内定後

内定者懇親会の案内メールに返信するポイントと好印象を残すテクニック【出席・欠席・遅刻の例文あり】

内定者懇親会の意味を理解しておこう

企業から内定者懇親会の参加案内メールが届いた場合には、きちんと返信することが大切です。内定者懇親会への出席は強制ではありませんが、基本的には参加しなければならないものです。開催されることにはさまざまな意味があります。内定者懇親会はすべての企業でおこなわれるわけではなく、企業によっては開催しない場合もあります。

企業としても開催は義務ではありませんので、懇親会をおこなうということは、特別な意味があることを覚えておきましょう。内定者懇親会は参加しておくことでさまざまなメリットがあり、就職に向けてもスムーズに準備を進めることができます。積極的に参加することが大切ですので、よっぽどの用事がない限りは参加するようにしましょう。

内定者懇親会にはなるべく参加した方が良い

内定者懇親会は、内定者同士が親睦を深めるためにホテルや会社の会議室などで行われるものです。その会社に入ると決めている場合には、なるべく参加するべきです。ただし、他のどうしても外せない用事が重なってしまった場合は、強制的に参加を求められるものではないため断っても構いません。

しかし、その際には今後不要なところで目を付けられないようにするためにも、理由を説明して丁重にお断りすることが大切です。

他の参加者と仲良くなるチャンス

内定者懇親会には同期となる人や上司になる人、時には社長が参加していることさえあります。内定者懇親会における立ち振る舞いが、今後の立ち位置を決める最初の一歩といっても過言ではありません。

参加する目的はどのような同期や先輩がいるか、あるいは上司がいるかを知ることと、顔を覚えてもらい親しみを感じてもらうことです。そのため、飲みすぎて記憶がなくなるなんてことがないようにしましょう。また、この時点でネットワークが同期間、先輩間と形成されることが多くあります。

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積極的に疑問点などを質問しよう

内定者懇親会に参加する意義は、同期や先輩社員、上司などと会話し面識を深め、情報交換することにあります。入社にあたって不安や疑問に思うことは、この機会に積極的に質問しておきましょう。もし質問事項が上司に聞きにくい内容であれば、同期や同職種の先輩社員に聞くとよいです。

例えば先輩社員の休みの過ごし方を聞くことでストレス解消のリフレッシュ法を参考にすることができ、勤務日の1日のスケジュールを聞くことで、自分の社会人生活を具体的にイメージすることができます。

また、同期社員の残りの学生生活の時間の使い方を聞くことで、自分に足りないものを吸収できたり、刺激を受けられるかもしれません。上司には、仕事に役立つ資格や、学生の期間に身につけておいた方が良い知識などを聞くとよいでしょう。

企業の人に覚えてもらえる

内定者懇親会に参加することで、企業の人に自分を覚えてもらうことができます。懇親会は同期との距離を縮めるのはもちろん、新入社員と企業の先輩社員との距離を縮める目的でも実施されます。企業の人に覚えてもらうことで、入社後もスムーズに仕事を進めやすくなり上手く振る舞えば好印象を与えることも可能です。

内定が決まったからといって、企業の人からの評価を気にしなくていいわけではなく、むしろ入社に向けて少しでも好印象を与えておかなければなりません。入社の時点から悪印象を与えてしまうと、それが仕事に影響することもありますし、場合によっては後々の出世にまで影響する可能性もあります。企業に入社してからが本番ですので、より良い社会人生活を送るためにも、企業の人に覚えてもらうのは大切なことです。

内定者懇親会の案内はメールで届く企業が多い

企業からの内定者懇親会の案内は、通常メールで届くことが多いです。案内をする時期が早い企業の場合は、内定通知書や内定承諾書とともに、案内が郵送されてくることがあります。内定後に企業からのメールを見逃すことの無いよう、連絡先として企業に届け出たメールアドレスに届くメールは毎日欠かさずチェックするようにしましょう。

