就活のマナー

【就活のお礼状を出す際のマナー】書くべき内容と例文をご紹介

お礼状は採用には関わらずとも出した方が好印象

就活ではお世話になった企業に対してお礼状を出す機会もあり、これは採用・不採用に関わらず出した方が好印象を与えることができます。

お礼状は選考の結果に関係したものではなく、あくまで自身の気持ちを綴ったものです。お礼状を出したからといって不採用が採用に変わることはありませんが、それでもお世話になった企業に対してきちんと感謝の気持ちを伝えるのは大切なことです。

お礼状を出すことで好印象につながる場合は多いですが、書き方や出し方にもマナーがありますので、それらを正しく理解しておく必要があります。せっかくお礼状を出してもマナーが正しく守られていなければ好印象を勝ち取ることはできません。正しいマナーを身に付けて、好印象が与えられるお礼状を出しましょう。

お礼状を出すタイミング

就活でお礼状を出すときにはタイミングに注意しなければなりません。お礼状を出すには適したタイミングがありますし、それが守れていないと好印象につながらない可能性もあります。

お礼状はただ出せばいいものではなく、しかるべきタイミングで出すのが基本的なマナーです。タイミング次第でお礼状の効果は変わりますし、せっかく出すのであれば、最大限に効果が発揮されるタイミングで出すべきです。お礼状はいつ出せばいいのか、適切なタイミングを知っておきましょう。

お礼状はなるべく早く出す

お礼状を出すべきタイミングですが、明確な期日はありません。お礼状は企業に求められて出すものではなく、個人の意志で出すものです。そのためいつ出しても個人の自由ですが、なるべく早く出すことが大切です。お礼状が届くのが早ければそれだけ企業に対しての想いが強いアピールにもなりますし、より好印象を与えることができます。

お礼状はメールで出す場合と手紙で出す場合がありますが、どちらを選ぶにしてもそれぞれの特性を考えて出すことが大切です。

メールであれば即日に出すことも可能ですが、手紙ではそうはいきません。手紙の場合は、相手の手元に届くまでに時間を要するので、できれば当日に書き上げて投函するようにしましょう。手紙の場合は日数が経ったとしてもマイナスの印象を与えることはありません。

時期を逃してしまったら

お礼状はなるべく早く出すことが大切ですが、就活はさまざまなことをしなければなりませんので、すぐにお礼状を出すのが難しい場合もあります。ビジネスの現場では、クイックレスポンスが基本ですので、時期を逸するならば、出さない方が良い場合も多いです。お礼状はすぐに出すからこそ意味があるもので、出す時期が遅れてしまうとどんどん効果は薄れてしまいます。

お礼状では面接で感じたことや今までのお礼などを伝えるためのものですし、新鮮な気持ちのまま書かなければならないものです。時間が空いてから出そうと思えばそのときの気持ちを思い出すのも大変ですし、作成が難しい場合も多いでしょう。お礼状は必須のものではありませんので、素早く出せるときのみ出すようにしましょう。

お礼状に書くべき内容

お礼状を出す場合はその内容も工夫する必要があります。お礼状には決まったフォーマットはありませんので、自身の感じたままに書いていくことになります。しかし自由に書けるからといってどんな内容でもいいわけではありません。内容についてはある程度自由ではあるものの、好印象を与えたいのであれば内容もしっかりと吟味してから書くことが大切です。

お礼状は出すタイミングだけではなく、内容によっても印象は変わりますので、より好印象となる内容を考えていきましょう。

自分のために時間を割いてもらったことへのお礼の言葉

お礼状には、自分のために時間を割いてもらったことへのお礼の言葉を記しましょう。面接をするにはさまざまなコストがかかりますし、数ある応募者の中から合格者を選んでいくのも大変なことです。面接は当たり前におこなわれているのではなく、さまざまな人の手がかかっておこなわれています。企業の仕事はたくさんありますし、採用活動だけがすべてではありません。

忙しい中で時間を割いてくれたとお礼の言葉を述べれば、志望度と基礎的なビジネスマナーがアピールできます。企業に対して感謝の気持ちを持ち、それを伝えることで選考に誠実に向き合っていることがアピールできます。相手を気遣って感謝を伝えることはビジネスでは基本的なことでもありますので、それらを記しておくことで好印象を与えやすいです。

入社への意気込みなどを盛り込むのも大事

お礼状では面接などをおこなってくれたお礼だけではなく、入社への意気込みなどを盛り込むのも大事です。入社への意欲を示すことで企業への志望度の高さや仕事に対しての熱意が伝わり、好印象となりやすいです。新卒の場合は能力重視よりも人柄重視、成長力重視で採用が決定していることも多いので、仕事への意欲が高いことは評価の対象となります。

内定が決まっているときであれば今後の活躍を期待することができますし、選考途中の場合はそれがプラスの評価につながる場合もあります。ただお金を稼ぐために就職するでは当然ながら入社意欲をアピールすることはできません。お金を得るためだけではなく、働くことそのものへの関心の高さを伝え、好印象を獲得しましょう。

お礼状はメールと手紙のどちらがよいのか?

