インターン

【インターンは欠席できる?】電話やメールで伝える際の注意点

原則としてインターンを欠席するのはNG

まず、原則としてインターンを欠席するのはNGということを覚えておきましょう。インターンというのは基本的に自分から応募して参加するものなので、自分の都合でキャンセルするのは身勝手な印象を与えてしまいます。

しかし、生活しているとどうしても止むを得ない事情があるのもまた事実です。そういう時は相手方に連絡し、事情を説明することで理解してもらうことが大事です。

その場合、非はこちらにあるため、丁寧かつ真摯な態度を心がけましょう。インターンというのは参加人数やプログラムが決まっているため、自分がキャンセルすることで相手方に大きな迷惑をかけてしまう可能性があります。それを前提に、しっかりと謝罪することが大切です。

止むを得ず欠席する場合の連絡方法

では、次に止むを得ず欠席する場合の連絡方法について考えてみたいと思います。前述した通り、インターンを欠席するのは原則としてNGですが、どうしようもない事情がある場合はその限りではありません。

その際に無理に参加しても内容が頭に入らず、かえって相手方に迷惑をかけてしまうケースもあるでしょう。自分の置かれている状況を正しく判断し、相手方に対し適切な対応をすることは、社会人として欠かすことのできないスキルのひとつです。

まずは電話で欠席の旨を伝える

欠席することが決まった場合、まずは電話でその旨を伝えます。必ずしも電話でないといけないということはありませんが、やはり電話で直接謝意を伝えるのがマナーです。

その際は電話口に出た人に伝えるのではなく、できればインターンの担当者に取り次いでもらいましょう。会社というのは多くの人が働いており、それぞれ役割や業務内容も異なるため、担当でない人に伝えると伝達に問題が生じたり、連絡が遅くなってしまうなどトラブルの元になってしまう可能性があります。

もちろん、その辺りもケースバイケースなので会社によって異なります。大切なのは、「どのように連絡すれば正しく相手に伝わるか」という点なので、臨機応変に判断しましょう。

電話の後にメールでお詫びのメッセージを送る

電話で連絡した後、念のためにメールでお詫びのメッセージを送るのもよいでしょう。電話という連絡手段の特徴として「即時に相手に情報が伝わる」というメリットもありますが、「証拠や記録が残らない」というデメリットもあります。

電話で早急に用件を伝えた後にメールを送れば、そのデメリットをカバーできます。同じことを何度も伝えるのに抵抗がある人もいるかもしれませんが、あくでも確認程度の文面であれば特に問題はないでしょう。

その際に気をつけたいのは、メールに「先だって電話で用件を伝えた」ことを記載することです。それがないと既に連絡を受けているのか新規の連絡なのかが分かりにくくなり、逆にトラブルを招いてしまう可能性があります。

インターンの欠席を伝える時に気をつけるポイント

それでは、続いてインターンの欠席を伝える時に気をつけるべきポイントについて解説します。先程お伝えした通り、インターンを欠席するのは原則的にNGなので、しっかりと謝意を伝えるようにしましょう。

こちらが悪いのに不遜な態度でいると、当然ながら印象が悪くなってしまいます。「インターンに参加しないから印象が悪くなっても構わない」という考え方もあるかもしれませんが、そういった態度はふとした仕草に表れてしまうかもしれません。

欠席することが判明次第すぐに連絡をする

インターンを欠席する際は、欠席することが確定次第すぐに伝えるようにしましょう。欠席連絡は早ければ早いほど好ましいものですが、それは相手方に判断の猶予を与えることができるからです。

直前に欠員が発生する旨を伝えられても対処のしようがありませんが、ある程度の期間がある場合は事情が異なります。キャンセルに対し新たに募集をかけることもできますし、欠員前提のプログラムを考慮することもできるでしょう。

また、欠席連絡を早々におこなうことで「この就活生はしっかりしている」という印象を与えることもできます。もちろん、ちゃんと出席するにこしたことはありませんが、それが叶わない場合は即座に最適な判断をすることも大切です。

無断欠席はNG

いうまでもないことですが、インターンを無断欠席するのはNGです。学生側も様々な事情があるので、止むを得ない理由での欠席は会社も認めてくれます。しかし、無断欠席となると話は変わってきます。

連絡をおこなわず自身の都合のみで動く人間は、社会人としては不適格とみなされてしまうでしょう。前述の通り「インターンにも参加しないし応募する気もないので問題ない」と考える人もいるかもしれませんが、今のご時世どのような経路で自身の評判が伝わるかは誰にも分かりません。

であれば、どの企業に対してもマナーを守った対応を心がけるのが賢明でしょう。それにより、社会人としての骨格が磨かれていく面もあります。

とにかく礼儀正しい対応を心がける

欠席連絡をおこなう際は、とにかく礼儀正しい対応を心がけましょう。こちらの都合でインターンを欠席する以上、非はこちらにありますので、態度が悪いのはもちろんNGです。また、通常と変わらないような振る舞いでも相手への印象が悪くなる可能性があります。

