内定について

【公務員を辞退する方法】電話・メールで断る場合の例文と注意点

公務員試験に合格しても辞退する人はいる

公務員は新卒の就職先としても人気で、毎年数多くの人が試験に挑戦しています。区分による違いはあるものの、公務員試験は難関であり、内定を獲得するのは至難の業です。厳しい倍率を勝ち抜いて内定が決定したなら、そのまま就職する人が多いでしょう。

しかし、公務員が絶対によいとは限らず、中には別の仕事のほうが向いている、あるいは別の仕事にチャレンジしたいと思う人もいます。公務員試験に合格し、採用が決定した場合でも、民間企業同様に辞退は可能です。

公務員を辞退する場合は、複数のポイントを押さえて、失礼のないように申し出なければなりません。公務員を辞退するにはどのように伝えるか、辞退に関する細かい条件も含めて理解を深めていきましょう。

公務員の辞退はいつまで可能?

公務員を辞退するなら、まずはいつまでに申し出るべきか、期限を知っておくことが大切です。辞退するもしないも個人の意思ですが、いつでも好き勝手に辞められるわけではありません。特に内定が確約された後は、労働契約を結んでいる状態になるため、辞退するにも条件があることは理解しておきましょう。

スムーズに辞退を決めるためにも、また相手に迷惑をかけないためにもいつまでに辞退を申し出るべきか、正しい期限を知っておくことが大切です。

就職の2週間前まで

公務員を辞退する場合、最終のリミットは就職の2週間前です。これは公務員だからというわけではなく、全ての仕事に共通しています。公務員でも民間企業でも、法律で定められた辞退の期限が就職の2週間前のため、これは確実に守らなければなりません。

2週間を過ぎても場合によっては辞退できるケースもありますが、これはイレギュラーな対応です。通常は一度就職し、その後退職の手続きを取ることになります。一度就職してもすぐに退職は可能ですが、退職の申し出も2週間前からが基本と時間がかかるため注意しなければなりません。

最終のタイムリミットを過ぎてしまうと、次の仕事を探し、就職するまでに時間が空いてしまうため、どれだけ遅くても法的な期限は守るようにしましょう。

早めに申し出るのがマナー

就職の2週間前まで内定辞退は可能ですが、あくまで法的な期限に従って考えた場合です。法的には可能でも実際にはぎりぎりの辞退は迷惑がかかるため、避けなければなりません。やむを得ない事情なら就職の2週間前に辞退を申し出ても仕方ありませんが、そうでない場合はできるだけ早く辞退の旨を伝えておきましょう。

内定が決まり、就職すると一旦返事をした時点で、組織側では受け入れの準備を進めます。4月ぎりぎりに辞退するとこの準備が全て無駄になり、かつ欠員が出てしまうため仕事にも悪影響を及ぼす可能性があります。

早めに辞退を申し出ているなら、人材の補充も可能でそれほど迷惑もかかりません。辞退は遅くなるほど迷惑の度合いが大きくなるため、とにかく素早く伝えることが大切です。

採用候補者名簿に名前が載っても内定ではないため要注意

公務員は民間企業と違って採用に関する取り決めが異なるため、注意しなければなりません。一般的に最終面接に合格した=内定が決まったと判断できるでしょう。民間企業の場合は最終面接の合格を持ち、内定が決定することがほとんどです。

しかし、公務員の場合は、面接に合格しても採用候補者名簿に名前が乗るだけで、内定は確約されていない場合があります。採用候補者名簿とは、採用する人材をリストアップした名簿であり、ここに載った時点ではいわば補欠合格の状態です。

名簿に名前が載るだけではなく、市役所や区役所、その他組織の勤め先から内定を獲得しなければなりません。この時点でも辞退は可能ですが、民間企業のケースになぞらえて考えるなら、きちんと内定通知が来た段階で、辞退の旨を伝えることになるでしょう。

公務員の辞退の連絡は電話が基本

内定の辞退は就職の2週間前に伝えることが大切ですが、それだけではなくどのように伝えるかも重要です。辞退を告げる方法は複数ありますが、公務員の場合は基本的には電話での連絡が望ましいです。

電話で直接伝えることで、自身の気持ちをより丁寧に表すことができ、誠意ある対応ができます。辞退するからといって、連絡を適当に済ませてよいわけではありません。社会人としての自覚を持ち、最後まで責任を持って取り組みましょう。

辞退する理由をしっかり述べよう

辞退する場合は、辞退したいという意思を伝えるだけではなく、理由も明確に述べることが大切です。公務員の場合は就職希望者が多いだけに引き留めにあうことはまずありませんが、それでも理由を伝えていないと追及されて、スムーズに辞退できない場合があります。

