【応募書類を入れる封筒のサイズと書き方】正しい郵送方法で好印象を

封筒の書き方と郵送方法にはマナーがある

履歴書を郵送する場合「封筒に何を書けばいいのかわからない」「封筒のサイズは何を選べがいいのかわからない」「郵送代金はどれくらいなのか」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
この記事では封筒の書き方と郵送方法を手順を追って詳しく解説していきます。

封筒の書き方と郵送方法のマナーを知ることは重要です。履歴書を郵送する場合、人事担当者が最初に目にするのは書類が入っている封筒です。マナー違反をしてしまうと第一印象で悪印象を与える可能性があります。履歴書の内容だけではなく封筒の書き方と郵送方法のマナーを守り、ビジネスの場にふさわしい送り方を心がけましょう。

封筒サイズは角形2号、ペンは油性ペンを用意しよう

履歴書を郵送する場合、封筒サイズは角形2号を選択すると良いでしょう。履歴書などの応募書類は二つ折りの状態で封入できる封筒サイズを用いることが、マナーとされているからです。履歴書を三つ折りにする必要がある封筒は、人事担当者が履歴書を確認する際やコピーする際に手間がかかります。そのため二つ折りの状態で封入できる角形2号を用いる方が良いでしょう。

また角形A4号という封筒サイズもA4サイズの履歴書を封入できますが、クリアファイルに送付状や履歴書を入れると封筒にゆとりがほとんどありません。角形2号は程よいゆとりがあることで人事担当者が応募書類を取り出しやすくなります。人事担当者に対する細かな気遣いをすることで好印象を与えることができます。

封筒の色は白がおすすめです。封筒の色には茶色と白色の2種類あり、どちらを用いても問題はありません。しかし市販されている履歴書にも同封されていることの多い白色を用いた方が無難です。封筒の色は白色を選択するとよいでしょう。

白い角形2号の封筒はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は300～500円程度です。コンビニ・100均だと4枚入り、文房具店・書店では5~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。

ペンは芯径が1.0ミリ程度の油性ボールペンを使うことがおすすめです。封筒は雨などにより水に濡れてしまう可能性があります。その際水性ペンで記入していると封筒に文字が滲んでしまいます。インクが滲まない油性ボールペンを用いるほうが良いでしょう。またフリクションタイプの消せるボールペンは、文字が消えてしまう可能性があります。アクシデントを防ぐためにも使用は避けましょう。

封筒の書き方

封筒とペンが用意できたら、次は封筒に宛名を記載していきます。封筒の書き方の手順は7つあります。オモテ面は1番から4番、ウラ面は5番から7番です。オモテ面から手順に沿って記載してみてください。1番から7番を順番通りに記載することで宛名の書き方を間違える可能性が低くなります。宛名を間違えると応募書類が人事担当者に届かない可能性もあります。手順を守って記載しましょう。

また宛名の書き方には縦書きと横書きの2種類の書き方があります。2000年頃までは縦書きで記載することがマナーとされていました。しかし近年では住所や社名にアルファベットが含まれている場合が増加したことから、横書きもマナー違反ではなくなりました。それでも心配な方は縦書きのほうが無難でしょう。今回は縦書きで解説をします。

1.宛先郵便番号

まずはオモテ面から記入していきましょう。右上の郵便番号記入欄に郵便番号を書きます。記入欄がない封筒の場合は、封筒の右上部分に直接書きましょう。その時には「〒」のマークを記入する必要はないので注意しましょう。

2.宛先住所

封筒の右上端から縦書きで宛先住所を記入します。都道府県名から建物名・階数まで正確に住所を書き、ビル名も正式名称で表記します。階数を数字を記載する際は、漢数字を使いましょう。宛先住所を記載する際のポイントは文字のバランスを意識することです。
例えば、住所はキリの良いところで改行し2行目・3行目は1行目より少し下げた場所から記入します。そうすることで文字のバランスがよく見えるので是非行ってみてください。

