就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

就活でメールを送る際はマナーが必要

就活生は電話とメールの両方をこまめに確認しながら、自分の予定と就職活動の予定を調整することが求められます。最近ではメールで連絡をする企業も増えました。説明会の日時のお知らせや、面接の日程調整の件など多くのメールが届いているでしょう。

連絡手段として大変便利なメールですが、企業の採用担当者に送る際はマナーが必要です。失礼のない表現をしているつもりでも、知らず知らずのうちに無礼な言葉を使用してはいませんか。せっかく面接を調整してもらっていても、実はマナーがなっていない文章で送っていたということは、就活生によく見られる失敗談です。

今回は、シチュエーション別にビジネスメールのマナーからコツまで例文と一緒に解説していきます。

メールの構成マナー

メールには構成マナーがあります。きっちり守らなければいけないということはありませんが、ビジネスメールにはおおよその構成やルールがあります。いつでも、どこでも送信できる便利なメールですが、文字だけしか相手には届けることができません。だからこそ誤解を生まないようにマナーを守り、社会人としての対応ができるようにしましょう。

以上6つがメールの構成マナーのポイントです。一見できているように見えて、実は落とし穴がある点を集めてみました。企業から届くメールに返信をする際に、次の項目で紹介する6つのポイントを意識しながら返信してください。

それではメールの構成マナー6つのポイントについて解説していきます。

①自分の名前と用件を件名にする

社会人は1日100通以上（100通は普通、多い人は1,000通）のメールをやりとりすることがあります。件名で内容がわかると効率的に返信や削除ができます。メールを送る際には、自分の名前と用件を件名に記載するようにしましょう。

②宛名は正式名称にする

メールを企業に送る際には、文章の始めに宛名を記載します。宛名では、「（株）○○」のように略さず、「株式会社○○」など、正式名称で記載するようにしましょう。略して記載するのは、ビジネスマナーとしては失礼にあたります。上記のように、企業名と担当者名をしっかりと載せるようにしましょう。

③メールの目的を伝えるために本文は簡潔にする

メールを送るには目的があります。それを冒頭で伝えるようにしましょう。メールをした目的について、わかりやすく簡潔に記述することが大切です。

用件が複数ある場合は、「○点質問があります」などと記載して、いくつ聞きたいことがあるのか明確にするとよいでしょう。

④こまめに改行する

【悪い例】

【良い例】

メールを送る際は、こまめに改行しましょう。長々と続いている文章は読みにくく、相手にストレスを与えてしまいます。内容を簡潔に整理するためにも、箇条書きを効果的に使いましょう。

⑤署名をつける

メールでは、忘れずに署名を付けるようにしましょう。名乗らない、署名なしでは誰からメール来たかわからない場合があります。また、署名はできるだけシンプルに書きましょう。誰が送ったのかわかる程度の情報を記載していれば問題ありません。

★や◇を多用して見た目にこだわる方もいますが、特にそういった装飾は必要ありません。SNSのアカウントを入れる人も多いですが、完全にプライベートで使用している場合は必要ないでしょう。

⑥締めの文言の書き方

就活メールで使える締めの文言をいくつかご紹介します。「連絡待ち」「お願い」「お詫び」のパターンもあわせてご紹介するので、参考にしてください。送るメールの内容によって使い分けましょう。

メールの基本マナー

それではメールの基本マナーはいかがでしょうか。そもそもメールにはどんなマナーがあるのかよく分からない方は、以下のポイントを確認してください。

以上4つのマナーのポイントを解説していきます。当たり前のように感じることかもしれませんが、意外と守れていない人が多い項目です。

うっかり敬語を間違えたり、分かりづらいアドレスを使用してしまったり、ミスをしやすいマイナスポイントは潜んでいます。「他の学生はできているのに、この人はこんなこともできないのか」と思われる前に、今のうちから直せるところは改善し、万全な状態で就職活動に挑みましょう。