また、メールを見たらすぐに自分のスケジュールを確認し、出欠連絡をする事が大切です。後でメールを返信しておこうと後回しにすると、うっかり返信を忘れてしまうことがあります。内定者懇親会の連絡メールを返信する時に気をつけるポイントや書き方についてはこれから触れていきますので参考にしてみてください。

内定者懇親会の案内メールは電話ではなくメールで返信

内定者懇親会の案内は基本的にはメールで来ることが多いです。企業によっては書状などを郵送する場合もありますが、メールでの通知が一般的と言えます。内定者懇親会の案内が届いたら、それに返事をしなければなりませんが、メールできた場合は電話ではなくメールで返信をするのがマナーです。連絡方法を相手に合わせるのは大切なことですし、電話で連絡すると相手に迷惑がかかる場合もあります。細かいマナーを守ることも大切ですので、案内メールにはメールで返信して参加の旨を伝えていきましょう。

企業とのやりとりは基本的にメール

内定者懇親会の案内メールにはメールで返信しますが、これは相手と連絡方法を合わせるという意味だけではなく、企業とのやりとりはメールが主流であることも理由です。企業と連絡を取る方法はさまざまありますが、最も使用されるのはメールです。メールのやりとりが最も多く、メールであればお互いに都合の良い時間にやりとりができるため、連絡もスムーズにおこなうことができます。

メールでのやりとりであれば、履歴も残りますので企業でも誰が出席して、誰が欠席するのかなども把握しやすくなります。内定者懇親会の案内は同期全員に送られていますし、企業では参加の確認もおこなわなければなりません。メールであれば返信メールで参加、不参加がわかりますので、出席状況なども確認しやすくなります。

電話だと担当者の手を煩わせてしまう

企業とのやりとりで電話を避ける理由としては、電話だと担当者の手を煩わせてしまうことが挙げられます。電話の場合は会話をしている最中は電話だけに拘束されてしまい、他の仕事を進めることができません。メールであれば自分の都合の良いタイミングでチェックして返信できますが、電話の場合は相手の都合に合わせなければなりませんので、面倒なことも多いです。

自分の仕事で手いっぱいな場合でも、電話がかかってくれば一旦仕事の手を止めて電話に応対しなければなりませんし、忙しい時に電話をかけると迷惑がかかります。メールであれば担当者の手を煩わせることもありませんし、迷惑をかけてマイナスの印象にもなりませんので、基本的にはやりとりはメールでおこないましょう。

内定者懇親会の案内メールに返信する際のポイント4つ


内定者懇親会の案内メールへ返信をする際に、押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。内定者懇親会がおこなわれる場合、多くの場合は企業側から「内定者懇親会のご案内」というメールが届くはずです。その際は、同じ媒体であるメールで返信するのが基本と考えてください。

ポイント①案内が来たらすぐに返信する

会社から案内メールをもらったら、出席でも欠席でもすぐに返信をするのがマナーです。内定者懇親会は、おそらく就職するであろう企業における「最初のビジネスシーン」となります。悪い印象を与えないためにも、マナーをしっかりと守りましょう。

ポイント②一目で内容がわかる件名をつける

返信メールを送る際に気を付けたいのが、「件名」です。社会人の多くは、仕事で忙しいうえに、毎日多くのメールを受け取っています。そのため、一目で内容がわかるような件名にすると、親切だといえるでしょう。具体的な件名は、出席か欠席かで異なりますので、注意してください。

ポイント③シンプルな文面を意識する

内定者懇親会の案内メールへ返信をする際は、シンプルな文面を意識して作成しましょう。参加する場合は意気込みを、不参加の場合は理由を伝えたいと考えるのは、普通のことです。しかし、企業が知りたいのは「参加か不参加か」であって、意気込みや理由にはそこまで興味を持っていないといえるでしょう。

だらだらと意気込みや理由を語ったメールは、企業側からすると読むのが面倒に感じられるため、好印象を残せません。ただし、逆にシンプルすぎるメールを送っても、「きちんと作成していない」と思われかねないので、注意が必要です。返信に書く内容としては、「自己紹介・案内メールのお礼・参加するかどうか・一言」があれば、問題ないでしょう。

