就活のマナー

【必着とは】正しい意味と郵送する際の注意点を徹底解説

知らないと損する必着の意味とは

近年ではインターネットを経由してのエントリーが主要になりつつありますが、それでも企業によっては、郵送でしか履歴書やエントリーシートを受け取ってくれないというところもあります。中小零細企業への入社を希望している人であれば、書類を郵送しなければならないことが一度はあることでしょう。

そんな時に気に気にしなければならないのが「提出期日」です。当たり前のことですが、企業が設定した期日を過ぎてしまうと受け取ってもらえません。また、これはビジネスマナーの一つでもあるので、就活生の段階からしっかりと守るようにしたいところです。

この記事では、履歴書やエントリーシートを郵送する際の「期日」に焦点を絞り、書類を郵送する時に注意すべきポイントなどをまとめます。多くの就活生がおそらく一度は経験することなので、しっかりとおさえておきましょう。

必着の意味は「○日までに必ず届ける」

必着の意味は、「○日までに必ず届ける」です。「○日中に必ず届ける」という意味で使っている人もいますが、実はこれは間違っています。例えば「5月29日必着」であれば、「5月29日までに届いていれば大丈夫」です。5月28日着であっても5月27日着であっても問題ありません。

問題になるのは、5月30日以降に届いてしまった場合です。この場合、届いた書類等は無効となり、受け付けてもらうことはできません。では、「必ず5月29中に届けて欲しい」という場合には、どういった言葉を使うのが正しいのでしょうか。

この場合は、「必着」ではなく「配達日指定」を使うのが正しいです。必着と配達日指定は勘違いしている人も多く、混同しやすいので注意してください。

必着と消印有効は全く違う

先述の通り、履歴書やエントリーシートを郵送する際には「期日」を守らなければなりません。もちろんこれは一般常識ではありますが、いま一度確認の意味を込めて企業の応募の詳細を見てみてください。

というのも、企業が設けている締切日には「必着」と「消印有効」があるというのはご存知でしょうか。これらを混同して考えてしまっていると、最悪の場合、選考にすらかけてもらえないという悲しい結末を迎えてしまうことにもなりかねないのです。

ここでは、その「必着」と「消印有効」の違いについて解説いたします。とは言ってもどちらも「期日」であることには変わりないので、余裕を持って提出するというのは忘れてはいけません。

①必着とは期日までに到着する

期日までに「必着」となっていた場合、その日までに書類が企業に到着していなくてはなりません。そのため、締切日当日に発送の手続きをするというのではもう手遅れなのです。

遅くても前日であれば、速達を使うことで間に合わせることはできます。しかし、その分支払わなければならない料金が高くなってしまうので、お財布にはやさしくありません。そのため提出の際は、少なくとも期日までに2~3日の余裕をもって書類が企業に到着するように、郵便窓口での手続きを終えるようにしましょう。

ここでは「消印有効」との違いとして、「必着=期日までに届け先に到着」ということを覚えておくようにしてください。

②消印有効は期日までに消印が押されている

期日の「消印有効」となっていた場合、その日までに郵便局の消印が押されていれば企業は受け取ってくれます。その日までに必ずしも企業に届いていなければならないというわけではないので、「必着」の場合に比べると気持ち程度ですが時間に余裕はあります。

だいたいの場合は、提出したタイミングで消印を押してもらえますが、とはいえ早いことに越したことはありません。どうしても不安だという場合には、郵便窓口に持って行った際に消印の確認をしておくようにしましょう。

ここでは「必着」との違いとして、「消印有効=期日までに郵便窓口で消印を押してもらう必要がある」と覚えておくようにしてください。

不安な人は配送時間指定郵便を利用する

上で解説した「必着」に関してですが、日付を指定したうえでさらに「この時間までに到着していなければならない」と時間まで指定しているケースも中にはみられます。この場合、ただ郵便窓口に持って行って手続きをするだけでは、その時間までの到着が間に合わないという可能性も十分にあります。

これもやはり、時間に余裕をもって郵便窓口に持っていくことが効果的です。郵便局では「配送時間指定郵便」というサービスもありますので、いつ届けられるのか不安に感じている人は利用するようにしてください。ただしこのサービスを使う場合、指定できる時間は早くても窓口へ持って行ったの翌日の午後からになりますので注意が必要です。

履歴書やエントリーシートを完成させるためには、おそらく結構な時間がかかっていることでしょう。その努力を水の泡にしてしまわないためにも、必着でかつ時間指定をしている企業であれば、いつまでに届いていなければならないというのは確実に把握しておくようにしてください。

郵便で必着にする場合の注意点

とくに必着指定があった場合には、「自分の書類がいつ届けられるのか」「ちゃんと届けられているのか」とそわそわしているという就活生も多いのではないでしょうか。また、自分の送った方法が本当に正しいのかどうか不安という方もいるかもしれません。

そこでここでは、郵送する際にやってほしいテクニックや注意すべきポイントを3点に分けて解説いたします。大切なのは、「期日までに確実に間に合わせること」です。そのうえで、ここでご紹介する情報を、自分の行動に置き換えて判断するときの参考にしてください。

①メール便やレターパックは危険

一口に郵便と言っても、相手に書類などを届ける手段は複数あります。が、なかでも「メール便」や「レターパック」での投かんはおすすめできません。

「メール便」は郵便局や宅配業者が提供しているサービスの総称をいいます。このメール便では、「信書」を送ることはできません。「信書」とは、特定の人に向けて送る手紙のことを言うのですが、これの中に履歴書も含まれているのです。それゆえ、履歴書をメール便で送ろうとしても窓口で拒否されてしまいます。

