内定者懇親会の案内メールの返信ポイント｜出席・欠席・遅刻・お礼例文

内定者懇親会の意味を理解しておこう

企業から内定者懇親会の参加案内メールが届いた場合は、きちんと返信することが大切です。内定者懇親会への出席は強制ではありませんが、基本的には参加しなければならないものです。開催されることにはさまざまな意味があります。内定者懇親会はすべての企業でおこなわれるわけではなく、企業によっては開催しない場合もあります。

企業としても開催は義務ではありませんので、懇親会をおこなうということは特別な意味があることを覚えておきましょう。内定者懇親会は参加しておくことでさまざまなメリットがあり、就職に向けてもスムーズに準備を進めることができます。積極的に参加することが大切ですので、よっぽどの用事がない限りは参加するようにしましょう。

内定者懇親会にはなるべく参加した方がいい

内定者懇親会は、内定者同士が親睦を深めるためにホテルや会社の会議室などでおこなわれるものです。その会社に入ると決めている場合には、なるべく参加するべきです。ただし、他のどうしても外せない用事が重なってしまった場合は、強制的に参加を求められるものではないため断っても構いません。その際は、今後不要なところで目を付けられないようにするためにも、理由を説明して丁重にお断りすることが大切です。

他の参加者と仲良くなるチャンス

内定者懇親会には同期となる人や上司になる人、時には社長が参加していることさえあります。内定者懇親会における立ち振る舞いが、今後の立ち位置を決める最初の一歩といっても過言ではありません。

参加する目的はどのような同期や先輩がいるか、あるいは上司がいるかを知ることと、顔を覚えてもらい親しみを感じてもらうことです。そのため、飲みすぎて記憶がなくなるということがないようにしましょう。また、この時点でネットワークが同期間、先輩間と形成されることが多くあります。

積極的に疑問点などを質問しよう

内定者懇親会に参加する意義は、同期や先輩社員、上司などと会話し面識を深め、情報交換することにあります。入社にあたって不安や疑問に思うことは、この機会に積極的に質問しておきましょう。質問事項が上司に聞きにくい内容であれば、同期や同職種の先輩社員に聞くといいです。

例えば先輩社員の休みの過ごし方を聞くことで、ストレスを解消するリフレッシュ法を参考にすることができ、勤務日の1日のスケジュールを聞くことで、自分の社会人生活を具体的にイメージすることができます。

また、同期社員の残りの学生生活の時間の使い方を聞くことで、自分に足りないものを吸収できたり、刺激を受けられるかもしれません。上司には、仕事に役立つ資格や、学生の期間に身につけておいた方がいい知識などを聞くとよいでしょう。

企業の人に覚えてもらえる

内定者懇親会に参加することで、企業の人に自分を覚えてもらうことができます。懇親会は同期との距離を縮めるのはもちろん、新入社員と先輩社員との距離を縮める目的でも実施されます。企業の人に覚えてもらうことで、入社後もスムーズに仕事を進めやすくなり、上手く振る舞えば好印象を与えることも可能です。

内定が決まったからといって、企業の人からの評価を気にしなくていいわけではなく、むしろ入社に向けて少しでも好印象を与えておかなければなりません。入社の時点から悪印象を与えてしまうと、それが仕事に影響することもあります。場合によっては、後々の出世にまで影響する可能性もあるのです。企業に入社してからが本番なので、よりよい社会人生活を送るためにも、企業の人に覚えてもらうことは大切です。

内定者懇親会の案内はメールで届くことが多い

企業からの内定者懇親会の案内は、通常メールで届くことが多いです。案内をする時期が早い企業の場合は、内定通知書や内定承諾書とともに、案内が郵送されてくることがあります。内定後に企業からのメールを見逃さないよう、連絡先として企業に届け出たメールアドレスに届くメールは毎日欠かさずチェックしましょう。

また、メールを見た後はすぐに自分のスケジュールを確認し、出欠連絡をすることが大切です。後でメールを返信しておこうと後回しにすると、うっかり返信を忘れてしまうことがあります。内定者懇親会の連絡メールを返信する時に気をつけるポイントや書き方についてはこれから触れていきますので参考にしてみてください。

