就活のマナー

内定のお礼状の書き方とマナー|手書き・メールの例文あり

内定が出たら企業にお礼状を出そう

内定通知書が届き新社会人になるあなたには、真っ先に取りかからなければならないことがあります。それはお礼状を出すことで、お礼状は内定をいただいたことに対するお礼だけでなく、社会人となる意気込みを最初に伝えることもできます。そのため通知をいただいて一週間以内には相手の元へ届けたいものです。

またビジネスとして出す文書ですので、基本的な手紙のマナーや失礼にならない言い回しなどが求められます。しかしポジティブな気持ちを伝えるものですから、萎縮せずに出すことが最も大切です。この記事を読み込んで、入社後も印象アップなお礼状を書いてみましょう。

お礼状は出したほうが良い

実際にお礼状を送ったか送らなかったかで、内定取り消しになることはほとんどありません。お礼状は義務ではなく、推奨です。けれど内定通知が出た以上、もうあなたは立派な社会人です。社会人のマナーとして、お礼を出すというのは当たり前の行為だと覚えておきましょう。

なぜなら会社は、これから一緒に働きたいと、あなたのために面接や会社パンフレットの準備などの時間をとって下さいました。ましてこれから長い時間を共にする、そんな上司や先輩へ、あなたの意気込みを伝えることは何の無駄にもなりません。

そればかりかお礼状一つで入社後のあなたの印象がぐっと良く見え、スムーズに仕事をスタートできるでしょう。

内定のお礼状は手書きがおすすめ

ではお礼状はメールで済ませても良いのでしょうか?それともパソコンでタイプした文章で構わないのでしょうか?内定のお礼状は手書きがおすすめで、理由としては「気持ちが伝わるから」です。

それは「手書きであると本当に気持ちが伝わるのか?」というNTTデータ経営研究所のユニークな実験で証明されました。実験の概要は、お祝いのメッセージカードを次の3パターンで書いてもらい、その印象をヒヤリングするというものです。

  • 手書きでゆっくりと書いたもの
  • 手書きで素早く書いたもの
  • パソコンで書いたもの

その結果は、「ゆっくりと手書きで書いたメッセージの方が、気持ちが伝わり、自分のために手間をかけてくれたのだと思う」というものでした。手書きは読む人に、書いた人へのポジティブな印象をもつようです。

お礼状に最適な便箋と封筒

お礼状はビジネス文書のひとつで、便箋や封筒は華美・カジュアルにならないようにするのがポイントです。白い無地なものを選ぶと間違いはありません。もし他の書類と同封する際の返信用封筒があるならそれを使用して構いません。

それぞれ場合別に見ていくと、便箋を使うのであれば、白い無地のものか罫線が入ったシンプルなものを選びましょう。この時、色や柄が入ったものは避けたほうが無難です。

封筒の場合は、白い無地のものを使いましょう。書き方によって和封筒・洋封筒かを選択すると、社会人のルールを「分かっている」と思わせることができます。

内定が決まったらビジネス用語をおさらいしよう

「PDCA」や「エビデンス」などの言葉を正しく使えますか?これらは、企業で使用されることが多いビジネス用語です。内定が決まったという就活生は、入社までの間にビジネス用語について理解を深めておきましょう。そこで活用したいのが「就活・ビジネス用語集」です。

IT、航空、金融、メーカーで使用される用語も紹介しています。無料でダウンロードできるため、就活が終わって入社に向けた勉強を始めたいという就活生におすすめです。

内定のお礼状の書き方

それではお礼状の基本的な中身について解説していきます。お礼状にはある程度書くルールがあります。ですが、基本的な書き方は目上の方に出す手紙と同じように書くと良いでしょう。

謙遜しすぎると自信のない表れと捉えられることもあります。ポジティブな気持ちを伝えるのに不快になる人はいません。失敗を恐れずに書いてみましょう。

縦書き・横書きどちらでも良い

現在では縦書きか横書きかの区別はありません。一般的には手紙は縦書きが主流だとされていますが、現在のビジネス文書は横書きであるものがほとんどです。ただし縦書きか横書きかによって封筒は適切に選択する必要があります。

一般的な使い方としては、縦書きで書くなら和封筒を、横書きで書くなら洋封筒が選ばれています。また、封筒の書き方は和封筒と洋封筒で書き方が異なるので注意しましょう。和封筒では番地などの数字は漢字で書き入れ、切手は左上に貼ります。洋封筒では算用数字で番地を書き入れ、切手は右上に貼ります。

内定のお礼状の例文

拝啓

新秋の項、貴社におきましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

先日はご多忙中にも関わらず、わたくしのためにお時間を頂戴し、
誠にありがとうございました。

内定のご通知をいただき、ありがとうございます。
早速家族に報告いたしました。
家族ともども大変喜び、感謝いたしております。

来春から貴社の一員として誠心誠意努力していく所存です。
未熟なわたくしですが、なにとぞ御指導、御鞭撻のほどをよろしく申し上げます。

まずは書面にて、内定の御礼を申し上げます。

敬具

書き出しは「拝啓」終わりは「敬具」と書きます。これは目上の方に手紙を出す際の、基本的な書き方です。ときどき文章の終わりの「敬具」を書き忘れる方もいるので気を付けましょう。

