【OB訪問のメール例文】依頼やお礼を伝える際の注意点

OB訪問の依頼はメールでする

OBに訪問のアポイントメントを取る場合、先輩や知人などから紹介を受ける場合を除けば、電話かメールでの依頼が一般的です。電話はリアルタイムな連絡手段なため、そのときの相手の都合がみえにくいというデメリットがあります。また運よくつながったとしても、相手はその場で依頼への何らかの返答を決めなくてはなりません。

一方メールであれば、このような相手にかける負担は最小限に抑えることができます。OB訪問自体が相手に少なからず負担を強いるものであるため、事前のアポイントから相手の都合に配慮したいものです。相手に配慮が足りないという印象を与えないためにも、OB訪問の依頼はメールでするのが無難といえるでしょう。

OB訪問の依頼メールはビジネスマナーを守る

就活生がOB訪問を希望して、メールで初めて依頼をする際に頭に入れておきたいことを紹介します。OBは就活生の母校の先輩というだけではなく、将来同じ職場での先輩、上司となる可能性もあります。社会人の先輩に失礼のないように、メールの段階から気を付けていきましょう。

ここでは、メールを送る際の注意事項を中心に、ビジネスマナーについて触れていきます。これらは就活生が社会人になった後でも必要とされる事柄ですので、頭に入れておくと今後も役に立つでしょう。

件名：分かりやすく記入する

件名は、わかりやすく記入することが大切です。相手の方からみて、いったいどういった用件で、誰がそのメールを送ってきたのかを明確に伝える必要があります。メールを送る意図をきちんとわかりやすく伝えることは、OB訪問依頼の基本的なスタンスとなります。

就活では企業の担当者とメールのやり取りをすることが多くあるため、基本的なメールのマナーをおさえておくことが大切です。OB訪問の場合の件名は、「OB訪問のご依頼/◯◯大学◯◯学部◯◯」などと書くといいでしょう。

宛名：正式名称で誤字脱字に気を付ける

宛名は正式名称での記載が必要であり、誤字脱字のないように送信前にチェックしておきましょう。例えば「株式会社○○」を「㈱○○」と略すのはNGであり、略称を使うとマナーが守れていない印象を与えてしまいます。また、株式会社は省略しないだけではなく、社名の前につくのか、後につくのもかもチェックしておきましょう。

宛名はできるだけで詳細に記載する必要があり、OBの部署や役職などがわかっているなら、これも記載しておくことが大切です。「株式会社○○　○○様」よりも、「株式会社○○　営業部　営業チーフ○○様」とするほうが印象はよくなります。会社名や個人名は間違えていると失礼なため、誤字脱字をチェックして、間違いがないことを確認してからメールを送信しましょう。

本文：挨拶のあとに本題へ入る

メールの本文ではいきなり本題を切り出さずに、最初にあいさつ文を入れるようにしましょう。OB訪問だけではなく、就活全般やビジネスで使用される定型表現としては、「いつもお世話になっております。」があげられます。

宛名を記載した後は、「いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します」のように、必ずあいさつ文を入れるようにしましょう。また、連絡先をどのように入手したのかも明記しておく必要があり、これを記しておかないと不信感を与えてしまう可能性があります。

大学の友人やサークルや部活の先輩、キャリアセンターなど、連絡先の入手経路はさまざまあるため、どこで情報を知ったのかも最初に記しておきましょう。

署名：大学名と連絡先を明記する

OB訪問や就活、ビジネスのメールでは署名が必須であるため、これも明記しておきましょう。署名に記す内容はある程度自由ですが、最低でも大学名と連絡先は記しておかなければなりません。

上記のように署名をつけておくことで、ビジネスマナーが守れている印象を与えられるだけではなく、その後の連絡もスムーズになります。また、氏名も必要であるため、これも忘れずに記載しておきましょう。住所は記載してもしなくても、どちらでも構いません。個人情報の漏洩が心配な場合は、氏名と大学名、連絡先だけに限定して署名を作成してもよいでしょう。

