面接対策

面接の返信マナー5つと例文3選【承諾・日程調整・辞退】~正しい方法とポイントを徹底解説~

面接日時の連絡に返信する際は早めに送る

面接日時の連絡方法は電話、メール、郵便と様々な方法があります。メールで面接日時の連絡があった場合は、早めに返信しましょう。返信までの時間があまりに空いてしまうと、志望度や熱意を疑われてしまいかねません。このようなところでマイナス評価を受けてしまうことは非常にもったいないため、返信を後回しにしないようにしましょう。

また、返信する時間帯にも気を配る必要があります。深夜や早朝などに返信をすることは、社会人としてマナー違反です。メールの返信は、相手が確認後返信出来る時間帯におこなってください。返信する際は、「24時間以内に行う」、「午後10時~午前9時は送らない」などの社会人としてのマナーを意識しましょう。

面接日時の返信マナー①件名を具体的に書く

面接日時の連絡に返信をする際は、件名を具体的に書きましょう。担当者は、大勢の就活生からメールを受信します。ひと目で誰から届いたメールなのかを判断してもらうためにも、件名に気を配る必要があるのです。件名の後に「Re:」が続いても、気にする必要はありません。メールの送信ごとに件名が変わってしまうと、混乱を招いてしまいます。

「面接日時のご連絡のお礼 ○○大学○○」とすると◎

タイトルを作成する際は、「一目で用件が分かるようにする」「大学名と名前を入れる」というポイントを守ればOKです。件名は多少変えても問題ありませんが、とくに変える必要はありませんので、そのまま採用しても良いでしょう。

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面接日時の返信マナー②宛名と自己紹介を書く

基本的に、ビジネスメールでの最初の返信では、宛名と自己紹介から始める場合が多いです。「○○株式会社○○部○○課○○様」というように、宛名を正式名称で記載し、「○○大学○○学部○○学科○○です」と名乗りましょう。タイトルで1回名乗るだけでなく、もう一度名乗っておくと、さらにマナーが良い返信メールができるでしょう。

件名・本文・署名の3箇所で名乗る

最後にいれる署名(名前・大学名・住所・電話番号)を合わせて、計3回ほど名乗ることを覚えておきましょう。本文では、「面接日時のご連絡ありがとうございます。ご指定頂きました○月○日○時に、○○(場所名)へうかがわせて頂きます。当日は何卒よろしくお願い致します」というだけで十分です。

不安な場合は、「お忙しい中お時間頂きありがとうございます」と、一言付け加えても良いでしょう。文章が長すぎるとマナーとして良くないので、ボリュームが出過ぎないようにしてください。

面接日時の返信マナー③返信前のメールを消さない

面接日時の連絡への返信マナーとして最後に言えるのは、元のメールを消さないようにすることです。企業側は返信前のメールを確認して、就活生が本文で言った日時と、最初にメールで指定した日時に相違がないかを確認します。その際に、返信前のメールが消されていたら、わざわざ送信済みのメールから確認しなければならず、企業側に手間がかかるでしょう。

手間をかけると評価が下がる可能性がある

元のメールを消さないのが、面接日時の連絡への返信マナーです。多くの就活生から同じように面接日時の連絡への返信が届くので、そのたびにメールを開いて確認していたら、手間がかかります。企業によっては、そういった手間がかかることで、就活生に対しての印象を悪くしてしまうでしょう。返信する際にはきちんと元の文章を残すよう、気を付けておいてください。

面接日時の返信マナー④正しい敬語を使う

面接の日程調整にメールを使って返信する場合、敬語の使い方には十分に注意してください。「お世話になっております」と書くべきところを「お世話になります」と書くなどしてしまうと、正しい敬語が使えないという印象を与えてしまう可能性が高いです。

メールにおいても正しい敬語が使えることは社会人として習得しておくべきスキルですので、この点でマイナス評価を受けてしまうことは非常に痛手となってしまいます。正しい敬語が使えているかどうか不安を感じている就活生は、身近な人に文章をチェックしてもらってから返信しましょう。

面接日時の返信マナー⑤表記を統一させる

面接日時の返信をおこなう際は、使用する表記を統一しましょう。メールの本文において、半角表記と全角表記が入り乱れていたり、日付や曜日を示す際の表記方法がバラバラになっていたりすると、文章全体が読みづらくなってしまいます。

漢字やひらがな、カタカナのバランスを見て調整しましょう。読みやすい文章を書く気配りが出来ていないと、「大雑把な性格なのではないか」という印象を与えてしまい、イメージを悪化させてしまう可能性があります。文章を書く際には読み手の立場になって書くことを徹底し、相手に好感を与えるような書き方を心がけましょう。

返信パターン3選

面接日時の連絡がきて返信をする場合には、どういった文章を書けば良いのでしょうか。きちんとした返信方法を知っておかなければ、企業側へ迷惑や手間をかけてしまう可能性があります。迷惑や手間をかけてしまえば、もちろん評価は下がるでしょう。