次に時候のあいさつを入れます。季節にあったものを適切に選択しますが、どうしても分からないときは「時下」とすると良いでしょう。更に自分のために時間や手間をかけてくれたお礼を述べましょう。内定をいただいたことに対して、短くお礼を述べるだけでも構いません。

続けて会社の一員としての抱負を述べます。謙遜しすぎるより、前向きに仕事を頑張っていこうという意思を伝えるのがベターです。最後は結びの定型文で締めます。

内定のお礼状の宛名は人事部の担当者を記載

宛名の基本は、担当者の名前がはっきりと分かっている場合「部署名+個人名+様」と付けます。部署名については必要ないとされることもありますが、社内に同じ名前の人がいる可能性も考慮して、しっかりと記載しておくほうが良いでしょう。

部署全体を指す場合なら「部署名+御中」と書きます。返信用封筒で、他の書類と同封して送付する場合の注意事項です。「○○会社名 行」と書いてあるので、その場合は「行」を消し、余白に「御中」と書きます。これは結婚式の招待状など、日常でも使える手紙のマナーですので覚えておきましょう。

長くなりすぎないように注意

内定のお礼状でありがちなのが、あまりにも嬉しい気持ちを伝えたい思いが先走りすぎて、ついつい長くなってしまうということです。意欲を見せたい、決意表明をしたいと考え、気持ちを込めて書くことも良いのですが、相手は他にも仕事がありますので読み手のことも考えましょう。

自分の気持ちをダラダラ書くのではなく、自分の気持ちは入社してから恩返ししていくとして、まとめるように書きましょう。入社する社員は自分一人ではなく複数、大企業でしたら大多数となることもありますので、そのことからも長すぎる手紙はNGとなっています。手紙の書き方一つで入社してからの自分の印象が変わる可能性も少なからずあるので、例文は参考程度にし、自分でまとめて書くようにしてください。

出すのが遅くなった場合は謝罪をする

内定通知書を送られてきて、2,3日以内にお礼状を送るのが基本です。担当者の手元には一週間以内に届くようにしましょう。ビジネスマナーとして、ということもありますが、早めに送ることで誠意を伝えることができます。

しかし何らかの事情で遅れてしまう場合もあるでしょう。そんな時には必ずそのことをお詫びしましょう。これも誠意を伝えるためでもあり、遅れたときには一言詫びるというマナーでもあります。

具体的にはお礼状の冒頭で、遅れたことを謝罪する文章を添えます。その後は普通にお礼状をもらった場合と同様に、内定通知書を送ってもらったことに対するお礼の文章を入れていきます。

お礼状をお詫びする文章の例

先日はご多忙中にも関わらず、
わたくしのためにお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

本来なら早急にお礼を申し上げるところ、
遅れてしまいまして大変申し訳ありません。

早速家族に報告いたしました。
家族ともども大変喜び、感謝いたしております。

基本的な構成は普通のお礼状と変わりません。しかし、冒頭の挨拶の後に謝罪の文を挿入するだけで遅れてしまったにも関わらず誠実な印象をあたえることができます。

謝罪は結果に対してするもので、どんな事情があっても相手には関係ありません。そのためくどくどと言い訳をせずに短く、一言添える程度にとどめておきます。そうすることで、しっかりと謝罪をしたという事実はあるものの、しっかりと内定通知を送ってもらったことに対するお礼の印象を強めることができます。謝罪文以降はは通常のお礼状と同様に、定型文などを入れていきます。

メールもマナー違反ではない

これまで内定のお礼状を便箋に手書きで作成する方法についてご紹介してきました。暖かみのあるお礼状をと考えると手書きがおすすめですが、自分の字に自信のない人や、予定が詰まっておりメールで送りたいという人もいるでしょう。お礼状をメールにすることは、決してマナー違反ではありません。

面接の日程調整などで採用担当者とメールのやり取りをしていたのであれば、確実に採用担当者が目にするメールでお礼状を送るというのも一つの手です。ここでは理由があって手書きでお礼状を作成できない人のために、メールで作成する方法について紹介します。

メールでお礼状を送る場合の例文

平成○年○月○日
○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学の●●でございます。
この度は、内定のご通知を頂戴し、誠に有難うございます。
非常に嬉しく、両親と恩師にすぐに報告の電話をしました。

貴社に入社する決意が固まり、改めて身の引き締まる思いが致します。
入社するまでの間、悔いのない学生生活となるよう充実した日々を過ごそうと思います。
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

住所:○○県○○市
○○大学○学部○学科
○○ ○○
tel:090-1234-5678
mail:syuu.katsu.mirai@------

内定が決まったら早めに企業へのお礼状を書こう

お礼状を書く理由、書き方について説明しました。内定通知書をもらった瞬間に、あなたはその企業で働く立派な社会人です。お礼状は社会人としての一つのマナーだと覚えておきましょう。

また内定は「あなたと一緒に働きたい」と企業側の意思表示です。これからお世話になる企業と円滑な関係を築く意味もあります。また喜びを伝える文章ですので少しの言い間違いは大目に見てくれるはずです。大切なのは「これから頑張っていくのでよろしくお願いします」というポジティブな意思を伝えることです。

内定通知所が届いたらすぐにお礼状を書き、スムーズな会社員生活をスタートさせましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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