【返信用封筒のマナーとは】宛名の書き方・切手の料金を徹底解説！

返信用封筒の使い方を正しく理解しよう

就活では、返信用封筒を使用することもあり、この使い方を正しく理解しておくことが大切です。普段はあまり使うことのないものですが、返信用封筒にはさまざまなマナーがありますし、それが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいます。通常の郵送マナーに加えて、返信用封筒ならではのマナーやルールも知っておかなければなりません。

返信用封筒は就活でも使用されますし、今後社会人になっても使用することは多いので、就活中に正しいマナーを身に付けておくのは大切なことです。封筒のマナーひとつとっても評価の対象になっていますし、高評価を得るためには細部まで気をつけなければなりません。返信用封筒の正しいマナーをマスターして、上手に使用していきましょう。

返信用封筒のマナーについて

企業から受け取った書類や資料の中に、封筒が同封されていたことはありませんか？また、あなたの方から企業に書類を提出する際、「返信用封筒を同封すること」などの指定を受けたことがあるかもしれません。

返信用封筒は就職活動だけではなく、社会人として働くときにも、こちらから取引先に送付したり、受け取ったりすることが多いアイテムです。とくに、書類のやりとりの多い事務職では日常的に使用することになります。

就活生である皆さんの場合は、資料請求をしたらエントリーシート送付用の封筒が同封されていたという経験があるかもしれません。ここでは、就職活動だけではなく社会人としても必要となってくる返信用封筒のマナーについて、ご紹介します。

返信用封筒とは何か

そもそも、返信用封筒とはどういうものなのでしょうか？「返信用封筒」と聞くと、専用の封筒があるように感じてしまうかもしれませんが、そうではありません。書類などを送付した相手先からの返信を望む場合に「返信を送るときにこの封筒を使って下さい」という意図を込めて同封する封筒のことを指します。

「返信用封筒」とどこかに書いていたり、専用の封筒があったりするわけではなく、一般的に市販されている封筒を使用するのが通常です。その封筒に、前もって自分の住所や氏名などを宛名として記入し、送付に必要な額の切手を貼っておくことで、相手先が返信書類を入れて封をするだけですぐに投函できるように準備しておいた封筒のことを「返信用封筒」といいます。

返信用封筒が必要な理由

返信用封筒が必要な理由はいくつかあります。まずはなにより、返信をこちらからお願いするわけですから、相手先の手間を少しでも省くという心遣いを表しています。さらに、相手先に封筒代や送付にかかる切手料金を負担させないようにするというのも大きな理由のひとつです。

それと同時に、こちらがそれほど確実に返信を望んでいるという意思を伝えることにもなります。丁寧な文面で返信をお願いするのも大切ですが、忙しい相手先の場合、書面を読むより返信用封筒を目にする方が、一目で返信が必要なのだと理解してくれると言う利点があるのです。また、こちらから前もって宛先を記入しておくことで、送り先住所や氏名の間違いをなくすことができる点も重要です。

企業から来た返信用封筒は使用してOK

企業から郵送物が送られてきた場合は、内定承諾書などで返送が必要な場合は返信用封筒が同封されていることが多いです。企業から来た返信用封筒を使ってもいいのか悩む人は多いですが、これは原則使用してOKです。返信用封筒は企業からの厚意でつけられているものですので、使用してもマナー違反にはなりません。返信用封筒を使用することで、企業に間違いなく返送できますし、送り先を間違えるなどの心配もないため、むしろ積極的に利用すべきです。

企業としては就活生の負担を減らすために、返信用封筒を同封しているだけではなく、確実に返送してもらう意味でも返信用封筒を同封しています。重要な書類を返送することも多いので、間違いのないように返信用封筒を使うようにしましょう。

返信用封筒を同封する際のポイント

返信用封筒はビジネスにおいて使用することが多く、ビジネスマナーが求められます。そもそも返信用封筒は、封筒の準備や住所の記載などを前もっておこなっておくことで、相手の負担を軽減させるためのものです。

そのため、しっかりとしたマナーと形式に沿って準備が出来ていなければ、結局相手に余計な手間をかけさせてしまうことになります。返信用封筒を準備する際の注意点について、以下で紹介していきます。注意点をしっかりと押さえて、相手に余計な手間をかけさせないように準備を進めましょう。

封筒の色やサイズ

返信用封筒を準備する際は、封筒の色とサイズに気を配るようにしましょう。封筒の色に関しては、白を選んでください。茶色は事務用として扱われることが多いため、履歴書などの重要書類を送る際は白の方が適しています。封筒のサイズに関しては、返送いただく書類にあわせて準備しましょう。

ビジネスで用いる書類のサイズは多くがA4かB5となっています。書類を折り曲げずに封筒に入れたい場合、A4であれば角2封筒、B5であれば角3封筒を用いるなど、書類に合うサイズの封筒を準備しましょう。書類を折り曲げても構わないのであれば、A4であれば長3封筒、B5であれば長4封筒が適しています。封筒のサイズによって用意すべき切手の料金も変わってくるので、その点にも注意が必要です。

