【お礼メールの書き方】就活で活用できる5つの例文を紹介

メールの書き方は社会に出ても役立つビジネスマナー

就職活動をしていく上で、企業にお礼のメールを送るのは必須です。しかし、企業へのメールの送り方に戸惑いを感じている人は多いのではないでしょうか。

ビジネスメールは、一度身につけてしまえば社会に出ても役立つスキルになります。そこで本記事では、就活に必要なお礼メールの例を紹介し、ビジネスメールの注意点を説明していきます。

お礼メールの書き方

就活中や内定が決まった時など、ビジネスメールの中でも特によく書くことになるのがお礼メールになります。特に内定が決まった際には、お礼メールを企業へ送信するのは必須といってもいいでしょう。

お礼メールで基本的なビジネスメールの書き方を覚えておけば、就職後のメール作成も楽になるものです。丁寧かつしっかりとお礼メールを書いて送れば、企業からの印象もさらに高くなりますので、丁寧さを特に意識して書くようにしましょう。

①お礼メールの件名は具体的に書く

メールの件名は、お礼メールを書く上での要です。件名がないと最悪の場合、迷惑メールと誤認され開封されずにゴミ箱行きになるかもしれません。件名には、大学名や名前を忘れずに入れましょう。

「本日（○月◯日）の面接のお礼/◯◯大学　鈴木太郎」など、具体的な内容だと分かりやすく、担当者側がメールを探す際に検索しやすくなります。件名は受信欄に一覧で表示されるため、ビジネスマナーを守って他の就活生と差をつけましょう。

②企業名や担当者名を正式名称で書く

お礼メールを送る場合、送り先の企業や担当者名は正式名称で書く必要があります。例えば株式会社であれば、ついつい(株)と省略してしまうこともあるかもしれません。しかし、基本的にビジネスメールを送る際には省略せずに、きちんと「○○株式会社」と記入するようにしましょう。

また担当者の名前をフルネームで書くことはもちろん、役職などがあればその役職もきちんと記入しておくようにしましょう。社員の名前は、所属している部署を事前に聞いていることも多いはずです。その場合、部署名も正式なものを書くように心がけてください。

③感謝の気持ちを述べる

ビジネスメールであれば要件を丁寧にまとめて送るだけになると思いますが、お礼メールであるなら、感謝の気持ちをきちんと書く必要があります。お礼メールの場合は、感謝の気持ちを述べる際に、具体的に何についての感謝であるかも記入しておきましょう。メールでは顔をみて話すのと違い、送る相手の意図を読み取ることは難しいものです。

そのため、最初に用件について触れることはとても重要なのです。「内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます」「貴重な機会をいただき、ありがとうございました」など、短くてもメールの用件が相手にちゃんと伝わるようにしておきましょう。

④感想や印象に残ったことを書く

感想や印象に残ったことを書くのは、お礼メールで自分の人柄や印象をポジティブに伝える効果があります。お礼だけを記入して送るよりも人柄がみえるメールの方が、もらう担当者の気持ちもよくなることでしょう。感想や印象に残ったことといわれても、すぐに思い浮かばないという人もいるかもしれません。

例えば、内定へのお礼メールに「家族ともども大変喜んでいます」という率直な気持ちを添えるだけでも、メールの印象は変わります。内定以外の理由であれば「普段お聞きすることのないお話を伺うことができ、大変勉強になりました」というように、メールを送るきっかけになった出来事への感想を簡単にまとめるだけで問題ありません。

⑤今後の抱負を述べる

お礼メールでも、特に内定の際のお礼メールであるなら、今後の抱負を述べるということが重要です。なぜなら、就職後の意欲をアピールできる場でもあるからです。今後の抱負について記入する際のポイントは、感謝の気持ちをより具体的にイメージさせるような、就職することに対する前向きさを文章にすることです。

就職について前向きに考えていることが分かれば、企業側も「この学生を採用してよかった」と思ってくれるでしょう。例えば「1日も早く御社の戦力として貢献できるよう、一生懸命努力して参ります」というように、就職後のイメージや企業で取り組みたいことなどを、前向きにアピールするといいでしょう。実際に就職する際のイメージができているなら、それを参考にして書くといいかもしれません。

⑥締めの文章を書く

ビジネスメールは、締めの文章で大きく印象が変わります。逆に、締めの文章が不適切だったり曖昧だったりすると歯切れの悪い印象のメールになりがちです。そこで、メールの締めの文章として典型的な例を紹介します。

 最もよく使う締めは、「今後ともよろしくお願いいたします」です。「お願いいたします」は、相手に何かを頼むメールで使うと考えている人もいるかもしれませんが、それ以外の場合でも広く使われます。今後お世話になることへの「お願い」という意味で使いましょう。

