【インターンシップ辞退はメールでOK？】連絡方法と例文をご紹介

インターンを辞退することになった場合の対処法

興味のある企業のインターンシップに参加して、実際の業務を経験することは、就職活動にも役立ちます。企業で働いている社員の方の話を聞く機会も、ほかではなかなかありません。

インターンシップに参加しようと申し込んだのに、やむを得ない事情で辞退しなければいけない、という事態も起こります。インターンシップを辞退することは可能なのでしょうか。また、「インターンシップを辞退すると、本選考の合否に影響を与えてしまうかもしれない」と不安に感じる人もいるはずです。

インターンシップを辞退する場合はどのようにすればいいのか、印象が悪くならない辞退の方法など、具体的な対処の仕方について詳しく解説していきます。

インターンは辞退できるのか

就職活動中はやるべきことがたくさんあります。企業の説明会、企業研究、筆記試験対策、エントリーシートや履歴書の提出など、毎日忙しく過ごすことになります。さらに、在学中なら授業やゼミなどもあるでしょう。

インターンシップに参加しようと思っていても、他の予定が入ってしまったり、他社のインターンシップと重なってしまったりと、どうしても辞退しなければいけない状況になることもあります。

また、突然体調を崩して行けなくなるという場合も考えられます。しかし、自ら参加したいと希望して申し込んだインターシップを、辞退することに不安を感じることもあるでしょう。インターンへの参加は辞退できるのでしょうか。

断るのは問題ない

インターンシップを辞退したからといって、本選考に不利になることはありません。就活生はやるべきことも多く、予定していた通りにいかないという人も多いでしょう。辞退することは仕方ありませんが、気を付けたいのは辞退の方法です。

企業も応募者と同じように、開催する日程に合わせて準備を進めています。全ての参加者の人数を把握して、書類や席の用意をしています。辞退する時には、お詫びと感謝の気持ちを忘れずに述べるようにしてください。

辞退の方法によっては、企業に「だらしない人」「信用できない人」というマイナスイメージを与えてしまうこともあります。企業側も、事情があることは理解していますので、失礼にならないように辞退を伝えるようにしましょう。

必ず辞退の連絡をする

辞退をする際には、必ず企業へ連絡をしましょう。無断で欠席するのは厳禁です。社会人として、何も連絡をしないで当日にキャンセルするのは非常識です。

誰でも辞退の連絡をするのは気が引けてしまいます。どのようにいえばいいのか、相手を不快にさせてしまわないか、と不安になってしまうのも仕方ありません。しかし、これから選考試験が始まる時に、企業へ失礼なイメージを残してしまうと、合否に影響を与えてしまう可能性もあります。

辞退しなければいけない時には、欠席が分かった時点でなるべく早く企業へ連絡するようにしましょう。突然の体調不良で行けなくなったなどの事情を除き、開催直前でのキャンセルは失礼になりますので気を付けてください。

インターンシップの辞退が本選考に影響する場合もある

インターンシップを辞退することは仕方のないことです。辞退をしたからと言って、これから始まる選考試験の結果が変わることはありません。しかし、インターンに参加しなかった人は、参加した人に比べると不利になる可能性があります。

企業は、社内の雰囲気や仕事内容を知ってもらうためにインターンを開催します。それと同時に、応募者がどのような人物なのか、仕事に向いているかどうか、なども見極めています。インターンシップでよい印象を与えて成果を出すことができれば、採用にもプラスになるでしょう。

コンサルタント業やベンチャー企業の中には、インターンシップに参加することで本選考に進むことができる、ということもあります。また、インターンでよい結果を残すと、特別選考になるなど優遇される場合もあります。辞退をすることで、そのようなチャンスを逃してしまうことがあるのです。

インターンを辞退する時の連絡方法

インターンシップを辞退する際には、予定が分かった時点ですぐに企業へ連絡しましょう。連絡方法としては、電話かメールが基本です。どちらの連絡方法が適切なのかは、その時の状況によって変わってきます。

インターンシップの開催日までに、どのくらいの期間があるかも重要です。メールは送信してから相手が読むまでに、タイムラグがあります。すぐに連絡を取らなければいけない時には、メールではなく電話をかける方がよいでしょう。

電話で連絡する場合

インターンシップの開催日まで時間があまり無い、前日や当日に急に辞退しなければいけない状況になった、などの場合は電話で連絡をおこないます。インターンシップはチームでの活動も多く、企業も念入りに準備をしています。

急なキャンセルをすると、予定が変更になり、あらかじめ用意していたものを変更する必要もあります。メールを送っても、忙しくて読む時間もないかもしれませんので、電話での連絡が確実です。