内定者懇親会の案内メールは電話ではなくメールで返信

内定者懇親会の案内は基本的にはメールで来ることが多いです。企業によっては書状などを郵送する場合もありますが、メールでの通知が一般的と言えます。内定者懇親会の案内が届いたら、それに返事をしなければなりませんが、メールできた場合は電話ではなくメールで返信をするのがマナーです。

連絡方法を相手に合わせるのは大切なことですし、電話で連絡すると相手に迷惑がかかる場合もあります。細かいマナーを守ることも大切なので、案内メールにはメールで返信して参加の旨を伝えましょう。

企業とのやりとりは基本的にメール

内定者懇親会の案内メールにはメールで返信しますが、これは相手と連絡方法を合わせるという意味だけではなく、企業とのやりとりはメールが主流であることも理由です。企業と連絡を取る方法はさまざまありますが、最も使用されるのはメールです。メールのやりとりが最も多く、メールであればお互いに都合のいい時間にやりとりができるため、連絡もスムーズにおこなうことができます。

メールでのやりとりであれば履歴も残るため、企業でも誰が出席して、誰が欠席するのかを把握しやすくなります。内定者懇親会の案内は同期全員に送られており、企業では参加の確認もおこなわなければなりません。メールであれば返信メールで参加か不参加がわかりますので、出席状況なども確認しやすくなります。

電話だと担当者の手を煩わせてしまう

企業とのやりとりで電話を避ける理由としては、電話だと担当者の手を煩わせてしまうことが挙げられます。電話の場合は会話をしている最中は電話だけに拘束されてしまい、他の仕事を進めることができません。メールであれば自分の都合のいいタイミングでチェックして返信できますが、電話の場合は相手の都合に合わせなければならないため、面倒なことも多いです。

自分の仕事で手いっぱいな場合でも、電話がかかってくれば一旦仕事の手を止めて電話に応対しなければなりませんし、忙しい時に電話をかけると迷惑がかかります。メールであれば担当者の手を煩わせることもありませんし、迷惑をかけてマイナスの印象にもなりませんので、基本的にはやりとりはメールでおこないましょう。

内定者懇親会の案内メールに返信する際のポイント4つ

内定者懇親会の案内メールへ返信をする際に、押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。内定者懇親会がおこなわれる場合、多くの場合は企業側から「内定者懇親会のご案内」というメールが届くはずです。その際は、同じ媒体であるメールで返信するのが基本と考えてください。

①案内が来たらすぐに返信する

会社から案内メールをもらったら、出席でも欠席でもすぐに返信をするのがマナーです。内定者懇親会は、おそらく就職するであろう企業における「最初のビジネスシーン」となります。悪い印象を与えないためにも、マナーをしっかりと守りましょう。

②一目で内容がわかる件名をつける

返信メールを送る際に気を付けたいのが、「件名」です。社会人の多くは、仕事で忙しいうえに、毎日多くのメールを受け取っています。そのため、一目で内容がわかるような件名にすると、親切だといえるでしょう。具体的な件名は、出席か欠席かで異なりますので、注意してください。

③シンプルな文面を意識する

内定者懇親会の案内メールへ返信をする際は、シンプルな文面を意識して作成しましょう。参加する場合は意気込みを、不参加の場合は理由を伝えたいと考えるのは、普通のことです。しかし、企業が知りたいのは「参加か不参加か」であって、意気込みや理由にはそこまで興味を持っていないといえるでしょう。

だらだらと意気込みや理由を語ったメールは、企業側からすると読むのが面倒に感じられるため、好印象を残せません。ただし、逆にシンプルすぎるメールを送っても、「きちんと作成していない」と思われかねないので注意が必要です。返信に書く内容としては、「自己紹介・案内メールのお礼・参加するかどうか・一言」があれば、問題ないでしょう。

④最後には必ず署名をつける

返信メールを送信する前には、署名がちゃんとついているかどうかを確認してください。返信に限らず、企業とやり取りする際のメールでは、署名をつけるのが一般的なマナーです。署名がなければ、誰からきたメールなのか分かりにくいうえに、企業側が返信をする際に連絡先を探さなければならないため、手間をかけてしまいます。

署名を書いておけば、そのままメールを作成したり電話をかけたりできるため、企業側としては便利なのです。自分の署名がないという人は、メールサーバの「設定」などから登録をしておきましょう。署名に書くべき内容は、「大学名(学部と学科があればそれも)・学年・氏名・メールアドレス・携帯の電話番号」となります。