そのため、欠席する旨を伝える際には、まず謝意を示すことをおすすめします。「あくまでも悪いのはこちら側であり、せっかく用意してくれた機会を無駄にすることを申し訳なく思う」という態度であれば、相手も快く受け入れてくれるのではないでしょうか。

社会人になった後も、自身のミスで関係者に謝罪しなければならないようなケースは数多くあります。自身の非を認めて誠心誠意謝罪することも、スキルのひとつといえるでしょう。

欠席する理由を正確に伝える

インターンを欠席するのには様々な事情があるかと思いますが、連絡の際にはそれらを正しく伝えましょう。もしかしたら相手方としては理由は二の次かもしれませんが、止むを得ない事情があることを伝えればある程度は納得してくれるかもしれません。

欠席する理由が「なんとなく気乗りがしないから」というのはNGです。その場合は最初から申し込むべきではありませんし、止むを得ない事情がないのであればなるべく参加すべきでしょう。

止むを得ない事情とは、たとえば「病気」「急な大学の特別講義」などです。インターンを欠席する場合、自分では予測が難しく、たまたま運悪く欠席する羽目になってしまったという何かしらの事情があるのではないでしょうか。それを正しく伝えるのが大事です。

電話・メールで欠席連絡をする際の例文

では、続いて電話・メールで欠席連絡をする際の例文をご紹介します。あくまでもテンプレート的な表現になっているため、会社や自身の都合に合わせて適宜アレンジしましょう。

「礼儀正しく欠席する旨を伝えること」「事情を正しく伝えること」が大切です。その点を抑えておけば相手を不快にすることなく、正確な伝達に繋がるのではないでしょうか。合わせて、欠席する旨はなるべくインターン担当者に直接伝えることをおすすめします。

例文:電話での欠席連絡

お忙しいところ誠に恐れ入ります。
私、○○大学の就活太郎と申します。
○月○日に開催されるインターンに参加を予定しているのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に取次)

お忙しいところ失礼いたします。
私、○月○日に開催されるインターンに参加を予定しております○○大学の名前太郎と申します。
大変申し訳ないのですが、インターンに申し込みをした後、同じ日に大学の集中講義が入ってしまったため、インターンを欠席させて頂いてもよろしいでしょうか?
せっかく機会をご用意頂いたにも関わらず、このような話になってしまい重ね重ね申し訳ございません。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
それでは、失礼いたします。

インターンを欠席する場合は、まず電話での連絡をおこないます。電話をして担当者が不在だった場合は、電話があったことを伝えるようにお願いして、メールで連絡するようにしましょう。

例文:メールでの欠席連絡

件名:
○月○日に行われるインターン欠席のご連絡【○○大学 名前太郎】

内容:
○○株式会社 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
私、○月○日開催予定のインターンに参加を予定しております○○大学の名前太郎と申します。

先日はインターンシップのご案内および参加のご快諾を頂きまして誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、同日に大学の集中講義が入ってしまったため、参加が難しくなってしまいました。

つきましては、誠に身勝手な話なのですが、インターンシップを欠席させて頂けますと幸いです。
せっかくの機会を頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

メールでの連絡をおこなう際には、大学名、氏名、要件について件名に分かりやすく記入するようにしましょう。インターン担当者は多くのメールに目を通していますので、件名だけでどういった内容なのかを分かるようにしておくと親切です。

インターン欠席による選考への影響はほとんどない

インターンを欠席してしまった場合、しっかりと礼儀正しく連絡したのであれば、その後の選考に特に影響はありません。

しかし、インターンの性質が内定に直結するものであったり、インターンを受けたことによって一部選考が免除されるものであれば話は異なります。その際はインターンに参加していない他の志望者と同じ扱いになり、インターン参加者と比べるとやや不利なところから選考がスタートされることになるでしょう。

もっとも、自分の都合でインターンを欠席したのであれば、そういったペナルティもやむを得ないといえます。しっかりと就活対策をおこない、自身の実力で選考を通過できるよう励みましょう。

インターンを欠席する場合は電話で失礼のない対応をしよう

インターンを欠席するのは原則的にNGですが、生活上どうしても止むを得ない事情というものは存在します。止むを得ない理由でインターンを欠席する分には大きな問題になることはありませんが、その際には失礼のないよう礼儀正しい態度で臨むよう心がけましょう。

インターンというのは企業側が学生に用意してくれている機会であり、それに手を挙げるのは学生側です。自分で申し込んだにも関わらず自身の都合でキャンセルするのは少々身勝手な話にもなりますので、謝意を伝えるとともに誠実な態度や言葉遣いで欠席する旨を伝えることが大切です。

もちろん、無断欠席は論外です。欠席する際はしっかりと事情を話し、なるべく早めに連絡するよう努めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