マナー

就活メールで好印象を与えるマナー10選|件名から返信時間まで完全網羅~日程調整・お礼メールの例文~

会社にメールを送る際はマナーを守る

就活では、企業とメールでやりとりをする機会があります。ここでのメールは、日常生活で友人とおこなうものとは別物と認識してください。企業に送るメールは、当然のごとくビジネスマナーが要求されます。ビジネスマナーがしっかりと守られていないメールは、それだけで印象が悪く、選考に悪影響を及ぼす恐れがあります。

メールにおけるビジネスマナーは、就活限定で使うものではありません。社会人になれば社内宛、顧客宛など様々な場面でメールを多用することになります。社会人になったあとに困らないように、就活生のうちにしっかりと押さえておきましょう。

メールの常識①PCで送ろう

ビジネスメールは、PCで送るのが通常です。携帯だと送れない場合もありますし、ドメイン指定で返される場合もあるので、PCメールにしましょう。おすすめはGmailです。フィルタ機能や、マルチ受信トレイ、ショートカットキーを使いこなせると効率が非常に上がります。また、イベント申込みなどで携帯のメールを使用するのはやめましょう。

メールの常識②件名は一目で見てわかるように

社会人は1日100通以上(100通は普通、多い人は1,000通)のメールをやりとりすることがあります。件名で内容がわかると効率的に返信や削除ができます。

件名の例

  1. 【本日の御礼】○○大学 山田
  2. 【12/20セミナーの件】キャンセルのご連絡

メールの常識③誰宛てのメールなのかを最初に記入

宛名の例

株式会社○○

山田 太郎様

○○大学の○○と申します。

○○の件でご連絡いたしました。

この流れを覚えておきましょう。社会人になると、このフレーズは1年間で1万回(1日50通×200日)程度使います。

メールの常識④一言入れると気持ちが和む

メールでは事実だけを伝えれば問題ないですが、それだけだと事務的になりすぎてしまいます。これは常識ではなく、好みの問題なのですが、一言冒頭で入れるだけでメールから「人間性」を感じることができます。

先日の説明会はありがとうございました。

貴社のことをより理解でき、新しい事業に取り組む姿勢に魅力を感じました。

メールの常識⑤メールの目的を伝えるために本文は簡潔にする

メールを送るには目的があります。それを冒頭に伝えましょう。

この度は面接について2点質問があります。

  1. 〇〇〇
  2. 〇〇〇

メールの常識⑥こまめに改行する

メールを送る際は、こまめに改行しましょう。長々と続いている文章は読みにくく、相手にストレスを与えてしまいます。内容を簡潔に整理するためにも、箇条書きを効果的に使いましょう。

【悪い例】

こんにちは。○○大学の山田です。質問が2つあり、メールしました。一つ目は、○○で、2つ目は○○ですが、いかがでしょうか。

【良い例】

こんにちは。○○大学の山田です。

質問が2つあり、メールいたしました。

  1. 〇〇〇
  2. 〇〇〇

メールの常識⑦署名をつける

名乗らない、署名なしは誰からメール来たかわからない場合があります。

■━━━━━━━━━━━━━━━━━━

○○大学

山田太郎

yamadataro@gmail.com

090-1234-5678

━━━━━━━━━━━━━━━━━━■

できるだけシンプルに書きましょう。署名だとわかる程度で問題ありません。★や◇を多用して見た目にこだわる方もいますが、必要ありません。SNSのアカウントを入れる人も多いですが、完全にプライベートで使用している場合は必要はありません。

メールの常識⑧24時間以内に返信する

24時間でメールが返ってこないと、読んだのか読んでいないのか。伝わったかどうかも分かりません。忙しくて対応が困難な時でも、一言「確認しました。○日までに対応させていただきます。」と添えて返信しましょう。

ナビサイトからのメールが大量に来ているので返信するのが大変かと思われますが、できるだけ早めに返してください。ナビサイトからの大量メールはGmailのフィルタ機能ですっきりするので、受信トレイをスキップして、アーカイブしましょう。

メールの常識⑨一通のメールを丁寧に扱う

学生だからこそ、ひとつひとつのメールを丁寧に返信してください。社会人になると、どうしてもほとんどのメールは機械的になってしまいます。どのような言葉で伝えればいいのかを検索し、丁寧にメールをまとめる時間があるのは学生の特権です。敬語の使い方や誤字脱字についても、気にかけましょう。

メールは、相手とのコミュニケーションだということを忘れないでください。相手はこのメールを読みやすいか、伝えたいことを理解できるか、などを考えましょう。メールは個人のパワーを最大化させるITツールです。最大限生かしましょう。

メールの常識⑩やり取りの履歴を残す

メールの返信をおこなう際は、「引用返信」を徹底してください。担当者は採用活動以外も含め、様々な業務でメールのやり取りをおこなっています。そのような中で就活生からやり取りの履歴が残っていない形でメールが送られてくると、担当者は受信フォルダの中から過去のメールをさかのぼり、内容を確認してから返信をしなければなりません。

そこで、相手が送った本文を消さずに引用返信にすることで、そのような手間が省け、担当者に余計な負担をかけなくて済むのです。メールを送る際は、相手の立場に立って配慮を忘れないようにしましょう。

メールを送っていい時間は?

