【インターンシップ先に送る封筒の選び方】書き方や入れ方もご紹介

インターンシップ先の企業に送る封筒の選び方とは

インターンシップ先とは書類のやり取りをおこなうことも多く、この際に封筒を使用します。封筒は単に書類を入れるための入れ物というわけではなく、細部にまでマナーがあるため注意しなければなりません。封筒の正しい扱い方が分かっていないと、マナー違反となり、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。書類選考では、封筒のマナーで失敗し、不利になってしまうことも少なくありません。インターン先に書類を送る際の封筒マナーを正しく把握して書類のやり取りをしましょう。

インターンシップ先に送る封筒の種類

インターンシップ先の企業と書類のやり取りをするなら、まずはどのような封筒を使用するかを考えなければなりません。ひとくちに封筒といっても種類は複数あり、どれを使用するかで印象は違ってきます。使用する封筒の種類選びは、書類のやり取りのマナーを守る上で、もっとも基本的かつ重要な部分といえます。

白色無地が基本

使用する封筒は、白色無地がベストであると考えましょう。インターンシップは選考の一環、企業にとってはビジネスの一環であるため、フォーマルさを意識しなければなりません。色付きや柄付きの封筒は、ビジネスシーンにはふさわしくないカジュアルさがあるため、使用を控えたほうが無難です。

カジュアルなものを使ってしまうと、それだけで印象が悪くなるため注意しましょう。また、色付きでも茶封筒なら一部OKとされていることもあります。ビジネスで使用するなら白色が望ましいとされていますが、茶封筒でも問題ないと考える企業は増えています。しかし、茶封筒と白色の封筒では、やはり白色のほうが印象がよくなりやすいため、あえて茶色を選ぶメリットはないでしょう。

A4サイズがおすすめ

インターンシップ先に送る封筒は、サイズにも気を配りましょう。送る書類に合わせてサイズを変更することが大切ですが、基本的にはA4サイズ、封筒サイズで言うなら角形2号の大きさがおすすめです。これは、ビジネスで使用される書類はA4サイズが主流であることが関係しています。A4サイズの封筒なら、書類を折らずにそのまま入れることができます。

折り目が付かないため、より綺麗な状態で届けることができ、企業でも管理がしやすくなるでしょう。折り目が付いているからといって、それだけでマイナスの印象を与えるわけではありませんが、見づらくなったり管理の際に邪魔になったりすることは確かです。加えて、折り方にもマナーがあり、注意すべき点が増えてしまうため、余計な手間を増やさないという意味でもA4サイズがおすすめでしょう。

インターンシップ先に送る封筒の書き方

書類を封筒で郵送するなら、封筒に各種情報を記載しなければなりません。封筒の書き方は重要で、ここを間違えてしまうと印象ダウンに繋がります。また、場合によっては企業に書類を届けることができなくなる危険性もあるため、注意しなければなりません。インターン選考に関係する書類なら、書類が届けられない時点で参加のチャンスを失います。余計なところでマイナスポイントを作らないためにも、封筒の正しい書き方をマスターしておきましょう。

宛先の間違いはNG

封筒には、インターンシップ先企業の住所や送り先の部署といった基本的な情報を記載します。宛先を間違えるのはNGで、ここで間違ってしまうと企業に書類を届けることができません。また、仮に届いたとしても、宛先に間違いがあると大変失礼で、大幅にマイナスの印象を与えてしまうことは理解しておきましょう。

宛先は郵便番号、住所、企業名、送り先の部署、分かる場合は担当者名と、細部まで確認しておかなければなりません。宛先はインターンの募集要項に記載されているため、それを確認して間違いのないよう書きましょう。宛先はきちんと細部まで書くことが大切で、略称を使ったり、担当者名を省略して部署宛にしたりするのはNGです。

お礼状の宛名の書き方や内容については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【インターンのお礼状】宛名の書き方や書くべき内容をご紹介

文字の配置と大きさに気を付ける

封筒に宛先を記入する際には、文字の配置と大きさにも気を付けて書くようにしましょう。企業名に加え、部署名や名前を書くと文字数も多くなり、バランスを取るのが難しくなります。たくさんの文字が並んでいると一見読みにくく感じられますので、相手先の名前を一番大きく書くようにして、強調したい部分とそうでない部分のメリハリをつけると分かりやすくなります。

送り先の名前は封筒の中央にくるように書きましょう。部署名などが長く、封筒の右半分に収めるのが難しい場合は、封筒の中央を目安に部署名と名前を左右に書くと綺麗にみえます。封筒の中央を基準にしてから、住所など必要事項の配置を決めると、バランスが取りやすいでしょう。

敬称の付け方にも注意

郵送時には宛先を詳細まで記す必要がありますが、このとき敬称の付け方にも注意しなければなりません。封筒で使用する敬称は「御中」と「様」であり、どちらを使用するかは最終的な宛先によって変わります。部署や採用チームといったグループ単位が最終的な宛先になる場合は、「御中」を使用します。

グループではなく、「採用担当○○」のように、個人宛になる場合は「様」を用いましょう。また、「採用担当者」と一見不特定多数に見える宛先の場合でも、担当者個人に対して送っていることになるため、「様」を用いるのが基本です。敬称は相手によって使用すべきものが変化するため、間違えないよう注意しなければなりません。

敬称の使い方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 人事部宛に送る郵便の「御中」の書き方｜その他の敬称の使い方も解説

