【メールで履歴書を送る方法とマナー】例文と見本で解説

履歴書送付のマナーを守って正しく送ろう

近年メールで履歴書を送付するケースが増加傾向にあります。履歴書をメールで送付する場合「メール文面に何を書けばいいのかわからない」「メールのマナーがわからない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

この記事では履歴書の送付方法とメール文面の例を詳しく解説していきます。メールで履歴書を送る際のマナーを守ることで、細かいところまで気を使えているといった好印象を獲得できる可能性があります。マナーを守って正しく送付できるように是非参考にしてみてください。

送付前に履歴書にパスワードを設定しよう

メールで履歴書を送付する場合にはパスワードを設定する必要があります。履歴書には個人情報が数多く記載されています。仮に送信先を間違えた場合、悪用される可能性があります。

さらにメールをハッキングされた際にもパスワードを設定していないと、個人情報が盗まれてしまう可能性が高まるでしょう。そのため、メールで履歴書を送付する場合には、パスワードを設定する必要があります。

また履歴書は個人情報が記載されているため、信書に該当します。総務省の資料によれば信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されています。（郵便法第４条第２項及び民間事業者による信書の送達に関する法律第２条第１項）

つまり履歴書は重要な書類を意味する信書に該当するため、ビジネスマナーとして履歴書をメールで送付する際にはパスワードを設定する必要があるのです。必ずファイルにパスワードを設定しましょう。

履歴書にパスワードを設定する方法は「ZIPファイルにパスワードを設定」すると安心です。この記事の下部の「メールで履歴書を送る際のマナー3つ」でご紹介します。是非参考にしてみてください。

注意点はパスワード送付メールを送ること

メールで履歴書を送付する場合にはパスワードを設定する必要があります。そして送付をする際の注意点は、履歴書を送るメールにパスワードを記載しないことです。

履歴書を添付しているメールにパスワードを記載していると、メールが流出してしまった場合にパスワードも第三者が確認できてしまいます。つまりパスワードをかける意味がなくなってしまうのです。

そのため履歴書にパスワードを設定してメールで送付する場合には「履歴書添付メール」と「パスワード送付メール」の2通を採用担当者に送る必要があります。以下のパスワード送付メールの見本を参考に作成してみてください。

履歴書をメールで送る際の見本

ここでは履歴書をメールで送る文面を例文でご紹介します。メール文面をすでに作成済みの方は確認してみてください。これからメール文面を作る方は見本を確認して、下にある作成方法に沿って作成してみてください。

1通目：履歴書添付メールの見本

2通目：パスワード送付メールの見本

履歴書添付メールの作成方法6ステップ

ここからは履歴書添付メールの作成方法について詳しく解説していきます。履歴書の書き方は件名の記入から順番に6つあります。

ステップ1からステップ6まで順番通りに記載することで記入漏れや記入ミスをする可能性が低くなります。件名から手順に沿って記載してみてください。

1.件名を記入する

件名はメール内容が採用担当者に伝わるように記入することが大切です。端的かつ具体的にメールの内容を記入しましょう。そしてその後氏名を記入します。

また企業からのメールに返信する形で履歴書を送付する場合には、件名は変更しません。採用担当者はたくさんのメールを多くの人とやり取りしています。

メールの件名を変えると、メールを見失ったり、管理しにくくなったりする可能性があるので、届いた件名のままで返信することを心がけましょう。

パスワード送付メールの件名

パスワード送付メールの際にも件名には、メール内容をわかりやすく記入しておきます。履歴書送付メールと同様に、メール内容・氏名の順に記入しましょう。

2.宛名を記入する

宛先は、応募先の企業名・部署名・採用担当者名の順に記入します。部署名が不明の場合は省略しても問題ありません。また採用担当者名は採用サイトなどにフルネームで公開されていない場合には、名字だけでも問題ありません。

さらに部署名も名字も採用サイトに記載されていない場合は「採用担当者様」と記入することがマナーです。間違えないように下の例で確認してみてください。

注意点は応募先の企業名を間違えることや省略することです。応募企業名を省略することは、志望度が低いといった印象を採用担当者に与えかねません。必ず正式名称を記入しましょう。

正式名称は応募先の企業のホームページに記載されています。あらかじめ確認しておきましょう。

3.挨拶と自己紹介を記入する

メールの本文に入る前に挨拶と自己紹介を記入します。記入方法は「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学〇〇学部〇年〇〇です。」と記入しましょう。また以前連絡したことがある場合には「お世話になっております。〇〇です。」と記入しましょう。

注意点は手紙形式の挨拶はしないことです。メールでは手紙形式で用いられる季節の挨拶などは省略し、簡単な挨拶のみを記入します。間違えないように注意してください。

4.本文を記入する

いよいよメールの本文を記入します。本文では応募の経緯と履歴書を添付していることを端的に伝えましょう。そして履歴書にはパスワードを設定している旨も忘れずに伝えましょう。下の例文を参考に記入してみてください。

