【忌引でまさかの面接キャンセル】不測の事態に遭遇した就活生向けにおすすめの対処法

忌引の意味を知り不測の事態に備えよう

選考中に親族の不幸の報せを突然受けるという就活生もいることでしょう。大事な選考との板挟みにパニックに陥ってしまう方も少なくありません。このような状況ではひとまず面接を忘れ、すぐに親族のところへ向かってください。

この親族の不幸などを理由とした欠席を「忌引き」と言うのですが、正しく対処すれば、当日でも面接をキャンセルもしくは別の日に設けてもらえることもあります。

ここでは、忌引きで予定していた面接を欠席する必要がある場合の対処法を伝授いたします。また、ここで登場する数々のポイントは「骨折」や「病気」など、自分自身に何かがあった際にも適用することができます。不測の事態が起こったとしても、焦らずに落ち着いて対応するようにしましょう。

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面接キャンセルではなくリスケにする

就活生のなかには、忌引きによって面接をキャンセルしなくてはならないことを悔やむ方もいるかもしれません。せっかく面接までこぎつけることができたのですから、そのチャンスが潰れてしまうというのは悲しいことですよね。

しかし、忌引きを理由とした欠席は仕方のないことです。それは企業側も理解してくれています。面接の日程が決まっていたとしても、キャンセルの連絡を入れて終わってしまうのではなく、まずは日程変更のお願いをするようにしてください。

また、ここで諦めずに交渉することで、採用担当者に自分の熱意をアピールすることにもつながります。その企業への入社を強く希望しているのであれば、どうしても面接に参加したい旨を担当者に伝えるようにしましょう。ただし、すべての企業が忌引きによる振り替えを行ってくれるわけではないことには注意してください。

忌引で面接をキャンセルするときの対処法

前の見出しでは、面接をキャンセルしなければならなくなった場合に、日程の再設定をお願いするようにしましょうというアドバイスをしました。自分の気持ちを文章もしくは言葉にしなければ、相手にはなにも伝わりません。自分が置かれた状況を変えたいのであれば、そこから一歩踏み出す行動を起こすようにしてください。

ここからは、忌引きで面接をキャンセルしなければならなくなった時の実際の対処法をお伝えしていきます。まずは、連絡の方法です。参加がかなわなくなってしまったことが判明したのがいつなのかによって、連絡手段として使えるツール・使うべきツールが変わることに注意しましょう。

面接が翌日以降の場合

面接に参加できないことが事前に分かった場合には、メール・電話どちらでもよいので担当者に連絡を入れるようにしてください。面接日までに余裕があるのであれば、相手のペースで読むことのできるメールのほうが担当者にとってはありがたいかもしれません。

連絡する際、「自分の所属大学・学部と名前」「参加をキャンセルしなくてはならなくなったことへの謝罪」「参加できない理由」の3つは必ず伝えなくてはならないことです。その企業への入社を強く希望する場合であれば、それに加えて「日程の再調整のお願い」を伝えることも効果的なので併せて担当者に伝えておきましょう。

面接が当日の場合

面接日当日に参加ができなくなってしまった場合は、それが分かった段階ですぐに採用担当者に電話で連絡するのが望ましいです。なぜなら、面接日当日は就活生だけでなく企業側もバタバタとしているからです。当日には、会場の最終準備や就活生の受け入れなどしなくてはならないことが多いため、おそらくメールに目を通す余裕ははないでしょう。

一方で電話は、相手に出てもらえさえすれば即座に自分の用件を申し伝えることができるので、当日の連絡手段としては最も効果的です。

電話で伝える際も、「自分の所属大学・学部と名前」「参加をキャンセルせざるを得なくなってしまった旨」「参加できない理由」の3つは必ず伝えるようにしてください。

電話連絡で採用担当者に連絡がつかなかった場合

電話連絡をした場合に、採用担当者が不在など電話に出られないということも考えられます。当日の電話連絡の際に相手につながらなければ、パニックになってしまうかもしれませんね。

そのような場合には、電話を受けてくれた方に採用担当者への伝言を頼むようにしてください。その後、担当者にはメールで同様の連絡を入れるようにし、「面接をキャンセルする旨」と「日程の変更の依頼」を伝えるようにすればよいです。

ここで重要なのは、参加できなくなってしまったことを「必ず伝えること」です。何も伝えないままだと無断欠席と同じ扱いになってしまい、最悪の場合、信頼を失ってしまうことにもなります。緊急事態なのに誰にもつながらなかった場合でも、せめてメール一通は送っておくようにしてください。

忌引による面接のキャンセルを伝えるメール例文

先の見出しの中で、「必ず伝えること」が重要ということを述べました。相手も自分も感情を持った人間であり、当然同じ気持ちであるはずがありません。両者が感じているギャップを埋めるためにも、文章もしくは自分の言葉ではっきりと理由を述べる必要があるのです。

そこでここからは、実際に忌引きなどで欠席しなければならなくなってしまった場合に、どのような連絡をすればいいのかを例文でご紹介いたします。3つのシチュエーションに分け、併せてその解説もするので、自分のケースに当てはめて参考にしてください。

