面接当日に辞退する場合の伝え方｜体調不良など理由別言い方例付き

面接当日の辞退の連絡方法は予め把握しておく

就活の目的は企業の採用試験を受け、内定をもらい大学卒業後の就職先を決めることです。数ある企業の中から受験する企業を選び試験を受けることになりますが、選考を進めていく中で志望する企業が自分には合わないと感じることもあります。

仮に内定をもらえたとしても、面接する意志のない企業の選考を続けるのは時間の浪費にもなりかねませんので、見切りをつけて面接の辞退も大切です。就活では事前に自分の意志で辞退することが決定している場合だけではなく、当日に何らかのトラブルを抱えてやむを得ず辞退をするということもあります。辞退の意志がなかったとしても緊急事態が発生し、面接を断らないといけなくなる可能性は0ではありません。面接の当日辞退の方法を理解しておきましょう。

面接当日に体調不良になる場合もある

書類選考の次の段階である面接に行くことができると決まったら、誰しもが嬉しいと感じるでしょう。しかし、皆が健康な状態で臨めるわけではありません。突然の高熱や嘔吐、予期せぬ事故や災害、このように体調不良やケガで当日、面接に行けなくなる可能性は十分にあります。

面接当日に辞退する場合の3つのポイント

面接を辞退する場合のポイントを3つ紹介します。ただ面接を辞退しますと告げればそれでいいというものでは当然なく、しっかりとマナーを学んで面接の辞退を申し出ることが必要です。

また事前に面接の辞退を伝える場合と、当日に辞退を伝える場合ではマナーや伝え方も異なっていますので注意が必要です。極端に言えば面接を辞退する場合は、当日その場に行かなければそれだけで自動的に面接の辞退は成立します。

しかし無断欠席は企業に大きな迷惑をかけますし、大変失礼な行為です。面接を辞退すればその企業とは関係がないからと適当に済ませるのではなく、必ず辞退の旨を連絡し、周囲に迷惑をかけることのないようにしなければなりません。

①電話で連絡する

事前に面接を辞退する場合であれば、企業にメールで伝える方法が一般的になります。しかし当日という急なキャンセルをする場合は、担当者がメールを確認できない場合もあるので必ず電話で連絡をしましょう。

メールで連絡をしても、担当者が確認できなければ無断欠席も同様です。採用担当者は就活の期間中は就活生と同様、またはそれ以上に忙しく動き回っています。こまめにメールのチェックができない場合も多いですし、当日に面接があればそれにつきっきりになっているということもあります。せっかく当日辞退の連絡をしても相手が気づかずに無断欠席となってしまうのは非常に勿体ないです。無断欠席は社会的な信用を失うリスクもありますし、必ず避けなければなりません。

就職エージェントを利用の場合はエージェントに連絡する

就職エージェント経由で企業の面接に行く約束を取り付けていた場合は、エージェントに連絡するようにしてください。企業はエージェントを通してのやり取りでしか、応募者の情報を得ていません。また、エージェントが応募者を企業に推薦している立場なので、あくまでも応募者と企業の間をつなぐのはエージェントです。

面接に行けなくなった際の連絡はエージェントにして、エージェントが企業に連絡をするのが手順となります。エージェントに頼った方が企業と交渉してくれるので、面接日を再調整してくれやすいというメリットもあります。

ただし、エージェントに連絡をしても反応がなく、面接の時間が迫っているような場合は、直接企業に電話をしましょう。エージェントからの連絡が企業に届かないと判断した場合のみ、応募者として企業へ一報入れるようにして、エージェントにも引き続き連絡を続けましょう。

②理由が伝えられるときは正直に話す

面接に行けなくなったと伝えた際、実は他企業の内定が出た、企業へモチベーションがなくなったなど理由を伝えたくない場合は、正直に伝えなくても構いません。このような情報を企業にストレートに伝えてしまうと、せっかく選考のために時間をつくってくれた企業に対して非常に失礼です。このような理由で面接を辞退する場合は、伝える必要性がありません。

反対に、「電車遅延によって約束時間に大幅に遅れそうなので辞退したい」「災害で交通機関が麻痺して面接に行けそうにない」という理由であれば、正直に伝えても大丈夫です。自分の力ではどうにもできない事案によって面接に行けなくなっているため、企業も事情を汲み取ってくれることが多いです。また、理由によっては面接を再調整をしてもらえることもあります。

