【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

メールに署名する目的

メールでの署名はビジネスの世界では必須とされています。よって、「プレ社会人」とも呼ばれる就活生の今から、この習慣を身に着けるようにしておけば周りに差をつけることができますので、このひと手間を惜しまないようにしてください。

そもそもどうして、メールに署名を付け加える必要があるのでしょうか。実際、署名があると助かるのは主に企業側なのですが、メールを送る本人が得をする点もあるのです。ここではメールに署名を記すべき目的を2つご紹介いたします。

送り主が本人である事を示す

第一の目的として、「本人確認」が挙げられます。メールの本文に名前などの情報が記されておらず、結果友人や知人からの連絡だったとしても「本当に当人から？」と不審に思った経験はありませんか。そんな時、メールが本当にその人自身から送られてきたかどうかの確認が簡単にできるのが署名です。

本文末尾に署名を記しておくだけで、そのメールは自分自身が作成して送信したものだという証拠を残すことができます。署名に記したメールアドレスから企業にメールを送れば、別のアドレスから第三者が代わりに送ったのではないということを証明できます。

誰からの連絡かを把握させるため

もう一つの目的は、「メールの送り主の把握をより効率的にすること」を挙げることができます。これの点に関しても、例えばメールアドレスの変更を知らせる連絡のときに、名無しの文章だけが送られてきたメールを見て誰からか分からず、不安に思った経験のある方もいるのではないでしょうか。これも署名を記しておけば解決することができます。

署名を記しておけば、そのメールが誰から送られてきたものなのが瞬時に把握できるので、読み手の企業側としては、送り主の特定にかかる手間が省けて効率的です。また、メールを送る就活生自身から見ても、自分のメールだということが瞬時に分かれば、それだけ早いレスポンスをもらえることにつながるので有効であるといえます。

就活で使える署名の作り方

ここまでで署名の必要性について見ていきましたが、その署名にはどのようなことを記しておく必要があるのでしょう。署名に記載しておくべき項目や、気を付けてほしい注意点など含め、就活で使える署名の作り方をご紹介します。

記載するべき内容はとてもシンプルなので、今まで署名を入れていなかった方は、参考にしてみてください。

【記載必須な項目】

署名に必ず記しておく必要のある内容は以上の5項目になります。「氏名」や「住所」は郵送で連絡を取る際にも必要な項目ですが、「電話番号」「メールアドレス」は、連絡をスムーズに送りあうために必要な情報だといえるでしょう。中でも「大学名」はこの中では記載していなくてもいいのではないかと思う方もいるのかもしれませんが、自分の所属がどこなのかを一発で把握してもらうためにもつけておいたほうが良いです。

ここで見たように記載内容はとてもシンプルなのですが、署名に盛り込む項目を選ぶ際に守ってほしいポイントが1つあります。それは記載する情報の量です。署名の情報は多すぎても少なすぎてもよくありません。基本はこの５項目さえおさえておけば、企業に伝えておく情報量としては十分なので、これ以外の項目を盛り込むことは考えないほうが無難でしょう。

住所は略さず正式名称で記載する

先ほどご紹介した署名に記しておくべき5項目のうち、「住所」についてはとくに注意が必要です。署名とはいえ企業宛に送信するメールなので、都道府県なども略さず正式名称で記載するようにしてください。署名はいわば、本文につくおまけではありますが、それを記載するのは企業に宛てたフォーマルなメールです。

万が一略したままのものを送ってしまったとしても、ダメージとしてはさほど大きなものではないかもしれませんが、ちゃんと書けていないからとはじかれてしまうこともあるので、マイナスに傾いてしまわないように小さいミスはつぶし、リスクを最小限に抑えるようにしましょう。

就活用のメールアドレスを作成する

就活において、普段使っているメールアドレスをそのまま使っている方は多いかもしれませんが、知らず知らずのうちにもったいないことをしている可能性もあります。就活関連の連絡や登録は、普段使っている私用のものではなく専用のメールアドレスで行うと便利です。専用のアドレスを持っておけば、そこに届くのは就活の情報のみになるので、メールの見落としを減らすことができ、また情報の集約と整理がしやすくなります。