このほか、「ご指導のほど」を付ける場合もあります。特にOB・OG訪問やインターンシップ後、内定後のお礼メールで使われます。内定後にメールでお礼を伝えるのは適切ですが、メールという連絡手段には軽い印象もあります。そのため、「略儀ではございますが、まずはメールにて御礼申し上げます」で締め、より丁寧な印象にしましょう。

⑦署名も忘れずに入れる

お礼メールを送る際は、担当者が誰からのメールかをひと目で把握できるように署名を入れておきましょう。担当者の中には、1日に社内外問わず何百通ものメールを受信している人もいます。もちろん、自分と同じ立場の就活生もたくさん含まれているのです。

メールの最後にきちんと署名を入れておくことで、すぐに身元が確認できます。「大学名」「学部」「名前」「メールアドレス」「電話番号」などの基本的な情報を記載しておきましょう。メールの送信時に自動的に署名が入る設定にしておくと、手間が省ける上に署名を入れ忘れることが防げて便利です。

お礼メールは当日に送るのがおすすめ

お礼メールは当日に送るのがビジネスにおいて基本的なマナーです。お礼メールは、お世話になった相手に感謝の気持ちを伝えるために送らなければなりません。翌日や訪問してから何日も経った後に送ると、相手からの信用が薄らいでしまい、印象が悪くなってしまう可能性があります。

お礼メールなどは、早めに相手に送るほど印象がよくなります。できれば、電車での帰宅途中などにお礼メールを送るのが効果的です。お礼メールは、遅くても翌日までに送りましょう。

送信と返信は送る時間に注意しよう

ビジネスメールを送る際、送信・返信時間にも注意を払う必要があります。メールは電話と違い基本的にいつでも送信可能なため、つい自分のタイミングを優先してしまいがちです。ただし、どれだけ日中忙しくても、夜中の2時にメールを送信したらどんな印象を持たれるでしょうか。

「常識のない人」「スケジュール管理がうまくできていない人」という印象になる可能性があります。基本的に、メールは企業の営業時間内に送信するようにしましょう。また、お礼メールや返信メールはできるだけ早めに送ることが必要です。ビジネスでは、24時間以内にメールを返信するのがマナーです。時間が経ってしまえば、それだけ意欲が薄いと思われてしまう可能性が高いため注意してください。

お礼メールの注意点

お礼メールの書き方が分かったら、気を付けるべき注意点も合わせて確認しておきましょう。メールは気軽なツールですが、送り方や言葉遣いによっては、相手に失礼になることがあります。

社会人としてビジネスマナーを守り、気持ちよくやり取りができるように心掛けましょう。メールのマナーを覚えておくと、入社後にも役立ちます。言葉遣いやメールの内容に注意して、感謝の気持ちが伝わるように意識してみてください。

「取り急ぎ」という言葉は避ける

メールで「取り急ぎお礼まで」という言葉を使うことがありますが、お礼メールにはふさわしくない表現になりますので注意してください。ビジネスメールでよくみかける「取り急ぎ」という言葉ですが、正しい意味は「とりあえず急いで」となっています。急用などがあり、十分な準備や報告ができない時に使われる表現になりますので、丁寧に感謝の気持ちを述べたいお礼メールで使うと失礼にあたります。

「取り急ぎ」を使ってお礼メールを送ると「忙しいけど、とりあえずお礼を伝えておきます」という内容にも捉えられます。早くお礼をしたかったという感謝の気持ちを伝えるためには「まずはお礼申し上げます」「略儀ではありますが、まずはお礼申し上げます」などと書くとよいでしょう。

定型文をコピペして使うのはNG

お礼メールで、定型文をコピペして使うのは避けましょう。なるべく早く感謝の気持ちを伝えるべきですが、早さを優先してメールの内容がおろそかになるのは好ましくありません。日常的に多くのメールをやりとりしている企業の採用担当者なら、すぐに定型文を使っているかどうかが分かるでしょう。「作業的にメールを送っているのか」と感じられれば、感謝の気持ちは伝わりません。

お礼メールは、自分だけのオリジナルの内容になるよう、その日にあった出来事や、具体的な感想などを盛り込んでみてください。定型文だけではなく、あなただけにしかないエピソードがあれば、相手の印象にも残りやすくなります。コピペよりも時間がかかりますが、定型文をそのまま送るより好印象です。

メールを送る相手に合わせた内容を意識する

就活中のお礼メールはほとんどの場合、志望先の企業や担当者に送ることになりますが、時には先輩やOB・OGに感謝の気持ちを伝えることもあるでしょう。お礼メールは送る相手を意識して、適切な距離感を持つことが大切です。