返信する時間帯は企業側の営業時間内にする

内定者懇親会についての返信メールを企業に送る際は、返信する時間帯に気をつけるようにします。このことは、メールを企業に送信するすべてのケースに共通して言えることです。では、企業に送るメールは具体的にいつ送信するのがベストなのでしょうか？答えは「企業の就業時間内に送るようにする」です。

送る時間帯だけでなく、曜日にも気をつけます。例えば、内定先企業の営業が、平日の9時〜18時となっている場合は、その曜日のその時間内にメールを送るのです。企業の担当者によっては、個人の携帯電話やパソコンに会社宛のメールを転送する設定をしている人がいます。

そういったケースを考慮し、就業時間内に送るようにする気配りが大切です。企業側が個人宛てにメールの転送設定をしていない場合でも、深夜の時間帯に送信することで生活リズムの管理がされていないという印象を与えてしまうでしょう。

内定者懇親会の案内に対する返信メールの例文

内定者懇親会の案内メールに返信する際のポイントをご紹介しました。上記を踏まえて返信メールを作成すれば、企業側から悪い印象を持たれる心配はないでしょう。むしろ、丁寧に作成することで、「きちんとマナーを守れている」といった好印象を得られるかもしれません。

以下では、内定者懇親会の案内に対する返信メールの書き方をご紹介します。参加・不参加のどちらのケースでも参考にできるよう、両方の返信メールの例文をご用意しました。メールの例文を参考にして、内定者懇親会に参加するかどうかの返信を送ってください。

出席する場合の例文①

内定者懇親会の案内メールに返信する場合の、具体的な例文をご紹介します。まずは、内定者懇親会に出席するケースの例文です。

先ほど触れたとおり、先方は多忙にしているはずですから、メールの文面はできるだけ簡潔にしてください。短い文章で内容がしっかり伝わるようにしなければなりません。

出席する場合の例文②

出席の場合、「簡潔にする」以外にあまり注意点はありません。唯一気をつけるべきは敬語の使い方です。間違った使い方をしないよう細心の注意を払いましょう。自信がない場合、周りの敬語が得意な人に添削してもらうことをおすすめします。

欠席する場合の例文①

次に、内定者懇親会に欠席する場合の返信メールをご紹介します。せっかく案内をもらいながら内定者懇親会に欠席するというのは、少々気が引けるでしょう。しかし、冒頭でもお話ししたとおり、すみやかに返信メールを送るのが、社会人のマナーなのです。

出席の場合と違い、件名に「欠席」とは書きにくいものです。そういった際には、「欠席」の文言を書かず、ただ「内定者懇親会について」とだけ表記しても問題ありません。返信をする際のポイントは、欠席の理由を簡潔に説明することと、メールの最後でお詫びを繰り返すことです。

欠席する場合の例文②

欠席の理由が、学業に関することや親戚・家族の冠婚葬祭など、はっきりと言えることなら必ず書きます。しかし、はっきり言えない理由なら必ずしも明確に書く必要はありません。上記の例文の他「一身上の都合」も利用可能です。内定式の後には懇親会があるものと思い、なるべく他の予定は入れないようにしておきましょう。

遅刻して参加する場合の例文①

内定者懇親会に遅刻して参加する場合は、欠席の時と同じく時間に間に合わない旨を謝罪して、なるべく早く到着するというニュアンスを出して返信することが大切です。

遅刻する場合には、理由と何時間ぐらい遅れて何時から参加できるのかを簡素に書いて返信することが大切です。

遅刻して参加する場合の例文②

どうぞよろしくお願い致します。遅刻が決定なら、できるだけ早く返信しましょう。遅刻の場合は当日お会いする訳ですから、理由は書くべきです。もし別の理由があったとしても、学業を理由にするのが無難です。また、当日アクシデントで急に遅刻してしまう場合、間に合わないとわかった時点ですぐに電話で連絡しましょう。

当日に連絡が必要な場合は電話をする

内定者懇親会への参加を予定していたものの、当日になって欠席しなければならない、あるいは遅刻しそうな場合は素早く企業に連絡しなければなりません。無断での欠席や遅刻は絶対にNGです。必ず連絡を入れる必要がありますが、この場合はメールではなく電話で連絡をするのがマナーです。

