履歴書

【履歴書の封筒を手渡しする時のマナー】必要なものと表・裏の書き方

履歴書を面接官に手渡しする時のマナーとは

企業へ就活する際に、エントリーシートでの応募が一般的になりつつあります。書類選考に受かれば一次面接の時に履歴書を持参することも多いのです。就活生にとっては、一次面接で初めて面接官と対面することになるので、履歴書を手渡しする方法がわからずに戸惑うことがよくあります。

もし手渡す際のマナーが他の人とかけ離れていれば、あなたの人格そのものを疑われて落とされてしまうので要注意です。逆にマナー通りに振る舞うことができれば、その後の面接も集中して望むことができるでしょう。この記事を読んで、履歴書は個人情報を含む重要書類であることを理解し、手渡すマナーを実践して他受験生と差をつけてください。

手渡しする前に履歴書の内容を見直そう

履歴書を手渡しする場合は、コピーを取る前に内容を見直しましょう。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか手渡し前にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。

無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に自信がないという就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

履歴書を面接官に手渡しするメリット

履歴書や職務経歴書などの応募の際に企業に提出する必要がある書類は、どのようにすれば確実に企業の採用担当者の手元に届くでしょうか。応募書類の提出方法は郵便で送る方法と、直接出向いて面接官に手渡しをする方法、そして最近では履歴書などを電子化して電子メールで送る場合もあります。

郵送で送る場合は窓口に出向いて直接書類を持ち込んで送付することが原則ですが、送り先が遠い場所であれば到着までに何日か掛かってしまうというデメリットがあります。電子メールで送る場合には、メールアドレス自体を間違って送ってしまうリスクもあるでしょう。実は面接のときに直接担当者に応募書類を渡す方法が最も確実な方法なのです。

確実に提出できる

履歴書などの応募書類を「面接日の当日に持ってきてください」と指示されるケースがありますが、直接面接官に書類をお渡しすることのメリットはどんなことが考えられるでしょうか?まず一つは自分の手で担当者に直に手渡しをするので、応募書類が確実に採用担当者の手に渡るということが挙げられます。応募書類が無事届いたかどうか不安になることから解放されるのは、就活生にとってストレスが一つ減ることになります。

もう一つのメリットは、書類選考から採用試験がスタートする企業に比べて、面接までの時間が短縮されることです。書類選考で合格してから面接試験という手順の企業は、書類選考の合否連絡が入るまでに平均で1~2週間、長くて1か月程かかることもあるのです。その点、書類を持参する形の採用手順では、最初から面接の機会があるので日程も早く進むと言えるでしょう。

熱意が伝わりやすい

更に応募書類を直接お渡しするメリットというと、熱意が伝わりやすいことが挙げられます。郵送で届いた書類に目を通しただけの時と、本人から直接手渡しで受け取った場合では、明らかに手渡しの方が熱意を感じるものです。もちろん手渡しか郵送かは就活生が選んで行うことではなく、企業側からの指定で行うことになります。

それを加味しても郵送と手渡しの印象は変わります。応募書類を持参するということは、良いアピールの場になるという風にポジティブに捉えましょう。履歴書は本人がどんな人であるか、そして今までどのような学生生活を送ってきているのかなどを表す大事な証明書のようなものです。履歴書を渡す際に良い印象を持ってもらえることは、選考全体で自分の印象を高めることにもなるのです。

履歴書を手渡しする場合準備しておくもの

履歴書を手渡しする場合に準備しておくものは、封筒とクリアファイルになります。手渡しするからといって履歴書を内ポケットから取り出し、そのまま出すような行動はマナー違反です。

会社にとって履歴書は個人情報であり、紛失したり汚れたりするのを防ぎ重要書類として扱う必要があります。会社はお互いの信用が第一で、間違いのない対応を一番重要視しているので、それに相応しいマナーがあることを理解してください。

A4サイズが入る白封筒

履歴書を入れる封筒は、角形2号無地のA4サイズが入る白封筒を用意してください。角形2号にするのは、販売されている二つ折りの状態のまま入れる必要があるからです。人事担当者は、たくさんの履歴書を扱い、コピーやファイリングをしなければなりません。

細かく折ってあると手間が増えるので、相手のことを考えていないという印象を持ちます。茶封筒ではなく白封筒がよいのは、他の封筒と紛れてしまわないようにするためです。

封筒の表には「履歴書在中」と朱色で書き四角で囲む(スタンプでも可)、裏面に提出日、氏名、住所を書けば間違うことはありません。このように会社では当たり前のことをきちんとできることが求められているのです。

履歴書のコピー

応募書類を準備できたら、企業に持って行く前に必ず自分用の控えとしてコピーをとっておきましょう。なぜなら、面接では履歴書の内容を踏まえた上で進められていくからです。「書類に書いた内容は大体は頭に入っているから大丈夫」と思う就活生もいるかもしれません。

