就活の日程変更メールを送る際のマナー【使えるテンプレ付き】

就活ではメールを使用して日程調整することが多い

就活を進めていくうえで応募企業との「メールのやりとり」は、避けて通れません。面接の日程変更をはじめ、選考結果の連絡に対する返信、内定への返信など、就活では様々なシーンでメールが必要になります。

就活で企業贈るメールは、普段家族や友達に送るメールとは全くと言っていいほど異なるものです。家族や友達に送るメールは言葉遣いや送り方は気にしないと思いますが、相手が企業となると、気をつけなくてはいけない点が複数あるのです。

メールもマナーを守る必要がある

面接=採用結果とまでは言いませんが送るタイミングや言葉遣い、文章構成など、メールの内容によってあなたの印象を左右すると言っても過言ではありません。「どういうメールを送ったらよいのだろうか」という人のために、今回は日程変更メールを例に、メールを送る際のマナーや注意事項をまとめました。就活をよりスムーズに進めるためにもぜひメールのマナーをマスターしていきましょう。

就活で企業と日程調整のメールをする際のマナー

「メールの大切さはわかったけど、就職活動で企業とメールのやり取りをするときに、なにに気を付ければいいのかわからない」という人は多いです。メールを送るときには、メールのマナーだけでなく、採用担当者のことを考えてメールを送ることが大切です。

メールは送るときには、メールの内容が大切ですが、内容だけではなくメールを送る時間も気を付けなければいけません。メールを送る前に気を付けることをチェックして、相手に失礼のないようにしましょう。

①件名は分かりやすく

よくありがちなのが、メールの件名に「お世話になっております」などとあいさつやお礼を入れるパターンですがこれはNGです。良かれと思ってこのようなあいさつを入れる人もいますが、相手にとっては用件が分かりづらくなるだけなのでおすすめできません。

日程変更のメールを送る際は、件名には「用件」「名前」を簡潔にまとめたものを入れましょう。その方が企業が一目で「誰から何の連絡か」ということが把握しやすくなります。採用担当者は、通常の業務メールに加えて、就活時期には多くの問い合わせメールのやり取りで忙しいことが予想されるので、そんな相手を気遣う意味でも簡潔に分かりやすくすることを心掛けましょう。

基本的に件名は変更しない

企業からのメールに返信する場合は、件名は変更せずにそのまま送ります。採用担当者には就活生だけではなく、社内の人や取引先からのメールも日々送られてきます。件名を変更せずに返信することで、採用担当者が件名を見ただけで、誰からのどんなメールだったかを判断できるのです。

また、優先度や緊急度が高いメールの件名が変わっていると、開封を後回しにされる可能性があります。このように、件名が変わっていると、その都度メールの中身を見て内容を確認しなければならないため、優先度や緊急度が高いメールを後回しにされたり、採用担当者の業務負担が増えてしまいます。

メールを返信するときに、どうしても件名を変えなければならない場合は、上記のメールを送る際の基本ルールに従って、わかりやすい件名をつけるようにしましょう。

挨拶→要件→締め→署名の構成にする

メールの本文ではまず「お世話になっております」といった基本的な挨拶を入れましょう。また、挨拶は初回のみ「お世話になります」とするのが好ましいでしょう。その後「貴社に応募しております〇〇（氏名）と申します」など付け加えても良いでしょう。

続いて日程変更についての要件を分かりやすく簡潔に記載しましょう。その後締めの言葉として「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します」などと読んでくれたことに対しての感謝が伝わる言葉を忘れずに記入します。最後に自身の「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記入して完成です。本文と区別するために1行あけ、項目ごとに箇条書きにすると分かりやすいでしょう。

②なるべく早く営業時間内に返信する

メールの内容を考えて、いざメールを送る前に、今の時間が何時なのかをチェックしましょう。社会人のマナーとして、外部の人間にメールを送るのは企業の営業時間内に送るというものがあります。そのことを知らずに、企業の営業時間内ではないときにメールを送ってしまうと、それだけで非常識だと思われる可能性があります。

