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秘書検定は就職に有利なのか?試験の特徴や取得メリットを紹介

秘書検定とは

『秘書検定』という資格があります。正式名称を秘書技能検定試験といい、公益財団法人実務技能検定協会が運営・実施している検定です。就職活動においてはもちろんのこと、社会人になってからも有利に働くため、学生でも取得する方も多いビジネス系検定となっています。

試験の形式は筆記

試験の形式は筆記のみで、9割がマークシート、1割が筆記試験。1級から3級の全4つの段階の級において、下記5つの項目の理解が問われます。

「秘書としての資質(身だしなみから人柄まで秘書業務を行うための要件)」
「職務知識(上司の仕事や秘書の仕事の機能を守るための知識)」
般知識(経営や財務などの知識)」
「マナー・接遇(敬語などのマナーに関する知識や技能)」
「技能(会議の準備から業務の管理)」

合格基準は「理論」と「実技」の各領域で60%以上

秘書検定は、すべての級の試験が「理論」、「実技」の2つに分かれています。そして、それぞれ60%以上でなければ試験合格となりません。「理論」では、秘書としての資質を問われることになります。資質とは、目上の人たちが望んでいることや来客にどう対応すれば良いのか判断する能力などです。資質だけではなく、秘書という仕事に関する知識も問われますので、知識も蓄えておかなければなりません。

そして、ビジネスシーンに欠かせない一般知識も問題に入っています。「実技」では、言葉遣いやビジネスマナーだけではなく、事務用品などの知識も問われます。日頃あまり馴染みのない社交常識なども試験に入っていますので、事前に試験対策しておく必要があるでしょう。

1級ではすべて記述問題が出題される

試験は、クラスによって出題の形式が異なります。準1級から3級までは「〇〇の中からひとつ選びなさい」などのマークシートで答える問題もありますが、1級になればすべて記述ですので、当てずっぽうで答えることができません。

例えば、「急ぎ」と言われていない仕事をどのように対処すべきか何パターンか答える問題があります。箇条書きで答える問題だけではなく、正しい数字を答える試験では、ひとつだけが正解とは限りません。

また、丁寧な表現ではない文章を敬語表現にする問題もあります。文章の中に空欄があり、そこに適切な言葉を埋めていくことで解答する出題もあり、1級の試験ではしっかりと言語化できるほど深い知識が必要とされるでしょう。

準1級と1級は面接がある

秘書検定の試験は筆記のみと述べましたが、上級2段階に当たる準1級と1級(いずれも実施は)には面接があります。これは、より高度で実践的な力を見るためです。準1級面接試験の課題は「あいさつ」「報告」「状況対応」の3つ。試験は、自分が当事者になったつもりで疑似体験(演技)するロールプレイング方式です。

具体的には、名前を呼ばれたら控え室の指定された席に着き、報告の課題を2分で暗記(メモは不可)、時間になったら面接室に入り、あいさつ、報告、状況対応をそれぞれ異なる審査員の前で行い、最後にアドバイスシートを受け取って終了となります。

1級については、課題の指示に従って、上司役に報告、来客役に応対(それぞれ1~2分間)を行います。当然、報告と応対が適切かどうかが審査のポイントになりますが、面接室での態度や振る舞い、言葉遣い、身なりなども見られることになります。

履歴書の資格の書き方を確認しよう

秘書検定を就職のために取得した人は、正しく履歴書に記載しましょう。履歴書は各項目、書き方が決まっています。例えば住所のフリガナは、指定用紙の「ふりがな」または「フリガナ」に合わせてひらがなかカナにすることや、学歴は中学校卒業から記載するなどです。これらと同様に資格の記載方法も決まっているのです。

そこで履歴書の書き方についてご紹介するのが、「履歴書作成マニュアル」です。この資料には、履歴書の各項目の記載方法や、記載時の言葉遣いなどについても紹介しています。内定をつかむために必須となるのが履歴書です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に不安が残る就活生にもおすすめです。

 秘書検定の資格が必要な職業とは?