送付用封筒に入る大きさに折る

返信用封筒を送る場合は、封筒に入る大きさに綺麗に折って入れることが大切です。企業によって返信用封筒のサイズは違いますし、書類のサイズによっては折って入れなければならないこともあります。ただ書類を返送すればいいだけではなく、綺麗な状態で企業に届けなければなりませんので、折り方にも注意が必要です。書類を折る場合は二つ折り、三つ折りなど折り方はさまざまありますが、企業からの指定がなければ綺麗に折ることを意識するだけでOKです。

企業から指定があればその通りに折る必要がありますが、指定がなければ綺麗に折れてさえいれば問題はありません。中の書類が汚い状態で入れられていると、印象が悪くなりますので、書類は丁寧に折ることを心がけましょう。

返信用封筒の注意点①「行」と「宛」はどちらが正しいか

実際に返信用封筒を準備するにはどうしたら良いのでしょうか？「自分に手紙を書くように、宛先や氏名を書けば良いんでしょう？」なんて思っている人は大きな間違いです。自分で自分に手紙を書く場面というのは人生でそうそうあるものではありませんし、自分に対して「○○様」と書いてしまうのはどう見てもおかしいですよね？ここでは、自分が返信用封筒を準備するときに注意する点をひとつずつ確認していきましょう。

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企業に送る場合は「行」が好ましい

「返信用封筒」と「通常の手紙」の一番大きな違いは宛名の書き方です。通常、手紙を書く場合、個人に対して送るときは「○○様」と言う敬称を付けて送ります。ですが、返信用封筒は自分で自分の名前を書くものです。そこで、宛名に書いた名前の下には敬称ではなく「宛」や「行」などを付けることになります。

では、この「宛」と「行」、いったいどちらを使うのが良いのでしょうか。結論から言うと、企業に向けて送る場合は「行」の方が適しています。「宛」という文字を使うのは「○○さん宛」というように、どちらかというと個人的なやりとりの中で使用したり、文中で使用したりすることの多い文字です。就活の中で使用する返信用封筒はビジネス文書の一種ですので、「行」を使用する方が好ましいでしょう。

氏名よりも少し小さく書くのが好ましい

返信用封筒の宛名には「行」を付ける。ここまでは気付く人はすでに実践しているかもしれません。ですが、その「行」の文字は、どのような書き方をしていますか。氏名と同じ大きさで後に書いているだけでは完璧とは言い切れません。

「行」の文字は氏名よりも少し小さく書いた方が良いでしょう。この理由としては、本来敬称を書く場所に代わりとして「行」と書いていることから、小さく添えておくのがマナーだという考え方があります。他にも、「行」という文字が氏名や社名の最後に付く場合、紛らわしさを回避するという意味もありますね。

さらに踏み込むと、返信をお願いする相手先が「行」を敬称に書き直す際、邪魔にならないように小さくしておくという意味合いも考えられます。

「殿」などの例外的な用法は避ける

皆さんが高校や大学の入学願書を請求した際、学校側から自分用の返信用封筒が用意されていたという経験はありませんか？自分の氏名がすでに記入されている封筒で、氏名の後には「殿」と書かれていたことが印象に残っている人がいるかもしれません。

これは、多くの人の申請書類を処理する学校側が、前もって手間を省くために敬称を記入していた、という特殊な例です。「殿」という言葉は、普段皆さんが使用している「様」と同じような敬称にあたります。

相手先が用意してくれていた返信用封筒があり、そこに「殿」と書かれていた場合はわざわざ訂正する必要はありませんが、自分で用意する返信用封筒に「殿」を使用するのはマナーに反しますので避けるようにしましょう。

返信用封筒の注意点②返信用封筒を送り返すときのポイント

ここからは、企業から送られてきた返信用封筒を使用し、書類などを送り返すときのマナーを確認していきましょう。企業から受け取った封筒には宛先、企業名などすべて記入されていて、あとは必要書類を入れて送り返すだけというわけではないのです。

「封筒の書き方まで見るの？」と思った人もいるかと思いますが、中には封筒の書き方を文書の書き方よりよく見ている人もいるものです。封筒の書き方から手を抜かず、丁寧に作るように心がけましょうね。

「行」は二重線で消すべき

さて、企業に書類を送るために返信用封筒を使用するとき、最初に見るべきポイントはやはり宛名の後に添えられた文字です。多くの場合は企業名の下には「行」という文字が添えられていることでしょう。まずはこの文字を二重線で消します。

修正液や修正テープなどは絶対に使用しないで下さい。修正液などで元の文字を消してしまうことは、相手の文書に誤りがあり、それをこちらが修正したということを意味し、失礼に当たります。二重線は、縦書きの場合は縦に二本線で、横書きの場合は横に二本線で引くようにしましょう。

また、縦書き横書きどちらの場合でも、右上から左下に向けて、斜めに線を引くのも間違いではありません。線を引くだけですが適当に引くのではなく、丁寧に引くように心がけて下さい。

