナスの印象を与えないためにも、細部までこだわって作成しましょう。注意点は大きく2つに分けられます。細かい部分まで理解を深め、失礼のないよう礼儀正しく採用の断りを入れましょう。

理由を明確にする

採用の断りメールでは、なぜ辞退するのかという理由を明確にする必要があります。理由を述べずに単に辞退すると告げるだけでは誠意に欠け、失礼にもなりかねないため注意しましょう。よく考えた上で辞退したという気持ちが伝わることが大切で、正直に伝えることが基本です。

ただし、理由によっては正直に伝えても失礼になる場合があります。他の企業を優先する内容や、企業の悪口に繋がるようなことが理由なら、別の理由を考えたほうがいいでしょう。どうしても伝えづらい場合は、例文のように「一身上の都合により」とするのもひとつの方法です。オブラートに包んだ伝え方でも、理由を提示することで企業も納得してくれ、失礼にならずに断りの意思を表明できるでしょう。

謝罪の気持ちを丁寧に示す

どのような理由で採用を断る場合でも、謝罪の気持ちは丁寧に伝えることが大切です。仕方がない理由、自分に非がない理由であっても、辞退することに対しての謝罪を述べるのは最低限のマナーと考えましょう。採用を断ることは学生の自由であり、これは責められたり、制限されたりすることではありません。

しかし、辞退によって企業に少なからず迷惑がかかるのは確かで、多少なりとも企業のマイナスに繋がることを理解して謝罪することが大切です。誠実さをアピールしたいなら、メールの最初で内定をもらったことへの感謝の気持ち、締めの部分で謝罪の気持ちを表明するといいでしょう。感謝と謝罪の両方を伝えることでより誠意を見せることができ、印象も悪くなりづらいです。

メールマナーを正しく守って辞退しよう

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採用を受けるかどうかは大きな選択です。採用を承諾するとその時点で就活は終了しますが、断るとまだまだ就活を続けなければなりません。しかし、目先の楽さに気を取られて、妥協して就職すると後悔を招くことも多いです。就活は自分が納得して終わらせることが大切です。

断りを入れる際には、連絡方法はもちろん伝える内容にも注意が必要です。基本的にはメールで構いませんが、マナーが守れていないと失礼になり、迷惑がかかることもあります。最後の最後で迷惑をかけて失礼な振る舞いをしないためも、メールマナーは正しく守り、誠意ある採用の断り方を心がけましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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