「応募書類在中」は目立たせる

送り先を書いた後は、表面の右下あたりに赤字で「応募書類在中」と書き、赤線で囲います。これは中に応募書類が入っているということを示す表現で、ぱっと見てすぐに分かるよう、赤字で目立たせることが大切です。企業には毎日数多くの郵便物が届き、似たような封筒が届くことも多いです。全てが必要なものとは限らず、不要なダイレクトメールや広告の郵便物が混ざっていることもあるでしょう。

郵便物を仕分けるだけでも大変なため、何が入っているかを封筒を開けずに分かるようにする配慮は企業にとっても嬉しい心遣いです。記載する表現は内容物に変わり、他にも「履歴書在中」としたり、何とまとめるべきか分からないなら「重要書類在中」としたりするのがおすすめです。

裏面には差出人の情報も記載

封筒への記載が必要なのは、表面だけではありません。裏面には差出人の情報を記載しなければなりません。裏面に記載が必要なのは、氏名や住所、大学・学部・学科名などです。これらの情報を記載していないと、万が一送り先が間違っていた時に封筒が戻ってこず、企業に届いているかどうかも分からないため注意しなければなりません。また、企業に届いた場合でも、差出人不明の郵便物は怪しまれ、不信感を抱かれてしまいます。

中身を確認してもらうことで、学生が送ってきた書類ということは分かりますが、不信感を抱かせてしまっている分、印象が悪くなることは理解しておきましょう。また、封筒は綴じた後、綴じ口に「〆」や「封」といった、封字を書くことも大切です。

郵送の料金は郵便局で計算してもらうのがおすすめ

封筒を送る際の料金は、封筒のサイズや重さによって異なります。料金の一覧は調べればすぐに分かりますが、封筒のサイズや重さを正確に測るのは難しいため、自分で判断せずに郵便局で計算してもらうと安心です。切手を貼っても郵送料金が不足していると、送り返されてしまったり、インターンシップ先の企業へ不足分の料金が請求されたりしてしまいます。

配送が遅れてしまうと、書類の提出期日に間に合わないといったこともあります。充分に余裕を持って発送したにも関わらず、料金不足で到着が遅れてしまったことで自身の印象が悪くなってしまう可能性も考えられます。発送する時には郵便局の窓口へ封筒を持って行き、料金を調べてもらった方がよいでしょう。

インターンシップ先に送る封筒への書類の入れ方

インターンシップ先と書類のやり取りをする際は、封筒への書類の入れ方まで工夫しなければなりません。書類への入れ方ひとつでも気遣いやマナーは見られており、方法次第で評価はよくも悪くも変化します。細かいポイントだからこそ、しっかりできていると好印象に繋がり、他の学生との差別化も図れます。書類を封筒に入れる際には何に気を付けるべきか、細かいポイントまで把握しておきましょう。

郵送なら添え状は必須

書類を封筒に入れ、インターンシップ先に郵送する場合は、提出書類と一緒に添え状も同封しなければなりません。添え状はあいさつ文を兼ねた書状であり、封筒の中に何が入っているかを記載したリストです。添え状を付けることで、より丁寧に書類を届けることができ、細やかな気遣いができる印象を与えられるでしょう。

また、添え状は実用的な面もあり、必要書類がきちんと同封されているかどうかを確認するためにも使用されます。添え状は就活に限ったマナーではなく、社会人になってからも必要であるため、就活中に覚えておくといいでしょう。添え状を付けるのは郵送時限定のマナーで、手渡しの際は不要です。手渡しの場合も書類を封筒に入れて持参しますが、封はせず、添え状も入れずに必要書類だけを渡しましょう。

クリアファイルにまとめておく

書類を封筒に入れる際は、クリアファイルにまとめておくのがおすすめです。クリアファイルに入れることで、書類が複数枚ある場合のバラつきを防ぎ、より管理がしやすくなります。インターンシップの時期だと、企業には学生から大量に書類が届くことも少なくないため、他の書類と混ざらないようにする配慮は大切でしょう。

また、クリアファイルに入れておくことで、郵送時や企業に到着してからの破損や汚損を防ぐことができます。飲み物をこぼしして封筒が汚れてしまっても、クリアファイルに入れておくと、中の書類は守ることができます。封筒に入れるクリアファイルは書類同様A4サイズで、透明無地のビジネスシーンに合ったものを選びましょう。

インターンシップ先に送る封筒は早めに郵送する

インターンシップ先へ封筒を送る場合は、早めの郵送を心掛けましょう。締切までに余裕を持って提出するのをおすすめします。通常、企業では封筒が届いた順に、担当者に渡され内容を確認しています。早めに届いた方が印象に残る可能性が高くなりますし、締切までに時間があるためじっくりと読んでもらえるはずです。

また、社会人として期日間近になって書類を提出するのは、ビジネスマナーを守れない人であると捉えられてしまいます。事前に提出することが分かっているなら、早めに準備を始めることもできるでしょう。締切近くになってから、インターンシップ先へ書類を提出する人が多いと思われますので、早めの郵送は効果的なアピールにもなります。

使用する封筒と細部のマナーにもこだわろう

インターンシップ前の書類選考では企業に応募書類を送り、インターン中にも書類のやり取りをすることは多いです。書類のやり取りの際には、書類だけを受け渡しせず、封筒を使用するのが基本です。この時使用する封筒の種類、書き方、書類の入れ方は重要で、これらのポイントは細部まで見られていると考えましょう。

封筒の扱い方ひとつで印象は変わり、評価に影響することも少なくありません。細かい点まで注意しこだわることで、好印象を与えることが可能です。インターンは就活の前哨戦のため、少しでも好印象を与えられるよう、封筒のマナーを細部まで身につけておきましょう。

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