「御中」を書く場所について

次に、「行」の代わりになる敬称を書き込みます。就職活動では個人ではなく、企業やそこに属する部署に宛てて送付することが多いでしょうから、敬称は「御中」を使います。「御中」は、相手先が個人に限定されていない場合、その団体に属する者に宛てた敬称です。

もし、担当者の氏名が限定されている場合は「様」を使うようにしましょう。書き込む場所についてですが、縦書きの場合は先に書かれていた「行」の下か左隣に書き込みます。横書きの場合は、「行」の下か右隣に書き込みます。相手先の社名の長さなどから、バランスを崩さないよう、書き込む位置を決めましょう。あまり宛名と離れた位置に書くのもバランスが悪いので、「行」の側に書きます。

返信用封筒の注意点③〆は書くべきかどうか

宛名の訂正が終わり、書類を入れ、のり付けをしたら、「〆」を書くかどうか、ここで悩んでしまいます。結論から言うと、企業に宛てた文書に関しては「〆」は書かない方が良いでしょう。「〆」には、「宛名人以外は開けないで下さい。」という、親展を指す意味合いがあります。

企業に対して送った書類に対して、受取人も限定していないのに「開けないで下さい。」という印を付けるのは矛盾しています。担当者が限定されている場合であっても、とくにその個人でなければならない理由がない場合は「〆」は必要ありません。

返信用封筒の注意点④切手料金はいくら？

返信用封筒をこちらから用意する場合、いくら分の切手を貼れば良いのでしょうか？これは封筒の大きさだけではなく、返信される書類の重さでも変わってきます。もし、切手料金が不足していた場合、差出人に郵便物が戻り、不足分の切手料金を負担させてしまうことになりかねません。

相手先に手間をかけないための返信用封筒なのに、このようなことがあっては本末転倒です。返信で返ってくる書類の大きさや重さに合った切手料金をしっかり調べて不足がないように貼っておくようにしましょう。

定形郵便物の場合

手紙などを送るときに使用する最も一般的なサイズの封筒が、これに該当すると思います。具体的にいうと、長方形の封筒で、縦書きのものでは長形3号、長形4号の封筒などがこれに当たります。横書きのものでは、洋形2号、洋形3号、洋形4号などがありますが、就職活動の中ではあまり使用しません。

A4サイズの紙を3つ折りにして入れられる便利なサイズとしては、長形3号を使用することが多いと思います。郵便料金は、25g以内は82円、50g以内は92円です。定形郵便物の封筒を用いても重さが50g、もしくは厚さが1cmを超えた場合は定形外と見なされます。A4サイズの紙は1枚およそ4g程度ですが、紙質などによって重さは異なりますので、不安がある場合は多めの切手を貼っておくようにしましょう。

定形外郵便物の場合

定形郵便物を超えたサイズの封筒はすべて定形外郵便物となります。角形2号封筒などはA4サイズを折らずに送れる便利なサイズなので多く使用されているので、定形郵便物と勘違いしている人も多いかもしれませんが、実は定形外郵便物なのです。

定形外郵便物は、その中でも封筒の大きさで「規格内」と「規格外」が分かれています。角形2型封筒は、「規格内」のサイズですので料金は重さによって決まります。120円から、最大で570円までですが、500gを超えないと570円もかかることはありませんのでそこまで料金がかさむことはほぼないでしょう。

ある程度の書類料が予測できる場合、最寄りの郵便局に行くとだいたいの料金を教えてくれますので、前もって確認しておくと良いでしょう。

返信用封筒の注意点⑤裏面に住所や差出人を書くべきか

返信用封筒に関して、裏面の住所や差出人欄に記入をするべきか迷うこともあるかもしれません。返信用封筒を準備する立場の場合は、裏面への記入は不要です。裏面の住所や差出人は受け取った側が書くものです。裏面には何も書かずに送るようにしましょう。

一方、自分が受け取り側になった場合には、住所と氏名を正式名称で記載する必要があります。差出人欄は、万が一宛先に郵送物が届かなかった場合に、いったん郵送物を返すために書くものです。万が一企業に返送できなかった場合に備えて、差出人欄にはしっかりと書いておく必要があります。

返信用封筒の正しい使い方を理解してさらなるキャリアステップを

ここまで返信用封筒について詳しく見てきましたが、いかがでしたでしょうか？「封筒の書き方ひとつで、こんなに気を付けるところがあるとは思っていなかった。」という人はこれを機会に、是非自身の返信用封筒の書き方を見直してみて下さい。

封筒は文書を入れているもの、いわば身嗜みのようなものです。手にとってもらったときの第一印象は出来るだけ良くありたいものです。就職活動においても、就職した後のビジネスの場においても、使用する機会の多い返信用封筒は、ビジネス文書の一種です。

その書き方から、すでにこちらの心構えを見られているということを忘れないように、丁寧に作成するように心がけましょう。

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