しかし、履歴書に記載した志望動機、アピールしたいことなど全て間違いなく暗記することは不可能です。また面接当日は緊張するので、内容が思い出せないということもあり得ます。面接でされる質問を想定し、準備するためには、コピーを手元においておくことが必要となるのです。

履歴書の控えをとっておくことは、郵送で応募書類を送るときも全く同じです。履歴書には提出する日の日付も記載されていますので、いつ出したのかという記録にもなります。必ずコピーをとる習慣をつけるようにしておきましょう。

クリアファイル

履歴書は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。クリアファイルを利用するのは、封筒がよれるのを防ぐことと雨の日対策になるからです。封筒がよれれば、履歴書もよれてしまいます。きちんとした履歴書とよれたものでは印象が変わってしまうのです。そこで履歴書を保護するためにクリアファイルに入れます。

さらに念を入れて封筒がよれるのを防ぐために封筒自体をクリアファイルに入れるとよいでしょう。急な雨で封筒が濡れることもありますが、2つのクリアファイルで封筒を包むように入れておけば濡れることを避けられます。

履歴書は、個人情報ですのであなたと会社双方にとって重要な書類です。会社は個人情報として大切に取り扱っていますので、あなたも同じ意識をもち丁寧に扱うマナーを身に付けると良いでしょう。

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封筒を手渡しする場合添え状は不要

履歴書の入った封筒を手渡しする場合には、添え状は必要ありません。添え状とは、履歴書を送付する際に簡単な挨拶と封筒の中身について書いた文書です。手渡す場合は、あなた自身が直接挨拶をするため用意した添え状は省いて渡しますが、担当者が不在のため受付で預かることもあります。

そのような場合に備えて添え状は用意しておくのです。添え状には、持参した日付、宛先、氏名・連絡先、頭語・時候挨拶、簡単な自己PR、結語、同封書類名・枚数を記しておき、書類の一番上に重ねます。

後に詳しく述べますが状況によって添え状をその場で入れるか省くか判断しなければならないこともあるため、封筒にはのりづけをしないと覚えておいてください。

手渡しするときの封筒に書くこと

履歴書を手渡しする際、封筒の表面と裏面に書くことがあります。これもビジネスマナーの一種で、例えば取引先の会社に訪問した際、封筒に何も書かずに相手に渡すのは非常に失礼に思われてしまいます。

就職活動時においても、このように何も書かずに渡すのと、必要事項を書いて渡すのとでは受け取った面接官の印象が大きく違うため、必ず書いて持っていきましょう。では、何をどのように書くのかをしっかり理解しておきましょう。

表面:「履歴書在中」と赤字で記入

まず、封筒の表面には左下のスペースに「履歴書在中」と赤字で書いて四角で囲みましょう。四角を手書きで書くのは少し難しいため、必ず定規などを用いてまっすぐ綺麗に書くことに努めましょう。

このように、手書きでもスタンプでもどちらでも良いのですが、今はAmazonなどの通販サイトで「履歴書在中」と彫ってあるスタンプも手軽に購入できます。手書きだとどうしてもズレてしまう可能性もあるため、できればスタンプを用意しておきましょう。

裏面:日付・郵便番号・住所・氏名

裏面には、左上のスペースに日付、そしてこちらも左下のスペースに自分の郵便番号、住所、氏名を書きましょう。例えば、面接が終わって封筒に入った履歴書を面接官が事務所に持ち帰り、作業しているときなどに封筒の表面に「履歴書在中」と書かれていてもこの部分が白紙だと、誰の履歴書が入っているのかわからないため、誰の履歴書が入っているのか一目でわかるようにきちんと自分の情報を書いておきましょう。

採用担当者は1日のうちに何百という履歴書に目を通しています。その中で、自分の履歴書が他の履歴書に紛れてしまわないためにも、一種のアピールだと考えてしっかりと書いておきましょう。

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履歴書を手渡しする場合封筒はのりづけしない

履歴書を手渡しする場合にのりづけはしないよう気をつけてください。のりづけしてしまえば開封にハサミなど道具が必要です。道具がなければ強引に破くことになり見栄えが悪くなることは避けられません。

履歴書を手渡しする相手は担当者や面接官であることを考えれば、わざわざ開封する手間を省くことでお互いの時間を無駄にせずに済みます。細かいことですが、会社側としてはこういった相手への配慮を当然のこととして身に付けていることを評価することもあるのです。

また後述するように、渡す相手によって出し方、渡す書類の内容が違うこともあるのでのりづけはしないで持参すると覚えておいてください。

履歴書を封筒に入れて手渡しするときの注意点

履歴書を封筒に入れて手渡しする際には、いくつかの注意点があります。履歴書は重要書類ですので、書き方以外にも気を配るべき箇所がいくつかあります。履歴書が公的な書類であるということを考えると当然といえるような注意点ですので、知っておきましょう。履歴書を受け取る企業側がどんな気持ちになるか、よく考えることが大切です。