就職において有利だとは世間でもよく囁かれているものの、実際には秘書検定を必ず必要としている職業はありません。つまり検定を取得していないからといって、選考で落とされることはないので安心してください。ですが、会社によっては自分自身のスキルを表すひとつの目安として、秘書検定くらいは取っておいてもらいたいと望む場合もあるようです。

特に新卒の場合は、秘書検定を取得しておくと社会人になるための準備をしっかりと行っていることをアピールすることが出来るので、会社に好印象を与えることができます。ただし、中途採用や転職では「取得していて当たり前」という認識から評価されづらいのが現状。秘書検定は、就職時の強みにしておきたいところです。

秘書検定の資格があることのメリット

秘書検定の資格があることのメリット

秘書検定を必要とする職業は特にないとは言っても、就職活動においては取得しておくことにメリットがあります。文系理系・職種・業種を問わず、どんな会社にもアピールすることが可能です。たとえ自信のある自己PRや経歴を持っていないとしても、秘書検定を持っておくことで幾分か有利に働きます。

つまり、就職において大きな価値を見出すことが出来る検定です。次に秘書検定を持っていることのメリットを2つ、ピックアップしてご紹介します。どのようなポイントが就職活動に有利に働くのか、なぜ秘書検定が会社に好印象を与えることが出来るのか、気になるメリットをチェックしましょう。検定を受験するか悩んでいる就活生は、ぜひ参考にしてみてください。

秘書検定は社会人として必要なスキルが身につく

秘書検定を取得することのメリットの1つ目は、「社会人として必要とされるスキルを身に着けることが出来る」ところです。たとえ今後秘書として働くのではなくても、社会に出たらどんな職種でもすぐに役立つスキルを手に入れることが出来ます。

検定では、敬語や身だしなみのような絶対に身に着けておくべきマナーや、ビジネスにおいて必要な知識、働く上で重要な一般常識が身に付きます。社会に出る前でもそのようなマナーや常識を身に着けているとなると、そうでない人と比べて圧倒的に就職活動で有利に働くはずです。就職後の即戦力にもなるので、取得しておいてもいいでしょう。

秘書検定の資格があることで好印象を与える

さらに秘書検定を持っていることで、会社に好印象を与えることが出来るところもポイントです。先ほどご紹介したようにマナーや一般常識が身に付くのはもちろんのこと、秘書的なセンスまで身に付きます。そうなると、社内外問わずに信頼されるビジネスマンとして頼りになれます。

しっかりとマナーが身に付いていて丁寧で、かつ細かな気配りが出来る人は、仕事ひとつにしても何かと信頼できます。さらにそれだけではなく、会社という組織の中の一員として取るべき言動まで学ぶことが可能なので、協調性の高さまでアピールすることが可能です。

つまり秘書検定を持っていることで「一般常識を持っていることに加え、社内外で良好な関係を築くことが出来るのではないか」と思わせ、就職において会社に好印象を与えることが出来ます。

秘書検定を履歴書に書いて有利になるのは何級から?

秘書検定には、冒頭でご紹介した通り最上位級で1級、それに続いて準1級、2級、3級の4段階が存在します。1級・準1級は年に2回、2級・3級は年に3回主権とレベルによって開催頻度も異なり、それぞれの級の試験の難易度も変わり、1級と準1級には面接試験追加されます。

このように秘書検定には難易度の違いがありますが、実際に履歴書に記入して有利になるのは何級からになるのでしょう。例えば就活生に必要な資格だと言われているTOEICにおいても、著しく低いスコアであれば記入を避けたほうが望ましいと言われています。

同じように、秘書試験でも有利になる級・記入すべきではない級があるのか気になるところです。そこで次に、この真相について見て行きましょう。

秘書検定3級から記載可能

実際のところ、秘書検定は最下位の級である3級から書いても問題ありません。3級を取得するだけでも、一般社会に必要なスキルを保有していると判断されるため、積極的に記入しましょう。もちろん社会人になるという自覚を持って勉強をしたということをアピールするには、確実に有利に働きます。