例えば、初めてメールを送る相手には「初めてメールを送らせて頂きます」や「突然のご連絡失礼いたします」と最初にあいさつするのが一般的です。何度もやり取りをしている相手の場合は「いつもお世話になっております」と書き出すことが多いでしょう。

同じお礼メールでも、内容や言葉遣いは相手によって異なります。メールを送る相手にふさわしい内容となっているか、適切な表現かどうかなど、送信する前にもう1度確認しておきましょう。

お礼メールのテンプレート集

ここからは実際に、シチュエーションごとにどういったお礼メールを書けばいいのかを例文を確認していきましょう。これらをテンプレートにして、自分らしさが相手に伝わるお礼メールを書くことが大切です。お礼メールの書き方は分かったけれど、具体的なイメージが湧かないという方はぜひ参考にしてください。

企業説明会後に送るメール例文

就活は、自分が興味を持った企業の説明会に参加するところから始まります。説明会は企業の業務についての話を聞く貴重な機会なので、参加した場合にはお礼のメールを、採用担当者に送るようにしましょう。

企業の採用担当者にはたくさんのメールが送られてくるため、例のように一目で内容がわかる件名を付けるのが必須です。本文もできるだけ簡潔に、短い文で内容を伝えましょう。その際、お礼だけでなく熱意をアピールするのも大切です。本文の後には、例のように差出人の署名を付けておくことも忘れないようにしましょう。

OB·OG訪問後に送るお礼メール例文

OB・OG訪問をした場合も、お礼メールを必ず送りましょう。宛先は、対応してくださったOB・OGの方にします。OB・OGの方は忙しい中、時間を割いてもらっているので、感謝の気持ちはもちろん、学んだ内容や心に残っている点など具体的に触れましょう。

また、企業への就職意欲が高まったことや、今後の抱負を語ることで、今後の指導へのお願いや、就活の結果を報告する旨などを伝えましょう。もちろん、就活の結果がわかったら、必ず連絡をしてください。

インターンシップ後に送るお礼メール例文

インターンシップに参加した場合も、担当者にできるだけ早くメールを送りましょう。OB・OG訪問の場合と同じく、ただお礼を伝えるのではなく、その期間に学んだことを具体的に盛り込みましょう。学んだ内容を具体的に書くことで、収穫のあるインターンシップになったことが伝わります。

メールが長くなりすぎないよう気をつける必要がありますが、短すぎるのも素っ気ない印象になります。せっかく長い期間のインターンに参加させてもらっているので、学んだことを一度メモに箇条書きし、そこからポイントを押さえてメールを作るのもよいでしょう。

面接後に送るお礼メール例文

面接後も、できる限り速やかにメールを送りましょう。面接の場合もこれまでの場合と同様、面接で話した内容や自分の意欲などを具体的に盛り込むことが重要です。

もし具体的な内容が入っていない場合、打算的にお礼メールを送っていると受け取られ、評価が下がる可能性があります。必ず自分の気持ちを込めて送るようにしてください。

また、中にはフランクな雰囲気で面接が行われるケースもあります。そのような場合、お礼メールもフランクな書き方をして送ってしまわないようにしてください。ビジネスメールとしてのマナーを踏まえ、評価を下げないように注意しましょう。

内定通知に対するお礼メール例文

他のメールにも共通していえることではありますが、内定後のお礼のメール場合、誤字脱字に特に注意してください。内定して気が緩んでしまわないよう、気を引き締めて本文を見直しましょう。

内定後の喜びを噛みしめているメールなのに、会社名や担当者名、その他本文に誤字脱字があると、受け取った側は非常にがっかりします。内容自体は長くなく、簡潔に喜びと感謝、抱負を伝えるだけで大丈夫です。その分丁寧に見直しましょう。また、お世話になったOB・OGの方への報告も忘れずにおこなってください。

相手へ感謝が伝わるお礼メールを心がけよう！

就活では企業にメールを送る際、ビジネスメールとしてのマナーを踏まえる必要があります。就活でビジネスメールのマナーを押さえておくことで、就活での印象がよくなるだけでなく、社会人になってからも自信を持ってメールのやり取りができるでしょう。

お礼メールは相手に感謝の気持ちが伝わるよう、お世話になった具体的なことに触れてお礼を伝えましょう。具体的内容がないと、企業側の印象に残りにくく、打算的に定型メールを送っていると思われる可能性もあります。

また、内容だけでなく、送信する時間にも注意しましょう。基本は企業の営業時間内にできるだけ早く送ることです。最後に、メールの印象を決める大事なポイントは締めの言葉です。ビジネスマナーにのっとった丁寧なメールを送り、就活をスムーズに進めていきましょう。

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