①24時間以内に返信する

24時間でメールが返ってこないと、読んだのか読んでいないのか。伝わったかどうかも分かりません。忙しくて対応が困難な時でも、一言「確認しました。○日までに対応させていただきます。」と添えて返信しましょう。

ナビサイトからのメールが大量に来ているので返信するのが大変かと思われますが、できるだけ早めに返すことが大切です。ナビサイトからの大量メールはGmailのフィルタ機能ですっきりするので、受信トレイをスキップして、アーカイブしましょう。

②Re:マークは消さずに使用する

メールを返信すると件名にRe:マークがつきますが、企業とのメールのやりとりでは、このRe:マークは消さずにそのまま使用します。Re:マークは返信であることを示すものであり、これをつけておくことで何のメールに対しての返信なのかがすぐにわかります。新たに件名を付け直してしまうと、どのメールとつながっているのかがわからなくなってしまう場合もありますので注意が必要です。

返信の場合は基本的には件名を変える必要はなく、送られてきたものをそのまま使用するのが一般的です。また何度も返信でやりとりをしていれば、Re:マークは増えていきますが、多くなったと感じれば少し消すようにしましょう。すべてを消すのではなく、ある程度消してごちゃごちゃしないように工夫することが大切です。

③敬語を正しく使う

アルバイトなどで敬語を使用する機会はあると思いますが、メール上の敬語に触れることは少なかったでしょう。

例えば「面接日の調整をしてください」と企業に依頼する場合ですが、「面接日のご調整をお願い致します」という文章の方がメールではよく頻出する文章になります。さらに「面接の希望日程をお送りいたします」と添えて候補日を2～3つ送ると、担当者も調整がしやすくなります。

企業の採用担当者は毎日のように就活生と連絡を取っています。敬語が間違っているメールを見ると、違和感に気が付きやすいです。逆に敬語をきちんと使用している学生とメールをすると、マナーがなっていると感じるので印象は良くなるのです。

④長く分かりづらいアドレスは使わない

パソコンのメールアドレスは、大学からメールアドレスが付与されている場合は、大学のメールアドレスを使用しましょう。もちろんフリーアドレスも使用して構いませんが、大学のメールソフトはセキュリティーがしっかりしています。個人情報や予定のやり取りをすることが多くなる就職活動中のメールでは、なるべくセキュリティーに守られたメールソフトを使用しましょう。

フリーのアドレスを使用する際は、アドレスが初期設定のままではないか必ず確認してください。初期設定のままのアドレスは、羅列が複雑であるため、迷惑メールに認識されてしまうことがあります。また、キャラクターの名前を使用したり好きなブランドが入っているプライベート感があるアドレスにするのは控えましょう。

⑤「！」の乱用はしない

パソコンでメール画面を開いて入力していると、メール文章の編集機能も出てきます。文字を大きくしたり太くしたり、色をつける機能のボタンがあると思います。

しかし、ビジネスメールではその機能を使用することはほとんどありませんので、就職活動中のメールのやり取りでも使用することはありません。記号の「！」も使用してはいけません。感謝の気持ちや感情を表したいときは、記号に頼らず文章で伝えるようにします。ただし、フランクな社風の企業では「！」を使用することがあります。

（例）「昨日の説明会にお越しいただきありがとうございます！」

「〇〇様にはぜひとも二次選考にお越しいただきたくご連絡差し上げました！」

というように、企業の方から「！」を使用してくる場合があります。その場合は「！」を使って返事をしても失礼にはあたりませんが、極力使用しない方が無難です。状況に合わせて「！」を使うようにしましょう。

就活メールの例文

就活におけるメールには、ビジネスマナーが要求されます。しかし、最初はなかなか勝手がわからず、うまく文章を作ることが出来ないものです。就活でメールを使う代表的な場面は、「日程調整」「日程・時間変更」「面接のお礼」「OB・OG訪問のお礼」です。

