就活での封筒の書き方・選び方｜書類提出のマナーを一挙解説

就活では中身だけでなく封筒から印象を左右する

履歴書を郵送する場合「封筒に何を書けばいいのかわからない」「封筒のサイズは何を選べば良いのかわからない」と困る方は多いのではないでしょうか。

この記事では封筒の書き方を手順を追って詳しく解説していきます。封筒の書き方と郵送方法のマナーを知ることは重要です。履歴書を郵送する場合、人事担当者が最初に目にするのは書類が入っている封筒です。

マナー違反をしてしまうと第一印象で悪印象をる残す可能性があります。履歴書の内容だけではなく封筒の書き方と郵送方法のマナーを守り、ビジネスの場にふさわしい送り方を心がけましょう。

就活生に聞いた！ 郵送での書類提出の経験

まずは、就活生の皆さんが郵送での書類提出をどれだけ経験しているのかから見ていきましょう。就活生の皆さんへの調査から、郵送で書類を出した割合がわかりました。

回答者の51.4％と半数以上の就活生が、郵送での書類提出を経験していることがわかりました。つまり、半数以上の割合で、封筒を用意し宛名を書く機会があるということです。

ぜひ正しい封筒のルールを確認して、問題なく書類を提出できるようにしておきましょう。

正しい封筒の選び方

ここからは正しい封筒の選び方を見ていきます。

封筒選びや書き方には場面に応じたマナーがあります。就活というシビアな局面では、知らなかったは通用しません。マイナス要素は限りなくゼロに近づけたいものです。就活時の封筒選びや書き方を知らない方は、正しい封筒選びから始めましょう。

①封筒の色は「白」を選ぼう

一般的に応募書類を郵送する際は白封筒を使います。茶封筒はビジネスや事務で使用する封筒であり、比較的安価です。茶封筒が絶対にNGと言われているわけではありませんが、好印象とは言えません。

白色の封筒の方が望ましいもうひとつの理由は、「他の郵便物と紛れてしまうことを防ぐ」ということもあります。

企業に多く届く茶色の封筒だと、仕分けで間違って他の部署に届いてしまう可能性があります。一方で白色の封筒で送付すると、一目で重要な書類であると担当者が判断できます。

それにより処理上のミスが減り、確実に人事担当者の手元に届けることができるのです。

白色の封筒はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は300～500円程度です。コンビニ・100均だと4枚入り、文房具店・書店では5~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。

サイズは角形2号が好ましい

履歴書を入れる封筒サイズは角形2号を選択すると良いでしょう。履歴書などの応募書類は二つ折りの状態で封入できる封筒サイズを用いることが、マナーとされているからです。

履歴書を三つ折りにする必要がある封筒は、人事担当者が履歴書を確認する際やコピーする際に手間がかかります。そのため二つ折りの状態で封入できる角形2号を用いる方が良いでしょう。

角形2号は程よいゆとりがあることで人事担当者が応募書類を取り出しやすくなります。人事担当者に対する細かな気遣いをすることで好印象を与えることができます。

正しい封筒の書き方

普段から封筒を書く習慣がなければ、いざ封筒を書くときに難しいと感じてしまいます。また、封筒の書き方を間違えて提出してしまうと常識が無いという印象になりかねません。常識がないと思われないためにも、正しく記入しましょう。

封筒には和封筒・洋封筒と2種類あり、書き方にはマナーがあります。和封筒は縦書き、洋封筒は横書きが基本です。

市販の履歴書用封筒は一般的に和封筒であるため、縦書きで記入しましょう。そうでなく、企業指定の封筒を使用する際は洋封筒の場合があります。この場合は横書きが正解です。このように、封筒に応じて正しく書き分ける必要があるため注意して下さい。

表側の書き方

※封筒は書類にペン跡がつかないよう、履歴書を入れる前に記入しましょう。

上記の図を見ながら、書き方のポイントを①からご紹介していきます。

表側には、宛先の郵便番号を記入します。郵便番号を書く際は、見やすく丁寧な文字で記入しましょう。横向きに書くので、算用数字で問題ありません。

1と7などは雑に書いてしまうと読み取れなくなるので、丁寧に違いがわかるように記入することが大切です。枠内からはみ出してしまうと見栄えが悪くなるため、きちんと枠内におさまる字のサイズで調整しましょう。

