インターンシップ後のお礼状とお礼メールの書き方｜例文あり

インターンシップ後にはお礼状は出すべき？

インターンシップが終わったら、お礼状を書くといいといわれていますが、本当に書いた方がいいのでしょうか。お礼状を書くか悩んでいるのであれば、書くことをおすすめします。一時の面倒くささから書かないという選択肢をすれば、“今”は非常に楽できますが、後々後悔へつながります。後悔しないためにも小さな積み重ねをして、様々な恩恵を授かりましょう。

お礼状を出すと感謝の気持ちが伝わる

企業の職場の雰囲気に触れることができるインターンシップは、就職活動前の学生にとって大変有意義な経験です。お礼状では、インターンシップに参加する前の緊張や不安が体験を通して成長や学びに変わったことや、会社説明会やホームページからは知りえないことを知れたこと、時間を割いてインターンシップを受け入れてくれたことなどに対する感謝の気持ちを示す必要があります。

お礼状は絶対に送らなくてはならないものではありませんが、インターンシップ活動中の思い入れや感謝の気持ちを伝えるために送るようにしましょう。インターンシップを終えた後でお礼状を送れば、自分が何をするべきなのか明確に理解できたと感謝の気持ちを伝えることができ、企業もインターンシップをした価値があったと感じるでしょう。

お礼状は手書きの手紙がおすすめ

手書きのお礼状は、メールでのお礼より感謝の気持ちを伝えることができますし、丁寧な印象を与えることもできます。直筆の方がより書き手の思いが文字に出ますし、もらった方も嬉しいです。

インターンシップは本選考と無関係と言われていますが、参加した学生の印象は人事担当者に残ります。そんなインターンシップ参加後に手書きのお礼状が届けば、丁寧な対応ができる就活生だと印象付けることができるでしょう。また、そうした礼儀正しさが、丁寧な仕事ぶりを発揮してくれそうというイメージに紐付けられる可能性があります。

手書きのお礼状を送る機会は、就職が決まったあとの社会人生活でも取引先に対して何度か発生します。その際の予行練習だと考えて、送ってみるのが良いかもしれません。

相手によってはメールでもOK

インターンシップ後のお礼状は、絶対に手書きの手紙でなければならないというわけではありません。お礼状の形式については手書きのほうが印象に残りやすいといえそうですが、手書きがいいのかメールがいいのかは企業ごとに合わせた対応をすることが好ましいでしょう。採用担当者の年齢が若かったり、インターンシップをメールで受付していた企業などは、メールのお礼状でも失礼にならない場合が多いです。

また、手紙を出すのが遅れるぐらいなら、早めにメールのお礼状を送る方がいいでしょう。メールであれば修正も容易ですし、手書きの便せんより圧倒的に早く相手に届けることができます。レスポンスの速さやフットワークの軽さを大切にしている企業であれば、メールでお礼状を素早く送付したほうがよい印象に繋がるかもしれません。

お礼状の書き方：手紙編

お礼状を手紙で出す際には、どういったマナーに気をつければいいのでしょうか。連絡手段においてIT化を推進している企業ならメールのお礼状でも問題ありませんが、中にはお中元や年賀状といった昔ながらの礼儀を重視している企業もあります。

そういった場合は、インターンシップのお礼状を手書きの手紙で送付するのもよいかもしれません。インターネットの発展した時代に改まった手紙を書く機会は少なくなり、ビジネスマナーにのっとった文言や書き出しを使ったことのない人も多いでしょう。目上の人や客先に対しての手書きの手紙を送る場合には、独特のルールやマナーもあるため正しい書き方に注目してみましょう。

①頭語・時候の挨拶

手紙の基本ルールとしては頭語で始まり結語で終わる、というものがあります。頭語とは手紙の冒頭に書く「こんにちは」に相当する言葉で、結語が手紙の結びに書く「さようなら」を意味する言葉です。この頭語と結語は決まった組み合わせがあり、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。丁寧さの度合によってさまざまな種類がありますので、合ったものを選びましょう。

時候の挨拶とは、季節や天候に応じた言葉で頭語の後に続く礼文です。季節別・月別に使用する文言は異なりますが、ビジネス文書などでは季節を問わず年中使える時候の挨拶として「時下(じか)」があります。時下とは、「このところ」「今現在」などの意味合いを持つので、春夏秋冬を問わず使うことができるため便利です。