3級は主に社会常識や職場でのコミュニケーション、電話対応、秘書としての心構えや資質のようなマナーを問題としており、一度理解してしまえばそれほど難しいものではありません。ぜひとも積極的に受験することをおすすめします。

とは言っても、上位の級を取得している方がそれ以上に評価が高くなることは紛れもない事実。3級を記入してはならないというわけではないものの、せっかく秘書検定を受験するからには上位級を目指しておきたいところです。

準1級からは有利にはたらく可能性が高い

さらに秘書検定準1級以上を取得しておくと、どのような会社でも非常に有利に働きます。ただしその分2級・3級と比べると難易度も上がり、合格率も大幅に下がることは事実。なぜなら準1級・1級レベルになると試験も筆記だけではなく面接も必須となり、学んだマナーを実践できるかが問われます。

話し方や敬語のようなマナー、立ち振る舞い、ビジネスマンとしてふさわしい対応までの厳しいチェックを、クリアしないといけないからです。そのような厳しい審査で晴れて合格できたとなると、頭で考えるだけではなく実際に行動できることをアピールすることが出来る上に、社会人になった際の即戦力として重宝されるでしょう。難易度は非常に高いものの、取得しておくと好印象を与えられるでしょう。

秘書検定の難易度と勉強方法

秘書検定と聞くと、難しいイメージを持つ就活生も多いかもしれません。先ほどもご説明したように、2級・3級は筆記試験のみですが1級・準1級になると面接試験も必要となるので、級が上がることにグンと難易度がアップするのは紛れもない事実です。

しかし2級・3級であれば、それほど難易度は高くないので安心してください。2級の合格率は50.6%、3級は77.2%と、案外取得しやすいです。そうなると合格率が高い上に価値も十分あるので、取得することをおすすめします。

ただし1級・準1級となるとそれぞれ合格率が40%切ってしまい、劇的に難易度が上がってしまいます。そこで次に、秘書検定の勉強方法をご紹介します。難易度が高い1級の勉強法までチェックしましょう。

秘書検定は大学生や高校生が多く受験する資格

秘書検定は大学生や高校生など学生のうちに受験するパーセンテージが高いです。平成29年11月12日の受験状況においては、大学生が全体の約38%であり、高校生は約22%でした。割合としては、学生がとても多く、会社員などでも15%ほど受験していますので、仕事につきながらも挑める試験と言えます。

平成29年11月12日の受験状況では、難解と言われる1級でも30%以上の人が合格しています。3級にいたっては、60%以上の合格者になりますので、試験対策さえしておけば、合格が難しいとは言えません。さらに過去の合格者数は、累計で400万人近くいますので、「自分の能力では受からない」などと自信を失うのはやめましょう。

参考書や通信講座の利用もおすすめ

秘書検定は、独学で取得することが可能です。独学の方法としては、主に以下の2通りが挙げられます。

独学での勉強法

  1. 参考書を利用する(例:カラー改訂版 出る順問題集 秘書検定2級に面白いほど受かる本
  2. 通信講座を利用する(例:ユーキャン

参考書を使う方法、もしくは通信講座を利用する方法があります。両者の大きな特徴としては、参考書は1冊2~3千円程度と低価格で済ませることが出来るのと反対に、通信講座は3万円以上の高額な費用が必要となるところが挙げられます。

通信講座であれば各級のテキストの他に副教材や添削がついたりと、メリットがあっての価格となります。どちらが良いとは言い切ることが出来ませんが、秘書検定に必要なのは何といっても「暗記」をすること。1つの級だけを学びたい方、1冊に集中してもくもくと取り組むことが得意な方には、参考書の使用をおすすめします。まとめて各級を学びたい、面接試験の準備まで行いたい方は通信講座を利用しましょう。