お礼状を企業に出す方法はメールと手紙の2つが挙げられます。お礼状は必須のものではありませんし、基本的にはどちらの方法でお礼状を出しても問題はありません。しかし選択肢が2つあることで、結局どちらで出せばいいのか悩んでしまう人は多いです。

メールと手紙どちらを使ってもお礼の気持ちは伝えることができますし、手紙はOKでメールはNG、あるいはメールはOKで手紙はNGということもありません。それぞれで注意点がありますので、注意点をしっかりと守って出せばどちらの方法でも好印象を獲得することは可能です。

メールのお礼状で注意すべきこと

メールのお礼状で注意すべき点としては、まずは件名の付け方が挙げられます。メールの場合はとにかくわかりやすく件名をつけることが大切であり、件名を見れば内容がすぐにわかるようにしなければなりません。「面接のお礼」など簡潔でわかりやすい件名をつけるようにしましょう。また本文も相手に時間をとらせない、簡潔な文面にすることが大切です。

お礼状は長く書けば書くほど印象が良くなるものではなく、短い文章であって内容が凝縮されていれば充分に好印象を与えることはできます。あまりに長い文章だと読むのも嫌になりますし、結局何を伝えたいかわからないこともあります。文章は簡潔に記し、読みやすく伝わりやすい内容を心がけましょう。

手紙のお礼状で注意すべきこと

手紙のお礼状で注意すべきこととしては、ハガキか封書かは量に応じて使い分けることが挙げられます。手紙で出す場合はハガキ1枚でお礼状として送る場合と封筒にいれて封書として送る場合の2パターンにわけられます。

送るものが他になければハガキで構いませんが、必要書類が他にある場合は封書を使うことが大切です。内定が決まった後にお礼状を出す場合であれば、内定承諾書や健康診断書、卒業証明書などを企業に提出しなければならない場合があります。

それらの書類と葉書を別々に送るのは非効率的ですので、他にも書類がある場合は封書を選びましょう。いずれの場合も手書きが原則なので、字は丁寧に書くことが大切です。字の丁寧さから感謝の気持ちも伝わりますし、下手であってもゆっくり丁寧に書くことを心がけましょう。

封書のお礼状における基本の書き方

封書でのお礼状を書く場合、書き方にもマナーというものが存在します。マナーを踏まえて、きれいなお礼状を書くことで、企業への印象をよりよくすることができることでしょう。

基本的に封書のお礼状で基本的な要素は、頭語・時候の挨拶・主文・結びの挨拶・結語です。加えて日付・署名・宛名を記入するのも忘れないようにしましょう。

以下に、それぞれの要素を書く上で大事なポイントを、個別に解説していきたいと思います。実際にお礼状を書く前に、一度確認しておくといいでしょう。

頭語・時候の挨拶

頭語とは「前略」や「早々」のような、手紙の最初につけるフレーズのことです。文章は頭語で始め、結語で結ぶようにしましょう。上記に上げた頭語は取り急ぎ用件を伝える場合のものなので、お礼状には向きません。ビジネス上の手紙では基本的に「拝啓」を頭語として用いることが多いので、お礼状の場合も同じように使いましょう。

時候の挨拶は、季節ごとの簡単な挨拶です。ビジネスレターの場合は、季節に関わらず使用できる「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」というような文章を使うことが多いです。

時候の挨拶は頭語の続きから書くのではなく、頭語を書いた次の行から、一文字分空けて書くようにしましょう。行がひとつ空いた形になるのが一般的です。

主文・結びの挨拶・結語

主文は時候の挨拶を書いた次の行から、一文字分空けて書く形となります。主文を書く場合、まずはお礼から書くことが大事です。面接のお礼でもなんでも、まずはお礼の気持ちを表すことから始めましょう。その他、企業を志望する気持ちや面接などで感じたことを、丁寧な言葉で書くのもいいです。

主文が書き終わったら、結びの挨拶に入ります。基本的には、用件の総括や相手を思いやる言葉を述べる形になります。結びの挨拶をする場合も、主文の次の行から一文字分空けて書きましょう。

頭語から始めた場合、最後に結語を書いて締めるのが基本です。頭語と結語はフレーズごとに関連づけられており、「拝啓」から始めた場合は必ず「敬具」で終わる形になります。結語を書く場合は、行の一番下から一文字空けて書くようにしましょう。

日付・署名・宛名

日付と署名と宛名は、ビジネスレターを作成する上で基本的な部分でもあります。必ず記入するようにしましょう。日付は結語から一行空けて、行の上から二文字分空けて記入します。数字は漢数字で書くようにしましょう。

