就活のマナー

就活で使うメールアドレスの条件とは?作成方法と基本のマナー

どんなメールアドレスを使ってますか?

就活中は必然と企業とのメールのやりとりも増えてきます。慣れないビジネス用語や敬語に苦労しながらメールを作成しているという就活生も多いでしょう。メールの文面で何かミスがあれば記録に残ってしまいまうので、送る際は慎重にならなければなりません。

ところで、企業とのやりとりにはどんなメールアドレスを使っていますか?メールの文面には気を遣う人もいますが、メールアドレスにまでは気が回らないという人も多いです。就活ではプライベートのアドレスとは分けて、就活用に新しくメールアドレスを作成した方が良いとされています。

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携帯のメールアドレスは好ましくない

携帯電話やスマートフォンのメール機能は非常に便利です。パソコンと違ってリアルタイムで受信に気づくことができ、いつでもどこでも確認ができるのは大きなポイントです。しかし、だからといって安易に携帯のメールアドレスを企業や就活サイトとの連絡用に使ってもよいのでしょうか。軽い気持ちで携帯のメールアドレスを就活に使ってしまうと、思わぬ落とし穴があるかもしれません。具体的なデメリットを交えながら、詳しくみていきましょう。

結論からいうと、携帯のメールアドレスを就活で使用するのはおすすめできません。なぜかというと、まず、携帯のメール機能には、強度のセキュリティフィルターがかけられている場合が多いためです。そのセキュリティによって、パソコンから送られたメールが受信できない設定になっていることがあります。

企業や就活サイトからのメールは当然パソコンから送られてくるため、それらのメールが迷惑メールとして扱われてしまいます。その結果、大切な就活関連のメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、あるいはセキュリティに弾かれて受信できなかったりといった事態に陥ってしまいます。メールが送信できなかった場合、「連絡がつかない」ということでその後の選考に進めなくなってしまいます。

ガラケーは容量が限られている場合がある

携帯電話の中でも、いわゆるガラケーと呼ばれている携帯電話だと、文字数制限があります。全角だと5,000文字、半角だと1万文字までが上限といわれています。スマートフォンであれば携帯会社などによって差異はありますが、10MB(メガバイト)~20MBまでのデータを送ることができます。10MGを文字数に直すと、全角だと概算で約500万文字、半角だと約1,000万文字にもなるといわれています。

企業からの案内やURL、署名、ハイフン(-)を繋げた枠線などを含んだメールだと、かなりの文字数になります。スマートフォンであれば容量の心配はほとんどありませんが、いわゆるガラケーとよばれるタイプの携帯電話の場合は注意が必要です。せっかくのメールが容量不足で見られないのはもったいないですので、やはり携帯電話のメールアドレスを就活に使うのはおすすめできません。

就活用アドレスを作るメリット

新しいメールアドレスは、フリーのものであれば10分もあれば作成することができます。就活用に新しくメールアドレスを持っていた方が便利であるとは言われていますが、その10分が面倒でなかなか踏み出せていないという人も多いのではないでしょうか。その人たちは実際に就活用アドレスを作るメリットが、どのようなものなのか把握できていないことが多いです。

就活用アドレスを持つことには多くのメリットがあり、それだけ就活をスムーズに進めることができます。様々な悩みから解放され、ストレスを感じずに就活を進めることができるというのは大きな魅力です。たった10分程度で就活がよりスムーズになるのであれば、就活用アドレスを作らない手はありません。そのメリットを知り、すぐにでも作成することをおすすめします。

情報の整理ができる

就活用にアドレスを持つことのメリットは、情報の整理がしやすくなるという点です。私用のアドレスには就活とは別の目的の情報もあるため整理しにくいですが、就活用にアドレスを持つことでその悩みからは解決されます。就活はスケジュール管理が非常に重要で、何度も企業からのメールを見返すでしょう。そんなときに私用のメールと混ざっているとメールを発見するのも手間がかかり、それが何度も続けばそれだけでもかなりのストレスになります。

就活用にしておけば情報整理が楽になり、スケジュール管理もスムーズに行いやすくなるのです。就活は視野を広げて行うことが大切で、たくさんの情報を仕入れる必要があります。仕入れた情報は取捨選択をして必要な情報だけを残さなければなりません。情報整理は就活には欠かせない作業なのです。就活用のメールアドレスを作っておけば、その作業の時間短縮や整理も簡単にできます。

