【履歴書の封筒を手渡しする時のマナー】必要なものと表・裏の書き方

履歴書を面接官に手渡しする時のマナーとは

皆さんは履歴書を面接官に手渡しするマナーはご存じでしょうか。履歴書を面接官に手渡しする際にはマナーがあります。そしてそのマナーを知らなければ、面接の準備不足といった印象を与えかねません。一方でマナー通りに振る舞うことができれば、その後の面接も集中して望むことができるでしょう。

履歴書は個人情報を含む重要書類であることを理解し、手渡すマナーを実践して他の就活生と差をつけてください。この記事を参考にマナーを知り、合格に近づけるように準備と対策を進めましょう。

履歴書はクリアファイルに挟み封筒に入れて持参する

履歴書は、直接封筒にいれてはいけません。書類をそのまま封筒にいれてしまうと、持ち運んでいるときに、折れ目やシワが入ってしまう可能性が高いためです。シワだらけの履歴書は、企業からの印象がよくないでしょう。企業の手に渡るまで、綺麗な状態を保つことが大切です。

そのため、履歴書を封筒にいれるときは、クリアファイルを活用しましょう。履歴書をクリアファイルに挟んで封筒にいれることで、書類が折れたりシワが入ったりすることを防げます。綺麗な状態の履歴書を、企業に提出することができるでしょう。

また、履歴書がクリアファイルに入っていると、応募書類を丁寧に扱っているとして企業からの印象もよいです。気配りができる人物と評価されるでしょう。履歴書はクリアファイルに挟み封筒に入れて持参するようにしましょう。

封筒を手渡しする場合添え状は不要

履歴書の入った封筒を手渡しする場合には、添え状は必要ありません。添え状とは、履歴書を送付する際に作成する、簡単な挨拶と封筒の中身について書いた文書です。手渡す場合は、あなた自身が直接挨拶をするため用意した添え状は省いて渡すことになります。

しかし担当者が不在のため、書類を受付で預かることもあります。そのような場合に備えて、添え状は用意しておきましょう。添え状には、持参した日付、宛先、氏名・連絡先、頭語・時候挨拶、簡単な自己PR、結語、同封書類名・枚数を記しておき、書類の一番上に重ねます。

書類を担当者に直接渡すかどうかによって、添え状をその場で入れるか省くか判断しなければなりません。そのため、封筒にはのりづけをしないと覚えておいてください。

以下の記事では添え状の書き方を詳しく解説しています。是非参考に作成してみてください。

• 【添え状の書き方ガイド】履歴書を提出する際に知っておきたいマナー

履歴書を面接官に手渡しする際のマナー

履歴書は、皆さんにとっても会社にとっても個人情報が含まれる重要な書類です。会社の誰に渡す場合であっても、片手で投げるように渡してしまえば、重要書類を雑に扱う人という印象になってしまうでしょう。両手を優しく添えて渡すとよいでしょう。

また受付で渡す場合と面接官に直接渡す場合ではマナーが違うことを知らない就活生も多いでしょう。マナーの違いについてしっかりと理解し、身につけてください。

面接官の場合：封筒から出してクリアファイルごと渡す

履歴書の入った封筒は、さらにクリアファイルに挟んで持ち運ぶのが無難です。封筒の中に、クリアファイル・添え状・履歴書・その他応募書類が忘れずに入っているか確認しておきましょう。

面接官に履歴書を手渡す場合は、封筒のカバーとなっているクリアファイルと添え状は省いて問題ありません。履歴書はクリアファイルにいれたまま、面接官からみて正面になるように向きを逆にして封筒の上に重ねてください。

履歴書を両手でもち、封筒と合わせて渡しますが、その時には名前の他に「履歴書です。よろしくお願いします」と一言添えるとよいでしょう。渡すタイミングは面接官が先にいる場合は指示を受けて渡しますが、後から入る場合はいつでも出せるように準備しておきます。

もしタイミングが無い場合には、あなたから「履歴書はいかがいたしましょうか」と確認しましょう。

受付の場合：封筒に入れたまま渡す

企業によっては受付で履歴書を渡す場合もあります。その時には封筒のカバーとなっているクリアファイルを省いた上で、受付からみて正面となるように向きを逆にして封筒ごと渡しましょう。履歴書は個人情報を含む重要書類であるため、担当者以外の人にみせる必要はありません。

また、面接官に直接渡す場合は中身がわかるため添え状は必要ありません。しかし受付で渡す場合は、そこから担当者へと封筒が渡されることになります。中身がすぐわかるように、添え状がある方が丁寧な印象をもたれます。

面接官に直接渡すのか受付で渡すことになるのかわからない場合も多いため、いずれの場合にも対応できるように準備しておきましょう。

履歴書を手渡しする場合の封筒の書き方

履歴書を手渡しする際、封筒の表面と裏面に書く必要があります。これもビジネスマナーの一つです。例えば取引先の会社に訪問した際、封筒に何も書かずに相手に渡すのは非常に失礼に思われてしまうでしょう。

就職活動時においても、何も書かずに渡すのと、必要事項を書いて渡すのとでは受け取った面接官へ与える印象が大きく違います。そのため、しっかりと書いておくことをおすすめします。では何をどのように書くのかを理解しておきましょう。

表面：「履歴書在中」と赤字で記入

封筒の表面には左下のスペースに「履歴書在中」と赤字で書いて四角で囲みましょう。四角を手書きで書くのは少し難しいため、定規などを用いてまっすぐ綺麗に書く必要があります。

「履歴書在中」は、手書きでもスタンプでもどちらでも問題ありません。今はAmazonなどの通販サイトで「履歴書在中」と彫ってあるスタンプも手軽に購入できます。手書きだとズレてしまう可能性もあるため、自信のない人はスタンプを用意しておくことをおすすめします。