OB訪問の依頼メール例文

ポイントは、件名には簡潔に「訪問を希望している」という内容と自分の大学名と名前を入れることです。相手が本文を開く前に、おおよその概要を把握出来ます。そして、どの方法でメールアドレスを知り得たのかを本文に記載しましょう。

日程の候補については、上のように箇条書きでまとめると相手も読みやすく頭に入りやすくなります。文中に書いてしまうと、見逃してしまう可能性があるため気を付けましょう。また、誤字脱字がないよう、書き終えたら必ず読み返してから送信しましょう。

OB訪問を受け入れてもらった場合はお礼メールを送る

OB訪問を相手の方が快諾してくれた場合は、感謝の気持ちを込めてお礼を述べるべきです。忙しい合間を縫ってOB訪問を受け入れてくれるのですから、当日を迎える前にお礼メールを送っておきましょう。次に、お礼のメールを書くにあたってのポイントを紹介します。きちんと内容を押さえて、マナーをおさえたお礼メールを作成しましょう。

お礼に加えて場所や時間帯の再確認をする

お礼のメールでは、感謝の気持ちに加えて、実際に会う場所や時間帯について再度記載しておきましょう。相手の方も内容確認をしてくれているはずですが、念入りに再確認しておくと安心です。その際、当日の服装や持ち物について触れておくのもおすすめです。

面識がない場合は、スーツやカバンの色などを伝えておくことで迷わずに落ち合うことができます。また、携帯番号も添えておくとトラブルがあった場合にすぐに連絡が取れ便利です。

事前に質問したい内容を伝えておく

お互いに貴重な時間を割いて会うため、事前に質問したい内容を要点をまとめて準備しておくことが大切です。そして、その内容を事前に相手の方に伝えておきましょう。質問内容を共有しておくことで、相手の方が事前に回答を考える余裕ができます。仕事内容ややりがい、1日のスケジュールなど、具体的に聞きたい内容をピックアップしておくといいでしょう。

OB訪問の受け入れに対するお礼メール例文

OB訪問を了承してもらった場合は、お礼のメールを出すことがマナーです。承諾に対するお礼を述べることはもちろん、訪問の場所や日時も明記して、お互いの認識にずれがないようにしておきましょう。また、変更があった場合は連絡してほしい旨を伝えておくと、その後の流れがよりスムーズになります。

OB訪問を断られた場合の返信メール例文

OBの都合によっては、訪問を断られることもあります。断られた場合は、忙しい中対応してもらったことへのお礼を述べておきましょう。また、それでもOB訪問をしたい場合は、時間ができた際に再度連絡してほしい旨を伝えても構いません。相手に気を遣う場合は、お礼の言葉と締めのあいさつだけで終えてもよいでしょう。

OB訪問後のお礼メール例文

お礼メールでは、冒頭でお礼を伝えるだけではなく、締めくくりのあいさつでも再度感謝の気持ちを伝えておくことが大切です。また、どのような点が勉強になったかなど、印象に残った部分を具体的にしておくと、より感謝の気持ちが伝わりやすいでしょう。

就活終了後の報告メール例文

就活が終わり、内定が決まった場合はOBにも報告しておきましょう。同じ企業に勤めることになった場合は、今後ともよろしくお願いしますといった内容がおすすめです。もしも他社に決まった場合は、OB訪問で学んだことを活かして内定を勝ち取れたこと、違う企業でも頑張っていきたいことを伝えるとよいでしょう。

OB訪問の依頼・お礼メールはマナーを守って作成しよう

OB訪問の依頼やお礼のメールは、「礼に始まり礼に終わる」という言葉を意識して作成してください。マナーや礼儀を心がけた対応は実際の就職活動でも大いに役に立ちます。就職は、入りたい企業のリサーチや面接などで話すスキルなどを上げるだけではうまくいきません。

社会人として必要な最低限のマナーを常に持つことが大切です。面識がない状態でメールを送ると、本文での言葉遣いや気遣いが与える印象のすべてになります。少しでもいい印象を持ってもらうためにも、丁寧なメールを作成しましょう。

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