以下で、この4つの場面で用いるメールの例文を挙げています。まずは例文を参考にしながら、この4つのメールを作るところから始めてみましょう。慣れてくれば、メールを作成する度に例文を確認しなくても文章を作れるようになります。言葉の言い回しや誤字脱字に注意して、面接の日程調整メールやお礼メールを作成してみましょう。

会社説明会で使用するメール

会社説明会の連絡のお礼

企業から説明会の案内メールが来た場合の返事の例です。日時・会場名・持ち物などの詳細が書かれたメールが届きます。返信では、先に連絡をもらったことへのお礼と、日時・会場名・持ち物の復唱をします。

会社説明会のお礼

会社説明会に参加したお礼をメールで伝える例です。先に説明会に参加したことへのお礼を述べます。その後、説明会に参加した感想を添えると気持ちのこもったメールになります。感想は定型文でも構いませんが、自分のオリジナルの言葉を使用すると、より入社への意欲が高いことを示すことができます。

OB・OG訪問で使用するメール

OB・OG訪問のお願い

OB・OG訪問依頼の問い合わせは、まず誰に連絡をしてよいのか戸惑うかと思います。学校のキャリアセンターや就職サポートセンターから、企業の人事担当者の連絡先か、卒業生本人の連絡先を教えてもらい、メールで連絡をするのが主な連絡方法になります。突然の連絡になることと、面談の時間を頂戴することへの感謝とお詫び文を添えるとよいでしょう。

OB・OG訪問の日程調整

OB・OG訪問の日時調整をしてもらったメールの返事には、最初にお礼を述べます。そして日時の復唱と、ざっくりでもよいので当日どのようなことを質問したいのかを伝えましょう。最後に当日をの面談を楽しみにしている気持ちを添えて締めます。

OB・OGへの質問

訪問前に不明点がある場合の例です。質問の場合は「？」を使用してもよいですが、「？」を使用しない方がビジネスメールの印象を与えることができます。「よろしいでしょうか」という表現も「よろしかったでしょうか」という間違い言葉にならないように注意してください。

インターンで使用するメール

インターンのお礼

インターンシップに参加したお礼を伝える文章です。インターンシップは会社によりますが、企業が自社のことを知ってもらうために企画したり、就活生の社会勉強の機会の創出として幅広く学生を呼ぶ場になっています。フランクな雰囲気でおもてなしをする社員の方が多いので、自分の手作りの文章で感謝の気持ちを伝えてもよいでしょう。

インターンの質問

インターンシップに参加する前に質問したいことがありメールをしている例です。企業側のミズであっても、責め立てるような内容にはせず、ご確認いただきたいと依頼するようにします。インターンシップの日程は企業によっても々なので、参加予定の方は日数をきちんと確認してから参加してください。

説明会や面接で使用するメール

説明会や面接の遅刻の連絡

説明会や面接に遅刻する場合は、とにかく電話で一報入れるようにしてください。電話に担当者が出た場合は状況を説明できるのですが、「担当者が不在なので伝えておきます」と言われた場合は、同時にメールでもお詫びの文章を送りましょう。

説明会や面接のキャンセルの連絡

どうしても参加できなくなってしまった場合はドタキャンをするのではなく、必ず一報を入れましょう。「諸般の事情から」という言葉を使うことであらゆる事情をカバーできますが、できれば説明会や面接のキャンセルはしないような予定の調整をするようにしてください。

選考に関するメール

選考辞退のお詫び

選考の予定をドタキャンすることはもってのほかです。必ず一報を入れてください。その際は謝罪の言葉を入れてください。就職活動は進めていくと、本当にやりたい仕事が見つかってきます。その際に「この会社は違う」と思ってくることもあると思います。その際は無断キャンセルはせず、辞退する旨を連絡してください。

内定連絡のお礼

内定を承諾する際は、まずは内定へのお礼を述べましょう。次に4月からの意気込みを記載します。内定承諾後には、入社までの流れや、今後の提出書類についての案内がメールで送られてくることが多いです。入社までに必要な準備に抜けがないよう尽力しましょう。