就活用のメールアドレスを作る際は文字列にも注意しましょう。「好きなもの」や「恋人を連想させるワード（love、foreverほか）」などは就活においてはあまり必要ないので、自分の名前プラスアルファ程度のシンプルな文字列のものを用いるのがおすすめです。さらに、「将来のメールでの失敗を防ぐ」という意味でもアドレスを分けるのは効果的になります。

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 実際に使える！署名の例

署名に盛り込んだ内容はとてもシンプルですが、これだけの情報があれば十分なので、これら以外の項目は増やさないほうが無難でしょう。また、ここでは「住所」「アドレス」などを日本語で表記していますが、「E-mail」などアルファベット表記でも構いません。

「E-mail」など項目の表記は常識の範囲内であれば自由に設定しても良いです。さらに、先の見出しの中ではご紹介しませんでしたが、署名の上下を「-------」や「~~~~~」などで囲うようにすると見やすくなってより効果的です。

作成時の注意点4つ

企業に対してメールを送るときは、メールに記載必須な項目だけでなく、メール内容についてもマナーを守る必要があります。いくら体裁を整えていても、肝心のメール内容のマナーを守れていなければ意味がありません。

メールに記載必須な項目と同時に、メール内容についてのマナーについても理解しておきましょう。メールを作成するときに注意すべきマナーには、どのようなことがあるのでしょうか？メールを作成するときの注意点を4つ説明します。

①キラキラ記号は使用しない

署名のような本文末尾の細かいところにこだわりを見せて差別化を図りたいという気持ちはわからなくもありませんが、企業に送るのはフォーマルなメールです。どのような内容のメールであれカジュアルな対応はしないでおきましょう。☆や♪といったキラキラ記号のほかに署名に用いるべきではないものとして、例えば「よろしくお願いしますm(_ _)m」に代表されるような顔文字も使用しないようにしましょう。

②名前にはふりがなを付ける

作成の際にやってはいけないことがある一方で、やっておくとよいというテクニックもあります。

名前には「山田 太郎（やまだ たろう）」のように（）で囲ってふりがなを付けておくようにしましょう。ささいなことではありますが、企業側に「丁寧で気遣いができる」という好印象を与えることが期待できるので有効であるといえます。

③誤字脱字に気を付ける

当たり前のことですが、誤字脱字には気を付けることが大切です。メールの誤字脱字があった場合は、それだけで採用担当者からの印象が悪くなってしまう可能性があります。社会人になって取引先にメールを送る際に誤字脱字があると、相手がメールの内容を理解できない可能性があります。また、誤字脱字があったために、メールの内容を別の意味に解釈してしまい、取引先とのトラブルに繋がる可能性もあるのです。

そのため、就職活動で企業にメールを送る段階から、誤字脱字がないように十分に注意しましょう。メールを入力している間は、自分で誤字脱字に気付くことは難しいです。誤字脱字をチェックするために、メールを完成させた後、最初から最後まで目を通して確認しましょう。

④本文と署名を「-----------」で区切る

メールに署名を入れる際は、本文と署名を「-----」で区切ることで、署名がわかりやすくなります。本文と署名の間に区切りがあれば、メールを読んでいてどこまでが本文で、どこからが署名なのかわかりやすくなります。このように、メールの本文と署名を区切ることで、相手が読みやすいメールを作成することもビジネスメールに必要な心遣いなのです。

就活生はテンプレートを参考にメールの署名を作成しよう

就職活動をより有利に進めるために、署名の作成方法や注意事項など「署名」についてみていきました。署名はビジネスの場では当たり前の習慣になっていることです。社会人になる直前の今から習慣づけておけば、就職してから署名をうっかり忘れてしまうというリスクを減らすことができます。

ささいなことながらも周りに差をつけることができるので、やっておいて損はありません。なお署名ですが、事前に設定しておけば自動で署名を出すことのできる機能を備えているメールアプリも多数あります。メールを作成するその都度署名を打ち込むのには時間も手間もかかってしまうので、そのようなアプリの便利機能も利用して、就活に活かしていきましょう。

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