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【事務職の志望動機の書き方】求められるスキルや例文をご紹介

人気の事務職は志望動機の捻出に苦戦しがち

ケースに密集したペン事務職は人気の志望先ですが、正直なところ志望動機については頭を抱えているという方も多いのではないのではしょうか?

経理や営業志望と異なり、自身の経験を直接仕事に関係させることが、難しいと考える学生も少なくありません。場合によっては、事務職が何をする職業かよく分かっていないこともあります。

そこで本記事では、事務職を志望する際の志望動機の書き方から、ESの書き方までをご紹介します。ぜひ参考にされて事務職の志望動機をかけるようになりましょう。

事務職に求められるスキルや性格

事務職に求められるスキルが何かわかっていなければ、アピールポイントを書こうにも全く的外れのことをいってしまいかねません。

事務職に求められるスキルは事務職が何をするかに依存しますが、事務職は多くの業務をこなすためPCスキルや機動性、コミュニケーション能力など基本的な能力を幅広く求められます。

ではそれらの能力とは具体的にどのようなものを指すのかという点を見ていきましょう。

PCスキル

事務職ではパソコンを使う業務があるため、素早く正確なPCスキルが求められます。一言にPCスキルといっても、オフィスソフトやタイピングなど様々なスキルがありますので、自分が得意なスキルをアピールすると良いでしょう。

ただその中でも、タイピングのスキルなどは正確性とスピードをアピールするにあたって使いやすい特徴があります。なぜならタイピングのスキルには、手元を見ずにタイピングをするタッチタイピングというスキルがあるからです。

タッチタイピングができるかできないかで、タイピングの正確性やスピードは大きく変わってくるため、PCスキルにおけるスピードと正確性をアピールすることができるのです。

積極性+コミュニケーション能力

事務職はデスクワークのイメージがあるため、コミュニケーション能力などとは無縁の職種に思えるかもしれません。しかし事務職には多くの仕事があります。

そのため業務連絡など、こまめに行う必要があるのです。つまり、皆のサポートに積極的でである必要があるわけです。またコミュニケーション能力がない場合は、電話応対などで相手に悪い印象を与えてしまう可能性がありますし、仕事仲間との連携もうまくいかなくなりがちです。

そして日々の業務が多岐にわたるため、業務に対して積極性がない人はそれらがおっくうに感じてしまう可能性が高いです。そのため事務職は印象に反して基本的なコミュニケーション能力や、積極性が必ず必要とされる職種でもあります。

機動性

事務は机にじっと座っているイメージが強い職種です。しかし実は頼まれたタスクを次々にこなしていく機動性が問われる職種でもあります。同じ仕事を黙々と行っているというよりも、頼まれている仕事をすぐに終わらせて、次の仕事に取り掛かれるような能力が求められるでしょう。

機動性がなく、一つの業務に時間をかけてしまうような職人肌の場合、資料作成や電話応対などさまざまな業務を沢山こなすことができず、業務が滞ってしまいます。またそのような場合は、社内全体に迷惑をかけてしまうことになってしまうのです。そのため事務職には一つの作業をじっくり行うというよりも、あらゆるタスクを着々とこなす能力が求められます。

事務職の志望動機の書き方

では、次に事務職を志望する際の志望動機の書き方について考えてみたいと思います。事務職だからといって他の職種と大きく変わるわけではありませんが、やはり事務職ならではの志望動機を考える必要があるでしょう。

そのためには、事務職という仕事がどのようなものかをある程度把握しておく必要があります。就活では自己分析と同じくらい企業分析、仕事分析が重要になるため、しっかりと予習しておきましょう。では、事務職の志望動機について解説します。

①事務職を志望する理由を書く

事務職の志望動機を書く際は、事務職を志望する理由を書くことが大切です。事務職を志望する理由は人によって異なるところも大きいため、綿密な自己分析が必要になります。

それに加えて、「事務職」という仕事についてもしっかりと下調べをしなければなりません。「事務職を志望している」ということをアピールしているのに事務職自体についての理解が浅い場合は説得力に欠け、選考を通過するのが難しくなってしまいます。

また、同じ事務職でも会社によっておこなう業務は変化します。できればその辺りも加味し、自分が志望している事務職に沿った内容を記載できればベターでしょう。「何故事務職なのか」という部分を掘り下げ、響くアピールを心がけたいところです。