②本文

本題に入る前にあいさつとして記す「あいさつ文」で、いつ、どこでお世話になったのかを伝え、大学名・学部・学科などの所属を述べてから本題に入りましょう。

大学名や名前を名乗り、時間を割いてインターンシップをおこなってくれたことへの感謝や、具体的なエピソード、その中でどのような気づきや実感があったかを手短に書きましょう。ここでインターンシップ内容を事細かに書くだけではただの議事録や感想文になってしまうので、自身の中で印象的だった事を1つ2つ選び、その気づきや経験を今後活かしていくよう努める決意などへ続けると一貫性があります。

本文中で相手の会社を指す場合の敬称は、「貴社」を使うようにしましょう。「御社」は口語の場合にだけ使うのが一般的です。

③結びの挨拶

結びの挨拶とは、結語の前に手紙を締めくくる言葉を述べる部分の挨拶を指します。プライベートであれば相手の健康や幸せについて書きますが、インターンシップ体験のお礼状であればビジネスシーンを想定させるものがよいでしょう。例として「一層のご活躍をお祈りいたしております」や「ますますのご発展をお祈り申し上げます」といった繁栄や活躍などを祈る気持ちを示し、思いやりの気持ちを添えるのがよいでしょう。

また、インターンシップ後に選考がある場合や別の要件で連絡がくる機会があるのなら、今後お世話になることを含めた「またお会いできる日を楽しみにしております」や「今後ともよろしくお願いいたします」といった締めのあいさつをするようにしましょう。

④日付・署名・宛名

日付は文章の終わりの部分、結びの挨拶の後に年号から月日までを署名の前に記載します。漢数字、英数字は両方可能ですが「平成三十年5月30日」と表記がバラバラにならないよう、どちらかに統一して書きましょう。

署名は大学、学部名、学科名、氏名があれば十分です。場合によっては、住所をあわせて記載してもよいでしょう。署名は手紙の下側に寄せて書くようにします。署名において、連絡先を複数記載したりすると見づらくなってしまうのでNGです。

宛名は、日付と署名に続けて記載します。株式会社まで省略や短縮をせずに、会社名、部署名、役職名、担当者名の順に書きます。担当者名などが分からなければ、担当部署の後に「採用担当者様」として記載することも可能です。

お礼状の書き方：メール編

メールの書き方も基本は手紙と同様ですが、手紙以上に送信するスピードとタイミングが重要です。インターンシップが終了するのが午前中なら当日の夕方頃、午後以降であれば翌日の午前中までに送るのが送信時間の一つの目安となるでしょう。送付する時間帯も深夜帯は避け、翌日の営業時間内ないし始業時間直前に送付するとよいでしょう。

ここでは、メールのお礼状の書き方について解説していきます。実際にインターンシップが終わってからすぐのほう実感がこもった感想が書きやすいものですので、早めにメールを作成するようにしましょう。

①件名

メールの場合、件名はシンプルな見出しを心掛けましょう。インターンシップ担当者であれば参加した学生からのメールを数多く受信することが予想されますので、見落とされる可能性を少しでも減らす必要があります。そのためには、件名を見ただけで「誰がどんな内容で連絡してきたか」をわかるようにするのが鉄則であり相手に対しても親切です。

簡潔に「インターンシップ参加のお礼」などのような件名にして、そのあとに大学名と自分の氏名を記載しましょう。インターンシップに参加した就活生から送られてきたメールだと気づいてもらえれば、すぐに内容を確認してもらえる可能性は十分高くなります。必ずどこから誰が送って来たメールなのか分かるような件名にしましょう。

②宛先

可能な限り担当者に直接届くように工夫をする必要があるため、誰宛に送っているメールなのかわかるように文頭には宛名をつけましょう。宛名には、会社名、部署名、担当者名を含め、「株式会社〇〇　人事部××課　△△様」といった形で書きましょう。

メールの送付先は、メールアドレスが分からない場合は公表されている採用担当窓口のアドレスでもかまいません。担当者の他に、インターンシップ体験期間中に良くしてもらった社員の方がいて連絡先がわかる場合は、同様にお礼状を送ってみるのもよいでしょう。お礼状のメールが届けば、より相手の記憶に残りやすいです。また、インターンシップのお礼状を個人に対しても送ることで、丁寧で礼儀正しいという印象になるでしょう。

