内定について

【辞退届の書き方】内定を断る手紙に書くべき内容と例文

辞退届とは?

複数の企業の採用試験を受け、たくさんの内定を勝ち取った方には辞退届けは付きものです。複数の企業を受けるのは一般的であり、内定をもらった企業の中から自分に合った企業を選ぶのは必然です。しかし企業側からすると、時間や経費のコストをかけて内定を出したのに、辞退されるのは喜ばしいことではありません。

ここでは辞退届けの正しい書き方や暗黙のルールについて説明していきます。辞退届で悩んだときに参考にしてもらえるよう詳しく説明していきます。相手の好意を断るというのは気が引けるものですが、自分が納得できるように就職活動をする上で複数の内定をもらうことは避けては通れないでしょう。

正しい断り方でしっかりと誠意をみせ、相手に失礼のないように対応することを心がけることが特に重要になります。

辞退届はいかなる企業でも必要

辞退届けが必要になるケースについてですが、結論から先に言うと、全ての内定をもらった企業に対して必要です。企業側は新規で新卒者や中途採用者を募集するため、長い時間をかけながら書類選考や面接などを大人数で対応しなくてはなりません。そのため、かなりの労力が必要になります。

そこまでしてでも企業側はいい人材を見つけるためにコストをかけているので、内定を辞退するにはそれ相応の対応が必須であり、社会人としてのマナーです。

公務員の場合はとくに必要

民間企業の会社員や市役所などの公務員などいかなる企業に対しても辞退届は必要なのですが、特に公務員の場合は必須になりますので注意が必要です。民間企業でも書面として辞退届を社内の処理のために必要ということで求められるケースが多いですが、公務員の場合は採用人数を減らせないため、追加募集や補欠合格などの処理が急務になります。

公務員の仕事は幅広くさまざまありますが、民間企業と違い営利団体ではなく、国民や特定の地域に住んでいる方のために存在しているため非常に責任が重いです。決められた採用人数も定年退職者や離職者が出た場合などで募集があるため、募集人数は必ず守る傾向があります。

もし、公務員の内定を辞退する場合は確認するまでもなく必要になりますので、必ず提出するよう心がけましょう。

辞退が決まったらなるべく早く出す

公務員の辞退届けに関しては追加募集などの関係でなるべく早く辞退届を提出することが必要ですが、民間企業に関してもそれは同じことです。公務員ほど厳しくなく、辞退届が必要ではない場合もありますが、公務員同様に追加募集を考えている企業も多いでしょう。辞退届けの提出に関しては早いに越したことはありません。

なにごとも遅いよりは早い方がスムーズに進みます。辞退する企業に対しては、内定を辞退することが失礼になってしまいますが、社会人の一つの礼儀として、早い辞退届提出が少しでも失礼をなくす結果になります。社会は狭いもので、内定を辞退した会社と今後も関係を持ったり、取引先やお客さまとして関わることも大いに考えられるでしょう。そのため、適切な対応を心がけることが重要です。

辞退届の前に電話やメールで連絡を入れる

辞退届を提出するまでの期間、ほかの企業の合格発表を待つことが多いため、時間が空いてしまいます。それ以外にも、実際に辞退届を郵送してから届くまでの日数などもあるので、内定を辞退する旨が決まったら電話やメールでまず連絡をいれることが必要になります。

電話でしっかり辞退するということを相手に伝えておくと、相手企業も今後の採用計画などを迅速に進めることができるでしょう。早い連絡が相手に対しての誠意を示す一つの方法です。一連の流れとしては、電話やメールなどでまずは内定を辞退する旨を伝え、それから辞退届を書いて提出するのが相手に失礼のない無難な対応と言えます。

辞退届の書き方

辞退届の必要性や最低限のマナーなどを理解したところで、ここからは実際に辞退届の書き方について説明していきます。履歴書や職務経歴書のような前向きな文章ではなく、相手に対して内定辞退という失礼な行為を文面にするため苦手意識も持つ方が多いはずです。

しっかりポイントを押さえていれば内定を頂いた企業側に誠意も伝わりますし、不快な感情も抱かせることがないので、ここからは具体的な辞退届の書き方について解説していきます。