 

③時間を確保してくれたことに対してきちんと謝罪する

当日に辞退する場合、面接官は面接の時間を既に確保してスケジュールを開けていることを認識しておきましょう。前述したように終活の期間中は面接官などの採用担当者も忙しく、細かくスケジュールを調整して面接の時間を確保しています。

面接は企業に合った人材かを見定められているだけではなく、自分のことを知ってもらうための時間でもあり、面接の時間はあなたを知ることだけに費やされます。事前に面接を辞退する場合であればスケジュールを組み直すことができますが、当日のキャンセルの場合はそうもいかず、企業が用意してくれた時間をただ無駄にしてしまうということです。やむを得ない事情で欠席をするにしても、当日に欠席をするというのは失礼に当たる事を自覚して誠意を持って対応しましょう。

電話で当日辞退をする場合の伝え方

面接を当日に辞退する場合は、必ず電話で確実に相手に伝える必要がありますが、その伝え方にもいくつかポイントがあります。当日に辞退するというだけでも失礼にあたることですが、その伝え方を間違えればさらに失礼になり、企業に与える印象は最悪です。面接を辞退するからと言ってその企業との関わりが消えるわけではありません。

社会人になればどこでどの人、どの企業と繋がるか分かりませんし、無闇に自分の評価を下げ、社会的な信用を下げてしまうのは得策ではありません。電話で当日に面接を辞退する場合は、失礼のないように誠意ある対応を心がけることが大切になります。

体調不良が理由の場合

お忙しいところ大変申し訳ございません。●●大学の●●と申します。 本日●●時より面接のお約束をしておりました。大変恐縮ではございますが、体調不良により今回の面接は辞退させていただきたくご連絡差し上げました。面接のためにお時間をいただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

お忙しいところ申し訳ございません。●●大学の●●と申します。  本日●●時より面接のお約束をしておりました。実は2日前から体調を崩し、40度の熱があります。大変申し訳ありませんが、本日の面接を辞退させてください。勝手を申し上げて恐縮ではございますが、もし可能であれば、改めて面接の機会をいただけませんでしょうか。お忙しい中、ご迷惑おかけして申し訳ありません。

選考日を変更したい場合

お忙しいところ恐縮ですが、可能であれば面接日を変更していただくことはできませんでしょうか。

勝手を申し上げて恐縮ではございますが、もし可能であれば、面接日の変更をしていただけませんでしょうか。

大変恐縮ではございますが、もし可能であれば、新たに面接日の変更をしていただけないでしょうか。ご検討いただけますと幸いです。

このように選考日の変更依頼を伝えた際、採用担当者から「承知しました。面接官とも日程を確認し、新たな面接日時をメールにてご連絡します。ご確認くださいますようお願い致します。」と案内されることが多いでしょう。後日、採用担当者から連絡があった場合。迅速に対応し、感謝の言葉と一緒に返事をしてください。

理由を伝えたくない場合

理由を伝えたくない場合は、「一身上の理由で」「私事で」という言葉を用いるようにしましょう。基本的には辞退理由を述べる義務はありませんが、それでも伝え方にはマナーはあります。必ず、選考時間を確保してもらったことと、選考を辞退することへのお詫びの言葉を添えて締めるようにしてください。

お忙しいところ大変申し訳ございません。●●大学の●●と申します。 本日●●時より面接のお約束をしておりました。大変恐縮ではございますが、一身上の都合により今回の面接は辞退させていただきたくご連絡差し上げました。選考のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。また、ご迷惑をおかけしてしまい重ねてお詫び申し上げます。

面接当日に選考を辞退する場合は電話で誠意をもって伝える

面接を辞退することは、本来あまり良いことではありません。しかしながら、用事や他の面接被り、体調不良など当日辞退する可能性もあります。

当日辞退する場合は、面接の時間を確保していた企業に迷惑をかけてしまうことに対するお詫びの姿勢は、忘れないようにしましょう。「選考のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。」と添えてください。特に、面接当日となると、下準備を済ませている状態ですので、選考を辞退する場合は誠意をもって電話で伝えるようにしましょう。

 

 

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