ポイント④最後には必ず署名をつける

返信メールを送信する前には、署名がちゃんとついているかどうかを確認してください。返信に限らず、企業とやり取りする際のメールでは、署名をつけるのが一般的なマナーです。署名がなければ、誰からきたメールなのか分かりにくいうえに、企業側が返信をする際に連絡先を探さなければならないため、手間をかけてしまいます。

署名を書いておけば、そのままメールを作成したり電話をかけたりできるため、企業側としては便利なのです。自分の署名がないという人は、メールサーバの「設定」などから登録をしておきましょう。

署名に書くべき内容は、「大学名(学部と学科があればそれも)・学年・氏名・メールアドレス・郵便番号と住所・携帯の電話番号」となります。携帯を小まめに確認しないという人は、家の電話番号も載せておくと、連絡が取りやすくなるでしょう。

返信する時間帯は企業側の営業時間内にする

内定者懇親会についての返信メールを企業に送る際は、返信する時間帯に気をつけるようにします。このことは、メールを企業に送信するすべてのケースに共通して言えることです。では、企業に送るメールは具体的にいつ送信するのがベストなのでしょうか?答えは「企業の就業時間内に送るようにする」です。

送る時間帯だけでなく、曜日にも気をつけます。例えば、内定先企業の営業が、平日の9:00~18:00となっている場合は、その曜日のその時間内にメールを送るのです。企業の担当者によっては、個人の携帯電話やパソコンに会社宛のメールを転送する設定をしている人がいます。

そういったケースを考慮し、就業時間内に送るようにする気配りが大切です。企業側が個人宛てにメールの転送設定をしていない場合でも、深夜の時間帯に送信することで生活リズムの管理がされていないという印象を与えてしまうでしょう。

内定者懇親会の案内に対する返信メールの例文

内定者懇親会の案内メールに返信する際のポイントをご紹介しました。上記を踏まえて返信メールを作成すれば、企業側から悪い印象を持たれる心配はないでしょう。むしろ、丁寧に作成することで、「きちんとマナーを守れている」といった好印象を得られるかもしれません。

以下では、内定者懇親会の案内に対する返信メールの書き方をご紹介します。参加・不参加のどちらのケースでも参考にできるよう、両方の返信メールの例文をご用意しました。メールの例文を参考にして、内定者懇親会に参加するかどうかの返信を送ってください。

内定者懇親会に出席する場合の返信メールの書き方

内定者懇親会の案内メールに返信する場合の、具体的な例文をご紹介します。まずは、内定者懇親会に出席するケースの例文です。

件名:内定者懇親会「出席」のご連絡(○○大学××××)

お世話になっております。○○大学△△学部の××××です。

この度は「内定者懇親会」のご案内を頂戴し、誠にありがとうございました。ぜひとも参加させていただきたく、出席の連絡をさせていただきました。ご指示の通り、当日は必要書類と印鑑を持って伺います。

当日お目にかかれますことを、楽しみにしております。メールにて取り急ぎ、内定者懇親会出席のご連絡まで。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

先ほど触れたとおり、先方は多忙にしているはずですから、メールの文面はできるだけ簡潔にしてください。短い文章で内容がしっかり伝わるようにしなければなりません。

内定者懇親会に出席する場合の返信メールの書き方②

件名:内定者懇親会出席のご連絡

株式会社〇〇
人事部採用ご担当 〇〇様

平素よりお世話になっております。〇〇大学△△学部の☓☓☓☓でございます。内定者懇親会のお知らせ、確かに頂戴致しました。大変有難く光栄なお話でございます。ぜひとも参加させて頂きたくご連絡させて頂きました。何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

出席の場合、「簡潔にする」以外にあまり注意点はありません。唯一気をつけるべきは敬語の使い方です。間違った使い方をしないよう細心の注意を払いましょう。自信がない場合、周りの敬語が得意な人に添削してもらうことをおすすめします。