③本文

メールのお礼状では、まず自分の名前を名乗ります。「お世話になっております。○○大学○○学部の佐藤未来と申します。」などと自己紹介をしてから本文に入りましょう。

本文では、「このたびは、インターンシップに参加させていただきありがとうございます。」という感謝の一言の後に、インターンシップ体験で何が印象に残ったのか、どんなことが嬉しかったのかを書きましょう。現場で聞いた話の中で、自分の目標とするような姿を想像したことや今まで知らなかった魅力や感動したことなど、具体的なエピソードを交えて感想を伝えると良いでしょう。

社員からの話を聞いて企業への理解度や志望度が高まったのなら、そのエピソードは盛り込むべきです。逆に、インターンシップに参加していない人でも書けてしまうような内容のメールは避けたほうがよいでしょう。

④文末の挨拶・署名

メールでの文末の挨拶は、基本的に手書きの時と同じように今後の選考を含めた締めの挨拶をおこなうことが好ましいです。あくまでお礼のメールの一番の目的はインターンシップに参加させてもらい、現場を経験させていただいたことへの感謝です。「貴重な経験をさせていただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」などの挨拶で締めましょう。

好印象を与えてリターンやメリットを得ることが目的になってしまうのはよくありませんし、そういった下心は相手にも伝わってしまうものです。感謝の気持ちを素直に伝えることを考えましょう。

メールのお礼状では、最後に必ず署名を入れるようにしましょう。署名では、氏名、大学名、学部名、住所、携帯番号、メールアドレスを記載します。無料のフリーメールアドレスには署名が自動入力される機能がありますので、自分の署名を作成し登録しておくと便利でしょう。

お礼状を書くために外せないポイント

お礼状の書き方を見てきましたが、いざ筆を持ったらどう書けばいいかわからないものです。そこでここでは、お礼状を書く前に確認しておきたい、注意点についてご紹介します。ビジネスマナーを守ってお礼状を送ることで、より好印象を得ましょう。

手紙でも早めに出す

企業に対する返信やお礼状は、早くだせればだせるほど、価値が上がるといわれています。お礼状を書くためには時間を要しますが、できるだけ早く出すべきなので、インターンシップ参加後の翌日には送るようにしましょう。遅くても1週間以内には企業へ届くようにしてください。

誤字脱字には注意

誤字・脱字はビジネスマナー的にご法度です。そのため、お礼状を出す前に必ずチェックしてください。

特に会社名や担当者名に誤りがあると非常に失礼です。また、企業に対する表記の仕方にも注意が必要です。表記の仕方は、面接と書類で異なってきます。面接では、「御社」と使うのに対し、手紙では、「貴社」と書かなければなりません。

修正液や修正テープは使わないで新しい便箋に書く

誤字・脱字や字を間違えた場合は、修正液や修正テープを使いたくなりますが、お礼状では使わないようにしましょう。ビジネスマナー的には、新しい便箋に書き直すべきなので、一から書いてください。このような時間のロスも考えられるので、お礼状は早めに取りかかるべきです。

オリジナリティ溢れる言葉で書く

構成方法はわかっても、いざ書こうとすると難しいものです。その結果、ネットや本に書いてある例文をそのまま使ってしまう就活生がいますが、それは避けてください。例文のままの方が文章が綺麗でいいと思いがちですが、担当者は綺麗な文章を求めているわけではありません。

担当者が着目するのは、「どのような経験をして、これからどうするのか」です。そのため、綺麗な言葉でなくていいので、あなただけの経験と今後の活かし方を自分の言葉で書き上げましょう。オリジナリティ溢れるお礼状は、担当者の心をつかみ、記憶に残ります。

お礼状の例文3選

インターンシップのお礼状は、終了日にすぐに作成するのが理想的です。お礼状を出す一番の目的は「感謝の想いを伝えること」です。企業側はインターンシップを広告活動の一環として行っていることもありますが、開催するためにコストと時間をかけています。

また、お礼のメールを送るメールアドレスは、就活専用を作っておくととても便利です。メールアドレスは、意外と相手の目に留まりやすいので、どのようなアドレスにするかをしっかりと考えましょう。

お礼状を正しく書いてインターンシップ先に送るのは、1人の大人としてのマナーです。お礼状を出しておけば、インターンシップの企業との今後の関係も円満なものになるでしょう。インターンシップ先に送るお礼状には、そうした役割もあるので覚えておいてください。

例文①

上記の例文には、インターンシップで得た経験が、自身にどのような変化をもたらしたのかを記入してあります。インターンシップ中に何を経験し、どのように意識が変わり、いかに考え方が良いものになったのか、詳しく記入するのがポイントになります。