内定辞退のお詫び

就職活動中、内定をもらうことほど嬉しいことはありません。ですが、本当に入社したい会社への内定ではない場合は、心苦しいですが断らなくてはなりません。内定をもらったことへの感謝と、辞退することのお詫び、そして選考のお礼を申し上げて締めましょう。

結果の確認メールを送る際にも注意が必要

選考の結果がくるまでには時間がかかりますし、どれくらいの時間がかかるかは企業によって異なります。面接後翌日には結果の通知をする企業もあれば、1週間程度かかることもありますし、場合によっては2週間以上かかることもあります。

企業によって連絡の期間はバラバラですので、まずはしっかり待たなければなりません。しかしあまりにも遅いと結果が気になって仕方がないという人もいるでしょう。問い合わせをしたいと考える人も多いですが、結果の確認メールを送る場合には注意が必要です。

結果の確認は基本的には送らない

選考結果の通知があまりにも遅いと、結果の確認メールを送りたくなりますが、基本的には結果の確認メールを送るのはNGとされています。企業ではさまざまな理由から結果の通知が遅くなってしまうこともありますし、問い合わせをしてもまだ結果を伝えられない場合も多いです。

企業の都合を無視して結果を聞いてしまうことで、自分勝手な印象を与えてしまう可能性もありますし、それが原因で不合格になる可能性もゼロではありません。結果を聞いてもどうにもならないことも多いので、まずはしっかりと待つことが大切です。余計なことをして不合格になってしまうのは勿体ないですし、他の企業の選考を続けるなどして結果ばかりを気にしすぎないようにしましょう。

どうしても確認したい場合は催促にならないよう注意

結果の確認メールを送るのは基本的にはNGですが、どうしても結果が気になって仕方ない場合はメールを送っても構いません。ただし、この時気をつけなければならないのが催促のメールにしないことです。結果の確認が催促のようになってしまうと印象が悪くなりますし、それが選考結果に影響してしまう可能性もあります。

結果の催促は絶対にNGですので、結果の通知期間について面接時に聞き忘れたなど、低姿勢で連絡をすることが大切です。また文面がいかに丁寧であっても、選考を終えてから確認メールを送るまでの期間があまりにも短いと催促のメールだと思われてしまいます。結果の確認をする場合は、最低でも2週間以上は開けてからメールをするようにしましょう。

郵送などですでに結果が通知されていないかチェック

選考結果の確認をする際には、時間を開けてからメールを送ることが大切ですが、メールを送信する前に郵送などですでに結果が通知されていないかチェックしておきましょう。選考結果の通知については、メールで連絡がくることも多いですが、企業によっては手紙など、書状を使って結果を通知する場合もあります。

結果の連絡がなかなか来ないと思っていたら、実はポストには届いており、自分が確認していなかっただけというパターンもあるので注意が必要です。企業からの通知をきちんと確認できていないと、企業に迷惑がかかりますし、そそっかしい印象を与えてしまいます。メールだけではなく、不在着信はなかったか、郵送で通知されていないかを確認し、その上で確認メールを送りましょう。

企業からきたメールの返信は早めを心掛けよう

企業にメールをするのは深夜でも問題ありません。メールは、送られた相手も自分のタイミングで確認することができるため、メールを送る時間帯を気にする必要はないのです。ただし、メールを返信する場合は、なるべく24時間以内の連絡を心がけましょう。また、問い合わせや日程調整の連絡をする場合も、早めの対応が必要です。

日程の調整をお願いするメールを送る場合は、新しい日程について自ら提案するようにしましょう。企業が改めて提案した日程が、また自分の都合のつかない日だったという場合、なんどもメールでやり取りをすることになってしまいます。日程を複数提案することで、なんどもやり取りが発生しないようにしましょう。メールの書き方や例文を参考にして、宛名や署名を忘れずに記載するようにしてください。就活生として、社会人に通用するメールのマナーを覚えておきましょう。

就活で使えるメールテンプレート【エントリーシート・選考日程調整・会社訪問願い】

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