裏面：日付・郵便番号・住所・氏名

裏面には、左上のスペースに日付、そしてこちらも左下のスペースに自分の郵便番号、住所、氏名を記入しましょう。封筒に入った履歴書を面接官が事務所に持ち帰って作業しているとき、封筒の表面に「履歴書在中」と書かれていてもこの部分が白紙だと、誰の履歴書が入っているのかわからなくなるでしょう。誰の履歴書が入っているのか一目でわかるように、きちんと自分の情報を書いておくと丁寧です。

採用担当者は1日のうちに何百という履歴書に目を通しています。その中で自分の履歴書が他の履歴書に紛れてしまわないためにも、忘れずに記入しておきましょう。

以下の記事では封筒の書き方を画像付きで詳しく解説しています。

• 【応募書類を入れる封筒のサイズと書き方】正しい郵送方法で好印象を

履歴書を手渡しする場合封筒はのりづけしない

履歴書を手渡しする場合、のりづけはしないよう気をつけてください。のりづけしてしまえば開封にハサミなどの道具が必要です。道具がなければ強引に破くことになり、見栄えが悪くなることは避けられません。

履歴書を手渡しする相手は担当者や面接官であることを考えれば、わざわざ開封する手間を省くことでお互いの時間を無駄にせずに済みます。細かいことですが、会社側としてはこういった相手への配慮を身につけているかどうかを評価することもあります。

また渡す相手によって出し方、渡す書類の内容が違うこともあるでしょう。のりづけはしないで持参すると覚えておいてください。

履歴書を封筒に入れて手渡しするときの注意点

履歴書は重要書類であるため、書き方以外にも気を配るべき箇所がいくつかあります。履歴書が公的な書類であるということを考えると当然といえるような注意点であるため、知っておきましょう。履歴書を受け取る企業側がどんな気持ちになるか、よく考えることが大切です。

ここからは履歴書を三つ折りにしてはいけない理由と日付に関する注意点、封筒に汚れが付かないようにすることの重要さについてみていきます。

履歴書を三つ折りするのはNG

履歴書の折り方で迷ったことがある人は多いでしょう。履歴書は、基本的に二つ折りにするのが正しい折り方です。二つ折りとは、真ん中で1回半分に折っただけの状態を指します。市販されている履歴書は、初めから二つ折りになっているものもよくあるため、マナー違反にはなりません。

ただし、履歴書を三つ折りにするのはNGです。三つ折りとは、半分にした履歴書をさらに3分の1に折ることをいいます。小さい封筒しか用意できていなかったり、購入した履歴書に付属されているのが小さいサイズの封筒だと、三つ折りにしてもよいと考える人がいます。しかしそういった場合は、二つ折りで入るサイズの封筒を別で用意するようにしましょう。

二つ折りで入るサイズの封筒サイズは角形2号を選択すると良いでしょう。また角形A4号という封筒サイズもA4サイズの履歴書を封入できますが、クリアファイルに送付状や履歴書を入れると封筒にゆとりがほとんどありません。角形2号は程よいゆとりがあることで人事担当者が応募書類を取り出しやすくなります。人事担当者に対する細かな気遣いをすることで好印象を与えることができます。

角形2号の封筒はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は300～500円程度です。コンビニ・100均だと4枚入り、文房具店・書店では5~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。

履歴書の「日付」に注意する

履歴書では、日付に注意する必要があります。履歴書の日付は、郵送の場合ポストに投函する日付を記入します。手渡しする場合は、持参する当日の日付を記入するようにしましょう。履歴書の日付が古いと、別の企業に使った履歴書を使いまわしていると思われることがあるため注意が必要です。

日付は、西暦と年号のどちらで記入しても問題ありませんが、学歴欄での表記と揃えるようにしましょう。表記がそろっていないと、注意力が足りないという印象になる可能性があります。履歴書に日付を記入する際には、算用数字を使用するのが一般的です。日付を書き間違えてしまうと履歴書は修正をすることができません。すべて書き直すことになるため注意が必要です。

履歴書の入った封筒にシワや汚れがつかないよう注意する

履歴書の入った封筒は、シワや汚れに注意する必要があります。履歴書をクリアファイルにいれれば、カバンの中でシワになったり汚れたりするのを防ぐことができます。履歴書を封筒に入れて持っていったとしても、封筒にシワが付いていたりよれていたりすると印象がよくありません。

カバンの中にペットボトルの飲み物を入れていて、その水滴で封筒がぬれてしまうというケースもよくあります。うっかりしてしまったミスだとしても、悪いイメージを持たれる可能性が高いです。女性の場合は、ファンデーションやアイシャドーの粉が封筒についてしまった、ということがないように注意が必要です。飲み物にはカバーをすることや、化粧品はチャックのついたポーチにいれるなどして、思わぬトラブルを防ぐようにしましょう。

徹底したマナーで熱意を伝えよう

この記事を読んで、ここまで細かいところまで気を使わなければならないのかと思った就活生もいるでしょう。しかし就活生の中には実際にシワシワの封筒で提出する人、のりづけしてくる人などがいるのです。

人事担当者は数多くの受験生に対応しなければならず、履歴書に目を通す時間は数分といわれています。そのため、マナーを守らない人は最初から相手にされません。

小さなことは内定に影響しないなどと勝手な判断をせず、まずは相手への配慮であることを理解しマナーで熱意を伝えましょう。そうすることで合格に近づくことができます。是非記事を参考に、マナーを守って就活を進めましょう！

記事についてのお問い合わせ