ただし、緊急を要する場合や、どうしても今日中に伝えたい場合などはメールをしてもよいです。しかし、メールだと相手が見ていない可能性もあるので、緊急を要する場合は電話のほうがよいでしょう。

就職活動中は朝から夜まで面接や会社説明会に参加することも多いです。帰宅後に企業からのメールを見て、少しでも早くメールの返信をしたほうがいいと思うかもしれませんが、営業時間内にメールを送るようにしましょう。

提案された日程に都合が合わない場合はハッキリ伝える

就職活動が進んでくると、たくさんの企業の面接や説明会でスケジュールが埋まってきます。そのため、企業から提案された日程に、すでに別の予定が入っていたりして都合が合わないというケースも出てきます。

基本的には企業が提案した日程にスケジュールを合わせるのがベストです。特に第一志望の企業であれば、他の企業の面接をずらしてでも合わせるほうがよいでしょう。

ただし、提案された日程にどうしても都合が合わない場合は、すぐに採用担当者に連絡して、都合が合わない旨をはっきりと伝えることが大切です。都合が合わない場合は別の日程を提示してくれますので、自分の都合がつく面接希望日を返信しましょう。

希望の日程は複数挙げる

面接の日程調整をするときに、面接希望の日程を1つに絞ってメールする就活生がいます。しかし、面接希望の日程をメールするときは、複数の候補日を挙げて採用担当者の都合がよい日程を選んでもらうほうがよいでしょう。

複数の候補日を挙げる理由は、面接希望の日程を1つに絞ってメールすると、その日程の都合がつかない場合は、また別の日程をメールで送ることになるからです。そうなると、就活生と採用担当者の間でメールのやり取りが何度か続いてしまいます。

採用担当者は採用活動だけでなく通常業務もあり多忙なので、なるべくメールのやり取りが少なくすむように、最初から複数の候補日を挙げておくことが大切です。

就活の日程調整で使えるメールテンプレ

日程調整では、就活の中でも特に企業とのメールでのやり取りが多くなる項目だと言えます。そして社会人として恥ずかしくないメールを送るためにも、ぜひ丁寧で迅速な対応を心掛けたいものです。

「でもどういう流れでメールを送ったらよいの？」「絶対に失敗したくない」という人のために、いくつかのテンプレートを用意しました。メールの作り方が分からない人は次にあげるテンプレートを参考にしながら、ご自身の言葉でメールを作っていくことをおすすめします。

企業から指定され変更がない場合の例

ポイントは、「件名を変更せずにそのまま引用することで何についての返信かが一目で相手に分かるようにすること」、「企業から指定された日程をそのまま本文に用いることで日程の間違いが起こらないように確認すること」、「感謝の言葉と自身の連絡先を忘れないこと」です。

日程の変更をしたい場合の例

ポイントは、「日程変更はなるべく電話連絡を優先し、担当者不在の場合はメールを送るようにする」、「都合が悪くなった理由も軽く記載する（詳しくは書かなくてよい）」「あらたな面接日程を提案する時は、企業の営業時間内を心掛ける」です。なお、面接当日には再度日程変更のお礼を言いましょう。

就活での日程調整メールは丁寧にやり取りしよう！

就職活動では、他の就活生との競争でもあるので、ささいなことで内定を逃すということもありえます。企業とのメールのやり取りはささいなことですが、メールの内容や対応の仕方によっては、印象が悪くなったり非常識だと思われてしまう場合もあります。

しかし、反対に考えると、メールでの対応がしっかりしていれば、それだけで最低限のマナーを持っているとアピールできるということです。

社会人になったら社内の人や取引先とメールでやり取りする機会が増えるので、就職活動をしているうちからビジネスメールのマナーを理解しておくと、社会人になってからも役に立つでしょう。

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