メールの返信マナー｜就活で使えるテンプレート付きで紹介

メールの返信であなたのマナーや人柄も伝わる

メールの返信では、マナーや人柄が伝わります。就活では企業にメールを送る機会も多く、自分から送信するメールだけではなく、企業から送られてきたメールの返信にも注意が必要です。メールマナーは送信と返信、両方ができてこそのものであり、どちらかひとつの作法が欠けていれば、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

就活では企業とのメールのやり取りをする機会も増えますし、メールマナーを覚えておくことは大切です。またメールマナーは就活中だけではなく、就職してからも必要になるものですので、就活中に身に付けておいて損はありません。メール返信のマナーを正しく身に付け、就活と社会人生活の両方に活かしていきましょう。

就活でのメール返信の基本

正しいメールマナーを身に付けるためには、まずは返信メールの基本を知っておきましょう。基本ができていないと、就活に対するやる気がない、企業への志望度が低く、真剣でないと思われる可能性がありますので注意してください。基本がしっかりとできていれば、大きな失敗はありませんので、正しい知識を身に付けることが大切です。

返事は迅速に（なるべく24時間以内）

就活でのメールの返事は、なるべく早くしましょう。これはビジネスでも同じことが言えます。メールの返信が早いことで企業に対して誠実であり、志望度の高さが示せます。反対にメールの返信があまりにも遅かったり、いつまでも返信がないようであれば、志望度が低いと思われかねません。

メールは素早いやり取りメリットですので、それを活かさない手はありません。就活中は特にいつ企業から連絡が来るか分かりませんので、メールの着信には常にアンテナを張っておきましょう。

企業の営業時間内に返信する

メールマナーで差をつけたいのであれば、営業時間内に返信するスピーディーさが重要です。素早く返信することで優先度の高さも伝えられます。

どれだけメールの着信に気を配っていてもメールに気づくことができなかったり、他のことで手が離せない場合もあります。メールは気づけばすぐに返信したいところですが、気づいたのが深夜などの場合は、翌日の朝一にメールをしましょう。

正しい敬語を使う

メールを送る際も、正しく敬語を使う必要があります。敬語表現は難しく、就活生にとっての悩みの種となることも多いですが、正しい敬語の使用は印象が良いです。メールでは宛名の時点から敬語が必要になりますので、それぞれの正しい表現を覚えることが大切です。

間違えやすい点としては、役職＋様などが挙げられます。役職はそれだけで敬称になりますので、「○○部長様」などのようにならないよう注意しましょう。また本文でも敬語表現には注意が必要です。敬語を意識するあまり、おかしな言葉遣いになったり、二重敬語にならないようにも気を付けてください。

返信メールの注意点

返信メールの基本的なマナーを知れば、次に効果的なメールの書き方も身に付けていきましょう。メールは書き方次第では、要件を伝えるだけではなく、好印象を与えます。

件名：送られてきた件名は消さずにReを付けて使う

件名は見ただけで要件が分かるようにする必要があります。メールの本文によって件名は変わりますが、説明会の件でのメールであれば、「〇月〇日の説明会の参加について」などになります。面接であれば、「〇月〇日の採用面接について」とし、必ず対象となる日時と要件を件名で記すようにしましょう。

また企業から送られてきたメールに返信する場合は、元の件名を消さずにRe.をつけて返信してください。返信メールで件名を変えてしまうと、送った内容の確認から始めなくてはいけませんので、返信の場合は件名は変えずにそのままにしましょう。

宛名：企業名は正式名称

メールでは、誰宛てのメールなのかを明記する必要があります。これは誤送信を防ぐためです。宛先は企業名、部署名、分かるなら担当者名も記載してください。担当者が分からない場合は部署宛てとしても問題はありません。企業名は（株）と略さずに、株式会社から全て正しく書きましょう。

敬称は部署宛てか、担当者か宛てによっても違いますので、注意しましょう。部署宛ての場合は御中、担当者宛ての場合は様です。「株式会社○○、○○部御中」、あるいは「株式会社○○、○○部、○○様」となるのが正しい宛名の書き方です。

挨拶：いきなり本題を切り出さない

メールではいきなり本題を切り出しては失礼にあたりますので、最初は必ず導入のあいさつ文から入りましょう。メール導入の挨拶は様々ですが、ビジネスメールでは「いつもお世話になっております」などが多いです。

就活で企業に初めてメールを送る場合は「初めまして」や「こんにちは」とつけてもいいですし、状況に合わせて使い分けることが大切です。

署名：テンプレートをデフォルトにしておく

メールには、最後の署名も大切です。署名と言っても名前を記すだけではありません。その他にも必要な事項がありますので、それらを盛り込んで署名のテンプレートを作っておきましょう。署名に必要なのは、大学名、学部、学科、学年、氏名、メールアドレス、自分の連絡がつく電話番号です。

大学名などの部分は社会人になれば就職した企業などに変わりますので、就活中にベースを作っておけば、社会人になってからも便利です。メールアドレスや住所、電話番号は緊急時に必要になりますので、必ず記しておきましょう。電話番号は連絡がつきやすいように自宅と携帯の両方を記すことがポイントです。

面接の日程調整メールの返信例文

面接の日程調整メールに返信する際の例文を2つ紹介します。1つ目は日程OKの場合、2つ目は日程がNGで別日を提案する場合です。2つの例文の共通点に注目すると、ビジネスメールの基本がわかるはずです。

これは就活だけでなく、社会人になってからも使う書き方なので、ぜひ身に付けておいてください。この2つの例文で難しいのは、言うまでもなく2つ目です。印象の良いまま断るのは難しいものですが、色々テクニックがありますので参考にしてみて下さい。

例文①OKの場合

OKを伝える場合は、長々と書く必要はありません。基本に忠実に丁寧でありながら、あくまで簡潔に済ませるようにしましょう。手紙やメールなど「書く」時は貴社、「話す」時は御社、と覚えておきましょう。実際に書くと、丁寧にしようと思うあまり二重敬語を使いがちなので、十分気をつけましょう。

例文②NGの場合

別日をお願いするには、まず指定日に行けないお詫びをしますが、その時必ず理由を入れるようにします。「これは仕方ない」と思ってもらえる理由がなければ、面接を休むことはまずあり得ません。

別日を提案するには1日だけでなく何日か提案する、〇日以外なら大丈夫、〇日以降なら大丈夫、のように何日かの中から選んでもらえるようにしましょう。また、相手の名前をメールや手紙の中で書く時は行の先頭に来るようにします。

就活では迅速かつ丁寧にメールを返信しよう

就活では企業とメールのやり取りをする機会も多く、ビジネスメールに不慣れな学生は、返信メールなどで困ってしまうことも多いです。しかしメールも就活の一環ですし、メールの書き方によって、評価が左右される場合もありますので、正しい書き方を身に付いておきましょう。就活メールの基本はスピーディーな返信です。素早い返信が志望度の高さにも表れていると考えられます。迅速かつ丁寧なメールの返信を心がけましょう。

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