身内に不幸があった場合の例文

この例では、身内に不幸があって欠席する場合のメールの本文を想定しています。

メール・電話どちらにも言えることですが、参加できなくなってしまったことへの謝罪と同時に、面接の時間を設定してくださったことへの感謝の気持ちも担当者の方に伝えるようにしましょう。仮にこの選考で縁がなかったとしても、社会人になってから取引先になるということも考えられます。マイナスな印象はできるだけ払拭しておきましょう。

やましいことがあって欠席するわけではないので、身内に不幸があったという理由ははっきりと伝えましょう。ただ、「身内の不幸」とぼかすなど、言葉選びを間違えてしまうと嘘っぽく聞こえてしまうので、言葉選びには注意しておいた方が良いでしょう。

急病でキャンセルする場合の電話での伝え方

ここでは、面接予定日当日に急病により入院が必要になってしまったため、面接に参加できなくなってしまったケースを取り上げました。

電話では、「終始誠実な対応」そして「用件は端的に」を心がけるようにしてください。とくに「用件は端的に」の点に関しては、電話のデメリットが「相手の時間を拘束してしまうこと」だということを覚えておきましょう。

当日であれば担当者の方も大変忙しいはずで、長々と話を続けるのはよくありません。必要なことだけを話せるように、言いたいことを事前にメモにまとめてから電話をするのが効果的です。

後日新たに面接日の設定をお願いする例文

ここでの例文は、前の2つのケースでも利用できるよう文の途中から作成しています。面接の日程変更だけを知らせたい場合には、この例の前に理由を付けてください。

ここでのポイントは、「とにかく希望を伝えること」です。忌引きや急病によって出席できなくなることはどうしようもないことですが、会社の採用選考の日程にも都合はあります。しかし、あなたが本当にその企業への入社を強く希望しているならば、面接日の再設定を希望する旨を素直に伝えてください。

伝えないままで後悔するよりも、まずは行動してみましょう。自分の想いを前面に出さないままでは、奇跡も何も起こりません。

忌引きにより日程を変更する場合の注意点

忌引きによって面接日程の調整をお願いすることはやむを得ない事なので、企業の人事担当者にも理解してもらえると思われます。しかしながら、それを当然の権利として主張することは間違いです。採用選考は一定のスケジュールで行われており、企業の様々な担当者やあなた以外の沢山の応募者がそのスケジュールで活動していることを忘れてはいけません。

面接の日程調整は、あくまで相手企業の善意に頼ることになるので、企業が調整しやすい形でお願いすることが大切です。また、役員面接や最終面接など日程調整が困難な場合もありますので、なるべく早く企業に確認して、どうしても日程調整が難しい場合には家族に相談するなどが必要になるでしょう。

希望する日程を複数提示する

面接日程の調整を希望する際に、自分の都合の良いピンポイントの日程で面接をお願いしてしまうことがありがちです。もちろんなるべく早く面接を受けたいと思う気持ちもわかりますが、面接官のスケジュールや日程の調整は意外と煩雑なものです。

基本的には日程変更は相手企業にスケジュールを一任するのがマナーではありますが、授業や他の企業の面接などでスケジュールが埋まっている場合に別日程を提示されて無理ですというのは大変失礼な行為になります。

日程調整をお願いする場合には、電話で連絡時に日程を確認しながらにするか、日程がすぐに決まらない場合やメールでお願いしなければならない場合には、必ず複数の日程それもできるだけ広範囲の日程を提示する、もしくは〇日と〇日は授業で参加が難しいので(他企業の受験というのはNG)それ以外の日程でとお願いするのが無難でしょう。

日程調整をするメール例文

ここでは面接の日程調整をお願いするメールの例文を挙げます。

あくまで日程調整は企業側にイニシアチブがありますから、調整してもらう建前として授業やゼミなどの学業を都合として挙げる方が良いでしょう。そしてその場合も勝手なお願いであるとして失礼が無いようにしなければなりません。

面接日の再設定では感謝の気持ちを伝えること

面接の日程に忌引きが重なるというのは誰にも予測はできないので、就活生自身がそのことに対して負い目を感じる必要はありません。先述のように、それでも面接を希望するのであれば、素直にその気持ちを伝えましょう。相手が提案してくるのを待っているという受け身の姿勢は好ましくありません。

幸運なことに嘆願が実を結び、面接日の再設定が実現したとして、その裏には各方面にアポイントを取るなどの企業側の手間や労力がかかっているということを理解しておきましょう。そのため、再調整ができた段階でももちろんですが、実際の面接の場でもお礼の言葉は必ず述べるようにしましょう。

ビジネスマナーを忘れずに冷静な対処を

今回は、忌引きで面接をキャンセルしなければならない場合の対処法をまとめました。自分の周りの人に、いつ・どこで・何が起こるのかというのは誰にも予測できないものです。面接との板挟みになってしまって頭を悩ませてしまう就活生もいるかもしれませんが、必要ならばいったん面接のことは忘れ、親族のもとへ駆けつけてあげてください。

とはいっても、ビジネスマナーを守らなければならないのはこのケースでも同じです。先述のように、どんな理由があれ無断欠席は絶対にしてはいけません。忌引きで参加できないというのは仕方のないことですので、それが理由で面接を辞退する旨をはっきりと伝えるようにしてください。

不測の事態に見舞われたとしても、まずは大きく深呼吸。どんな場合でも、落ち着いて冷静な対応を取るようにしましょう。

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