【インターンの電話マナー】申し込みや折り返しの例文5つをご紹介

インターンの電話で失敗しないためにマナーを知ろう

就活生にとって避けて通れないのが、インターンの応募や問い合わせなどで生じる企業との電話での直接的なやりとりです。「電話だと緊張してうまく話せる自信がない」など、不安に感じている方も多いのではないでしょうか。友人のスマホにかけるのと違って、誰が電話に出るかわからない不安、見直しができるメールと違ってぶっつけ本番であることの不安など、さまざまな不安があるでしょう。

電話でのマナーを知ることで、それらの不安は減らすことができます。これまで「きちんとした電話をかけたことがない」という方は、今が覚えるチャンスだと思いましょう。一度覚えてしまえば、残りの就活期間中も就職後も活用ができて便利です。自信を持って電話ができるよう、かけ方の失敗で不利にならないよう、正しいマナーをお教えします。

基本的な電話のマナー5つ

企業の代表番号や問い合わせ専用の番号にかけても、目当ての相手が直接電話を取ってくれることはほとんどありません。この点が、知り合いのスマホにかけるのとは一番大きく異なる点だといえるでしょう。「だから緊張する」かもしれませんが、ビジネスではそれが普通だと思って、誰が出ても対応できるかけ方を覚えることが大事です。これらは就活以外の一般的な電話でも使える基本的なマナーとなります。

①電話する時間帯に注意する

まず注意しなければならないのが、電話をかける時間帯です。相手が誰であっても言えることですが、インターンを希望する企業でしたらなおのことでしょう。これを失敗すると、非常識だというマイナスの印象を持たれかねません。受付時間が決まっている場合にはそれに従います。特に指定がない場合には、企業の営業時間内にかけてください。わからなければ午前9時から午後5時までが目安になります。

午前8時から午後5時までが定時間のオフィスにかける場合、その時間の間ならいつでも良いというわけでもありません。始業直後ならミーティングや準備、終業直前は片づけで忙しいかもしれないからです。始業・終業から30分ないし1時間以内はかけないようにしましょう。一般的な昼休憩の時間である午後0時から1時までとその前後も避けます。

②電話する環境を整える

次に気をつけたいのは、電話をするのに最適な環境を整えておくということです。企業に電話をかけて、メモを取るための筆記用具を用意しておらず、何度も同じ内容を聞き返してしまったりするのは大変失礼です。また、騒音によって自分の声が相手に聞き取ってもらえない状況は不快感を与えてしまいかねません。

電話をかける際は静かな場所へ移動しましょう。携帯電話やスマートフォンから企業へ電話をかける際には、話の途中でバッテリーが切れたり、電波が途切れたりしないように事前にバッテリーの残量や電波の状況に注意をしておきましょう。

③自分から所属名と名前を名乗る

電話をかけ、相手が取って企業名を応えたら、「わたくし、○○大学3年の○○と申します」と初めに名乗りましょう。電話を取るのは大抵は受付の方です。最初に名乗るのはマナーであると同時に、かけてきたのが大学生とわかれば就活に関する用件だと察してもらえます。

発する声の印象は大切です。電話では特に聞き取りづらい場合がありますので、かける前に軽く発声練習をしておきましょう。はっきりと聞き取ってもらえるよう、大きめのハキハキした声を意識してください。緊張すると早口になりやすいものです。落ち着いてしっかり伝えましょう。

④用件を伝え取り次いでもらう

名乗った後は、「インターンシップのことでお聞きしたいことがあり、お電話させていただきました。インターンシップご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」と簡単に用件を伝え、取り次いでもらいます。担当者がわかっているならその所属（人事課、新卒担当など）と名前を告げ、わからなければ「インターンシップご担当の方」をお願いしましょう。

担当者に代わったら、再度大学名と名前を名乗り「インターンシップの件でお聞きしたいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか？」と確認します。忙しいので後にしてほしいと言われたら、都合のよい時間を尋ねて「ではその時間に改めてかけ直させていただきます。お忙しいところありがとうございました」と切ります。かけ直す際も、初めてのときと同じかけ方でかまいません。

⑤相手が切ってから電話を切る

問い合わせが済み、話が終わったと感じたら、礼を言って最後に「失礼します」と告げます。「失礼します」は電話における締めの挨拶です。その後は電話を切ってかまいません。しかし間髪入れずに「ガチャン」では印象が良くないでしょう。細かい部分にこそ人柄が現れるものですし、相手はそれを見ていると思ってください。