署名は下側に寄せて書くことになります。行の下から一文字分空けて書くようにしましょう。署名は差出人の名前や所属を書くのが基本です。ですので、名前だけでなく大学名や学部・学科名、年次についても記載しておきましょう。基本は所属から書き、行を変えて差出人の名前を書く形です。

宛名は送る相手の名前と所属を書きます。会社・部署名、担当者名を記載しましょう。本文と同じ高さで書き、担当者名のみ一文字分空けて書くと見栄えもいいでしょう。

お礼状における封筒・ハガキの書き方

お礼状を封書、あるいはハガキで出す場合には宛先などの書き方も大切です。封書の場合でもハガキの場合でも表面には相手先の住所・宛先・敬称を記します。住所や宛先は間違うことのないように確認しながら書き、敬称も宛先によって変えるようにしましょう。最後が部署名などで終わる場合は御中ですが、個人名の場合は様をつけます。敬称の付け方によってマナーがあるかがわかりますので、間違えないようにしましょう。

封書の場合は裏面の左下に差出人の住所氏名を書きます。ハガキの場合は表面の左下に書くのが一般的ですので、裏面ではなく表面にすべての情報を記しましょう。封書の場合は内容がわかるような工夫をすることが大切です。他に書類がある場合であれば「必要書類」、「重要書類」などと記載しておきましょう。

メールと手紙のお礼状文例

メールや手紙でのお礼状の書き方のポイントを知れば、実際に企業に出すお礼状を作成していきましょう。お礼状は感謝の気持ちが伝わることが第一ですので、それほど難しく考える必要はありません。書き方にこだわることも大切ですが、それ以上に内容をこだわり、正しく感謝の気持ちが伝わることが大切です。メールと手紙ではそれぞれ書き方が違いますので、お礼状を出す方法によっても文面を変える必要があります。それぞれの例を参考にして、お礼状を作成してみましょう。

文例①メール

件名:面接のお礼

○○株式会社 ○○部 御中

いつも大変お世話になっております。
○○大学商学部の○○(名前)と申します。
この度は採用のお知らせを頂き、誠にありがとうございます。

4月からぜひ御社の一員として働き、
1日でも早く戦力となれるよう努力したいと考えています。
面接では担当者の○○様のお話しが印象に残り、
社会人として働くことへの意欲を高めることが出来ました。
入社に向けてさらに意欲を高めていく所存ですので、
今後もご指導のほど宜しくお願い致します。

署名

メールでお礼状を出す場合は、件名の付け方から工夫しなければなりません。例文では「面接のお礼」と簡潔に記されていますので、問題ありません。本文についても宛先が明記できていますし、敬称も正しいものが使用できています。

採用されたことへのお礼も伝えられており、面接での思い出を語ることでより具体的に感謝の気持ちがあることをアピールできています。入社後の意欲も示されており、成長力の高さもアピールできていますし、全体的に好印象でしょう。

文例②手紙の文例

拝啓
梅雨の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
○○大学経済学部の○○(名前)と申します。
この度はご多忙の中、面接のお時間を頂き誠にありがとうございます。
面接は終始和やかなムードで進んだためリラックスして臨むことができ、
貴社の風通しのよい社風が伝わり、さらに入社への意欲が高まりました。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、お便りを差し上げました。

末筆ではございますが、貴社のますますのご発展お祈り申し上げます。

敬具

手紙でお礼状を出す場合は、手紙の一般的なマナーを守って文面を考えることが大切です。手紙の場合は拝啓で始まり、敬具で終わります。拝啓なしでいきなり本題に入ったり、敬具以外の言葉で締めるのは基本的にはNGですので、しっかりと覚えておきましょう。

また手紙の場合は時候のあいさつをいれなければなりません。例文では梅雨の候が時候のあいさつに当たり、これは手紙を送る時期によって異なります。ひと月ごとに使うべきあいさつの言葉は違いますので、それぞれの時期に合わせた時候のあいさつを付けるようにしましょう。

就活でお礼状を送る際はマナーを意識しよう

お礼状は出しておくことで好印象を与えることができますが、出せばどんなものでもいいわけではありません。お礼状の書き方や内容などによっては好印象が与えられない場合もありますし、場合によってはマイナスの評価につながってしまう可能性もあります。お礼状を出すときにはマナーをしっかり守ることが大切であり、マナーが守れていないものを出すくらいなら、そもそも出さない方がいい場合もあります。

お礼状を出すときに気をつけるべきなのは、タイミングや内容、出し方です。お礼状はメールでも手紙でも出すことができますが、それぞれでマナーは違っています。それぞれのマナーの違いなども正しく理解して、好印象が与えられるお礼状を出しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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