ここでは、履歴書を三つ折りにしてはいけない理由と日付に関する注意点、封筒に汚れが付かないようにすることの重要さについてみていきます。

履歴書を三つ折りするのはNG

履歴書の折り方で迷ってしまったことがある人は多いのではないでしょうか。履歴書は、基本的に二つ折りにするのが正しい折り方です。二つ折りとは、真ん中で1回半分におっただけの状態を指します。市販されている履歴書は、初めから二つ折りになっているものもよくありますので、マナー違反にはなりません。

ただし、履歴書を三つ折りにするのはNGです。三つ折りとは、半分にした履歴書をさらに3分の1に折ることを言います。小さい封筒しか用意できていなかったり、購入した履歴書に付属の封筒が小さいサイズのものだと三つ折りにしても良いと考える人がいますが、そういった場合は二つ折りで入るサイズの大きめの封筒を別で用意するようにしましょう。

履歴書の「日付」に注意する

履歴書では、日付に注意する必要があります。履歴書の日付は、郵送の場合ポストに投函する日付を記入します。手渡しする場合は、持参する当日の日付を記入するようにしましょう。履歴書の日付が古いと、別の企業に使った履歴書を使いまわしていると思われることがあるため注意が必要です。

日付は、西暦と年号のどちらで記入しても問題ありませんが、学歴欄での表記を揃えるようにしましょう。表記がそろっていないと、注意力が足りないという印象になる可能性があります。履歴書に日付を記入する際には、算用数字を使用するのが一般的です。日付を書き間違えてしまうと履歴書は修正をすることができません。すべて書き直すことになるため注意が必要です。

履歴書の入った封筒にシワや汚れがつかないよう注意する

履歴書の入った封筒は、シワや汚れに注意する必要があります。履歴書をクリアファイルに入れれば、カバンの中でシワになったり汚れたりするのを防ぐことができます。履歴書を封筒に入れて持って行ったとしても、封筒にシワが付いていたりよれていたりすると印象がよくありません。

よくあるのが、カバンの中にペットボトルの飲み物を入れていて、その水滴で封筒がぬれてしまうというものです。うっかりしてしまったミスだとしても、悪いイメージを持たれる可能性が高いです。女性の場合は、ファンデーションやアイシャドーの粉が封筒についてしまった、ということがないように注意が必要です。飲み物にはカバーをする、化粧品はチャックのついたポーチにいれるなどして、おもわぬトラブルを防ぐようにしましょう。

履歴書を面接官に手渡しする際のマナー

履歴書は、あなたにとっても会社にとっても個人情報が含まれる重要な書類です。会社の誰に渡す場合であっても、片手で投げるように渡してしまえば重要書類を雑に扱う人という印象になってしまうでしょう。

そこまで酷いことをする人は稀でしょうが、受付で渡す場合と面接官に直接渡す場合ではマナーが違うことを知らない就活生もいるかもしれません。詳しく解説しますので、マナーの違いについてしっかりと理解し身に付けてください。

面接官に渡す場合

この記事通りに用意していれば、クリアファイル、封筒、クリアファイル、添え状、履歴書となっているはずです。封筒のカバーとなっているクリアファイルと添え状を省いた上で、履歴書はクリアファイルに入れたまま面接官から見て正面になるように向きを逆にして封筒の上に重ねてください。

履歴書を両手でもち、封筒と合わせて渡しますが、その時には名前の他に「履歴書になります。よろしくお願いします」と一言添えるとよいでしょう。渡すタイミングは面接官が先にいる場合は指示を受けて渡しますが、後から入る場合はいつでも出せるように準備しておきます。

もしタイミングが無い場合には、あなたから「履歴書はいかがいたしましょうか?」と確認します。

受付けで渡す場合

企業によっては受付で履歴書を渡す場合もあります。その時には封筒のカバーとなっているクリアファイルを省いた上で、受付から見て正面となるように向きを逆にして封筒ごと渡しましょう。

履歴書は個人情報を含む重要書類ですので、担当者以外の人に見せる必要はないのです。面接官に直接渡す場合は中身がわかりますので添え状は必要ありませんが、受付で渡す場合にはそこから担当者へと封筒が渡されて確認することになりますので、何の書類かわからない場合よりも中身がすぐわかる添え状がある方が丁寧で好印象を持たれます。

面接官に直接渡すのか受付で渡すことになるのかわからない場合も多いので、いずれの場合にも対応できるように準備しておきましょう。

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徹底したマナーで熱意を伝えよう

この記事を読んで、ここまで細かいところまで気を使わなければならないのかと思った就活生もいるでしょう。しかし就活生の中には実際に茶封筒で提出する人、のりづけしてくる人などがいるのです。

人事担当者は数多くの受験生に対応しなければならず、履歴書に目を通す時間は数分と言われています。そのような状況ですから、マナーを守らない人は最初から相手にされません。

こんな小さなことは内定に影響しないなどと勝手な判断をせず、まずは相手への配慮であることを理解しマナーで熱意を伝えましょう。マナーで躓いて不安を抱えるのは損なだけです。しっかりとしたマナーを行って面接に集中してほしいと思います。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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