3.宛名

封筒の中央部に社名と部署名、担当者名を書きます。会社名は封筒中央よりもやや右、住所よりも一段下げて記入します。そして改行して部署名、担当者名と記入していきましょう。また社名は法人格まで正式名称で必ず記入しましょう。つまり「○○株」と省略するのではなく、「○○株式会社」と記入しましょう。

宛名を記入するときのポイントは封筒中央に部署名・担当者名が来るように調整することです。もしズレたまま提出をした場合、細かい部分に気を使えない人といった印象を与えかねません。もし中央からずれてしまっている場合は書き直す方が良いでしょう。

また宛名を記入するときの注意点は「様」と「御中」を使い分けることです。宛名が部署の場合は「○○部 御中」。宛先が人事担当者の場合は「○○部 ○○様」。宛先の担当者名がわからない場合は「新卒採用ご担当者様」と書きます。間違えないよう注意して記入しましょう。

4.履歴書在中

オモテ面最後の記入は封筒の左下に赤いペンで「履歴書在中」と書き、枠線で囲みます。赤文字で「履歴書在中」と記入する理由は、採用にかかわる重要書類であることを示す必要があるからです。

企業には日々多くの郵送物が届きます。そのため注意書きがないと人事担当者に応募書類が届かない可能性があるからです。他の郵送物に紛れてしまわないよう忘れずに記入しましょう。文房具店などには「履歴書在中」と印刷されている履歴書用の封筒や「履歴書在中」のスタンプが販売されています。どちらともマナー違反ではないので、使うのも一つの手です。

5.差出人郵便番号

ここからはウラ面の記入です。ウラ面には差出人つまり皆さんの住所や名前を記入していきます。まずは差出人郵便番号を記入します。封筒の左下部分に郵便番号を横書きで書きます。
差出人郵便番号記入時の注意点としては、後で郵便番号の下に住所と名前を記入するのでスペースを開けることです。封筒下部から10㎝上に記載すると記入しやすいので是非行ってみてください。

履歴書在中の書き方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 履歴書在中を手書きするときの書き方｜別の方法やマナーもご紹介

6.差出人住所

履歴書に記入した住所と同じ住所を、都道府県から縦書きで記入しましょう。記入する際のポイントは宛先住所と同じように、文字のバランスを意識することです。例えば、住所はキリの良いところで改行し2行目は1行目より少し下げた場所から記入します。そうすることで文字のバランスがよく見えるので是非行ってみてください。

裏面に差出人の住所を記入する理由は、戻し先を明確にするためです。宛先の記載違いや郵送事故などの場合、宛先に届けることができず郵便物が差し戻されます。その際に差出人が不明だと履歴書が返ってきません。つまり丁寧に記入した応募書類が応募先企業に届かないのです。丁寧に記載した応募書類を確実に届けるためにも、忘れずに記入しておきましょう。

7.差出人名

ウラ面記入の最後は差出名を記入しましょう。差出名は差出人住所の左側に記載します。差出名を記入する際の注意点は文字の大きさです。差出名は郵便番号・住所よりも大きく記入します。差出人が誰であるのかを明確にするために大きく記入します。文字の大きさに注意して記載しましょう。

封筒の書き方例

封筒作成チェックリスト

ここでは封筒を書く際の注意点をチェックリストにしています。手順に沿い丁寧に記入した履歴書や封筒もよくよく確認すると不備がある可能性があります。悪印象を与えないためにもチェックリストで記載内容が正しいか確認しましょう。

封筒に書類を入れる2ステップ

封筒に必要事項を記入できれば、書類を封筒に入れていきましょう。ここでは封筒に書類を入れる際の手順と注意点を詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

1.クリアファイルに書類を入れる

履歴書をはじめとする各種応募書類は、クリアファイルに入れた上で封筒に入れます。クリアファイルに挟むことで、雨や湿気から書類を守ることや書類が折れ曲がるのを防ぐことができるからです。封筒に入れる順番としては上から順番に送り状・履歴書・その他応募書類という順に入れましょう。

