就活のマナー

OB訪問で送るメール|依頼する場合とお礼を伝える例文をご紹介

OB訪問の依頼はメールでする

OBに訪問のアポイントメントを取る場合、先輩や知人などから紹介を受ける場合を除けば、電話かメールでの依頼が一般的です。電話はリアルタイムな連絡手段なため、そのときの相手の都合が見えにくいというデメリットがあります。また運よくつながったとしても、相手はその場で依頼への何らかの返答を決めなくてはなりません。

一方メールであれば、このような相手にかける負担は最小限に抑えることができます。OB訪問自体が相手に少なからず負担を強いるものであるため、事前のアポイントから相手の都合に配慮したいものです。相手に配慮が足りないという印象を与えないためにも、OB訪問の依頼はメールでするのが無難といえるでしょう。

OB訪問の依頼メールはビジネスマナーを守る

就活生がOB訪問を希望して、メールで初めて依頼をする際に頭に入れておきたいことをご紹介します。OBは就活生の母校の先輩というだけではなく、将来同じ職場での先輩、上司となる可能性もあります。社会人の先輩に失礼のないように、メールの段階から気を付けていきましょう。

ここでは、メールを送る際の注意事項を中心に、ビジネスマナーについて触れていきます。これらは就活生が社会人になった後でも必要とされる事柄ですので、頭に入れておくと今後も役に立つでしょう。

わかりやすい件名にする

件名は、わかりやすく記入することが大切です。相手の方から見て、いったいどういった用件で、誰がそのメールを送ってきたのかを明確に伝える必要があります。メールを送る意図をきちんとわかりやすく伝えることは、OB訪問依頼の基本的なスタンスとなります。

就活では企業の担当者とメールのやり取りをすることが多くあるため、基本的なメールのマナーをおさえておくことが大切です。OB訪問の場合の件名は、「OB訪問のご依頼/◯◯大学◯◯学部◯◯」などと書くといいでしょう。

連絡先の入手方法を記入する

次に、相手に対して明確にしておかなくてはならないことがあります。それは、相手の方の連絡先の入手方法についてです。見ず知らずの人から急にメールが送られてきたら怖いですよね。企業を通さない個人的な宛先であれば、なおさら不審に思われる可能性が高いです。連絡先の入手方法と利用目的は、必ず相手に明確にしておくようにしてください。

希望する日程を複数提示する

OB訪問をメールで依頼する場合、こちらから日程を複数提示する必要があります。出来るだけ3つ以上の複数の日にちと時間帯を提案して、都合がいい日時を選んでもらうようにしましょう。こちらはいつでも日時を合わせますという提案の仕方だと、かえって相手が決めにくいかもしれません。

アポイントの時間は数時間の幅を持たせ、OBがその中から決められるように提案しましょう。日程的に忙しいと予想される日や曜日、時間帯は避けるように提案をしてください。

正しいマナーで受け入れ率をアップさせよう

OB訪問を成功させるには、メールや電話でのアポイントメントが最初の関門となります。マナーを守るメールを作成するとともに、熱意を伝える必要もあります。社会人にメールを送ったことがないという就活生は、ハードルが高いと感じるでしょう。

そこでおすすめなのが「OB訪問マニュアル」です。こちらには、OB訪問の依頼メールの例文はもちろん、電話で依頼する場合の文言も掲載されています。無料でダウンロードできるため、OB訪問の準備を始めると同時にGETしておきましょう。

OB訪問の依頼メール例文

【件名】OB訪問のお願い/〇〇大学の佐藤文子と申します。

【本文】

〇〇株式会社 ✖✖部△△課
◇◇ ◇◇ 様

突然のご連絡で大変失礼致します。
〇〇大学 ✖✖学部△△学科に在学中の 佐藤文子と申します。

現在〇〇〇〇年の新卒入社に向けて就職活動をしておりまして、御社に入社の希望をしています。この度、大学の就職課の就職先名簿より◇◇様のお名前を拝見し、ご連絡させて頂きました。御社についての理解をより深めたいと考えており、業務の内容や社風について◇◇様にお伺いさせて頂きたくご連絡致しました。つきましてはお忙しい中恐縮ですが、下記の中でご都合の良い日時はございますでしょうか?