お礼状のなかで個性を出すポイントは、学んだことやエピソードなどを記入する本文です。本文に具体的なエピソードを記入することで、印象に残る良いお礼状を作成できます。お礼状で好印象を与えることができれば、就職活動を有利に進めることが可能です。

1つの経験から多くの学びを得られるというのは、就職活動において大きなアピールポイントとなりますので、採用を勝ち取りたいと考えるのであれば、この部分に最も力を入れるようにしてください。

例文②

お礼状を出す際にポイントになるのが、「時間を割いてくれたことに対するお礼」「インターンシップを通して学んだこと・得たもの」です。上記のインターンシップのお礼状の例文は良いお手本と言えるでしょう。基本的なことですが、企業が学生に時間を割いてくれたことに関してお礼を書くのが主な目的です。

これは外さないようにしましょう。また、あなた自身がインターンシップを通してどのようなことを感じ、学ぶことができたことを書いてあります。短期インターンも就活の一環とも考えることができます。インターンシップの経験を就活でどのように活かしていくかなども伝えられているので、とても良い例文でしょう。

例文③

お礼状を書くときのポイントは「インターンシップに参加して時の具体的な感想を盛り込む」ことがです。上記のインターンシップのお礼状では、インターンシップに参加した時の具体的な感想の部分が書いてあります。

例えば、「電話応対の基本を教えていただき、社会人としての心構えを学ぶことができた」「電話で新規アポイントを取ることができ、褒めていただいた」などが書かれています。インターンシップ参加中に自分が体験したワークの内容や自分の気づきを適宜メモしておくと、お礼状をスムーズに書くことができると思います。

中身のあるお礼状を出しておくことはプラスの評価になることはあっても、マイナスの評価になることはありません。面倒なひと手間かもしれませんが、メールでも良いので提出するようにしましょう。

意外と知らない便箋の折り方

書き上げたお礼状を封筒に入れる時に、どのように折り、封入すべきか意外と悩むものです。そこで、ビジネスマナーに沿った便箋の折り方をご紹介します。

三つ折りに折って封入するのが一般的

便箋は、和封筒に三つ折りで入れるのが一般的です。上記に三つ折りの方法をご紹介します。

どの場面でも応用できる封筒の書き方

就活を始める前に封筒を送った経験がある就活生はどれくらいいるでしょうか。意外と過去を振り返ると、封筒を送ったことがなく、書き方が分からない学生も多いです。社会に出たら、封書を送る機会は多くなります。社会に出てから失敗しないためにも、この機会にマスターしておきましょう。

封筒のサイズや宛名の書き方は？

お礼状に書く宛名は、「(株)」と省略するのではなく「株式会社」と正式名称で書くのがマナーです。正式な企業名が分からない場合は、ホームページで事前に調べておきましょう。会社名を書いた後は、部署名と担当者名を書きます。担当者のあとに「様」をつけるのを忘れないようにしましょう。

担当者が分からない場合は、「採用ご担当者様」で問題ありません。また、部署宛てに出す場合は「様」ではなく「御中」を使いましょう。お礼状を入れる封筒は、A4用紙を見つ折りにしたサイズの長形3号が適しています。色は、文字が見えにくい茶封筒ではなく、白色を使うのがマナーです。

封筒の表面の書き方

封筒は、表面と裏面で書き方が異なります。まずは、表面の書き方を確認してみましょう。敬称は個人宛か企業宛かで変わってきます。ここも間違えやすい部分なのでしっかり覚えておいてください。

基本的に宛名は、以下の順番で書くようになっていますので、参考にして応用してみましょう。
企業・団体名⇒部・課名⇒肩書き⇒個人名⇒様
【例】株式会社○○　総務課　課長　氏名　様

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面は、差出人を書く部分になります。意外に裏面の書き方もチェックされていますので、抜かりないようにしましょう。

インターンシップのお礼状を出すと特権がついてくるので丁寧に自分の言葉で書こう

インターンシップ後に出すお礼状は、ある意味初めて社会人に出す手紙とも言えます。そのため、なかなかすぐに書けずに断念する人も見受けられます。ただし、お礼状を出すことで相手企業には丁寧で礼儀正しいという印象を与えることができるでしょう。

お礼状は書くのに苦労するとは言っても、その後に待ち受ける恩恵の方がはるかに価値があります。最初に苦労して後に楽をするのか、その逆を望むのかはあなたのアクション次第です。

たかがお礼状と考えがちですが、今後の就職活動に密接に関係してきます。先を見据えた行動を心がけていきましょう。

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