面接対策

面接辞退を電話伝える時のマナー|時間帯や担当者不在の対処も紹介

面接辞退は誠意をもっておこなうべき!

面接辞退の電話をする場合には誠意をもって行うことが大切です。面接を受けるためには履歴書を書き、書類選考に合格するなどのステップを踏まなければならず、面接にこぎつけるだけでも大変なものです。

しかし苦労して勝ち取った面接であっても、場合によっては辞退しなければならない場合もあります。他の選考と予定が重なる、他の企業から内定をもらい、その企業への就職を決めたなど辞退を考える理由はさまざまです。

どんな理由であっても面接に参加できない、あるいは参加の意思がないのであれば、辞退しなければならず、企業にその旨を連絡しなければなりません。面接を辞退することは失礼なことですので、さらに失礼を重ねないよう、誠意を持った対応を心がけましょう。

企業に電話をかける正しい時間帯

面接辞退の連絡を行うときは、電話をかける時間帯に注意しなければなりません。かける時間帯やタイミングによってはさらに失礼を重ねてしまう可能性がありますので、注意が必要です。

電話であればいつでも連絡できますが、電話をかけてもいい時間帯、マナー違反にならない時間帯があります。それらを知っておくことが失礼を重ねてしまわないポイントです。いつであれば電話をかけてもいいのか、その正しい時間帯を知って上手に面接辞退の連絡を行いましょう。

辞退することが決まった時点で電話する

面接辞退の連絡をするタイミングとしては、辞退することが分かった時点で直ぐに連絡をすることが大切です。面接辞退の連絡は勇気がいることであり、先延ばしにしてしまいがちですが、これはNGです。

連絡をするのがぎりぎりになってしまうと失礼にあたるだけではなく、企業に迷惑をかけてしまいます。企業は時間通りに面接を行う予定でスケジュールを組んでいますし、ぎりぎりに辞退の連絡がくると、予定が空いてしまい、無駄な時間をつくってしまいます。

早めに連絡をしておけば、空いた時間に他の学生の面接をいれるなど、スケジュールの変更が可能ですので、とにかく早く連絡をすることが大切です。企業に迷惑をかけないためにも、面接辞退が決まった時点ですぐに辞退の連絡をいれるようにしましょう。

企業の営業時間

面接辞退の連絡は決まればすぐに行うことが大切ですが、早ければどの時間帯に電話をしてもいいわけではありません。できるだけ早くが原則ではありますが、電話をかける時間は企業の営業時間内にしましょう。

営業時間外は担当者と連絡が取れない場合が多いですし、早朝、深夜などに電話をかけても誰にもつながりません。定時過ぎであればまだ残業などで担当者が残っている場合もありますが、確実ではありませんので、営業時間を待って連絡をする方が懸命です。

また営業時間内でも始業、終業の間近の時間はできるだけ避けるようにしましょう。これらの時間帯は忙しいことも多く、電話に出る暇がない場合も多いので、仕事が落ち着いている日中に連絡をするのがおすすめです。

面接辞退の連絡はメールでもOKか

面接辞退をメールで伝えることはマナー違反ではありません。電話は受けた相手の時間を奪うことになります。その点メールは相手の都合で確認できるので、電話より少ない時間で面接辞退の旨を伝えることができます。

ただ前日、当日の面接の辞退は必ず電話で伝えましょう。メールは便利なツールですが、あなたが送ったメールを採用担当者が必ず開いてくれる保証はありません。前日や当日の辞退の場合、伝え漏れが起きてしまえば、担当者が困ってしまいます。

前日や当日の辞退は、担当者の方を困らせないために、確実に連絡の取れる電話でしましょう。面接予定日の1週間や2週間前なら、メールでの連絡で問題ありません。

面接辞退の電話の仕方

面接辞退の電話をかけるタイミングを知れば、辞退の旨を伝える電話の仕方を確認していきましょう。適切な時間に連絡をすればそれだけでマナーとしてOKなわけではなく、どのように伝えるかも大切です。

伝え方次第ではさらに失礼になってしまう可能性もありますので、時間帯に気をつけるだけではなく、電話の仕方にも誠意を持たせる必要があります。誠意が伝わる電話の仕方を正しく理解して、企業に悪い印象を与えてしまわないようにしましょう。

最初に用件を述べて担当者に代わってもらう

電話番号を調べて企業に電話をかけると、ほとんどの場合は代表番号であり、事務の人などが電話を受けます。運よく担当者が電話に出ればいいですが、そうでない場合は『面接の件でお電話いたしました』と最初に用件を述べ、担当者に代わってもらうようにしましょう。