メールにすぐ気付ける

就活では企業からの連絡には敏感にならなければなりません。私用のアドレスを使っていればメールがプライベートのものなのか、企業からのものなのか判別がつきにくいですが、就活用のアドレスにはもちろん就活関連の連絡しかこないのですぐに反応することができます。ビジネスと同じように就活でもメールに対して素早く反応できるというのは大切なことです。

また就活用のアドレスであれば、万が一にも他のメールに紛れて見落とす事がなくすぐに気付く事ができるというのもメリットの一つです。次の面接の連絡を見落としていたがために失敗したということもあり得ますので、勿体ない失敗をしないためにも連絡の見落としがない就活用のアドレスは有効なものです。

信頼できるアドレス作成方法ランキング

就活用のアドレスを作成すると言ってもメールアドレスには様々な種類があります。ビジネスの世界ではどんなアドレスを使っているかということも相手を判断する大切な要素です。それは信頼性のないアドレスというものが存在しているからで、実際にウイルスに感染したメールが送られてくることもあります。

就活生を装ってウイルスメールを送るという手口も考えられますので、自分を信用してもらうためには信頼できるアドレスを使用する必要があるのです。ではどのようなアドレスであれば信頼できると言えるのか、ランキング形式でいくつかご紹介していきます。

①大学のドメイン

就活用のアドレスで最も信頼のあるものと言えば、大学のドメインの入ったアドレスでしょう。大学指定のアドレスを使用すれば、企業側にとっても自分にとっても信頼性が高いのでおすすめです。大学のアドレスは入学時にもらえるものなので新たに作成する手間もありません。

フリーアドレスであれば外部から攻撃されたり、ウイルスが侵入するという可能性がありますが、大学のものであればセキュリティもしっかりとしたものが多く、安全性も高いと言えます。何よりもアドレスだけで自分の身分を証明することができるので、それだけでも就活用に使う価値はあると言えます。

②Gmail

次におすすめのアドレスがGmailです。Gmailはメール以外にもカレンダーなどの機能が付いていて、スケジュールを管理する事も可能です。スケジュール管理が大変な就活にとっては大きな味方になります。また情報管理も欠かせませんが、多数の企業からのメールがあっても、件名や送信者で検索できる機能が付いているのでスムーズに確認する事ができるというのも大きな魅力でしょう。Gmailは機能性に優れているので利用している人も多いですし、信頼もおけるアドレスです。

またGmailはパソコンのアドレスと思い避けている人も多いですが、スマートフォンとの相性が良いため、スマートフォンとリンクさせれば外出時でもすぐにメールを確認することができます。メール機能のついたスケジュール帳を持ち歩いているようなものなので愛用している就活生も多いです。

③その他のフリーメール

フリーメールと言えばGmailが王道ではありますが、その他のフリーメールのアドレスであっても就活用のアドレスとすることは可能です。一口にフリーメールと言ってもyahooメールやExciteメールなど、フリーメールの種類も多数あるので自分の使いやすいフリーメールアドレスを取得することが大切になります。

人によって機能的なものだとかえってごちゃごちゃとして使いにくいと感じたり、すっきりとシンプルなものの方が動作も軽く使いやすいと感じる人もいるでしょう。おすすめだからと使いづらさを感じながら無理に使い続けるのではなく、自分が使いやすいと感じるものを使っている方が就活もスムーズに進みます。様々なアドレスの特性を知り、自分に合ったものを見つけていくことが大切です。

就活のメールアドレスを作成する時の注意点

就活用のメールアドレスにも、ビジネスマナーは設けられています。

ここでは就活用に使うメールアドレスに関して、このようなアドレスにしておいたほうがよいというアドバイスとともに、一般的には避けておいたほうがよいとされているメールアドレスの特徴をご紹介します。

以下で登場する情報は、就職活動用に新しくメールアドレスを作成・取得する場合にはもちろんのこと、すでに持っているアドレスを使用する場合にも必ず確認するようにしてください。

アドレスは名前がおすすめ

【OKアドレス】

yamada.tarou@xxx.jp

どのドメインのアドレスを使用するかを決めれば、次はどんなアドレスにするかを決める必要があります。初期に取得したものだとアルファベットや数字が入り混じった状態のものなので、覚えやすいように変更する必要があります。就活用のアドレスであれば名前にしておくのがおすすめです。アドレスを自分の名前にしておくと、企業側から見た時に誰からのメールかがすぐに分かるので連絡もスムーズになりますし、ウイルスなどの心配をすることもないでしょう。