内定者懇親会を欠席する場合の返信メールの書き方

次に、内定者懇親会に欠席する場合の返信メールをご紹介します。せっかく案内をもらいながら内定者懇親会に欠席するというのは、少々気が引けるでしょう。しかし、冒頭でもお話ししたとおり、すみやかに返信メールを送るのが、社会人のマナーなのです。

件名:内定者懇親会についてのご連絡(○○大学××××)

お世話になります。○○大学△△学部の××××です。内定者懇親会のご案内、たしかに頂戴いたしました。

大変残念なのですが、実はその日は教育実習の予定が入っており、どうしても伺うことができません。せっかくご案内いただきながら、誠に申し訳ございませんが、今回は欠席ということにさせていただきたく存じます。もし、また別の機会がございましたら、ぜひとも参加させていただきたいと思っております。

ご案内ありがとうございました。本当に申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

出席の場合と違い、件名に「欠席」とは書きにくいものです。そういった際には、「欠席」の文言を書かず、ただ「内定者懇親会について」とだけ表記しても問題ありません。返信をする際のポイントは、欠席の理由を簡潔に説明することと、メールの最後でお詫びを繰り返すことです。

内定者懇親会に欠席する場合の返信メールの書き方②

件名:内定者懇親会欠席のご連絡

株式会社〇〇
人事部採用ご担当 〇〇様

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〇〇大学△△学部の☓☓☓☓でございます。この度は内定者懇親会のご案内を頂き、誠にありがとうございます。大変有難いお話でございます。しかしながら、当日は予定が重なってしまい、どうしても伺うことができません。

大変申し訳ございませんが、欠席とさせて頂きたく何卒よろしくお願い申し上げます。せっかくの機会に伺えず誠に申し訳ございません。もし、再度このような機会がございましたらぜひとも参加させて頂きたいので、その時はお誘い頂けますよう重ねてお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

欠席の理由が①学業に関すること②親戚、家族の冠婚葬祭など、はっきりと言えることなら必ず書きます。しかし、はっきり言えない理由なら必ずしも明確に書く必要はありません。上記の例文の他「一身上の都合」も利用可能です。ただし、10月1日の内定式後の内定者懇親会を欠席するのは非常識と取られます。内定式の後には懇親会があるものと思い、他の予定は入れないようにしておきましょう。

内定者懇親会に遅刻して参加する場合の返信メールの書き方

内定者懇親会に遅刻して参加する場合は、欠席の時と同じく時間に間に合わない旨を謝罪して、なるべく早く到着するというニュアンスを出して返信することが大切です。

件名:内定者懇親会についてのご連絡(○○大学××××)

お世話になります。○○大学△△学部の××××です。内定者懇親会のご案内、たしかに頂戴いたしました。

申し訳ありませんが、その日は卒業論文の発表が入っておりまして、2時間ほど遅れる見込みでございます。誠に申し訳ありませんが、午後1時ほどから参加できる予定でございます。よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

遅刻する場合には、理由と何時間ぐらい遅れて何時から参加できるのかを簡素に書いて返信することが大切です。

内定者懇親会に遅刻して参加する場合の返信メールの書き方②

件名:内定者懇親会出欠についてご連絡

株式会社〇〇
総務部採用ご担当 〇〇様

貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。内定者懇親会のご案内を頂き、ありがとうございます。ぜひ参加させて頂きたく、よろしくお願い致します。大変申し訳ないのですが、当日13時までゼミの発表があり、どうしても開始時間に間に合いそうにありません。

遅刻は1時間程度かと思いますが、できるだけ早く到着できるようさせて頂きますので何卒ご了承頂けますようお願い申し上げます。お手数お掛けしてしまい申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
03-1234-5678(自宅)
090-1234-5678(携帯)

どうぞよろしくお願い致します。遅刻が決定なら、できるだけ早く返信しましょう。遅刻の場合は当日お会いする訳ですから、理由は書くべきです。もし別の理由があったとしても、学業を理由にするのが無難です。また、当日アクシデントで急に遅刻してしまう場合、間に合わないとわかった時点ですぐに電話で連絡しましょう。