また、何の理由もなく辞退する意思だけを一方的に伝えるのは、マナーとしてもよくありません。筆記試験、面接と評価してもらったからこそ、最後まで丁寧に接し、マナーを守って伝えることが大切です。

無難なのは他の企業に就職が決まった、公務員以外でやりたいことが見つかったと伝えることでしょう。公務員と民間企業では大きな違いがあるからこそ、それを理由に伝えると相手もスムーズに納得してくれます。

電話で辞退を伝える際の例文

お世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。内定の件でお電話致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?
(担当者に代わってもらう)
お世話になっております。○○大学商学部の○○でございます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。大変光栄なお話ではございますが、他社企業への就職が決まったため、辞退させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

電話をかけても採用担当者に繋がるとは限らないため、まずは取次をしてもらいます。その後簡単に自己紹介をして、本題に入りましょう。内定をもらったことへのお礼、辞退の理由を述べて、簡潔にやりとりを済ませることが大切です。

内定辞退を直接言いづらいならメールでも可

基本的には内定辞退は電話で伝えるのがベターですが、直接やりとりするのは緊張したり、気まずかったりして避けたいと思う人もいるでしょう。できる限り電話で連絡すべきですが、どうしても難しい場合はメールでも構いません。

メールでもきちんとマナーを守り、正しい内容で伝えているなら、問題はないでしょう。辞退の連絡は正しく伝わることが大前提であり、連絡の方法は自身の状態に合わせて選択可能です。

出向く必要は基本的にはなし

公務員の辞退は直接伝えるのがベターといっても、わざわざ出向いて面と向かって伝える必要はありません。場合によっては辞退を伝えた後に直接会って話したいといわれることもありますが、当然断ってもOKです。

ただし、最後まできちんと誠意を示したいなら、呼び出しに応じて再度きちんと断ることも可能です。直接会ったからといって、辞退を取り消さなければならないわけではなく、意思を曲げさえしないなら、結果は変わりません。ただ、直接会って話してしまうと、説得されて辞退を取り下げてしまうケースもあるため注意が必要です。

公務員では呼び出しまでされるケースはなかなかありませんが、あった場合でも応じる必要はなく、断って構わないことは覚えておきましょう。

メールで辞退を伝える際の例文

件名:内定辞退のお詫び

○○市長様

お世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、他社就職が決まったため、辞退させて頂きたくご連絡しました。

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

メールの場合も、基本的には電話とポイントは変わりません。内定をもらったことへのお礼を伝え、辞退する意思を表明し、謝罪を伝えて簡単にまとめます。辞退の理由も同様に述べ、短い内容で済ませることが大切です。

メールの場合は細かいニュアンスが伝わりづらいため、「辞退」という明確な言葉を使いましょう。また、その他のメールをする時と同様に、最後には署名を付けるのがマナーです。

公務員を辞退しても本当にいいかよく考える

法的な期限を守り、電話かメールできちんと連絡しているなら、公務員でも辞退は可能です。民間企業と方法は同じで、辞退する意思を表明するだけのため、手続きは簡単でしょう。

しかし、簡単に辞退できてしまうからこそ、本当に伝えてもよいかよく考えなければなりません。公務員は条件のよい仕事であり、安定を求めて志望する人は数多くいます。中には何年もかけて公務員試験に挑戦する人もいるくらいで、民間企業で同等かそれ以上の条件で仕事を探すのは、難しい場合が多いでしょう。

一度辞退を申し出ると、その後前言撤回で就職させてもらうことはできません。辞退すると民間企業での就職しか選択肢がなくなるため、伝える前には本当によいか、もう一度自問自答することが大切です。

公務員試験の内定辞退は素早く伝えよう

公務員試験に合格した場合、ほとんどの人はそのまま就職を決めるでしょう。公務員は非常に安定した仕事であり、民間企業と比較しても条件は優れている場合が多いです。公務員の魅力を知ってなお、別のことがやりたい、民間企業に就職したいというなら、辞退を申し出るしかありません。

辞退のリミットは就職の2週間前までですが、相手方への迷惑を考えると、素早くおこなうことが大切です。辞退の連絡は早いに越したことはないため、就職の意思がなくなった時点ですぐに伝えなければなりません。

連絡は電話でもメールでもよく、辞退の意思が正しく伝わることが大切です。内定辞退は少しでも早く伝え、迷惑がかからないよう礼儀正しく連絡することを心がけましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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