①郵便番号は必ず記載する

郵便番号は見落としやすい項目ですが、必ず記載しましょう。記入欄がない封筒の場合は、封筒の右上部分に直接書きましょう。

その時には「〒」のマークを記入する必要はないので注意しましょう。

②郵便番号の下に住所を記入する

住所が長い場合は、改行を考慮してバランスよく記入するように心掛けましょう。都道府県は省略せずに、ビル名がある場合も必ず階数と共に正確に記入します。

③宛名は住所よりも大きく封筒の中央に記入する

書き始めの列の高さは、住所と同じ高さに合わせます。また、(株)のように社名を簡略化する事は失礼にあたるので避けましょう。 更に、宛先によって、宛名の書き方にはポイントがあります。

図のような担当部署宛ての場合は、2行に分けて『株式会社 ○○ ○○部 御中』で構いません。そうではなく、特定する個人に宛てる場合は3行に分け、『株式会社○○ ○○部 (役職名) 〇〇 様』と記入し、「御中」と「様」は併用しないのがマナーです。

なお、宛先を改行する場合は、最後の行の頭文字を一マス下げて書き始め、一番大きく記入するとバランスが良いでしょう。

④履歴書の封筒は左下に応募書類在中と赤色で記入する

オモテ面最後の記入は封筒の左下に赤いペンで「履歴書在中」と書き、枠線で囲みます。赤文字で「履歴書在中」と記入する理由は、採用にかかわる重要書類であることを示す必要があるからです。

企業には日々多くの郵送物が届きます。そのため注意書きがないと人事担当者に応募書類が届かない可能性があるからです。他の郵送物に紛れてしまわないよう忘れずに記入しましょう。

文房具店などには「履歴書在中」と印刷されている履歴書用の封筒や「履歴書在中」のスタンプが販売されています。どちらともマナー違反ではないので、使うのも一つの手です。

裏側の書き方

※裏面は表面と異なり、上記の図のように自身の住所・氏名・日付を封筒の左側に記入します。

①住所は省略せずにアパート名や部屋番号まで正確に記入する

裏面には自分の自宅住所を記入します。宛名と同じく都道府県から正式名称で書きましょう。アパート名や部屋番号など必要な情報をすべて書いてください。

ささっと書いてしまいたいところですが、このような細かい項目も丁寧に記入することが大切です。

②郵送・持ち込みのいずれにしても日付を記入する

日付を記入するといつの応募であったかが明確にわかるため、先方にとって親切です。記入の有無で、気遣いが出来ていると好印象を持たれるポイントになるでしょう。

郵送の場合は投函日を、持ち込みの場合は面接日を記入します。

③封はテープではなく糊を使ってしっかりと閉じる

図のように、封筒の糊しろ中心付近の境目に〆を記入します。このサインは、途中で開封されていないことや、確かに封をしたという責任の意味を持っています。

忘れずに記入しておきましょう。

封筒に宛名を書くときのポイント

封筒の宛名の書き方について、表側と裏側をそれぞれ確認してきました。ここでは、書くときに意識しておくべきポイントについていくつか紹介しました。正しい書き方ができていても印象を左右しかねないポイントなので、しっかりおさえておきましょう。

宛名の印刷は避けた方が無難

基本的に履歴書は、ダイレクトメールのように一度に大量の宛先に送るものではありません。つまり、宛名を印刷するという事は手を抜いていると判断されかねません。一般的には手書きがマナーといえるでしょう。

ペンは芯径が1.0ミリ程度の油性ボールペン

ペンは芯径が1.0ミリ程度の油性ボールペンを使うことがおすすめです。芯径が細いものだと文字が見えづらく、配達員や企業が書類を振り分ける際に見ずらいでしょう。

そのため程よく芯径が太く、文字を認識しやすい芯径が1.0ミリ程度の油性ボールペンを用いましょう。

封筒は雨などにより水に濡れてしまう可能性があります。その際水性ペンで記入していると封筒に文字が滲んでしまいます。インクが滲まない油性ボールペンを用いるほうが良いでしょう。

