【就活の確認メールへの返信】マナーやポイントを徹底解説

就活での確認メールへの返信方法

就職活動中には、応募企業とメールでやりとりする機会が多くなります。選考試験の日程調整や、面接日の変更、選考結果の連絡やそれに対する返信など、様々なシチュエーションでメールを送る必要があります。

メールの返信によって選考結果が決まることはありませんが、送るタイミングや文中の言葉遣いなどで、相手に与える印象は大きく異なります。採用担当者にどう思われるのか、不安を感じる人も多いはずです。

ここでは、企業とのメールのやり取りの際に覚えてきたい、社会人としてのビジネスマナーや返信メールの書き方、気を付けたいポイントなどについて紹介していきます。企業への返信メールで参考になる例文も合わせてお伝えします。

就活の確認メールの返信ポイント

就活では企業から、確認のためにメールが送られてくることがあります。書類選考などをクリアすると、次のステップとして面接がおこなわれるのが一般的です。その際にメールを使って日程を調整することもあります。

企業からのメールには必ず返信する必要がありますが、その時に気を付けたいポイントを紹介していきます。メールであなたの印象が左右される可能性もあります。担当者がメールを読んだ時に、分かりやすい文書になるように心がけましょう。

スマホではなくパソコンのメールを使う

企業へメールを返信する際には、パソコンを使うようにしましょう。近年は、パソコンよりもスマホをよく使うので慣れているという人も多いです。パソコンのメールをスマホで受信・送信することが可能ですが、メールを読んだ時の表示が異なります。

スマホでは適切に感じられても、パソコンでメールを見ると、改行やスペースが不自然になっている場合があります。スマホは場所を選ばず、いつでもメールを送れるのでとても便利ですが、就活で企業へ返信する時には、なるべくパソコンを使う方がよいでしょう。企業の担当者も、ほとんどの場合メールをパソコンで確認しています。

これまでのメールは削除せずに残しておく

面接の日程調節などで、応募した企業と何度かメールをやり取りする時には、これまでのメールを削除せずに残しておきましょう。過去のメールを確認したい時に便利です。複数の企業とやりとりしている時には、特に気を付けてください。

どの企業と、どのような約束をしたのか、記憶があいまいになってしまう可能性もあります。企業の採用担当者も、多くの応募者とメールをしているので、過去のメールをそのまま残しておけば、お互いのミスや勘違いも防ぐことができます。企業ごとに受信トレイを作成して、そこへメールを振り分けておくと分かりやすくなります。記録を取っておくという意味でも、メールは削除せずにそのまま残しておくとよいでしょう。

就活用にアドレスを作る

就活用に、新しくメールアドレスを作成することをおすすめします。プライベートのメールと就活用を一緒にしてしまうと、重要なメールを見逃してしまう可能性もあります。就活用にアドレスを作ると、情報整理も楽になりますし、分かりやすくなります。

プライベートのアドレスに、名前やニックネーム、記号などを入れている場合は特に注意しましょう。アドレスをひとつずつチェックしているわけではありませんが、目立ってしまうとあまりよい印象ではありません。

シンプルに、自分の名前などでアドレスを作成するとよいでしょう。新規のアドレスを作るのが大変だと感じるなら、大学指定のアドレスを使用する方法もあります。大学名が入ったアドレスなら、企業も誰からのメールかすぐに判断できます。

日程調整の希望日は複数用意する

選考試験や面接の日程調整をする際、希望日をこちらから提案する場合には、複数の候補を用意しましょう。その中から企業に都合のよい日を選んでもらいます。企業はたくさんの応募者と日程の調節をしています。こちらから提案する日程を増やすことで選択肢が増え、調整しやすくなります。

候補が少ないと企業側に負担になってしまう可能性もありますので、できれば3日以上の提案を出すようにしましょう。曜日や時間も幅を持たせておくと、調整がしやすくなります。就職中はやることもたくさんあり、予定を組むのも難しいと思いますが、どうしても都合が悪いという場合を除き、常に複数の希望日を押さえておくようにしましょう。

就活メールは24時間以内に返信する

企業からメールが届いたら、すぐに返信するのが基本のマナーです。日程の調節に関しても企業側と応募者の都合を合わせなければいけないので、なるべく早く返信するようにしましょう。

出先など、その場でスケジュールが分からないこともありますので、メールを受け取ってから、24時間以内に返信するように心がけてください。返信が遅くなってしまうと、担当者が予定を決めることができません。

また、他の応募者との折り合いもあります。相手の都合を考えて行動できない人だと思われてしまう可能性もあるので、返信が遅くならないように注意してください。担当者の迷惑とならないように、自分の予定やスケジュールが分かり次第、すぐに返信するようにしましょう。

就活の返信メールの書き方

就活の返信メールの書き方にはいくつかのポイントがあります。正しい言葉遣いで丁寧な文章にすることはもちろん、他にも気を付けたい点があるので参考にしてみてください。メールは、決まったルールがあるわけではありませんが、マナーを守らないと相手に読みにくいものになってしまったり、失礼な印象を与えてしまったりすることがあります。

社会人として仕事をしていく上でも、メールはとても大切なコミュニケーションツールのひとつです。正しいマナーを覚えておくと、これから先も役立ちます。

件名はそのまま残す

企業とのメールをやり取りする際には、件名を変更せずにそのまま残して返信をするようにします。件名を残して返信すると、「Re:」という形になります。件名を見ただけで、返信メールと分かるので、企業の担当者もすぐに内容を把握できます。