5月15日(火)  13:00~18:00
5月16日(水)  12:00~19:00
5月17日(木)  12:00~19:00

もし、上記の日時で都合が悪い場合は再度ご調整させて頂ければと思います。

何卒宜しくお願い申し上げます。
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【大学】〇〇大学 ✖✖学部△△学科
【氏名】 佐藤 文子
【電話】090-****-****
【メール】fumiko-satou@***.jp
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ポイントは、【件名】には簡潔に「訪問を希望している」という内容と自分の大学名と名前を入れることです。相手が本文を開く前に、おおよその概要を把握出来ます。そして、どの方法でメールアドレスを知り得たのかを本文に記載しましょう。

日程の候補については、上のように箇条書きでまとめると相手も読みやすく頭に入りやすくなります。文中にベタ打ちで書いてしまうと、見ずらくなり見逃してしまう可能性があるので気を付けましょう。また、誤字脱字がないよう、書き終えたら必ず読み返してから送信しましょう。

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OB訪問を受け入れてもらった場合はお礼メールを送る

OB訪問を相手の方が快諾してくれた場合は、感謝の気持ちを込めてお礼を述べるべきです。忙しい合間を縫ってOB訪問を受け入れてくれるのですから、当日を迎える前にお礼メールを送っておきましょう。次に、お礼のメールを書くにあたってのポイントをご紹介します。きちんと内容を押さえて、マナーをおさえたお礼メールを作成しましょう。

お礼に加えて場所や時間帯の再確認をする

お礼のメールでは、感謝の気持ちに加えて、実際に会う場所や時間帯について再度記載しておきましょう。相手の方も内容確認をしてくれているはずですが、念入りに再確認しておくと安心です。その際、当日の服装や持ち物について触れておくのもおすすめです。

面識がない場合は、スーツやカバンの色などを伝えておくことで迷わずに落ち合うことができます。また、携帯番号も添えておくとトラブルがあった場合にすぐに連絡が取れ便利です。

事前に質問したい内容を伝えておく

お互いに貴重な時間を割いて会うため、事前に質問したい内容を要点をまとめて準備しておくことが大切です。そして、その内容を事前に相手の方に伝えておきましょう。質問内容を共有しておくことで、相手の方が事前に回答を考える余裕ができます。仕事内容ややりがい、1日のスケジュールなど、具体的に聞きたい内容をピックアップしておくといいでしょう。

メール例文

件名:◯月◯日(◯)のOB訪問ご快諾のお礼(〇〇大学:〇〇)

〇〇株式会社〇〇様

いつも大変お世話様になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、大変お忙しい中私の急なお願いをお聞き届けいただき、誠にありがとうございました。つきましては、ご依頼の際にお願いしました時間と場所を再度お伝えいたします。

(日時と場所を再度記入)

訪問させていただいた際には◯◯様の考える仕事のやりがいや、現在取り組まれているお仕事内容についてご意見をお伺いしたいと存じます。何卒よろしくお願い申しあげます。

なお、ご予定に変更が生じた場合には、大変恐れ入りますが、私の携帯電話(000-0000-0000)までご連絡いただけると幸いです。

OB訪問の依頼・お礼メールはマナーを守って作成しよう

OB訪問の依頼やお礼のメールは、「礼に始まり礼に終わる」という言葉を意識して作成してください。マナーや礼儀を心がけた対応は実際の就職活動でも大いに役に立ちます。就職は、入りたい企業のリサーチや面接などで話すスキルなどを上げるだけではうまくいきません。

社会人として必要な最低限のマナーを常に持つことが大切です。面識がない状態でメールを送ると、本文での言葉遣いや気遣いが与える印象のすべてになります。少しでもいい印象を持ってもらうためにも、丁寧なメールを作成しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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