またフリクションタイプの消せるボールペンは、文字が消えてしまう可能性があります。アクシデントを防ぐためにも使用は避けましょう。

宛名を書き終えた後のチェックポイント

宛名を書き終えた後にも気を付けるべきことがいくつかあります。せっかく正しく封筒を選び、宛名が書けても、最後に油断してミスがあるとつまらないかたちで評価を落とす可能性があります。

書類には提出まで気を抜かずに細かいところまで気を配ることが大切です。以下のチェックポイントを参考に、漏れがないか確認しましょう。

就活生に聞いた！ 書類送付でミスしないために気を付けていること

提出する書類にミスがある状態で企業に送ってしまうというのは絶対に避けたいことですよね。そこで今回は就活生の皆さんに、書類送付でミスをしないために意識しておこなっていることを聞いてみました。ぜひ回答を参考に、提出前の確認に取り入れてください。

確認の回数を増やしたり方法を工夫したという就活生が多数

書類を提出する前に、確認する方法を工夫したり、確認回数を増やしたという回答がいくつも寄せられました。

日をあけて確認したり、リストを作るなど、確認のルーティンに一工夫している就活生が多くいるようです。焦って書類作成、確認するときほどミスが多く、気づきにくいので余裕をもって確認できるようにすることがミス防止につながりそうですね。

家族や友人などに書類を確認してもらうという回答も

家族や友人など自分一人ではなく周囲の人にも確認してもらったという回答も多く寄せられました。

複数人で確認することで、チェックの漏れが少なくなるうえ、特に親やキャリアセンターの職員は日ごろから書類に触れる機会が多く、ビジネスマナーにも詳しい場合が多いでしょう。

ミスを防ぐだけでなくマナーに沿っているかも併せて確認してもらうことも忘れずに確認をお願いしてみましょう。

書類を封筒に入れて郵送するときのポイント

封筒を閉じる前後にも、やるべきことがあります。封筒を閉じる前に内容物の確認をしておかないと、せっかくのりで封をしたのにまた開けなければなりません。

一度のりで閉じた封筒を開けると汚くなるので、新しい封筒を使用する必要があります。そして、せっかく綺麗に書いた住所や宛名書きもまた1からやり直しです。封筒を閉じる前はもちろん、後にも忘れていることはないかチェックしておきましょう。

①添え状を同封する

封筒を閉じる前に添え状を入れましょう。添え状とは、ビジネスにおいて書類を送る際に添える送付状のことです。添え状がなく履歴書だけの状態は失礼にあたります。封筒を閉じる前に、必ず添え状を同封したかどうか確かめてください。

添え状はA4サイズの用紙で作成します。ただ内容物を書けばいいわけではなく、きちんとビジネスの様式を守る必要があるため注意しましょう。

「選考応募書類の送付につきまして」などとタイトルを書いた上で、時候のあいさつや用件を記した文章を記入します。その後送付書類を記入してください。

以下の記事では添え状の書き方について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 【添え状の書き方ガイド】履歴書を提出する際に知っておきたいマナー

②書類はクリアファイルに入れる

送付状や履歴書などの書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れてください。クリアファイルに入れることで担当者が管理しやすくなりますし、雨や衝撃から書類を守る効果があります。

履歴書の送付時に使用するクリアファイルは、無色透明のものを使ってください。色付きや柄や文字が入っているものは不向きです。

また、使用したことのあるクリアファイルは傷や汚れがあるため新しいものを使用しましょう。クリアファイルは100円均一などに複数枚入りが販売されているため、就活スタート時に買いそろえておくのがおすすめです。

③料金不足にならないように切手を貼る

切手の料金を確かめずに郵送してしまうと、料金不足で返送される可能性があります。その場合、期日を過ぎて応募を受け付けてもらえないという事態も生じかねません。

また、場合によっては応募先の企業が不足分の切手料金を支払うこともあります。そうなってしまうと、非常識と思われて印象を下げてしまうでしょう。

切手の種類は、ビジネスを意識してキャラクターなどの特殊なデザインは控え、窓口で通常販売されている切手を使用してください。

履歴書を郵送で提出する場合、郵便物の大きさは「角形2号」。重さは封筒・クリアファイル・送付状・履歴書・その他応募書類の総量は50g～80gなので140円です。

提出する応募書類を2~3枚追加する場合でも100gを超えることは少ないため、料金は140円と覚えておくと良いでしょう。

以下の記事では切手の料金について詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【応募書類を入れる封筒のサイズと書き方】正しい郵送方法で好印象を

