【面接日に都合がつかない】電話やメールでの連絡方法や例文をご紹介

面接日に都合がつかない場合はどうしたらいいか

就活では企業から面接日が指定されることがほとんどですが、場合によっては都合がつかない場合もあります。就活中は忙しく動き回らなければなりませんので、スケジュールが重なってしまうこともあり、それによって面接に参加できなくなることもあります。

しかし都合がつかないだけで面接を諦めてしまうのは、せっかくのチャンスを無駄にしてしまうことになります。面接に参加できないことは就活生と企業双方にデメリットがありますので、都合がつかない場合はどのように対処すればいいのかを知っておきましょう。

面接日に都合がつかないこともある

就職活動が本格化していくと、週に複数回の面接が入ってしまうことも珍しくありません。また、学生の場合、授業や考査など予期せぬ用事が入ってしまい、指定された日に面接の都合がつかなくなる場合があります。

その場合は企業へ連絡をして日程の調整を行わなければなりません。本記事では、面接日に都合がつかなくなった際に悪印象を与えないためには、どのような連絡を行う必要があるかをパターンに分けて解説します。

学校関係の予定

学校関係の予定があった場合も、都合がつかないとして面接をキャンセルすることがあります。学校関係の予定には、授業はもちろん研究の発表会などが含まれます。就活生といっても学生であることには変わりありません。就活を優先したことで単位に影響があるとしたら、就活以前の問題になってしまいます。

企業への入社は学校を卒業できる学生が対象となるため、留年の危険性がある就活生は内定から遠ざかります。企業側も学業を優先すべきなのは理解しているため、正直に学校関係の予定があると言っても問題ありません。学校関係の予定は前々からおさえられている場合が多いため、面接日が判明した時点で連絡または調整することが大切です。

身内の不幸や体調不良

面接日に都合がつかなくなる理由としては、身内の不幸や体調不良が挙げられます。身内の不幸や体調不良など諸事情で当日に都合がつかなくなる場合があり、これは急きょ起こりえるものですので、避けるのは難しいです。身内の不幸などはどうしようもありませんし、体調不良に関してもどれだけ体調管理を念入りにおこなっていたとしても、当日に体調を崩してしまうことはあります。

これらの理由は仕方のないものですし、企業でも受け入れてくれることが多いはずです。場合によっては別日での面接を申し出てくれる可能性もありますので、理由は正直に伝えることが大切です。当日キャンセルになってしまうことも多いですが、欠席することがわかればすぐに企業に連絡をするようにしましょう。

他の企業の面接日と被ってしまう

就活中は忙しいスケジュールで動き回っていることも多く、他の企業と面接日が被ってしまうことも稀にあります。他の企業と面接日が被ってしまった場合は、どちらか一方を諦めなければなりませんが、場合によっては面接の日程を動かしてもらえる可能性もあります。他の企業の面接と予定が重なってしまう場合は、事前にわかっていることですので、企業には早めに連絡をしておかなければなりません。

連絡が遅くなれば企業に失礼ですし、面接の日程変更をしてもらえる可能性も低くなってしまいます。面接日の変更をお願いするためには、早めに連絡をしておくことが大切です。もちろん必ずしも変更できるとは限りませんが、少なくとも可能性はありますので、必ず申し出るようにしましょう。

指定された面接日に都合がつかないときの断り方3つ

自分の都合で面接の都合がつかなくなった場合、その時々でお断りするか日程を変更してもらうかなど、状況に応じた対応を考えなければなりません。

その時になって困らないように、これから社会人になる身として、マナーを守った失礼のない対応を行うことができるように準備をしましょう。以下に、企業へ日程の変更を申し出るにあたっての注意点を3つ紹介します。

①都合がつかない場合は早めに連絡する

企業より指定された日の面接の都合がつかなくなったことがわかった場合には、できるだけすぐに連絡をしましょう。企業側としても、面接を行うために人員や時間を割き準備を行っていますが、早めに連絡をもらえれば柔軟な対応がとれることもあります。