採用担当者ではない人に面接の話をしても意味はありませんし、面接の辞退など大切な話は絶対に担当者に直接伝えなければなりません。電話に出た人に辞退の旨を説明するのではなく、必ず担当者につないでもらうことが大切です。

またスムーズに電話をつなげるように、必ず最初に要件を伝えましょう。要件を言わないのは電話に出た人に失礼ですし、話をスムーズに進めるためにも最初に要件を伝えておく必要があります。

辞退したい旨をハッキリ伝える

要件を伝え、担当者に電話をつないでもらえれば、『諸事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました』など、ハッキリ述べることが大切です。面接辞退は言いづらいことではありますが、曖昧な言葉を使ってしまうと場合によっては辞退の旨が伝わらない危険性もあります。

面接を辞退する、選考を辞退するなど明確な言葉で伝えることが大切ですので、言葉を濁さずに伝えるようにしましょう。ハッキリと辞退の言葉を伝えたからといって失礼にあたることはありませんし、むしろ曖昧な言葉で混乱を招いてしまう方が失礼になってしまいます。

口ごもってしまう気持ちも分かりますが、臆さずにハッキリとした言葉を使って面接辞退の旨を伝えるようにしましょう。

謝罪の言葉を必ず述べる

面接を辞退する旨をハッキリと伝えれば、それと併せて謝罪の言葉を必ず述べるようにしましょう。面接を辞退する理由はさまざまですし、場合によっては体調不良や家の都合など仕方のない理由で辞退しなければならないこともあります。

しかしどんな理由があれ、面接に行けないことに対して誠心誠意謝罪をすることが大切です。理由は何であれ面接を辞退することに変わりはなく、面接を辞退することはそれまで評価してくれた企業を裏切ることです。

面接を行うために時間を割くなどの手間もかけてくれた企業を裏切る行為であることは確かですので、しっかりと謝罪をし、誠意を示しましょう。これまで評価してくれたお礼とそれを裏切ることになってしまった謝罪をすることが大切です。

担当者不在の場合の対応とは

面接辞退の電話は必ず担当者に取り次いでもらい、直接辞退の連絡をすることが大切ですが、場合によっては担当者につながらない場合もあります。どうしても直接連絡がつかない場合は伝言をして、担当者にメールで連絡しましょう。

連絡がつかないからといって、伝言を残すだけはNGです。伝言だけで辞退の連絡を済ませるのは失礼ですし、面接辞退の旨が正しく伝わらない可能性もあります。より確実に辞退の旨を伝えるためにも、担当者にメールを送り、メールで辞退の旨を伝え、伝言を残していることも伝えておきましょう。

伝言を残したと伝えることで電話で連絡をしたことが伝わり、緊急でやむなくメールでの連絡にとったことが伝わるので、より丁寧さをアピールすることができます。

面接辞退の電話の例文

お世話になっております。
私○○大学、文学部に所属している○○(名前)と申します。
本日は面接の件でお電話いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますか?

大変お待たせいたしました、〇〇です。

お世話になっております。
○○大学文学部の○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか?

はい、大丈夫ですよ。

〇月〇日の○時に面接を予定しておりましたが、
諸事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
面接の案内を頂き、本当にありがとうございました。
せっかくお時間を作って頂いたにも関わらず、
辞退することになってしまい大変申し訳ございません。

大変残念ですが承知いたしました。
就職活動、頑張ってくださいね。

面接辞退の電話はとにかく丁寧に行うことが大切です。担当者に辞退を伝えるときだけではなく、取り次ぎをしてもらう段階から丁寧な対応を心がけましょう。担当者につながれば、もう一度自己紹介をし、挨拶をして時間は大丈夫かを確認します。

相手からOKが出てから本題を伝えていきましょう。面接辞退の旨は正確に伝えることが大切ですので、予定していた面接の日時を詳細まで伝える必要があります。日時を伝え、辞退する理由、これまでの選考の感謝と謝罪の気持ちを伝えていきましょう。

正しく面接辞退の電話連絡をしよう

就活をしていれば他の企業の選考と予定が重なったり、他の企業の内定が決まるなど面接を辞退しなければならないこともあります。面接を辞退した企業の選考を再度受け直すことはできません。

本当に辞退をしても後悔しないかを確認しておきましょう。面接を辞退すればその企業とは関りがなくなるからと、横柄な態度で連絡をするのはNGです。就活中はその企業と直接関わることはありませんが、就職後に辞退した企業と一緒に仕事をする可能性もあります。

誰とどこでつながるか分かりませんので、丁寧に誠意をもって対応することが大切です。面接辞退の連絡は勇気がいりますが、誠意を示すためにも直接電話で行い、失礼のないよう辞退の旨を伝えていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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