当日の連絡など、緊急になる場合は電話での連絡が原則であり、メールでの連絡はNGです。当日に連絡が必要な場合は素早く連絡することを意識し、必ず電話で連絡しましょう。

メールだと気付いてもらえない可能性が高い

当日連絡をする場合にメールがNGな理由としては、メールでは連絡に気づいてもらえない可能性が高いからです。内定者懇親会の当日は、担当者は準備に忙しくメールチェックをしている余裕がないことも多いです。メールで連絡してもチェックしてもらえない可能性が高く、連絡してもそれが相手に伝わらなければ意味はありません。

仮にメールで当日欠席の連絡をしていたとしても、読まれないままに懇親会がスタートしてしまえば無断欠席と思われてしまいます。せっかく連絡をしたのに、伝わらないことで印象が悪くなるのはもったいないです。当日の連絡など緊急を要する場合は、メールではなく電話を使用しましょう。

電話に出ない場合はメールをする

当日の連絡になる場合は必ず電話をかけなければなりませんが、企業では準備などで忙しく、電話に出れないこともあります。電話をかけても繋がらない場合はメールでの連絡に切り替えましょう。たまたま出られないだけの可能性もあるため、何度かかけてみることが大切ですが、繋がらないのであればメールに切り替える必要があります。

メールには必要事項を記入しますが、連絡内容に加えて電話をした旨も必ず記しておきましょう。電話をしたが繋がらなかったためにメールをしたと書いておかなければ、最初からメールで連絡をしていると思われる可能性があります。電話が繋がらないため、やむを得ずメールにしたと書いておけば印象も悪くならずに済みます。

内定者懇親会に参加した後はお礼メールを送る

内定者懇親会に参加した後は、できるだけお礼メールを送るようにしましょう。マナーとして、お世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えることが一般的です。お礼メールを送ることで、企業の人によりよい印象を持ってもらえるでしょう。絶対に必要とまではいいませんが、お礼を言われて嫌な気持ちになる人はいません。今後その企業で働いていく上で、企業の人にいい印象を持ってもらうことは必ずプラスになるでしょう。

参加後早めに送る

お礼メールには「その日に送らなければならない」「〇日以内に送らなければならない」といった期限はありません。とはいえ、内定者懇親会が終わった後、できるだけ早めに送る方がいいです。お礼メールを送る目的は「相手に感謝の気持ちを伝えること」です。もしもお礼メールを送るのが遅れてしまった場合、お礼としての意味がどうしても薄れてしまいます。

お礼メールを送らないよりは送る方がいいのは言うまでもありませんが、送るタイミングによって、担当者に与える印象は大きく変わるでしょう。担当者にできるだけいい印象を持ってもらうためにも、お礼メールは内定者懇親会が終わった後できるだけ早く送るようにしましょう。

具体的に勉強になったことを盛り込む

内定者懇親会に参加したのであれば、同期や上司、あるいは社長と話す機会もあるでしょう。その中で特に印象に残ったことや勉強になったことを盛り込むことで、担当者によりよい印象を与えることができます。このとき、できる限り具体的に書くことで、より強い印象を与えられます。

「誰からどのようなことを言われたのか」「自分は何を思ったのか、感じたのか」まで、できるだけ詳しく書くことがおすすめです。「面倒だけれど、マナーとして大切なら仕方ない」としぶしぶ送ってしまうと、その考えがどうしてもメールを送るタイミングや内容で伝わってしまいます。企業が内定者のために開いている懇親会なので、その意図を汲みながら、感謝の気持ちをもってお礼メールを書くようにしましょう。

例文

内定者懇親会のメールに返信する際は4つのポイントを意識しよう

内定者懇親会の案内メールへの返信について、作成時のポイント、出席・欠席時の例文をご紹介しました。内定者懇親会の案内メールをもらったら、速やかに返信を送るのがマナーです。件名はわかりやすいものにして、出席なのか欠席なのか、しっかりと明記するように心がけてください。社会人としての第一歩ともいえるのが、内定者懇親会です。ぜひ本ページを参考にして、社会人としてのマナーを守った返信メールを作成しましょう。

記事についてのお問い合わせ