しかし急に連絡をされてしまうと、面接のために準備していた人員や時間が無駄になってしまいます。信用を失ってしまうだけでなく、さまざまな人に迷惑がかかってしまうため、連絡を遅らせてしまうのは絶対にやめておきましょう。

②日にちがあるならメール・ギリギリの場合は電話で断る

面接の都合がつかない旨を伝える際には、同時に日程調整の依頼を行う必要があります。日にちがある場合にはメール、日にちがギリギリの場合には電話で伝え、同時に日程調整の依頼を行いましょう。日程変更を申し出る際には記録に残すことができるメールで伝えるのが一般的です。

しかし、メールは見落とされてしまう可能性があります。面接までの日にちにもよりますが、1日2日で返信がこなければ電話でも連絡し、メールが届いているか確認することが必要です。また、日にちがギリギリの場合には緊急性が伴うためすぐに電話で伝える必要があります。この場合にも、記録として残すためにメールも送っておくのがよいでしょう。

③お詫びの気持ちをしっかり伝える

企業側は、就活生の面接の都合がつかなくなることはある程度承知の上で日程を組んでいます。そのため、日程が合わないというだけで不合格になるということは基本的にはありません。別の日に面接を行ってもらうために、日程の調整を依頼しましょう。

しかし、お断りの仕方次第で企業の心象を悪くしてしまう可能性は十分にあります。提示された日時は、企業側がわざわざ調整してくださった日時です。再度設定した面接で気まずい思いをしないためにも丁寧にお詫びの言葉を述べ、是が非でも面接をしていただきたいという熱意をアピールしましょう。

正しいマナーで誠意を届けよう

面接の日程をこちらから変更するのは、相手の心象を悪くしてしまうリスクもある行為です。場合によっては、志望度が低いと判断されるケースもあります。

しかし、正しいマナーでしっかりお詫びの気持ちを伝えれば、心象を悪くするリスクを最小限にできるのです。正しいマナーを身に着け、企業にあなたの誠意を届けましょう。

都合がつかない場合①電話

電話による連絡方法は、迅速で熱意が伝わりやすいですが注意すべきことが多くあります。敬語などの言葉遣いは当然のマナーですが、最低限として「要件を言う前に自分の名を名乗る」、「時間帯に気を付ける」の2点を守りましょう。

企業側からして、電話をとって初めの言葉から要件を話されてしまうと、いきなり悪い印象を持たれてしまいます。まずは落ち着いて自分の名前を名乗りましょう。また、お昼時や就業時間外は担当者が不在の場合が多いため、避ける必要があります。

面接日が差し迫っている場合

お世話になっております。〇〇大学〇〇部〇〇学科の〇〇と申します。直前の連絡になって誠に申し訳ございません。〇〇日の面接ですが、学校の都合によりどうしてもお伺いすることができないため、日程の調整していただくことは可能でしょうか。

まずは自分の学校名や名前を名乗り、急な連絡となってしまったことに対しての謝罪をします。また、例文では「学校の都合」としていますが、後々ボロがでないために、極力うその理由を言うことは避け、素直に話したおいたほうがよいでしょう。

日程の調整が承諾された際にスムーズに日程を決められるように、事前に候補日をリストアップしておき、企業が別の日を指定してきてもすぐに答えられるように準備をしておくことも大切です。

メールで日程調整依頼をしたが人事から返信がない場合

お世話になっております。〇〇大学〇〇部〇〇学科の〇〇と申します。面接の機会を用意していただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、〇〇日の面接が学校の都合によりどうしてもお伺いすることができなくなってしまいました。日程を調整していただければと思い、〇月〇日の〇時頃にメールを送らせていただいたのですが、無事に届いていますでしょうか。

