【辞退届の書き方】内定を断る手紙に書くべき内容を例文付きで解説

内定を辞退した企業には辞退届を送付する

内定を複数もらったら、志望する企業以外の内定は辞退しなければなりません。複数の企業から内定が出たら、ひとつに絞らなければならないのは当然のことです。しかし、企業からすると、時間やコストをかけて内定を出したのに、辞退されるのは喜ばしいことではありません。

そのため、内定を辞退する際は、辞退の連絡をしたうえで辞退届を出すことをおすすめします。電話やメールでの連絡で終わらせずに辞退届を出すことで、より謝罪の気持ちを伝えやすくなります。

ここでは辞退届けの正しい書き方やマナーについて説明していきます。内定を辞退するのは気が引けるものですが、誠実な態度で連絡をすれば、企業も学生を応援してくれるでしょう。

正しい断り方でしっかりと誠意をみせ、相手に失礼のないように対応することを心がけることが特に重要になります。

下記の記事では、内定辞退の仕方とマナーについて解説しております。

• 【内定辞退の仕方とマナー】メールや電話で連絡する際の例文

辞退届を出す前に電話やメールで連絡を入れる

辞退届を郵送しても、企業に届くまでに数日かかります。そのため、内定を辞退する旨が決まったら、最初に電話やメールで連絡をいれることが必要です。

企業は、内定を通知したら、その学生が入社するための準備を進めています。内定辞退の連絡が遅れれば遅れるほど、企業に迷惑がかかると考えましょう。

まずは電話で辞退の旨を伝えておくと、相手企業も今後の採用計画などを迅速に進めることができます。早めの連絡が、相手に対しての誠意を示す方法のひとつです。電話やメールなどで内定辞退を伝え、それから辞退届を書いて提出しましょう。

下記の記事で、内定辞退のマナーと期限について解説しております。

• 【内定辞退のマナーと期限とは】電話・メール・手紙のテンプレ付き

内定辞退の連絡をしたら早めに辞退届を送る

電話やメールで内定辞退の連絡をしたら、早めに辞退届を作成して送付しましょう。内定辞退の連絡から辞退届が届くまでの期間は、できる限り短い方がよいです。

せっかく辞退届を出しても、連絡から数週間後に届いては、企業から疑問を抱かれてしまいます。先日の出来事を改めて謝罪されるのは分かりますが、数週間も前のことを謝罪されてもあまり納得されないでしょう。

誠実な態度で謝罪したいのであれば、辞退の連絡後すぐに辞退届を作成し、数日後には担当者の手元に届くように送付する必要があります。対応が遅れないように、注意しましょう。

下記の記事で、内々定を辞退するときの連絡方法を紹介しております。

• 【内々定を辞退するときの連絡方法】企業への正しい対応とマナー

辞退届の書き方の3つのポイント

辞退届の必要性やマナーを理解したところで、ここからは実際に辞退届の書き方について説明していきます。内定辞退では相手に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。謝罪文を作成したことがない人からすると、億劫に感じることもあるでしょう。

しかし、しっかりポイントを押さえていれば、辞退届で誠意を伝えることは可能です。具体的な書き方を確認したうえで作成してみてください。

①できる限り手書きで作成する

辞退届は、手書きで作成することをおすすめします。手書きで書かれた文章の方が、心のこもった誠実な印象を与えるためです。

どうしても字が苦手という人は、無理して手書きで作成する必要はありません。パソコンで作成されていても、謝罪の気持ちを伝えることは可能です。しかし、受け取る担当者によっては、手書きが好まれることもあると理解しておきましょう。

辞退届では、白色で無地の封筒と便箋を使用します。準備は忘れないようにしてください。色がついているものや柄があるものは、辞退届には向いていません。

②シンプルな構成で作成する

辞退届は、シンプルに辞退することがわかる構成で作成するとよいです。挨拶の文章から始まり、内定をもらったことへのお礼、内定を辞退する旨と謝罪、辞退することになった理由、締めの文章という構成になります。

文章の長さは、便箋1枚にまとまる分量にするとよいです。コンパクトにまとめた方が、読み手に手間取らせることがないためです。長々と書くよりは、シンプルにコンパクトに書き上げることを意識して辞退届を作成してみましょう。

コンパクトにとは言っても、文章が形式的になりすぎるのはよくありません。内定のお礼や謝罪の文章は、自分の言葉で書いて気持ちを伝えましょう。

下記の記事では、内定辞退の際のお詫び状の書き方を紹介しております。

• 【お詫び状の書き方とは】内定辞退のマナーやコツを解説

③辞退することへの謝罪を忘れずに書く

辞退届には、内定辞退に対する謝罪の文章を忘れずに書くように意識してください。辞退届は辞退することを伝えるための書類ですが、内定を辞退することに関しての謝罪や誠意を伝えるものでもあります。

辞退届を作るにあたり、まずは「内定辞退は企業に迷惑がかかる」ということをしっかり理解しておきましょう。その気持ちがなければ、せっかく辞退届を作成しても、謝罪文を書き忘れてしまう可能性があります。謝罪文のない辞退届では、読む人に誠意を伝えられないでしょう。

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辞退届の例文

実際に企業へ提出することを想定して作成された例文から、全体のイメージを掴みましょう。フォーマットが把握できればあとは作成するのみです。お礼や謝罪の文章は、自分の言葉に書き換えてみることをおすすめします。より気持ちが伝わりやすくなります。

辞退届を作成する際は、最初に横書きにするか縦書きにするかを決めましょう。基本的には、どちらを選択しても問題ありません。自分が書きやすいと思う方法で作成してよいです。

例文①横書きの辞退届

オーソドックスな内容の例文を紹介しました。挨拶の言葉から始まり、採用試験のお礼、辞退する旨とお詫びの言葉、最後に締めの言葉を述べてまとめています。お詫びの文章を自分の言葉に変えるなどの工夫をして、独自性のある文章を作成しましょう。最後まで誠実な印象を残すことができます。

内定を辞退すると、その企業との関わりはなくなると考える人も多いでしょう。しかし、働き出してからクライアント先として辞退した企業と関わることもあります。穏便に辞退できるように配慮しておいて損はありません。

例文②縦書きの辞退届

全体的にシンプルにまとめられていて、辞退届として問題ない文章構成です。縦書きの場合も、構成の内容は横書きのときと変わりません。

辞退届では、誤字脱字に注意することが重要です。誤字脱字があると、読み手に雑な印象を与えてしまいます。せっかく謝罪の気持ちを述べていても、十分に気持ちが伝わらないでしょう。完成したら、読み返してチェックする必要があります。万が一ミスがあったときは、修正せずに最初から書き直すことをおすすめします。

内定辞退の連絡をしたら辞退届を出そう

就活を続けていると、どうしても内定を辞退しなければならない場面もあります。企業も、内定を辞退される可能性があることは十分承知しています。

しかし、企業からすると内定を辞退されるというのは決して嬉しいことではありません。そのため、辞退届を出して謝罪の気持ちを伝えることが大切です。辞退届では、内定辞退で迷惑をかけてしまったことへのお詫びを述べましょう。

内定を辞退した企業とは、社会人になってから取引先として関わる可能性もあります。できる限り穏便に辞退するためにも、マナーを守って辞退届を作成し、早めに送付しましょう。

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