アドレス名というのも個性の一つではありますが、奇抜なものにして何かを期待するのも良くありません。名前であれば差し支えのない1番無難なアドレスであるとも言えるのでおすすめです。

非常識なアドレスはNG

【NGアドレス】

naitei.kudasai@xxx.jp
karesi.love@xxx.jp

就活用のアドレスは自分の名前にしておくのが最も無難ではありますが、必ずしもそれにしなければならないというものではありません。自分の特徴やお気に入りの言葉などをアドレスに記載している人もいますし、ビジネスマンであっても個性的なアドレスを持っている人はいます。しかし付き合っている相手の名前が書いてあったり、ビジネスにふさわしくない言葉が記されているアドレスは厳禁です。明らかに私用と分かるようなアドレスや、非常識なアドレスは印象を悪くし兼ねないのでNGです。

これは就活に限らずビジネスにおいても同じことが言えます。ドメイン自体の信頼性はあっても、アドレスがその人の信頼性を欠くようなものであれば当然嫌われます。就活に使っているということを強く意識して、アドレスもフォーマルであることを心がけましょう。

就活中にアドレスを変更する場合

私用のアドレスを使っていたが、就活用アドレスの魅力を知り、新たにアドレスを作成した場合や、何らかの事情でアドレスを変更しなければならない場合には注意をしないといけません。メールアドレスは企業と自分を繋ぐものであり、しっかりと連絡ができていないとそれだけで就活に影響してしまいます。

就活中にアドレスを変更するのであれば、必ず企業にアドレスを変更したということを伝えなければなりません。そのときもただ連絡するだけではなく注意点があります。その注意点は大きく2つありますので、それをしっかりと守るようにしましょう。

変更する前に企業に知らせる

プライベートのアドレスを変更した場合はどのような行動をしますか?恐らくアドレス変更しましたなどの件名でアドレスが変わったことを知らせるメールを送るのではないでしょうか。就活用のアドレスの場合も同じで、変更したのであれば必ず企業にもその旨を伝える必要があります。

ここでの注意点はアドレスを変更する前に企業に知らせるということです。変更後だと誰からのメールなのかを確認する手間をかけてしまうので、変更する前に企業に連絡をする必要があります。変更後でも企業に伝わりはしますが、変更前のアドレスで知らせておくのがマナーです。メールひとつでも評価は左右される場合がありますので、選考と関係ないところで評価を落としてしまわないよう注意が必要です。

新・旧アドレス両方を知らせる

就活中にアドレスを変更するときは変更前に企業に連絡をしておくことがマナーですが、変更前に知らせたとしても、念のため新旧アドレスの両方を伝えるとより確実です。変更後のアドレスを伝えたとしても何かの手違いで、メールが来なくなるということが考えられます。企業に伝えた新しいアドレスの名前が間違っていたのか、企業の手違いなのかは分かりませんが実際にメールが正しく送られてこないというのは稀にあるようです。

そのような間違いを防ぐためにも新旧両方のアドレスを伝えることが大切になります。アドレスは一度取得すればかなりの長期間放っておかない限り消滅することはありません。新しいアドレス、古いアドレスの両方に連絡が可能であれば、企業からの連絡が途絶える心配もないでしょう。

就活用メールアドレスを作成した後にしておくこと

就職活動用のメールアドレスを作成しますが、必要な作業はそれだけで終わりではありません。「誰から送られてきているのか」など、自分の情報をさらにわかりやすくするために、以下で紹介することもやっておきましょう。

ここでは、就活用にメールアドレスを作成した後、さらにやっておくべきことを3つご紹介いたします。これは、普段使いのアドレスや大学のアドレスをそのまま就職活動に使う際にもおこなっておいたほうが良いことですので、必ずチェックするようにしてください。

署名を作成して登録しておく

メールアドレス作成後にやっておくべきことの1つ目が、「署名の作成」です。「署名」とは、「自分がどこの誰なのか」を詳しく記しておくものです。これはメールにおけるビジネスマナーの1つであるため、就職活動の段階から入れておくようにしましょう。