「レターパック」は郵便局で提供されているサービスの一つです。これを使えば信書を送付することが可能ではありますが、企業側に受け取ってもらえないという危険性もあります。ですので、企業に提出する書類は特に、封筒に入れて普通に送るようにするのが無難でしょう。

②普通郵便または速達で送る

特に企業側からの指定がなければ、「普通郵便」もしくは「速達」で送るようにすれば企業側は受け取るだけで済みますので、手間が省けて効果的です。

郵便物を確実に相手の手元に届けられる手段として「簡易書留」というオプションがありますが、これには相手の受領印が必要になります。それゆえ、配送が企業の休みの日と重なってしまえば再配達にせざるを得ませんし、受け取りに受領印が必要なので企業側に手間をかける結果となり、評価に影響しかねません。

ただ、普通郵便や速達だけだと「追跡ができない」というデメリットもあります。普通郵便に関しては「いつ届けます」という確約をしない配送なので、配達のタイミングで災害などが重なってしまった場合、予定していた配送日よりも遅れてしまうという可能性が十分にあります。

このようにどちらにも一長一短の特徴があるのですが、それを踏まえてどうしても相手に届いているかどうかの確認をしたいのであれば、「特定記録郵便」を利用するようにしましょう。これだと相手の受領印を必要とせず、かつ配送記録を追跡することができます。また、オプション価格も簡易書留より安いので、お財布にもやさしいです。

③必着になる投函日はいつか確認する

応募書類の提出には時間に余裕をもって、かつ普通郵便で届けると良いのですが、この際必着に間に合う投かん日はいつなのかを確認するようにしてください。

郵便局のHPでは、送り先と届け先の2か所の郵便番号を打ち込むことで、送り届けられるまでの日数の目安を知ることができます。企業の住所がどこにあるかによって、郵便物が届けられるまでにかかる日にちには差がありますので、ここでしっかりと確認するようにしてください。

普通郵便で届くようにしておけばまず間違いないのですが、書類の作成が遅れる就活生が毎年必ずいます。書類が届くまでの日数に不安があるのであれば、迷わずに「速達」を選ぶようにしてください。

間に合わない場合の必着方法

必着で郵送するためには、必着で届けられるタイミングで投函しなくてはなりません。投函するタイミングが遅ければ、必着の期日までに届けることが不可能になってしまいます。必着で郵送する場合には、「いつまでに投函すべきか」を確認しておくことはとても重要です。

それでも、もし投函のタイミングを逃してしまった場合はどうしたらよいのでしょうか。投函のタイミングを逃してしまったからといって、完全にあきらめるのはまだ早いです。間に合わない場合にも必着で届けられる可能性はあります。その方法についてみていきましょう。

バイク便を利用する

間に合わない場合の緊急の手段としては、バイク便を利用するという選択肢があります。バイク便は都市部を中心に展開されている即配サービスであり、応募先企業と同じ地域であれば、数時間程度で届けることができるでしょう。

地域にもよりますが、当日でも届けることのできるバイク便は緊急時に便利です。ただし、バイク便利用に関しては注意点もあります。それは、バイク便は宛先の部署の人に直接受け取ってもらうサービスである点です。通常の郵便と違い、採用担当者がわざわざ受け取らなくてはなりません。

「バイク便で送るのは常識外れだ」と考えている採用担当者もいる可能性があるため、リスクについても十分に踏まえた上で利用するかどうかを決定してください。バイク便を使わなくては間に合わない場合、企業に連絡して指示を仰ぎ、企業からの指示があればバイク便を使というのもひとつの選択肢です。

企業に直接書類を持って行く

提出物の持参が認められている企業であれば、当日中に持参すれば問題ありません。その場合は、書類をクリアファイルに入れ、さらに白無地の封筒(履歴書であれば「角2」サイズが一般的)に入れて企業に直接持参しましょう。封筒には「応募書類在中」や「履歴書在中」と赤色で書き、定規を使って赤色の四角で囲います。

持参する場合、宛先を書く必要はありません。封筒裏面の左下には提出年月日・自分の住所・氏名を書きましょう。封筒は糊付け不要です。担当者ではなく、受付で渡す可能性がある場合には、中のクリアファイルに添え状も入れておきます。封筒をさらにもう1枚のクリアファイルにはさんで持参してください。受付で渡す場合は封筒ごと渡しますが、担当者に直接渡す場合には封筒から出して、クリアファイルで渡します。

ここまでは持参が認められている場合でした。一方、企業側から「郵送で」といった形で手段が指定されている場合もあるでしょう。このような場合は企業に連絡して指示を仰ぎ、企業からの指示があれば直接持参するようにしましょう。

期日を守ることが大前提で必着は厳守しよう

この記事では、応募書類を郵送する際の「期日」に焦点を絞り、「必着」と「消印有効」の違いや書類を送るときに守るべきポイントなどをご紹介しました。

大切なのは期日までに確実に間に合わせることです。これは大前提であり、これを破ってしまうと個人の信頼を下げる要因にもなってしまいます。また、これはビジネスマナーの一つなので、就活生の段階から確実に身につけておきたい習慣でもあります。

今回ご紹介した2つの期日の中でも、「必着」との記載があればとくに注意が必要です。時間には必ず余裕をもって書類を完成させるようにし、期日までの到着を厳守するようにしましょう。

冒頭でも触れたように、履歴書やエントリーシートの完成までには結構な労力と時間を要するものです。その努力を無駄にしないためにも、期日は厳守しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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