就活のマナー

履歴書をメールで送信する時のマナーとは?データを添付する際の注意点

履歴書をメール送信する時のマナーとポイント

履歴書をメールで送信する場合には、さまざまなマナーがあります。履歴書は手書きで作成し、企業に郵送することが主流ではありましたが、現在ではメールを使って履歴書の送信を求める企業も増えています。履歴書をメールで送信するためには、パソコンで履歴書を作成し、それをメールで送信しなければなりません。

手書きの履歴書に慣れている人は、パソコンで作成するのも大変ですが、そこからさらにメールの送信マナーもありますので注意が必要です。履歴書のメール送信は、ただファイルを添付して送ればいいものではありません。送信時には、さまざまなマナーやポイントがありますので、それらを踏まえて正しく履歴書を企業に送信していきましょう。

履歴書をメール送信する時のマナー

履歴書をメールで送信する場合には、さまざまなマナーがありますが、まずは基本的なポイントを知っておきましょう。メールの送信マナーが守れていなければ、履歴書の内容が良かったとしてもマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。

また場合によってはメールが読まれない危険性もあります。メールの送信マナーは印象良く履歴書を提出するだけではなく、企業にきちんと提出するためにも大切なことです。正しいマナーを知って、履歴書を正確にメールで送信しましょう。

件名は長々と記載しない

履歴書をメールで送信する場合は、件名から工夫することが大切です。件名は簡潔で分かりやすいものにすることが大切ですので、一目見ただけで要件が分かるものに設定しましょう。「履歴書のご送付」や「応募書類のご送付」などにすると分かりやすくて良いです。件名の後に自身の大学名や氏名を付け足しても構いません。

企業には毎日大量のメールが届きますし、メールチェックは大変な作業です。しっかりとチェックしていても、見落としが起きてしまう可能性もあります。一目で内容が分かる件名にするのは相手の見落としを防ぐためでもありますので、必ず要件を簡潔にまとめた件名で送信しましょう。履歴書や応募書類などの言葉を含めると見落としの確率も下がりますので、それらの言葉をいれることもポイントです。

ファイル名は「自分の氏名+日付」で分かりやすく

履歴書のファイル名は自由ではありません。基本的にファイル名は「自分の氏名+日付」として分かりやすくしておきましょう。ファイル名が分かりにくいものであれば、履歴書の送信を装ったウイルスメールなのではないかと思われる可能性があります。ファイル名次第では削除されてしまう危険性もありますので、必ず分かりやすい名前を心がけましょう。

履歴書ファイルにパスワードを設定する

履歴書をメールで送信する場合には、添付するファイルにパスワードを設定しておくことも大切です。パスワードを設定する方法はさまざまです。WordやExcelであれば、名前を付けて保存をすれば暗号化のボタンが表示されますので、それをクリックすればパスワードを設定することができます。

他には暗号化のフリーソフトなどを使う方法もありますが、Wordなどの機能を使う方が手軽でおすすめです。パスワードを設定しておくことで、個人情報の保護にもなりますし、誤送信した場合でも被害が少なくて済みます。またパスワードを設定していれば、企業がセキュリティ管理能力を判断できるなどのメリットもあります。情報社会においてセキュリティ管理能力は大切ですので、しっかりアピールして好印象を獲得しましょう。

履歴書を送る際のメール例文

件名:履歴書のご送付

○○株式会社○○部○○様

いつもお世話になっております。○○大学の○○(名前)と申します。
履歴書を添付して、送付させて頂きます。
パスワードは後ほどお送り致しますので、ご査収の程、宜しくお願い致します。
面接の機会を賜りますよう重ねてお願い申し上げます。

署名

件名:パスワードのご送付

○○株式会社○○部○○様
いつもお世話になっております。○○大学の○○と申します。
先ほど送付した履歴書のパスワードをご連絡致します。
パスワード:○○○
ご査収の程、よろしくお願い致します

署名

実際の履歴書送付のメールを見ながら、それぞれのポイントについて確認していきましょう。件名はすぐに要件が分かるものにし、宛名は株式会社から略さずに全て記すことが大切です。いきなり本題を切り出すのでなく、あいさつ文のあとに本文を入れるようにしましょう。最初にあいさつ文を入れることはビシネスマナーと言えますので、就活生のうちに覚えておけば就職後も役に立ちます。

要件を簡潔に伝え、履歴書のデータにパスワードを設定している場合はその点についても伝えるようにしましょう。合わせて、次のメールでパスワードを送ることも明記します。一つのメールでパスワードを知らせてしまっては意味がありませんので、必ず別のメールで送りましょう。また、パスワードを次のメールで知らせることを伝えていないと、パスワードを明記したメールを見落とされる場合がありますので注意が必要です。

署名を必ずつける

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◎◎大学 ○○学部 △△学科4年
佐藤 未来(さとう みらい)

〒123-4567
○○県○○市○○町123-4
電話番号:000-0000-0000
E-mail:xxxxx.xxxx@xmail.com
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ビジネスメールを送る際には、署名をつけるのがマナーです。署名があることで、そのメールがどこの誰から来たのかが分かるようになります。履歴書にも氏名は記載されていますが、採用担当者は多くの学生からのメールが届くことになるため、署名が記載されている方が親切といえるでしょう。

署名には、「大学名・学部・学科・学年・氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス」を記載するようにしてください。珍しい苗字や読み方が難しい名前の場合は、フリガナをつけておくとよいでしょう。

履歴書を提出する前に内容を確認しよう

履歴書をメールで送る前に内容を見直しましょう。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか提出前にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に自信がないという就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

