就活のマナー

【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

内定が出たら企業にお礼状を出そう

内定をもらったら、内定先の企業へお礼状を出すか迷っている人もいるでしょう。少しでも迷っている人は、ぜひお礼状を出してみてください。お礼状を出すことで、内定をもらったことへの感謝の気持ちはもちろん、社会人になる意気込みも伝えることができます。

お礼状を送らなかったからといって、内定が取り消しになることはありません。しかし企業は、ひとりの学生に内定を出すために選考や評価を通じて多くの時間とコストを消費しています。そのため、お礼状で感謝と意気込みを伝えることはマナーともいえます。

お礼状はビジネス文書に該当するため、基本的な手紙の書き方やマナーを知っておく必要があります。書き方やマナーを正しく理解して、印象のよいお礼状を作成しましょう。

下記の記事では、内定のお礼状封筒の書き方マナーを紹介しております。

内定のお礼状は手書きでもメールでもよい

内定のお礼状を手書きで作成して郵送するか、メールで作成して送るかで迷っている人もいるでしょう。結論からいえば、お礼状は手書きでもメールでもどちらでも問題ありません

手書きで書いた方が誠意が伝わるのではないかと思う人もいるでしょうが、メールで作成していても、内容がよければ誠意を伝えることは可能です。とくに字を書くことが苦手な人は、無理して手書きのお礼状を送る必要はありません。自分が得意な方法で作成しましょう。送る手段よりも内容にこだわった方が賢明といえます。

しかし、パソコンで作成したお礼状を郵送で送ることはおすすめできません郵送した場合、担当者の手元に届くまでに数日間の日数を要してしまいます。手書きで作成したものは郵送する必要がありますが、パソコンで作成したいという人は、メールで送りましょう。

お礼状の書き方は、下記の記事でも詳しく解説しております。

お礼状に適した便箋と封筒の選び方

お礼状を手書きで作成する際は、便箋と封筒を選ぶ必要があります。お礼状はビジネス文書に該当するため、便箋や封筒は、華美またはカジュアルにならないようにすることがポイントです。

便箋は、白い無地のものか罫線が入ったシンプルなものを選びましょう。この時、色や柄が入ったものは避けたほうが無難です。

封筒も、白い無地のものを選ぶと間違いありません。他にも提出する書類があるときは、同封して返信用封筒にて送ってもよいです。

封筒に宛名を書くときの注意点は、下記の記事で解説しております。

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内定のお礼状を書く際の3つのマナー

①宛名には採用担当者を記載する
②長くなりすぎないように注意する
③内定をもらってから3日以内に送る

お礼状は、マナーをよく確認して作成することが大切です。せっかくお礼状を作成するのに、マナーが守れていないとマイナスな印象を与えてしまうためです。場合によっては失礼になってしまうこともあります。

お礼状を出すからには、印象のよいものを作りましょう。ここでは、内定のお礼状を書く際のマナーを3つ取り上げ、それぞれについて説明していきます。

下記の記事では、就活のお礼状を出す際のマナーを紹介しております。

①宛名には採用担当者を記載する

お礼状の宛名には、採用担当者を記載しましょう。最終面接で役員の方にお世話になったという学生もいるでしょうが、基本的には採用担当者を宛名に記載すれば間違いありません。

個人宛ての場合、宛名の敬称は「様」です。「部署名 個人名 様」と書きます。個人名が分かっているときでも、社内に同じ名前の人がいる可能性を考慮して、部署名も記載しておいた方がよいです。

複数人に宛てて書く場合は、敬称は「御中」です。「部署名 御中」と書きます。返信用封筒で、他の書類と同封して送付する際も注意が必要です。返信用封筒の宛名には「○○株式会社 ○○部 行」と書いてあるため、「行」を二重線で消し、余白に「御中」と書きます。これは結婚式の招待状への返信など、日常でも使える手紙のマナーとして覚えておきましょう。

宛名を書く際の「御中」と「様」の使い分けについては、下記の記事を参考にしてください。

②長くなりすぎないように注意する

内定のお礼状で、つい長々と文章を記載してしまう人がいます。感謝の気持ちを伝えたい、決意表明をしたいと考えて気持ちを込めて書くことは大切ですが、相手は社会人です。他にも仕事があることを考え、読みやすい内容にすることを心がけましょう。

自分の気持ちをダラダラ書くのではなく、感謝と意気込みをそれぞれ簡潔にまとめて記載する必要があります。それぞれ2~3文にまとめておくとよいでしょう。

長々と書かれた文章は、読むのに時間がかかるだけではなく、結局何が言いたいのかを伝えられない可能性もあります。要点だけ伝えることを意識して、文章を作成してみましょう。