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当日に連絡が必要な場合は電話をする

内定者懇親会への参加を予定していたものの、当日になって欠席しなければならない、あるいは遅刻しそうな場合は素早く企業に連絡しなければなりません。無断での欠席や遅刻は絶対にNGですので、必ず連絡を入れる必要がありますが、この場合はメールではなく電話で連絡をするのがマナーです。

当日の連絡など、緊急になる場合は電話での連絡が原則であり、メールでの連絡はNGです。当日に連絡が必要な場合は、素早く連絡することを意識し、必ず電話で連絡しましょう。

メールだと気づいてもらえない可能性が高い

当日連絡の場合、メールがNGな理由としては、メールでは連絡に気づいてもらえない可能性が高いからです。内定者懇親会の当日は、担当者は準備に駆り出されていることも多く、メールチェックをしている余裕がないことも多いです。メールで連絡してもチェックしてもらえない可能性が高く、連絡してもそれが相手に伝わらなければ意味はありません。

仮にメールで当日欠席の連絡をしていたとしても、読まれないままに懇親会がスタートしてしまえば無断欠席として扱われてしまいます。せっかく連絡をしたのに伝わらないことで印象が悪くなるのは勿体ないです。当日の連絡など緊急を要する場合はメールではなく、確実に伝えられる電話を使用しましょう。

電話に出ない場合はメールをする

当日の連絡になる場合は必ず電話をかけなければなりませんが、企業では準備などで忙しく、電話に出れないこともあります。電話をかけても繋がらない場合はメールでの連絡に切り替えましょう。たまたま出られないだけの可能性もありますので、何度かかけてみることが大切ですが、何度かけても繋がらないのであればメールに切り替える必要があります。

メールには必要事項を記入しますが、連絡内容に加えて電話をした旨も必ず記しておきましょう。電話をしたが繋がらなかったためにメールをしたと書いておかなければ、最初からメールで連絡をしていると思われる可能性があります。電話が繋がらないため、やむを得ずメールにしたと書いておけば、印象も悪くならずに済みます。

内定者懇親会に参加する人は準備をしておく

内定者懇親会に参加することを決めた人は、最低限準備しておく内容があります。同じ内定者同士で交流を深めるためにも、名刺やノート、ペンといった基本的な筆記用具を忘れずに用意しましょう。また、会社に関する基本的なデータをひと通り復習しておくことが大切です。

受付して一息ついているときに、先輩や上司に当たる人が突然そういったことを雑談の流れで聞いてくる可能性があります。好印象を持ってもらうためにも、会社に関する知識を覚えておくようにしましょう。

おこなわれる内容

内定者懇親会には、定番で行われる内容のほかに、企業独自の内容が課されることもあるのです。定番としては、全員の前での1分前後での自己紹介が挙げられます。仕事への抱負やどのような大学生活を送ってきたかといったことをお互いに紹介し合い、会社の上層部から内定を祝福するスピーチを受けて交流するという流れになります。

この過程で内定者同士のチームワークを確認するために課題を出したり、接客業などの場合は基本的な動きの訓練や社訓の唱和など、研修の時間にあてられたりすることもあります。企業ごとに内容が異なるため、それぞれの内容にあわせた準備と対策が必要です。

適切な服装

ファッション業界などの一部の特殊な業界を除き、スーツまたはオフィスカジュアルな服装で参加することが無難です。内定者懇親会に私服で来てほしいという案内があった場合には、オフィスカジュアルな服装で行くことが求められます。いずれにしても、最終面接を思い出して、これに近い清潔感を意識した服装をしていけば問題はありません。

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内定者懇親会のメールに返信する際は4つのポイントを意識しよう

内定者懇親会の案内メールへの返信について、作成時のポイント、出席・欠席時の例文をご紹介しました。内定者懇親会の案内メールをもらったら、速やかに返信を送るのがマナーです。件名はわかりやすいものにして、出席なのか欠席なのか、しっかりと明記するように心がけてください。社会人としての第一歩ともいえるのが、内定者懇親会です。ぜひ本ページを参考にして、社会人としてのマナーを守った返信メールを作成しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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