辞退届はPCではなく手書きする

辞退届の記述方法ですが、綺麗な文面などを意識するとどうしてもPCを使った文章を考えてしまいがちです。しかし辞退届に関しては手書きで書くように心がけましょう。

辞退届を出す前の電話やメールと違い、相手側企業に正式に辞退を表明する大切な書類になります。相手に誠意や気持ちを伝える必要があるため、プリンターで印刷した文面では気持ちが伝わらず、適していないといえるでしょう。しっかり心を込めて辞退する企業側に「申し訳ない」ということが伝わるよう配慮して手書きで丁寧に書きましょう。

辞退届なので当然封筒は白無地の便箋を使いますので、準備は忘れないようにしてください。

辞退届の全体の構成

辞退届の全体の構成ですが、自己PRやESなどのようにいろいろ工夫する必要がなく、シンプルに辞退することがわかる構成が一般的です。全体の構成をわかりやすく書き出すと、挨拶の文章から始まり内定を頂いたお礼、内定を辞退させてもらう旨、辞退することになった理由、終わりの締めの文章という流れになります。

文章の長さですが、便箋1枚程度でコンパクトにまとめる方が受け取る方も手間取らせることもなく丁度いい長さになります。野暮ったくながながと書くよりはシンプルにコンパクトに書き上げることを意識して辞退届の作成をしてみることがおすすめです。

事前に電話やメールなどで辞退することは伝えているので、辞退届は形式的なものという認識で気構えせずに取り組んでみてください。

辞退することへの謝罪は必ず書く

辞退届の全体の構成でも触れましたが、内定を辞退する謝罪の文章は必ず書くように意識してください。辞退届は辞退することを伝える意味合いもありますが、それよりも内定を辞退することに関しての謝罪や誠意を伝えるものです。謝罪の文面が入っていなく辞退することだけを書いてある辞退届は、辞退届とは言えません。

辞退届を作るにあたり、まずは「せっかく内定をいただいたのに辞退するということはやはり失礼にあたることである」という認識を持つところから初め、全体の構成と照らし合わせて書面作成に当たるべきです。

受け取る企業側も何回も辞退届をもらい見慣れていますが、礼儀として謝罪の文章をメインに構成するのがコツになります。

内定後の悩みは「キャリアパーク!就職エージェント」

キャリアパーク!就職エージェントでは年間1,000名以上の学生と面談をし、内定へと導いたエージェントが非常に親身になって、サポートしてくれるのがメリットです。

就活のプロとも言えるエージェントが書類選考や面接はもちろん、内定後の相談や内定先企業の決定まで一貫してサポートしてくれます。また、厳選した企業を紹介してくれるので、多数の求人を抱える大手エージェントに比べて、一つ一つ企業との繋がりが強いのも特徴と言えるでしょう。

無料申込みはこちら

すぐ使える例文集

実際に企業へ提出することを想定して作成された例文から、全体のイメージを掴みましょう。大体のフォーマットが把握できればあとは作成するのみとなるため、ここでは2パターンの例文を紹介します。

例文①

例文①の画像

挨拶から始まり辞退届の全体の構成に添った基本的な文章です。挨拶の言葉から始まり採用試験のお礼、辞退する言葉と辞退することに対してのお詫びの言葉、最後にまとめの言葉というのが基本の文脈になります。

さらに自分の言葉やよりお世話になった企業の場合はお詫びの文章を変えたりなど自分なりに工夫して独自性のある文章を作成すれば辞退でもプラスの印象を残すことができます。

例文②

例文②の画像

全体的にシンプルにまとめられていて辞退届としては問題ない文章構成です。自分が作りたい辞退届の様式に合わせて参考にしてもらえれば、相手側に不快な思いをさせることなく辞退する旨を伝えられます。是非頑張って作ってみてください。

辞退届は必ず出そう

今回は内定などをもらって断る時の辞退届に関して説明させてもらいましたが、難しいところはなかったはずです。就職活動でいろいろな企業の採用試験を受けることはどこの企業でも当然周知の事実なので辞退者がいることは必然です。

ですが企業側からしても辞退されるというのは決して嬉しいものではなく、当然社会人としてのお詫び必要になります。気持ちをしっかり込めて書くように心がけましょう。

社会人として働き始めるとわかりますが、世の中は広いようで狭く、今回辞退する企業側の関係者ともどこで関わるかわかりません。失礼のない様に辞退届は必ず出し、誰とでも良好な関係を築けることが社会人として生活していく上で必要なことです。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