こちらも先に自分の名前等を名乗ってから要件を伝えます。メールの確認をしてもらう上で重要なのが、メールを送るに至った簡単な経緯と、いつ頃送ったのかを伝えることです。

社会人の、特に面接を行うような立場の人は日々多くのメールを読まなければならないため、メールが埋もれてしまうことも珍しくありません。スムーズに自分のメールを見つけてもらえるように心がけましょう。

都合がつかない場合②メール

メールによって相手に予期せぬ誤解を招いたり不快感を与えないために、マナーを守り、伝えたいポイントを押さえた文面を意識して作成しましょう。

社会人になると、ビジネスメールを送ることは日常茶飯事です。ビジネスメールのマナーは、普段の家族や友人とのやり取りとは全くことなりますので、今のうちから学んでおきましょう。以下に2パターンの例文を紹介します。

日時を指定されたが都合がつかない

件名は要件がはっきりわかるようにしましょう。内容に関しては、面接の日程を組んでいただいたことに対する感謝と変更をお願いすることへのお詫びの言葉から始め、何日に予定していた面接が、なぜ行けなくなったのかを伝えた後で、候補日を挙げます。

ビジネスメールでは、署名をつけるのが基本です。企業を相手にしているので、就職活動でも署名は使用しましょう。

他社の面接と重なり行けなくなったケース

面接に行けなくなった理由として、他社の面接と重なってしまったことを伝えてしまうと、「自社を優先しないんだな」と思われてしまう可能性があります。そのため、このような場合は理由を伏せた方が無難でしょう。

また、こちらの都合で面接の日程を調節しなければならない場合には、こちらから日程の候補を挙げなければなりません。基本的には3候補日程度挙げると企業側も都合がつけやすいです。

日程変更後の面接では再度お詫びとお礼をしよう

日程変更をした後の面接では、必ず日程変更になったお詫びと、変更してくれたことへのお礼をすることが大切です。お詫びとお礼がなければ、非常識な印象を与えてしまう可能性がありま。評価も下げられてしまうかもしれません。しっかりとお詫びをし、感謝の気持ちを伝えてから面接をスタートさせることで、丁寧な印象を与えることができますし、印象も良くなりやすいです。

少しでも高評価を獲得するためには、面接官からの印象を良くしておかなければなりません。お詫びとお礼の気持ちを伝えるのは大切なことです。しっかりと面接の日程を変更してもらうのは当たり前なことではなく、特別な措置ですので、変更してもらったことを感謝するようにしましょう。

面接日に都合がつかないと印象が悪いのか

就活中は複数の企業の選考や説明会、授業にアルバイトなども並行しておこなわなければなりませんし、面接日に都合がつかないことも多いです。ここで気になるのが、予定を調整してもらえるかはもちろん、面接日に都合がつかないことで企業から印象が悪くならないのかです。

面接日は企業が指定しているものですし、これに都合が合わないとなれば印象が悪くなるのではないかと考える人はたくさんいます。都合がつかないことで、実際に企業にどのような印象を与えるのかを知っておきましょう。

都合がつかないからといって不合格にはならない

まず覚えておきたいのが、面接日に都合がつかないからといって、それだけで不合格にはならないということです。就活生が忙しいことは企業でも把握していますし、せっかく決まった面接を日程が合わないだけで諦めてしまうのは企業にとってもいいことではありません。

企業としても少しでも優秀な人材を採用したいと考えていますし、面接に呼ぶまで評価した以上、何としてでも面接を実現させたいと考えています。面接予定日に都合がつかないのであれば、予定を変更すればいいだけのことですし、都合がつかないことでマイナスの印象になることはありません。都合がつかなくても企業に相談すれば予定を変更してくれることも多いので、諦めずに相談することが大切です。

企業によっては日程調整ができない場合も

面接の日程に都合がつかないからといって、それだけで不合格になるわけではありませんが、企業によっては日程調整ができない場合もあることは覚えておきましょう。就活中は企業も忙しいスケジュールで動き回っていますし、日程調整がしたくてもできないことは多いです。