秘書検定の対策にオススメの本3選

このように、秘書検定は独学で合格を目指すことのできる資格です。しかも、授業の合間などの隙間時間を活用し、参考書片手に大学の談話コーナーやカフェなど好きな場所で勉強することができます。ただ、闇雲に参考書を揃えるのはお金の無駄です。

1冊に絞るにしても、初めて取り組む人にとっては、それが本当に有益なテキストかどうかは判断に窮するところです。秘書検定試験は年3回(準1級と1級は2回)あります。チャレンジの機会は恵まれていますが、それでも就活生にとっては結果として合格したからいい本、落ちたから駄目な参考書だったなどとは言っていられません。そこで、秘書検定対策でオススメの本を3冊紹介します。

おすすめ本①

初めに推薦するのは「現役審査委員が教える 秘書検定2級・3級テキスト&問題集」です。著者の西村この実氏は青山学院大出身の経営学修士で、ラ・デタント代表取締役としてビジネス系検定講座などを行っています。また、秘書技能検定試験準1級面接審査委員でもあります。

同著は5章立てで、「知識を身につける」としてマナー・接遇(敬語や接遇用語)、技能(会議や社内文書)、一般知識(カタカナ用語や略語、企業や経営管理の基礎知識)、「考え方を学ぶ」として秘書としての心構えや求められる人柄、秘書の役割と機能・業務などを解説。

巻末問題も付いています。2級と3級は難易度が違うだけで試験範囲は同じなので、同時受験をしようと考えている人にもオススメです。成美堂出版。1,188円(税込)。

おすすめ本②

2つ目は「秘書検定2級 2017年度版実問題集」です。これは、実務技能検定協会が編集を行っているもので、「過去問題集は本書だけ」との触れ込みです。大手書籍通販サイトでもカテゴリー別ベストセラーの1位になっています。

大学の教官に薦められて買ったという人も多いようです。第105回から110回までの過去問題6回分を収録し、詳しい解説がつけられています。さらに秘書検定の理念から、審査基準解説、試験案内、当該年度の試験日程、申し込みから合格までの流れ、学校や企業での取り組みの実例など、内容豊富です。

巻末には要点整理がついていて、試験直前のチェックに最適。毎年改訂版が出るので、2018年度版も来年3月には発刊されるものと思われます。早稲田教育出版。1,296円。

おすすめ本③

最後は「カラー改訂版 出る順問題集 秘書検定準1級に面白いほど受かる本」です。この「面白いほど」シリーズは各級にあり、それぞれ高い評価を得ている良書です。著者は佐藤一明氏。中央大を卒業し、川村学園女子大やLEC大の講師として秘書学や就職対策講座を担当、関連分野の著作が多数あります。

同著は、多くの参考書を買わなくても、この1冊だけで筆記試験の理論編と実技編、面接試験の各対策ができ、練習問題も充実しているとの評判です。特に、過去問は20年間のデータを徹底的に集計・分析した上で、最新の傾向をつかんでまとめています。また、面接対策は写真を付けて詳説。確実に合格するための効率的な勉強法と試験の受け方も解説しています。KADOKAWA/中経出版。1,512円。

秘書検定はビジネスマナーが身に付くため就職にも有効活用できる

秘書検定が就職活動で有利なのかどうか、さらにその気になる理由まで一挙ご紹介しました。秘書検定には、何といっても取得することに大きな意味があります。社会人としてのマナーや一般常識、ビジネスにおける知識まで、今後絶対に必要とされることを身に付けることが出来るうえに、どの級であっても履歴書に記入することで好印象を与えることが出来ます。

それほど価値があるものの、しっかりと暗記をすれば高確率で取得できる資格なのでおすすめの資格です。2級・3級は半数以上の人々が合格しており、さらにそれ以上の級でもテキスト1冊を勉強しただけで合格したケースもあります。ぜひ秘書検定を受験し、就活で周りの学生に差をつけましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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