④余裕を持って郵送する

就活で封筒を送る際は、期日に余裕を持って郵送しましょう。期日に間に合えば大丈夫と思いがちですが、早く送るに越したことはありません。履歴書が完成したら、すぐに郵便局の窓口に持っていくイメージを持っておきましょう。

期日に間に合わせるために「速達」を使おうとする学生もいますが、基本的には使用しないようにしてください。

速達で送られた郵便物は、担当者に「焦って送ったんだろう」と受け取られてしまいます。期日などの約束事にルーズな印象を持たれかねないので、十分注意してください。

就活で封筒を持参して手渡しする際のポイント

就活では、履歴書などを郵送せずに持参して持ち込むケースもあります。そのような場合は、封筒を郵送で送る場合とはまた違った対応が必要です。

手渡しする際にとるべき対応をきちんととることで、ビジネスマナーを把握しているという印象を残せるでしょう。

他にも手渡しをする学生がいた場合に、差をつけるポイントになるかもしれません。手渡しだからと気を抜かずに、きちんと守るべきマナーをおさえておくことが大切です。

宛名や添え状は必要ない

封筒を持参して手渡しで提出する場合は、企業の宛名や添え状は必要ありません。宛名は郵送で届けるために必要になる項目なので、直接手渡す際は書かずに提出しましょう。添え状についても同じです。

ただ、「履歴書在中」は赤字で封筒の左下に記入しておく必要があります。履歴書在中と赤字で書き、定規で四角く囲んでください。スタンプも販売しているので、毎回手書きするのが面倒という人は購入しておくといいでしょう。

裏面に提出日・住所・氏名を記入する

封筒の裏面には、履歴書を提出する日付と住所、氏名を記入しましょう。日付は「平成30年6月1日」と年月日を書きます。そして、住所と氏名を記入します。

住所はきちんと都道府県から正式に記入してください。郵便番号も忘れずに書きましょう。住所が長くなる場合は、バランスを見て2行に分けてください。アパート名などは2行目に書くといいでしょう。

また、住所と比べて氏名の方が大きくなるように記入してください。氏名を書き終えた後に、封をする必要はありません。

履歴書を持参する場合、履歴書のみを提出するように指示される場合もあるため、のりづけはせずにフラップに折り目を付ける程度で問題ありません。また、持参する場合も履歴書はクリアファイルに入れておきましょう。

就活生に聞いた！ 封筒を持参して手渡すときに意識すること

封筒を手渡すときには郵送するときと異なる注意すべきことがありますが、就活生皆さんは、どのようなことに意識を働かせて企業の担当者に書類を手渡しているのでしょうか。正しく書類の手渡すヒントとして、ぜひ回答を参考にしてみましょう。

相手側に向けて両手で渡すといった渡し方を意識したという回答が多数

書類を手渡す際に、書類の向きを相手側にして両手で渡すことを意識したという回答が多数寄せられました。

その際、クリアファイルにいれておいた書類を、封筒から出した状態で提出するようにしたという回答も散見されました。

集まった回答のように、封筒からクリアファイルに入った状態の書類をその場で取り出し、封筒の上に書類を重ねて担当者側から文字が読める向きで両手で提出するのが望ましいとされています。提出の際はぜひこちらを実践しましょう。

封筒の書き方をマスターして些細な評価の取りこぼしをなくそう！

ここまで正しい封筒の選び方や書き方を確認してきました。細かいルールはいくつかありますが、一度正解を知ることでミスなくできるものばかりです。

面接で同等の能力の人が集まる中から選定せざるを得ない場合、どういった評価基準で選定されるでしょうか？それは、細かい気遣いや熱意の僅差でしょう。マナーや誤字脱字に気をつけることは、何も無理難題ではなく、誰しもが即実践できます。

企業の人事は百戦錬磨のプロでしょう。あなたの誠意や熱意は見抜かれるでしょうから、些細なことこそ真摯に取り組む姿勢が大切です。些細な評価の取りこぼしをしないようしっかり書き方を覚えましょう。

記事についてのお問い合わせ