送り状とは何をどの程度送ったのか、郵送物の概要を採用担当者に示すものです。応募書類を郵送する際には送り状を添えることはマナーです。忘れずにクリアファイルに入れておきましょう。

送り状の書き方や、内容を詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

• 【添え状の書き方ガイド】履歴書を提出する際に知っておきたいマナー

またクリアファイルに書類を入れる際の注意点は、上下が逆さまにならないよう入れることです。上下が逆さまに入っているとマナー違反と受け取られかねません。上下が逆さまになっていないか確認してからクリアファイルに入れましょう。

2.封筒に糊付けをして「〆」と記入する

封筒にクリアファイルにまとめた書類を入れ、糊付けを終えると「〆」と記入します。「〆」と記入することで発送してから一度も開封されることなく相手に届いたことを意味します。「〆」は書き忘れたからと言って選考に影響を及ぼすものではありません。

しかし忘れずに記入することで丁寧な印象を与えることができます。また「〆」のほかにも「封」と書いても同じ意味を持ちます。書きやすい方で記入すると良いでしょう。

また封筒を閉じる際の注意点は糊をつけすぎないようにすることです。剥がれてしまうことを恐れるあまり糊をつけすぎると、ヨレてしまったり糊がはみ出してしまう可能性があります。糊は適量を塗布しましょう。

おすすめの糊付け方法は両面テープを用いることです。ヨレる心配やはみ出す心配もなく、確実に封をすることができます。さらに「〆」を記入する際も液体のりと比べると記入しやすくなります。是非両面テープで糊付けを行ってみてください。

郵送での提出方法

封筒に書類を封入し「〆」を記入まで終えると、あとは郵送で提出をします。

1.料金と種類

郵送で履歴書を提出する方法は2つあります。1つ目に郵便局の窓口から発送する方法。2つ目に切手を貼りポストに投函する方法です。どちらの場合も郵送料金は郵便物の大きさと重さにより変わります。郵便物の大きさは「角形2号」の場合定形外郵便物・規格内になります。定形外郵便物・規格内の料金は以下の表の通りで、50gごとに料金が加算されます。

つまり履歴書を郵送で提出する場合、郵便物の大きさは「角形2号」。重さは封筒・クリアファイル・送付状・履歴書・その他応募書類の総量は50g～80gなので140円です。

提出する応募書類を2~3枚追加する場合でも100gを超えることは少ないため、料金は140円と覚えておくと良いでしょう。

郵送で履歴書を提出する場合の注意点はメール便・宅配便・貴重品便で提出してはいけないことです。普通郵便で提出しましょう。履歴書は国で定められている郵便法において「信書」に当たるからです。

総務省の資料によれば信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定められています。（郵便法第４条第２項及び民間事業者による信書の送達に関する法律第２条第１項）そして信書を郵送できるのは特定信書便事業者に限られています。必ず普通郵便で提出しましょう。

2.郵送報告メールを送ろう

郵送報告メールは必ず送らなければならないものではありません。しかし郵送報告メールは送ることをおすすめします。郵送報告メールを送ることで人事担当者は履歴書がいつ頃届きそうなのかを把握することができ、丁寧な印象を与えることができます。

また郵送中のトラブルにより到着が遅れてしまう場合にも、郵送報告メールを送っておくことで履歴書の受け取り期限を延長してもらえる可能性もあります。郵送報告メールは、履歴書を郵送した当日中に送りましょう。

悪印象にならないよう、丁寧な送付を心がけよう

この記事では封筒の書き方と郵送方法を手順を追って詳しく解説してきました。冒頭でもお伝えしましたが履歴書を郵送する場合、採用担当者が最初に目にするのは書類が入っている封筒です。マナー違反をしてしまうと第一印象で悪印象を与える可能性があります。

履歴書はただ届けばいいのではなく、履歴書からすでに選考が始まっていると考えましょう。些細なことで悪印象を与えてしまわないよう、履歴書の郵送も丁寧な対応を心がけましょう。

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