内定をもらったら、OB訪問した方にも報告をしましょう。マナーや例文は下記の記事を参考にしてください。

③内定をもらってから3日以内に送る

内定をもらったら、お礼状は3日以内に送ることが重要です。とくに郵送の場合、担当者の手元に届くまでに数日かかってしまいます。遅くとも内定通知後1週間以内に担当者に届くように、考えて送りましょう

内定を通知してから1週間以上経ってお礼状が届いても、対応が遅い印象を与えてしまいます。せっかくお礼状を出すのに、マイナスな印象を与えてしまってはもっていないです。

どうしてもお礼状をすぐに出すことができなかったときは、お礼状の中でそのことをお詫びしましょう。「本来なら早急にお礼を申し上げるべきところ、遅れてしまい大変申し訳ありません」などとお礼状の冒頭で、遅れたことを謝罪する文章を添えます。このときも、長々とした文章にならないように注意が必要です。

お礼状は縦書きでも横書きでもよい

内定のお礼状は、縦書きでも横書きでもどちらでも問題ありません。一般的には手紙は縦書きが主流とされています。しかし現在のビジネス文書は、横書きのものが多いです。学生である内定者は、どちらでお礼状を作成しても構わないでしょう。

ただし、縦書きか横書きかによって封筒が変わります。一般的な使い方としては、縦書きで書くなら和封筒、横書きで書くなら洋封筒が選ばれています。封筒の書き方も、和封筒と洋封筒で異なるため注意しましょう。

和封筒では番地などの数字は漢字で書き入れ、切手は左上に貼ります。洋封筒では算用数字で番地を書き入れ、切手は右上に貼ります。細かい点まで気を配って、お礼状を作成しましょう。

下記の記事でも、お礼状の書き方を紹介しております。

お礼状を手紙で送る際の例文

                                    令和○年○月○日

○○株式会社 人事部 ○○様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日はご多忙中にも関わらず、最終面接のお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

また、内定のご通知をいただき、ありがとうございます。
早速家族に報告いたしました。
家族ともども大変喜び、感謝いたしております。

来春から貴社の一員として誠心誠意努力していく所存です。
なにとぞ、ご指導ご鞭撻のほどをよろしくお願い申し上げます。

まずは書面にて、内定の御礼を申し上げます。

                                         敬具

                              ○○大学 ○○学部 ○○○○

書き出しは「拝啓」終わりは「敬具」と書きます。これは、手紙を出す際の基本的な書き方です。文章の終わりの「敬具」を書き忘れる人もいるため気をつけましょう。

次に時候のあいさつを入れます。季節にあったものを適切に選択しますが、「時下」とすると、季節関係なく一年中使えるため便利でしょう。更に自分のために時間や手間をかけてくれたお礼を述べましょう。内定をいただいたことに対して、短くお礼を述べるだけでも構いません。

続けて入社後の抱負を述べます。謙遜しすぎるより、前向きに仕事を頑張っていこうという意思を伝えるのがベターです。最後は結びの定型文で締めます。

お礼状の例文は、下記の記事でも紹介しております。

お礼状をメールで送る際の例文

件名:内定のお礼(○○大学 ○○○○)

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学○○学部の○○でございます。
この度は、内定のご通知を頂戴し、誠に有難うございます。
非常に嬉しく、両親と恩師にすぐに報告の電話をしました。

貴社に入社する決意が固まり、改めて身の引き締まる思いが致します。
入社するまでの間、悔いのない学生生活となるよう充実した日々を過ごそうと思います。

今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

----------------------------------------
○○大学○○学部○○科 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
----------------------------------------

自分の字に自信のない人や、手書きでお礼状を作成する時間がないという人もいるでしょう。お礼状をメールにすることは、決してマナー違反ではありません。

お礼メールを作成する際は、まずは件名に注意する必要があります。分かりやすく簡潔な件名を入れましょう。また、手書きで作成するときと同様に、内容も簡潔にすることが大切です長々としたメールは、読むのを後回しにされる可能性があります

短いながらも、しっかりと感謝と決意が伝わる文章を考えましょう。

お礼状をメールで出す際のマナーは、下記の記事で解説しております。

内定が決まったら早めに企業へのお礼状を書こう

お礼状を出す理由や書き方について解説しました。今までの選考でお世話になった担当者にお礼状を出すことは、マナーであると考えましょう。

内定のお礼状では、感謝の気持ちだけではなく、入社への意気込みを伝えることもできます。「これから頑張っていくのでよろしくお願いします」というポジティブな気持ちを述べましょう。しかし、長々とした文章を記載するのはNGです。相手が読みやすい内容になっているか確認しましょう。

また、お礼状は内定通知後1週間以内に担当者の手元に届くことが望ましいです。内定をもらったら早めに作成して送る必要があります。マナーを守って、印象のよいお礼状を送りましょう。

内定をもらったら、お礼状を出す以外にもやるべきことがあります。下記の記事を参考にしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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