②企業を志望する理由を書く

事務職の志望動機を書く際は、「何故その企業か」という部分もしっかりと記載しましょう。事務職を志望する理由だけにとどめてしまうと、相手に「なら他の企業でもいいのではないか」という懸念を抱かせてしまいます。

事務職を志望する理由とともに、志望企業でないといけない理由を書けばその心配はありません。前述の通り、同じ「事務職」でも会社によってやるべきことや求められることは変わりますので、その辺りをしっかりと掴んでおくことが大切です。

確たる企業分析に基づいた志望理由を記載することができれば、相手に自分を印象づけられます。また、志望企業や志望職種に対する熱意と共に、情報取得能力をアピールすることもできるでしょう。

③強みを活かすことをアピールする

最後にお伝えしたいのは、「その企業や職種であれば自分の強みを活かせる」ことをアピールすることです。前述のような志望理由を書くのも重要ですが、それでは自分の「やりたい」という欲求のみをアピールすることになるため、その先にも言及する必要があります。

すなわち、「自分を雇うことで会社にはこのようなメリットがある」という点です。それを伝えるためにはしっかりとした自己分析を行い、自分のどのような特性が会社とマッチするかを知らなければなりません。

また、長所や短所といった特性をアピールする際には、同時にその根拠を示すことも重要です。それがないと、あくまでも「自称」になってしまい説得力に欠けてしまうでしょう。

面接やESで使える事務職の志望動機例文

事務職の仕事について、そして必要なスキルや性格についてご紹介していきました。次に面接やESでも活用できる、志望動機について見ていきましょう。スキルと経験から得た即戦力をアピールした、例文を2つご紹介します。

どのようにアピールすれば良いか迷っている人は、ぜひ参考にしてみてください。

例文①

私はPCの扱いやこまめな作業が得意なため、事務職が向いていると考え志望いたしました。PCの扱いに関しましては、MOSを取得しており、タッチタイピングが得意なため、人一倍PCの扱いに長けています。またMOSという資格を取得できたのは、コツコツ継続して勉強ができる性格があったからこそだと考えています。そのため、仕事では日々のあらゆる業務を柔軟にこなすことができると考えます。これらPCのスキルやこまめな作業が得意な性格を活かし、会社に貢献できるように頑張りたいです。

上記の例文は自分のPCスキルと機動性をアピールしています。特に事務職を志望していても、未経験の場合は経験をアピールすることができません。そのため採用したらどのようなメリットがあるか?という点をアピールする必要があるのです。

そして上記の例ではPCのスキルがあるためそれが経験に代わるということと機動性があるため、あらゆる業務をこまめにこなすことができると言うことを伝えており、卒なく業務をこなしてくれそうな人物に見えるでしょう。

事務職ではあらゆるタスクをこなす能力や、PCスキルが求められるため、そのような人物像は企業からしても採用した後にメリットがあると思われるのです。

例文②

私はアルバイトで資料作成や電話対応などの実務経験があります。電話応対や資料作成では効果的・正確・迅速を意識してきました。たとえば自分の業務効率が悪かったときは、なぜ悪いのかという点を徹底的に調べた上で改善をしていくなど、業務の効率化を図るためあらゆる改善策を徹底的に意識し試しました。その結果、同じ時間で最初のよりも正確にそして倍以上の業務をこなすことができるようになった経験もあります。貴社に入社した折には、その経験を活かすし、素早く正確に仕事に取り組んでいけると考えています。

上記の例文では自分の経験から採用後、即戦力として利用することができるという点をアピールしています。採用後に育てる手間が無くなるという点は大きいからです。また上記の例文では、経験だけでなく自分の性格に関してもアピールしています。

採用後に時間をかけて育てる必要がないということをアピールすることはもちろん重要ですが、それだけでなく採用後どのような活躍を社内でするかを具体的にイメージさせるようなアピールも効果的です。

「なぜその会社の事務を志望するのか」を明確に!

ここまで事務職の志望動機に悩む就活生の数は多いということ、事務職に求められるスキルとは何かという2つについて解説や志望動機の例文を交えて解説してきました。

事務職に求められるスキルは、PCスキルやコミュニケーション能力など多岐にわたりますが、どのようなスキルをアピールするとしても重要なことは、志望する会社でどれだけ役に立つかという点を明確にすることです。

そのように伝えることで志望会社の人事が採用した後のことをよりイメージしやすくなるからです。ここまでお伝えした内容を参考に、ぜひ事務職の志望動機を魅力的にアピールできるようになりましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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