パスワード送付メールの本文

パスワード送付メールの場合には、パスワードを送付している旨とパスワードを記入します。パスワードは目立つように「‐」などで区切ると丁寧な印象を与えられます。下の例文を参考に記入してみてください。

5.締めを記入する

締めの挨拶を記入します。添付した履歴書を確認を依頼する文面と、面接の機会を頂きたい旨を記入します。下の例文を参考に記入してみてください。

6.署名を記入する

署名は「自分が何者であるか」を伝える目的で記入します。そして直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。署名は非常に重要な役割があるため、忘れないように記入しましょう。

署名には自分の連絡先を記入します。記入する内容は氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスの順に記入します。

採用担当者からの連絡が来る可能性があるため、電話番号やメールアドレスは最も使用しているものを使用しましょう。

また署名と本文を区切るために「‐」や「＝」などの記号を用いて署名部分を囲んでおきましょう。

メールで履歴書を送る際のマナー3つ

ここからはメールで履歴書を送る際のマナーを3つ解説していきます。メールでマナーを守られていないと「志望度が高くないのではないか」や「細かなことに気を配れない人なのではないか」といった印象を与えるでしょう。

メールで好印象を与えられるように、メールのマナーをあらかじめ確認しておきましょう。それでは順番に見ていきましょう。

1.履歴書をPDFファイルに変換する

画像を入れます
履歴書をメールに添付する場合は、PDF形式に変換してから添付しましょう。PDF形式は印刷が容易かつ、第三者改変される心配がないためメールで書類を送る際には広く用いられる形式です。

近年、手書きで履歴書を作成するよりも、PCで履歴書を作成する場面が増えてきています。そこでここからは、Word・Excelで作成した履歴書をPDF形式に変換する方法を解説していきます。WordやExcelで作成した履歴書のファイルをPDFに変換する手順は3ステップあります。

【ステップ1】　

左上の「ファイル」タブをクリックします。

【ステップ2】　

ステップ1で出てきたタブの中から「名前を付けて保存」の「参照」をクリックします。

【ステップ3】　

ステップ2で出てきたタブの中から「ファイルの種類」の中にある「PDF(*.pdf)」を選択して保存します。

是非参考に履歴書をPDF形式に変換してみてください。

2.ファイル名を変更する

履歴書をPDF形式にするだけでなく、ファイル名も内容がわかりやすいように変更しておきましょう。履歴書を採用担当者がダウンロードした際にわかりやすくなるでしょう。さらに、皆さんにとっても管理しやすくなるでしょう。

添付する履歴書のファイル名は「履歴書・氏名・日時」と記入しておきましょう。

3.ファイルにパスワードをかける

上でもお伝えしましたが、メールで履歴書を送付する際にはパスワードを設定しておきましょう。
PDFファイルにパスワードをかける方法は様々ありますが、今回は履歴書のファイルをZIPファイルに変換し、パスワードを設定する方法を解説していきます。是非参考にしてみてください。

履歴書のファイルをZIPファイルに変換する理由は、ZIPファイルに変換しなければパスワードを設定することができないからです。必ず履歴書のファイルはZIPファイルに変換しましょう。

ステップ1： Windowsエクスプローラーで、ZIPファイルにするファイルを選択して右クリックします。[送る]を選択し、[圧縮（ZIP形式フォルダー）]を選択します。プロンプトに従って、ファイルに名前を付けて保存します。

ステップ2：圧縮したファイルを右クリックし、メニューから[プロパティ]を選択します。表示されるダイアログの[全般]タブをクリックします。[詳細設定]ボタンをクリックします。

ステップ3：[内容を暗号化してデータをセキュリティで保護する]を選択します。

是非参考に履歴書ファイルにパスワードを設定してみてください。

送付前にチェックリストで確認しておこう

履歴書にパスワードを設定すると、メールに添付しすぐに送信したいところです。しかし送信の前にチェックリストで見直しておきましょう。

ここではメールを送信する前に確認しておきたい項目をチェックリストにしています。おすすめの活用方法は上記のメールの作成方法ステップにてメールを作成し、提出の前にチェックリストを確認することです。

送信前に見直すことで間違えてしまっていたり、マナー違反に気付くきっかけになります。是非活用してみてください。

正しくメールで履歴書を送付して合格に近づこう

就活において履歴書の提出は最初の関門です。履歴書で合格できなければ、面接に進むことはありません。6ステップの順番通りにメールを作成し、チェックリストにて確認することで正しく丁寧にメールを作成できます。

メールで履歴書を送る際のマナーを守ることで、細かいところまで気を使えているといった好印象を獲得できる可能性があります。マナーを守って正しく送付できるように是非参考にしてみてください。

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