一般的に、電話はかけた方が先に切ります。ただし、目上の相手に対しては目下のほうが後に切るというマナーもあり、就活では就活生が後に切ったほうが良いでしょう。ひょっとしたら、話が済んだ後に相手が何か思い出して付け加えるかもしれません。聞き逃しを防ぐためにも、相手が先に切ったのを確認してから切るようにしてください。

インターン先に電話をかける際の例文5つ

実際にインターン先に電話をかける際は、どのように話せばいいのでしょうか。ここからは、申込や日程調整、キャンセルなどのパターン別に例文をご紹介していきます。

インターンを申し込む

学生：お世話になっております。私〇〇大学３年の〇〇と申します。本日は〇月〇日に開催されるインターンシップの件でお電話させていただきました。インターンシップご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

受付：少々お待ちください

担当者：お電話代わりました、〇〇です。

学生：お世話になっております。〇〇大学3年の〇〇と申します。本日は御社のインターンシップに参加させていただきたくお電話させていただきました。今お時間よろしいでしょうか？

インターンシップに申し込みをする際には、まず電話で自分の所属する大学名と氏名を名乗ります。受付の方にインターンシップの担当者へ電話を代わってもらうときには「○◯様に代わってください。」ではなく、「○○様はいらっしゃいますでしょうか」や「○◯様をお願いできますでしょうか。」と丁寧に頼みます。

そして、受付の方からインターンシップ担当者へ電話を取り次いでもらった際には、改めて大学名と氏名を名乗りましょう。そして、担当者の方に「今お時間よろしいでしょうか」と確認をしてください。後にして欲しいと言われた場合には都合のいい時間帯を訪ね、再度こちらから電話を掛け直します。掛け直す際にも、初めてかける時と同様に大学名と氏名を名乗りましょう。

企業からの電話に折り返す

学生：お世話になっております。私〇〇大学3年の〇〇と申します。先ほど◯○課の◯◯様よりお電話をいただいたため、折り返させていただきました。大変恐れ入りますが、〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

受付：〇〇ですね、かしこまりました。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました、〇〇です。

学生：お世話になっております。〇〇大学3年の〇〇と申します。先程はお電話に出られず申し訳ございませんでした。

折り返しの電話をする際には所属する大学名と氏名を名乗った後に、電話に出られなかったことを一言謝罪します。企業から着信があって、出られなかった場合は気付き次第速やかに連絡をしなければなりませんが、深夜や休日などで折り返しの電話が遅くなってしまうことがあります。そのような場合は、折り返しの連絡が遅くなったことに関しても重ねて謝罪しましょう。

担当者が不在の場合

学生：お世話になっております。私〇〇大学3年の〇〇と申します。〇月〇日に開催されるインターンシップのことでお聞きしたいことがあり、お電話させていただきました。インターンシップご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

受付：申し訳ありませんが、〇〇はただいま席を外しております。こちらから折り返しのご連絡をさせましょうか？

学生：いえ、こちらからまた連絡をさせていただきますので、〇〇様のお戻りの時間を教えていただけますか？

受付：ありがとうございます。15時ごろには戻るかと思います。

学生：15時ですね。承知いたしました。それではまた△時に改めてご連絡させていただきます。ご対応いただきありがとうございました。

インターンシップ担当者が不在で話をすることができなかった場合は、戻りの時間を聞いてこちらから掛け直します。相手の方から「こちらからかけ直しましょうか？」と聞かれることもありますが、基本的には自分から電話をかけるようにしましょう。

ただし、インターンシップ担当者が忙しく、電話をかける側の方が都合がいいなど何か事情がある場合には折り返し連絡をしてもらいます。その場合は、自分の都合のいい日時を聞かれることがあるため、電話をかける前にあらかじめメモなどをして備えておきましょう。

インターンの日程調整をする

学生：お世話になっております。私〇〇大学3年の〇〇と申します。本日は参加させていただくインターンシップの日程の件でお電話させていただきました。インターンシップご担当の〇〇様はいらっしゃいますか？

受付：〇〇ですね、かしこまりました。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。〇〇です。

学生：お世話になっております。〇〇大学3年の〇〇と申します。直前の連絡になり誠に申し訳ございません。〇〇日のインターンシップですが、学校の都合によりどうしてもお伺いすることができないため、参加日の変更をしていただくことは可能でしょうか。

日程調節についての電話では日付や時間など細かな数字を口頭で確認しなければならないため、事前に筆記用具を準備してから電話をかけましょう。提案された日程で参加できないこともあるため、いくつか候補として自分の都合のいい日時をあらかじめメモしておく必要があります。決まった日時については必ず復唱し、間違いのないようにしましょう。