担当者は、毎日たくさんのメールを送受信しているために、分かりやすくしておくことが重要です。ビジネスの場でも、メールの件名は変更せずにそのまま残して使うことがマナーとなっています。

件名は、分かりやすく、内容がどのようなものかをすぐに判断できるようにするためでもあります。何回もメールをやり取りしていると、件名が「Re:Re:Re:」と長くなりすぎてしまう時がありますが、その場合はRe:を削除して1つだけにするとよいでしょう。

宛先は正式名称で記載する

就活のメールでは最初に宛先を記入しますが、これは正式名称で記載しなければなりません。例えばA社にメールを送るのなら、「株式会社A」とすることが基本であり、略称を用いないようにしましょう。これを「(株)A」としてしまったり、株式会社をつけずにA社、あるいは通称で記載するのはNGです。

また、企業によって会社名の前後どちらに「株式会社」がつくのかは異なります。前株と後株の間違いは意外に多いため、注意しなければなりません。宛先は企業名と部署名、分かる場合は個人名や担当者名などを明記します。正式名称で記載されていても、企業名のみで宛先を完結させてしまうと情報量が不足していてNGであるため、必ず分かる範囲ですべてを記載するようにしましょう。

結論から先に伝える

メールの本文は、最初に簡単な挨拶から始めるのが一般的です。その後には、結論を述べるようにしましょう。長々と説明ばかりのメールは読むのにも時間がかかり、企業の担当者にとって負担になってしまいます。

また、長すぎる文章は、結局何を言いたいのかが分かりにくいということもあります。メールの本文はなるべく簡潔に、一番伝えたいことを最初に書くように心がけましょう。結論を先に書くのは返信メールだけでなく、就活中の自己PRや長所・短所についてなどでも同じです。

まずは、言いたいことをはっきりと相手に分かりやすく伝えるということを意識してみてください。結論を先に伝えるという方法は、これから社会人としてビジネスメールやビジネス文書を作成する際にも重要になります。

最後に署名を入れる

メール本文の最後には、必ず自分の名前を入れましょう。企業からメールが来る時にも文尾には担当者の名前や所属部署、企業名、住所、電話番号、アドレスなどが記載されているはずです。

本文の最後に自分の名前を入れることで、誰からのメールかすぐに確認できますし、メールを締めくくるという印にもなります。メールを送信する度に自分の名前や連絡先を記入するのは手間がかかるので、署名を作成しておくと便利です。

定型文で登録をしておくと、すぐに署名を入れることができます。署名には、氏名、大学名、学部、メールアドレス、電話番号、自宅住所を記載しておきましょう。署名には、記号などは使わない方がよいでしょう。

就活の確認メールへの返信例文

就活中に企業から確認メールが届いた時の返信例文を見ていきます。就活の返信メールに限らず、ビジネスシーンのメールはあらかじめ、ある程度の構成が決まっています。件名、メールの宛先、本文、文末と何を書くべきか事前に確認しておきましょう。

相手の立場になって考えて、どのようにしたら分かりやすく読みやすいメールになるかを意識して、返信メールを作成してみましょう。以下で紹介する例文も参考にしてみてください。

例文①企業から面接の候補日を提示された場合の返信メール

件名は、企業から来たメールにそのまま返信する形にして変更しないようにしましょう。一目でメールの内容が分かります。本文では、簡単な挨拶のあとにすぐに結論を書きます。企業からいくつかの候補日を提示された場合には、その中から自分の都合のよい日時を書きます。日程にミスがないか、送信する前にもう一度日にちや曜日、時間を確認しましょう。

例文②面接の候補日をこちらから提示する返信メール

面接の希望日をこちらから提示する場合は、できるだけ日程の候補を多く出すことが大切です。希望日を1日しか記載していないと、企業と予定が合わず、何度もメールのやり取りをしなければなりません。スムーズに予定を決めるためには、最低3つは候補を出すことを意識しましょう。

例文③一度決まった面接日程の変更をお願いする返信メール

予定していた日時での参加が難しい場合は、都合がつかない理由と謝罪の言葉を述べ、別日に変更できないか伺いを立てます。このときも複数日候補を出しておくと、変更してもらえる可能性は高くなるでしょう。

例文④面接辞退の返信メール

面接を辞退する場合は、「辞退する」という明確な言葉を使い、その理由を述べます。曖昧な表現にすると辞退するのかどうか分からなくなってしまうため、必ず明確な表現を用いるようにしましょう。

例文⑤内定へのお礼の返信

内定メールは、返信が遅くなってしまうと辞退するとみなされることもあるので注意しましょう。なるべく早く返信することが大切です。勤務条件や給与、待遇など労働条件に不明な点がないかをしっかりと確認してから、内定承諾メールを送るようにしましょう。

就活では確認メールの返信マナーに注意しよう

就職活動中は色々な場面で、企業からメールが送られてきます。それに対して、応募者が返信する機会も多くなります。面接の日程調整や内定の連絡など、多くの企業ではメールを使って応募者とやり取りをおこないます。

返信する際にも、ビジネスシーンに相応しいメールになるように、マナーをしっかりと確認しておく必要があります。メールはいつでも送信できるというメリットがありますが、顔が見えない分、言葉遣いで印象が大きく異なります。

丁寧な言葉で、分かりやすく簡潔に、言いたいことが相手に伝わるような文面になるように心がけましょう。返信のタイミングや件名など、ここで解説したポイントにも注意して、企業への返信メールを作成してみてください。

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