企業にメールを送る時間について、とくに決まったルールはありません。「夜分遅くに失礼します」と夜中に送っても、担当者がメールを見るのは朝になります。しかし、就活では日程調整のお願いなど、頼みごとのメールを送る場合が多いです。そのようなメールは、企業の就業時間内に送るようにしましょう。

おすすめは、13時から14時の間です。午前中に送っても問題ありませんが、ほとんどのビジネスマンが会議などの予定を午前中に入れているので返信できません。ポイント⑧でもご紹介したように、24時間以内に返信することに注意し就業時間内にメールを送りましょう。

就活メールでの締めの文言の書き方

就活メールで使える締めの文言を、いくつかご紹介します。「連絡待ち」「お願い」「お詫び」のパターンもあわせてご紹介するので、参考にしてください。

【基本形】

「今後ともよろしくお願いいたします」

「引き続きよろしくお願いいたします」

【連絡待ち】

「ご連絡いただけますと幸いです」

「ご連絡を賜りますようお願いいたします」

【お願い】

「ご検討くださいますようお願い申し上げます」

「誠に勝手なお願いではございますが、よろしくお願いいたします」

【お詫び】

「大変失礼いたしました」

「誠に申し訳ありません」

メールの締めには、以上のような文言が使えます。送るメールの内容によって、使い分けましょう。

就活メールの例文

就活におけるメールには、ビジネスマナーが要求されます。しかし、最初はなかなか勝手がわからず、うまく文章を作ることが出来ないものです。就活でメールを使う代表的な場面は、「日程調整」と「面接のお礼」です。

以下で、この2つの場面で用いるメールの例文を挙げています。まずは例文を参考にしながら、この2つのメールを作るところから始めてみましょう。慣れてくれば、メールを作成する度に例文を確認しなくても文章を作れるようになります。言葉の言い回しや誤字脱字に注意して、面接の日程調整メールやお礼メールを作成してみましょう。

面接の日程調整メールの例文

株式会社〇〇

人事部 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。

△△大学△△学部△△学科 △△ と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

以下、いずれかの日程でお伺いさせて頂ければと思います。

×月×日 終日

×月×日 午前中

×月×日 午後

お忙しい中大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

△△大学

△△学部 △△学科

△△

Tel:000-1234-5678

mail:aaaa@gmail.com

この例文の一番のポイントは、日程を複数提案している点です。担当者の方は日々忙しく業務に打ち込んでいます。日程をひとつしか提案しないと、日程調整が上手くいかなかった際、やりとりが長引いてしまい、担当者の方に負担をかけてしまうのです。このような配慮をすることも、メールにおける重要なビジネスマナーです。

面接後のお礼メールの例文

株式会社〇〇

人事部 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。

△△大学△△学部△△学科 △△ と申します。

本日の面接の件、

貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

〇〇様のお話をお伺いし、貴社の事業内容への理解をより深めることが出来、より一層貴社で働きたい気持ちが強くなりました。

是非とも良いお返事を頂き、貴社の更なる発展に貢献できることを祈っております。

取り急ぎ、面接の御礼を申し上げます。

△△大学

△△学部 △△学科

△△

Tel:000-1234-5678

mail:aaaa@gmail.com

この例文のポイントは、お礼の気持ちを自分の言葉でしっかりと述べている点です。お礼のメールを送ることは、時間を割いていただいた担当者への感謝を伝えるために必要なことですが、それが定型文であっては気持ちが伝わりません。

メール全体の構成はフォーマットをして使用して問題はないですが、お礼の気持ちは定型文ではなく自分の気持ちを書くようにしましょう。

就活用アドレスを作成しておくと便利

就活においてメールでのやり取りは、ほとんどの就活生が経験することです。メールのマナーを知らないと、最悪の場合印象が悪くなってしまいます。そうならないために、就活用のメールアドレスの作成をおすすめします。普段使っているアドレスだと、企業からの大事なメールを見失う可能性があるのです。

就活用のアドレスを作成する場合は、シンプルに自分の名前が入っているものにしましょう。担当者も、メールアドレスと内容を照らし合わせやすくなります。企業説明会やセミナーの申し込みなど、メールアドレスを使う場面が増えてきているので、就活用のアドレスを作成しておきましょう。

就活で使えるメールテンプレート【エントリーシート・選考日程調整・会社訪問願い】

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。