署名に記しておくべき要素は、以下の4つです。

・名前
・所属大学名、学部名、学科名
・メールアドレス
・電話番号

これに関して、上記の要素をメールを送るたびにいちいち打つというのは、時間がかかってたいへん面倒です。そのため、署名をあらかじめ登録しておくようにしてください。なお、署名の設定方法は、使用しているアドレスによって異なります。自分の使っているメールはどのように署名を設定するのかを調べたうえで、これに対応するようにしてください。

アプリでスマホにメールが来るようにしておく

メールアドレス作成後にやっておくべきことの2つ目が、「スマートフォンでメールが受け取れるようにしておくこと」です。パソコンで確認するよりも、普段持ち歩いているスマートフォンで確認できたほうが早いですので、アプリなどを用いてすぐに気づけるようにしておきましょう。

これに関しては、「Gmail」や「Yahoo!メール」などのフリーメールの専用アプリや「Outlook」のアプリなどが出ています。プリセットのメールアプリでも登録して確認することが容易にできますが、複数のメールが集まると大切なメールが埋もれてしまう危険性が高くなってしまいますので、就活用とそうでないものをアプリできちんと分けておいたほうが安心です。

差出人を設定しておく

メールアドレス作成後にやっておくべきことの3つ目が、「差出人の設定」です。これをしておくことによって、「誰から届いたメールなのか」がはっきりとわかるので、企業の採用担当者も安心してメールを開くことができます。

というのも、メールを開くだけで感染してしまうコンピュータウイルスがあるからです。最悪の場合、情報漏洩ということも起こりうるため、企業側はメールを開くのも実は勇気がいることなのです。

この点に関して、より「就活生」とわかってもらえるようにするためには、「○○(××大学)」というように、自分の名前の後ろにかっこ付きで所属大学名を記しておくのが良いでしょう。

なお、これについても、利用しているアドレスによって設定方法が異なります。それぞれ調べたうえで、対応するようにしてください。

メールを送る際のマナー

就活用のメールアドレスについての話はひとまず終わりましたので、「メールを送る際のマナー」についても学んでおきましょう。

ここでは、企業にメールを送る際に守っておくべきポイントを2点ご紹介いたします。これらは、メールアドレスのマナー以上にできていないと悪い印象を与えかねませんので、きちんとできているかを気にするようにしてください。最後は無意識的にできるようになれば、なおのことよいです。

わかりやすい件名を設定する

メールのマナーとして1つ目に挙げるのが、「件名」です。これには、「件名を読んだだけで、メールの内容がどんなものなのかが伝わる」ような分かりやすいものを設定しておく必要があります。

例えば、選考の日程を複数提示されており、その中から希望を伝える際には「選考の日程について」、選考を辞退したいという場合には「選考の辞退について」などと記しておきます。

この点に関して、一目で見て情報が分かりやすいとされている文字数は「13」です。件名を設定するする際には、このようなことまで気を配れるようになるとよいでしょう。

なお、上記の理由から、メールの件名を「無題」のまま出すというのはやめてください。こうしてしまうと、最悪の場合、担当者に読んでもらえなくなるかもしれません。

メールの最初に宛名を記載する

メールのマナーとしてもうひとつ挙げるのが、「宛名の記載」です。これは履歴書などを郵送する際に書き記しておくべきものですが、メールを送る際にも同じように記しておきます。

この点に関しては、「様」と「御中」の使い分けを覚えておくようにしてください。「様」は個人あてに送る際に使うもので、「御中」は部署あてに送ることになっている、あるいは部署以下の個人名が分からない場合に使うものです。なお、「採用担当者」となっている場合には、「採用ご担当者様」と記します。

また、「株式会社」に関しても、「(株)」と略さないようにしてください。メールにおいても、相手方の名前はきちんと正式名称で記しておくというのがマナーです。

アドレスは意外と目に入る

就活用にアドレスを持っておくと就活をよりスムーズに有利に進めていくことができます。私用のものを使っているという人は、就活時だけでも別のアドレスを使用することをおすすめです。アドレスは単に連絡のツールではなく、その人自身を表すものでもあります。アドレスのドメインからも信頼性は図れますし、メールのやりとりで評価される場合もあるのです。

たががアドレスと言っても、就活用のものなのでフォーマルであることを心がけなければなりません。ビジネスではウイルスメールなどにも気を遣うため送信者のアドレスはよく見られています。アドレスは意外と目に入るものなので、明らかに私用のものであったり非常識な名前だとそれだけで印象が悪くなるので、細部までフォーマルであることにこだわって真剣に就活に取り組みましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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