メールを送る際の注意点

ここまでで、メールを企業に送る際のマナーやポイントについて解説してきました。ここからは注意点についてお伝えしていきます。採用担当者は日々多くの学生と面接や面談、メールのやりとりなどもしています。そのため、学生一人一人の顔と名前までは一致していないのが実情です。

そのため、採用担当者とのメールのやりとりは、そっくりそのままあなたの印象となってしまうといっても過言ではありません。良い印象になるのも、悪い印象になるのもメール一通次第ということです。良い印象を獲得するためにも、メールを送信する前に注意点を押さえておきましょう。

添付ミスに気を付ける

実は意外と見落としがちなのが、履歴書データの添付ミスです。本文は非常に丁寧に書いているのに、肝心のファイルが添付できていなかったということは実はよくあります。「そんなミスするわけがない」と思われてしまうかもしれませんが、件名や宛先、そして本文を一生懸命書いて、誤字脱字などの確認を何度もして満足してしまい、肝心のファイルを添付し忘れてしまうのです。

採用担当者からすれば、「ファイルご確認ください。」と本文に書いてあるにもかかわらず何も添付されていなかったら、今度は「そのファイルがちゃんとメールに添付されているかどうか」の確認のメールを送らなければならず、非常に手間になります。最後まで気を抜かず、添付ミスに気をつけましょう。

証明写真は履歴書に貼り付ける

履歴書をメールで送る場合でも、証明写真は必ず必要です。証明写真をデータ化するためには、写真をスキャンするか、写真屋や証明写真機などを利用してデータを手に入れる方法があります。履歴書をメールで送信する機会も増えていますので、事前にデータ化した証明写真を手に入れておきましょう。

写真データを履歴書と別に添付するのではなく、直接作成した履歴書に貼り付けることで好印象を与えることができます。データ上に直接貼り付けたほうが見栄えが良いですし、パソコンスキルをアピールできます。画像処理はそれほど難しくはありませんので、ペイントなどパソコンに導入されているソフトを利用することで簡単に貼り付けが可能です。履歴書は忘れずに写真も貼り付けて送信し、高評価を目指しましょう。

作成した履歴書は「PDF形式」にファイル変換

履歴書データを送信するときに企業からファイル形式の指定がない場合は、基本的にはPDF形式に変換して送信しましょう。PDFファイルは印刷画面のデータであり、そのまますぐに印刷することができます。印刷しやすい形式にして送付することで好印象を得やすいので、PDFにして送ることを覚えておきましょう。

PDF形式を使用するメリットとしては、内容の変更ができない点にあります。PDF形式は編集することができませんので、履歴書の内容を消去してしまう、書き換えてしまうなどの事故を防ぐことができます。内容を変更することができないPDFで送ることで履歴書の内容を守ることができますので、安全性を考慮する意味でもPDF形式を使用しましょう。

企業からの受領メールには1日以内に返信を

就活では自分から企業にメールを送るだけではなく、企業からメールが送られてくることも多いです。メールによっては返信が必要なものもありますので、その場合にはできるだけ早く、可能であれば1日以内に返信することを意識しましょう。企業からのメールにより早くに返信することで、志望意欲が高いことをアピールできます。

レスポンスが早いことはそれだけ企業のことを気にかけている、優先順位が高いというアピールになりますので、素早い返信を心がけましょう。返信は早ければ早いほど良いので、就活中はこまめにメールチェックを行うことも大切です。数時間以内に返信することがベストですが、1日以内であれば返信が早い印象を与えることができます。

メールは営業時間内に送信する

履歴書をメールで送信するときには、送る時間帯にも注意が必要です。メールは自分の都合のいいタイミングで送ることがでるため便利なものですが、企業の営業時間内に送信するのがマナーです。たとえメールであっても、深夜帯などの非常識な時間に送信してしまうとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、よく注意しましょう。

営業時間に送信することが基本ですが、分単位で厳密に考える必要はありません。多少のずれは問題ありませんので、送信を忘れそうなのであれば就業前や終業後などの時間に送ってもいいでしょう。企業の人も必ずしも定時に帰っているわけではありませんので、確認してもらえる可能性もありますが、基本的には営業時間内に送信することが大切です。

フリーメールアドレスの使用は避ける

就活は使用するメールアドレスにも気をつける必要がありますので、基本的にはフリーメールはおすすめしません。フリーメールの場合は、相手先で迷惑メールフォルダに分類される恐れもあるため、なるべく避けるようにしましょう。大学などのアドレスがあれば、それを利用するのがおすすめです。

大学のアドレスはドメイン名も信用度の高いものですし、迷惑メールと分類されることはまずありません。特にこだわりがないなら、大学指定のアドレスを使いましょう。また、フリーメールであってもGmailやYahooメールなどは信用度も高いので、使用しても問題ない場合があります。どのドメインを使う場合でも、アドレス名はシンプルなものにし、就活で使っても問題ないものにしておきましょう。

履歴書をメール送信する際はマナーをしっかり守ろう!

一昔前までは、履歴書は手書きで送信することが主流でした。現在では、メールでの送信を求める企業も多くなっています。全ての企業がメールでの提出を求めているわけではありませんが、その数は増加傾向にあります。履歴書をメールで送信する場合のマナーを知っておくことも大切です。

履歴書の内容が良くても、送信のマナーができていなければマイナスの評価となってしまう可能性があります。マナーで減点されるのは勿体ないですので、正しいマナーを身に付けておきましょう。マナーを身に付けておけば減点されないだけではなく、プラスの評価の対象にもなります。履歴書をメールで送信する場合は、マナーをしっかり守り好印象を獲得していきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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