なるべく早く伝えるようにして、直前の辞退に謝罪の意を述べるようにしましょう。また、メールを送っていたのに返信が来ない場合も、電話で再度確認をおこなうと安心です。他のメールに埋もれて担当者が目を通していないことも考えられます。行き違いにならないように、メールを送った旨を伝えましょう。

メールで連絡する場合

メールでの連絡は、いつでも送れるというメリットがあります。相手の手の空いた時に確認してもらえるために、時間をそれほど気にする必要もありません。しかし、電話とは違い、いつ相手がメールを確認しているのかが分からないという点があります。

メールが何らかのトラブルで送られていなかった、迷惑メールフォルダに入ってしまっていた、他のメールに埋もれてしまい読んでいなかった、なども考えられます。そのため、インターン開催当日までに時間がある場合に限り、メールで辞退を伝えるようにしましょう。

メールを送信して何日か経っても返信がない場合は、企業へ電話してメールが届いているか確認することをおすすめします。

メールのマナー：件名に用件を記載する

メールは件名を見た時点で内容の想定がつくことが大切なため、件名には用件を簡潔に盛り込んでおきましょう。インターンを辞退する場合なら、「インターン辞退のお詫び」などとしておくと、確認した担当者も用件をすぐに把握でき、メール開封の優先度も高くなります。

これをもし「インターンシップについて」など漠然とした件名にしてしまうと、インターンの何についての問い合わせかわからず、開封を後回しにされてしまう危険性があります。辞退の連絡とは思わず、実施内容についての質問かと思って後回しにしているうちに、他のメールに紛れてしまうこともあり得るでしょう。

件名はすぐに確認してもらえること、用件が伝わることが重要であるため、メール作成時には工夫して設定することが大切です。

メールのマナー：宛先を正式名称で記入する

企業へのメールでは最初に宛先を明記し、その上で導入のあいさつや本題へと入ります。このときの宛先はできるだけ詳細かつ正式名称で記入することが大切です。例えば「○○株式会社」を「○○(株)」とするのは失礼であり、マイナス評価に繋がってしまいます。

株式会社以外の部分も省略するのはNGであるため、通称ではなく正式名称で記載することを心がけましょう。宛先は可能な限り詳細に記すことが大切であり、企業名、部署名、わかる場合は担当チームや担当者個人の名前まで記載する必要があります。

宛先を企業名だけで止めてしまうと、その企業のどの部署宛てのメールなのかがわからなくなり、意思伝達に時間がかかることもあるため注意しましょう。

電話とメールの両方で連絡するのがおすすめ

インターンの辞退はメールだけで済まさず、電話もしておくのがベストです。辞退を告げる際にはまずは電話で連絡し、担当者に辞退の意思を伝えます。その後メールでも再度辞退の旨と謝罪の気持ちを示しておきます。

電話の後にメールをするのは、より丁寧に謝罪の気持ちを伝えるのはもちろん、辞退した証拠を残すためです。電話でのやり取りだけでは、担当者が忘れてしまうと辞退扱いになっていないまま当日を迎えることもあります。

この場合は、連絡していたとしても悪評価になる可能性があるため、注意が必要です。連絡ミスによるトラブルを避けるためにも、電話の後にメールをし、辞退の連絡をしたという確固たる証拠を残しておきましょう。

インターン辞退の連絡をする場合の注意点

インターン辞退の連絡をする時にはいくつかの注意点があります。辞退をすることで採用に影響が出ることはありませんが、連絡をする時に企業へ不快感を与えてしまうと、悪い印象になってしまいます。

また、インターンへ参加しないことで、志望度がそれほど高くないと感じられてしまうことも考えられます。辞退の影響を少なくするためにも、失礼にならないように、マナーを守って連絡をするようにしましょう。ここでは、インターン辞退の連絡をする際に気を付けたいことを解説していきます。

丁寧な言葉で伝える

電話でもメールでも、丁寧な言葉で伝えるようにしましょう。ビジネスマナーを守り、社会人として正しい敬語を使います。メールは時間をかけて文章を考えて送ることができますが、電話は相手と直接話をするために、とっさの判断が必要です。

つい友達と話すような口調になってしまったり、口癖が出てしまうこともありますので、普段から言葉遣いを意識しておくとよいでしょう。電話をかける時には、伝えるべき内容を紙に書き出して、何度がシミュレーションしてみるのもおすすめです。

企業へ連絡するのは緊張してしまうものですが、落ち着いて対応することを心がけてみてください。相手に失礼にならないように、誠意を持って伝えるようにしましょう。

辞退の理由を述べる

インターン辞退の連絡をする際には、なぜ辞退することになったのかという理由も合わせて伝えるようにします。体調が悪くなった、家庭の事情で行けなくなった、などの場合は正直に伝えればよいのですが、「他社のインターンシップに参加するため」「他社の選考試験と重なってしまった」などの理由は避けた方が無難です。