インターンをキャンセルする

学生：お世話になっております。私〇〇大学3年の〇〇と申します。インターンシップの件でお電話させていただきました。インターンシップご担当の〇〇様はいらっしゃいますか？

受付：〇〇ですね、かしこまりました。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。〇〇です。

学生：お世話になっております。私〇〇大学3年の〇〇と申します。〇月〇日にお伺いさせていただく予定のインターンシップなのですが、同日にゼミ発表の予定が入ってしまい、大変申し訳ないのですが、辞退させていただきたく思います。お時間を作って頂いていたにも関わらず、ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございません。今後とも何卒よろしくお願いいたします。失礼いたします。

やむを得ない事情があってキャンセルをしなければならない場合でも、しっかりと謝罪し誠実な対応をしましょう。担当者の方は資料作りや日程調節などたくさんの時間を割いてインターンシップの事前準備をしてくださっているため、誠実な態度を心掛けてください。

インターン先企業に電話をかける上での注意点3つ

基本的な電話のマナーはわかっていても、話す内容を決めずにかけたのでは失敗します。「緊張して内容を忘れてしまい、パニックになって思わず電話を切ってしまった…」ということがないよう、事前にしっかりと準備をして臨みましょう。電話をかけるときは、目当ての相手と話ができる前提でかけるものです。予想に反して相手が不在だったときに、何と言えば良いのかわからず焦らないよう、不在時の対応方法もご紹介します。

①用件を明確にしておく

問い合わせの電話をするなら、かける前に質問の内容をはっきりさせておきましょう。頭の中だけで考えるよりも、紙に書き出しておいて、見ながら質問することをおすすめします。見ながらであれば、質問し忘れたり、同じような質問を何度もしてしまったりということを防げます。ペンを持ってアウトプットすることで、緊張を緩和する効果も得られるでしょう。

質問に対して回答が得られたなら、その場でそれもメモします。特に日時の予定などは忘れずにメモしてください。緊張していると、しっかり聞いたはずのことも忘れやすいからです。また、質問したいことが多く時間がかかるようでしたら、5分に一回くらい「まだお時間大丈夫ですか？」と確認しましょう。相手の都合を気にせず長話をするのは良くありません。

②不在の時は戻りの時間を聞く

せっかく電話をかけたものの、担当者の不在を告げられる可能性もあります。その場合には、いつなら担当者が対応できるかを確認して、「またかけ直します」と言って話を終わらせましょう。もし伝言を頼む必要があるなら、受付の方ではなく、担当者と同じ部署の方につないでもらって伝言をお願いします。

ひょっとしたら相手に「折り返しこちらからご連絡いたしましょうか？」と聞かれるかもしれません。しかし、基本的に電話をかけるのはこちらからです。「こちらからかけ直しますので」と断りましょう。ただ、担当者が忙しい人でなかなか会社の電話に出られない、向こうからかけるほうが都合がよい、といった事情がある場合には折り返してもらいます。そうなったときに困らないよう、あらかじめ自分の都合のよい日時もメモしておくとよいでしょう。

③企業からの電話はすぐに折り返す

企業から着信があったのに出られなかった際は、気づき次第速やかに折り返しの電話をかけます。やはり大学名と名前を名乗ってから「先ほどお電話をいただいたのですが、出られなかったため、こちらからかけさせていただきました。○○課の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」と取り次ぎをお願いします。担当者に代わったら「先ほどお電話をいただきました○○大学の○○です。お電話に出られず申し訳ございませんでした」と一言謝りましょう。

就活中はいつ電話がかかってくるかわかりません。気づいたのが深夜では折り返すこともできませんし、それが急ぎの用事では困ります。連絡ができる状態のときはなるべくこまめに着信をチェックするようにしましょう。

ポイントを押さえればインターンの電話で失敗しない！

時間帯に気を遣う、まず名乗る、用件を伝える、最後まで気を抜かない――電話特有の決まりごとがあるとはいえ、特別難しくはないと感じられたのではないでしょうか。最初はぎこちなかったとしても、回数を重ねればマナーは覚えられます。どうしても緊張するという方は、電話を受ける企業の担当者も、就活生のころは同じ気持ちだったのだと想像してみてください。

電話では相手の顔が見えません。文字もありません。それだけに声が頼りです。用件を早く済ませたいと思うばかりに、自分ばかりしゃべってはいけません。まずは深呼吸して、相手が何を言うか聞きましょう。それから「告げる」のではなく「応え」ます。電話はコミュニケーションツールです。相手が聴き取りやすい声の大きさ、速さを意識して、はっきりと丁寧に受け答えすれば、大きな失敗は防げるでしょう。

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