そこで以下では、企業側に迷惑や手間をかけないためにも、面接日時の連絡への返信パターンを3つご紹介します。「承諾する場合」「日程調整したい場合」「辞退したい場合」という3つのケースを想定して、返信パターンをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

承諾する場合

株式会社○○採用担当者 ××様

大変お世話になっております。○○大学○○学部の××と申します。この度は、面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

以下の時間に応募書類等を持参のうえ、貴社にお伺いいたします。6月3日 水曜日 午後14時 (○○××タワー 12F)ご多忙のところ、日程調整をして頂き誠にありがとうございました。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。(署名)

面接日時の連絡に対して承諾のメールを送る場合は、シンプルな文章で問題ありません。面接日程の連絡へのお礼を述べ、当日会社に行くことを伝えましょう。行くことを伝える際には、あらためて日時と場所の確認をするのがポイントです。

そうすることで、企業側と応募者に相違がないかの確認を、企業側がスムーズにおこなえます。最後に、「当日お願いします」といった文章を添えると、好印象を残せるでしょう。

日時調整をしたい場合

株式会社○○採用担当者 ××様

大変お世話になっております。○○大学○○学部の××と申します。面接日時のご連絡ありがとうございます。

6月3日水曜日の午後14時ということなのですが、ちょうど○○検定の受験日と重なっており、お伺いすることが難しいです。 大変申し訳ございません。

下記の日程でしたら貴社にお伺いできるのですが、ご都合はいかがでしょうか。難しいようでしたら、記載日以降になってしまいますが、改めて日程を提案いたします。

6月5日 (金) 午後のみ6月8日 (月) 終日6月10日 (水)  終日6月11日 (木)  終日

お忙しいところお手数をおかけして、大変申し訳ございません。何卒よろしくお願い致します。(署名)

面接日時の連絡メールを見ると、たまたまその日に試験などの予定が入っているケースもあるでしょう。そういった場合は、日時調整のメールを送らなければなりません。日時調整のメールでは、いくつかの選択を挙げることがポイントです。

自分が企業に行ける日にちと時間を複数載せて、企業側が選べるようにしましょう。「それでも合わない場合には改めて空いてる日程を伝える」と一言添えると、企業側に対する気遣いができ、話もスムーズに進みます。

辞退したい場合

株式会社○○採用担当者 ××様

お世話になっております。○○大学○○学部の××と申します。先日は、面接日時のご連絡をいただき、ありがとうございます。

この度、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。面接のチャンスをいただき、日時調整までして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

本来ならば直接伝えるところ、メールでの連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社ますますのご隆盛を心よりお祈り申し上げます。(署名)

面接日時の連絡をもらっても、考え直した結果、辞退しようと考えることがあります。そういった場合には、なるべく早めに面接辞退のメールを送ってください。理由が言いにくい場合は、「一身上の都合」で問題ありません。

日時調整までしてもらった後の辞退なので、しっかりとお詫びの言葉を述べるのがポイントです。最後に、会社の良い将来を祈る一言を添えると、好印象を与えられる辞退メールが作成できます。

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面接の日時を決定後に変更したくなったら

予想外の予定により、面接日時の変更が必要になってしまうことはありえます。企業側もその点は承知しているので、面接日時の変更を申し出ることで印象が悪くなることはないでしょう。ただ、連絡はできるだけ早めにしましょう。企業側にも都合があります。前日に急に言われても対応出来かねることもありますので、余裕を持って連絡することが大切です。早めに連絡をするという観点から、連絡方法は電話が好ましいです。

メールは相手が内容を確認するまでに時間を要する可能性があり、最悪の場合、内容の確認が漏れてしまう可能性もあります。「早急」かつ「確実」に、担当者に伝えるためにも、電話で連絡しましょう。

謝罪の言葉をしっかりと伝える

急な予定による日程変更は仕方のないことではありますが、しっかりと謝罪の言葉は伝えるようにしましょう。企業は予定された日付に向けて、様々な準備をすでに進めているのです。決定かと思われていたスケジュールを、再調整しなければなりません。日程変更による影響は、企業や他の応募者にも影響するので、誠意をもって謝罪の念を伝えましょう。

また、日程変更の連絡の際、代わりの日時の提案もおこなう必要があります。代わりの日時を提案しないと、「本当に自社に来たいのか」と志望度や熱意を疑われてしまう可能性があります。円滑に日程の再調整をおこなうためにも、謝罪の気持ちを伝えることと、代わりの日時をこちらから提案することを忘れずにおこないましょう。

面接日時の連絡への返信をする際は5つのマナーを守ろう

面接日時の連絡への返信では、上記でご紹介したマナーを守るようにしてください。企業によっては、面接日時の連絡メールへの返信を不要としているところもあります。もし、「このメールに返信は不要です」と書いてあった場合には、しなくても問題ありません。じっくりと本文を読んでから、返信するようにしてください。

就活の日程調整メール返信マナー5選【例文あり】|面接日の変更をしたいなら

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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