他の企業を優先すると分かれば、マイナスイメージになりますし、志望度が低いと判断されます。その後に選考試験を受けることになっても、ほかの企業でよいのでは、と思われてしまうでしょう。

もし、実際に他の企業のために辞退することになっても、当たり障りのない理由を伝えるようにしてください。「諸事情により」「一身上の都合で」など、抽象的な表現がおすすめです。

謝罪の言葉を忘れずに

企業でもインターンを開催するために、時間をかけて準備をおこなっています。通常の業務と並行して、インターンのためのプログラムを考えたり、必要な資料をそろえたりと、多くの手間もかかります。

インターンシップに参加する予定の人数は事前に把握しておき、それに合わせて準備を進めているので、キャンセルがあれば変更点もでてくるはずです。やむを得ずインターンシップを辞退をすることになった際には、企業への謝罪の言葉も忘れず伝えるようにしましょう。

「貴重な機会を頂いたのにも関わらず」「大変恐縮ではございますが」「ご迷惑をお掛けすることになり、大変申し訳ございません」などの言葉を使い、謝罪の気持ちを表すようにしてみてください。

連絡時間にも注意する

インターンシップ辞退の連絡をする際には、時間帯にも注意が必要です。電話で連絡をする際には、営業時間内にしましょう。朝の業務開始すぐの時間帯は、会議や朝礼などをおこなう企業もあるので、避けた方が無難です。

また、昼食の時間帯、退勤時間直前なども電話での連絡は控えます。メールはいつでも送ることができますが、個人の携帯電話へ転送されることもあるため、早朝や夜中など非常識だと思われる時間に送信しないように気を付けてください。

電話でもメールでも、基本的には業務をおこなっている昼間の時間帯がよいと考えられます。相手の立場に立って、失礼にならないような時間に連絡するようにしましょう。ただし、緊急の場合は、例外となります。

インターンを辞退する時の例文

ここでは、インターンシップを辞退する際の例文を紹介します。企業へ連絡をするのは誰でも緊張してしまうものです。特にキャンセルの連絡は、双方にとってあまりよいものとはいえません。

しかし、失礼な態度で企業へ不快感を与えてしまうと、マイナスイメージとなってしまう可能性もあります。これからの選考試験のことも考えて、丁寧な態度で誠意を持って伝えるようにしましょう。どのように言えばいいのか、例文を参考にしてみてください。

電話の例文

まずは採用担当者に電話をつないでもらいます。担当者の名前が分からなければ、「採用担当者様お願い致します」といえばよいでしょう。学校名、氏名、インターンシップを辞退すること、理由、お礼と謝罪を伝えます。電話ではハキハキと分かりやすい声で話すことも心がけましょう。

メールの例文

メールを送信する際は、件名を見ただけで内容が分かるようにします。採用担当者は1日に何通もメールを受け取るので、他のメールに埋もれて見逃してしまうことがないように注意しましょう。できるだけ丁寧な文章にして、お礼と謝罪を伝えます。自分自身の名前と連絡先も忘れずに記入しましょう。

インターンの辞退の連絡はいつまでにおこなうのか

インターンシップ辞退の連絡は、なるべく早くおこないましょう。早ければ早いほどいいので、辞退することが決まった時点で、企業へ連絡をいれます。開催されるまで、時間に余裕がある時にはメールで連絡をしますが、3日前～当日など直前に行けなくなってしまった時には、電話で辞退することを伝えましょう。

もし担当者が不在の場合は、伝言を頼んでおき、念のためにメールも送っておくと安心です。企業も当日に向けて、準備を進めています。余計なコストや手間を掛けることがないように、可能な限り早めに伝えることがマナーです。

連絡がなく無断欠席するのは避けてください。誰が参加していないか、当日の受付ですぐに分かってしまします。採用に影響することもあるので、気を付けましょう。

インターンを辞退する時には早めに連絡をしよう

インターンシップは企業の業務内容を実際に体験できる貴重なチャンスです。しかし、他の企業と開催日が重なってしまった、学校の試験を受けることになった、など申し込んだ後で行けなくなる場合もあります。

また、急な体調不良や家庭の事情などでキャンセルとなることもあるでしょう。辞退することになったら、予定が分かった時点でなるべく早く企業へ連絡を入れることが大切です。辞退をしたからと言って、必ずしも本選考の結果に影響があるわけではありませんが、伝え方によっては悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

失礼にならないように、ビジネスマナーを守ることを心掛けてください。電話やメールで伝える際には、丁寧に誠意を持って対応しましょう。

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