企業としても面接を諦めたくない気持ちはあるものの、スケジュールが合わないために諦めなければならないこともあります。面接の日程変更は必ずしも可能なわけではありませんし、特別な措置であることは理解しておきましょう。すべての場合で日程変更が可能なわけではありませんので、変更をお願いするのは特別な事情がある場合のみです。可能な限り予定は合わせて、変更の申し出は最終手段として取っておくことが大切です。

都合がつかない場合のNG行動

どうしてもやむを得ない用事があり、企業の就職選考日に行けない場合は、できるだけ早く企業の採用担当者に連絡する必要があります。面接日ギリギリまで無理に調整を重ねて、結局直前になって、アポイントメントをキャンセルすることになるのは、相手に良い印象を与えません。

もし都合がつかない場合は、先ほど上で述べたことを参考にしてお詫びの連絡をしましょう。別の日程を設けてもらうように伝えるのがよいのかを注意深く考え、行動する必要があります。それでは次に、企業への断り方について、やってはいけない行動をいくつか紹介します。

無断欠席する

面接日に都合がつかない場合に最も避けたいのが、無断欠席です。面接を無断欠席すると担当者に多大な迷惑をかけてしまいます。面接を受けるのは自分1人ではないため、後ろにも多くの就活生が控えている場合があるのです。無断欠席した場合は、面接官に連絡の手間を取らせてしまう上に他の就活生にも影響がでます。

面接を無断欠席することにより信頼を一気になくしてしまい、もういちどチャンスが欲しいと思っても信頼を取り戻せる可能性は0に近いでしょう。また、マナー違反をした場合は学校に連絡がいくこともあります。各方面の信頼をなくさないためにも、無断欠席は避けて必ず連絡しましょう。

他社の選考を理由として伝える

就活生は、大多数が複数の企業の求人ににエントリーすることと思います。同時期に企業を掛け持ちして就活することは、よくあることです。その中で、企業から指定された面接日や試験日がバッティングしてしまうことがあります。

もしそうなった時には、希望順位の低い企業にお詫びの連絡をし、日程の調整をお願いすることになります。
企業へその連絡をする際、「他社と面接日が重なったため」などといった理由で日程調整をお願いするのは避けましょう。

実際にこの理由で選考日に行けなかったとしても、大学の行事やゼミの用事など、学生の本分を優先したい旨を表すような理由で断る方が、企業の担当者の心証を悪くしないで済みます。「この学生は当社を2番手扱いしている」と受け取られないように、うまく他の表現をしてお詫びするようにしましょう。

2回以上断る

企業の選考日にどうしても都合がつかなかった場合、1度の日程調整は担当者に大目に見てもらえますが、2度目以上の日程調整は採用担当者にマイナスのイメージを持たれてしまいます。仮に2回以上日程調整に応じてもらえたとしても、面接の際にはすでに本気度が低いと先入観を持たれる可能性があります。

自己PRや志望動機を熱意を持って述べても、行動が伴っていないとして関心を持ってもらえないかもしれません。選考に不利になりますので、本当に都合がつかなかったとしても、もう一方の要件を調整するなどして、1度調整してもらった日程には必ず出席するようにしましょう。

都合がつかない場合の断り方を知っておこう

就職活動をしていく上で、企業から提示された面接の日程などにどうしても都合が合わないことがあります。その場合、企業に日程の調整をお願いする必要がありますが、注意すべきことがあります。

企業に日程調整をお願いする場合、まずは早めに伝えるようにしましょう。日にちに余裕があればメールで、余裕がなければ電話でするのが一般的です。その際、お詫びの気持ちをしっかり伝えましょう。

大切なのは、状況に応じて適切な対応をとれるかどうかです。社会に出てからの電話応答やビジネスメールの練習にもなりますので、この機会に練習しておきましょう。

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