面接対策
【面接辞退を電話伝える時のマナー】時間帯や担当者不在の対処も紹介
- 32295 views
目次
面接辞退は誠意をもっておこなうべき
面接辞退の電話をする場合には誠意をもっておこなうことが大切です。面接を受けるためには履歴書を書き、書類選考に合格するなどのステップを踏まなければならず、面接にこぎつけるだけでも大変なものです。
しかし苦労して勝ち取った面接であっても、場合によっては辞退しなければならない場合もあります。他の選考と予定が重なる、他の企業から内定をもらい、その企業への就職を決めたなど辞退を考える理由はさまざまです。
どんな理由であっても面接に参加できない、あるいは参加の意思がないのであれば、辞退しなければならず、企業にその旨を連絡しなければなりません。面接を辞退することは失礼なことですので、さらに失礼を重ねないよう、誠意を持った対応を心がけましょう。
【39点以下は要注意】あなたのマナー力は何点？
「めんどくさいな」と思われがちな就活マナーですが、いざという時にできないとそれが原因で選考に落ちてしまう可能性があります。
そこで「マナー力診断」を活用しましょう。数分で終わる就活マナーの問題に答えるだけで、あなたの就活マナー力と改善点を把握することができます。
またメール例文や電話での模範回答例などもついているので、そのまま就活に役立てることができます。
今すぐ診断して、自信を持って就活に臨みましょう
面接を辞退する際のマナー
面接を辞退する場合は企業への連絡は必須であり、この際にはマナーを守らなければなりません。マナーを守らずに辞退したいと伝えてしまうと、企業からの印象が悪くなってしまいます。
その企業に就職しないからといって、悪印象を残してよいわけではなく、通っている大学の印象が悪くなり、後輩に迷惑をかけてしまう可能性もあります。面接辞退の連絡で悪い印象を残さないためにも、どのような点に注意するべきなのかを知っておきましょう。
就活には数多くの気を付けるべきマナーがあります。以下の記事では就活のマナーを解説しているので、併せて確認してみてください。
辞退を決めたらすぐに連絡する
面接辞退の連絡をするタイミングとしては、辞退することが分かった時点で直ぐに連絡をすることが大切です。面接辞退の連絡は勇気がいることであり、先延ばしにしてしまいがちですがこれはNGです。
連絡をするのがぎりぎりになってしまうと失礼にあたるだけではなく、企業に迷惑をかけてしまいます。企業は時間通りに面接をおこなう予定でスケジュールを組んでいますし、ぎりぎりに辞退の連絡がくると、予定が空いてしまい、無駄な時間をつくってしまいます。
早めに連絡をしておけば、空いた時間に他の学生の面接をいれるなど、スケジュールの変更が可能ですので、とにかく早く連絡をすることが大切です。企業に迷惑をかけないためにも、面接辞退が決まった時点ですぐに辞退の連絡をいれるようにしましょう。
面接を無断欠席するのはNG
そもそも面接を辞退するからといって、当日無断で欠席することは絶対にNGです。無断欠席をすると評価は最低になり、自分だけではなく大学の印象まで悪くしてしまいかねません。
また企業は面接のためにさまざまな準備をしており、それをすべて無下にすることになります。採用活動中は企業も忙しく、時間をどうにか捻出して面接をおこなっていることも少なくありません。つまり面接を辞退することは企業に大きく迷惑が掛かります。
無断欠席はさまざまな人に迷惑をかけてしまうため、絶対にしてはなりません。辞退する場合は必ず事前に連絡をするようにし、無断欠席だけはしないようにしましょう。
面接直前の場合は電話での連絡がよい
もしも面接直前で辞退する意思が固まった場合は、メールではなく電話で直接採用担当者に伝えることが大切です。メールでも辞退の連絡はできますが、面接時間までに採用担当者が確認してくれるという保証はありません。
メールで連絡したが担当者がチェックしていない場合は、無断欠席と同じ扱いになってしまうためこの点には注意しましょう。そもそも面接日は他の学生の面接もおこなっていることが多く、採用担当者は面接だけにかかりきりということも少なくありません。
そのためメールを確認している余裕はないため、電話のほうが確実に伝えられるでしょう。電話で連絡する場合も開始のぎりぎりではなく、できるだけ時間に余裕を持って連絡するほうが良いでしょう。面接直前の場合は電話にて連絡しましょう。
電話を掛ける時間帯は企業の営業時間
面接辞退の連絡をおこなうときは、電話をかける時間帯に注意しなければなりません。かける時間帯やタイミングによってはさらに失礼を重ねてしまう可能性がありますので、注意が必要です。
できるだけ早くが原則ではありますが、電話をかける時間は企業の営業時間内にしましょう。営業時間外は担当者と連絡が取れない場合が多いですし、早朝、深夜などに電話をかけても誰にもつながりません。定時過ぎであればまだ残業などで担当者が残っている場合もありますが、確実ではありませんので、営業時間を待って連絡をする方が懸命です。
また営業時間内でも始業、終業の間近の時間はできるだけ避けるようにしましょう。これらの時間帯は忙しいことも多く、電話に出る暇がない場合も多いので、仕事が落ち着いている日中に連絡をするのがおすすめです。
面接の辞退以外にも面接の日程調整など、企業に電話をすることは多いです。そのため以下の記事では企業に電話する際のマナーや掛け方を解説しています。是非参考にしてみてください。
場合によってはメールでの連絡もOK
面接辞退の電話は必ず担当者に取り次いでもらい、直接辞退の連絡をすることが大切ですが、場合によっては担当者につながらない場合もあります。どうしても直接連絡がつかない場合は伝言をして、担当者にメールで連絡しましょう。
連絡がつかないからといって、伝言を残すだけはNGです。伝言だけで辞退の連絡を済ませるのは失礼ですし、面接辞退の旨が正しく伝わらない可能性もあります。より確実に辞退の旨を伝えるためにも、担当者にメールを送り、メールで辞退の旨を伝え、伝言を残していることも伝えておきましょう。
伝言を残したと伝えることで電話で連絡をしたことがわかります。そして緊急でやむなくメールにて連絡した旨を担当者に伝えることができます。どうしても直接連絡がつかない場合は伝言をして、担当者にメールで連絡しましょう。
以下の記事では面接を辞退する際のメールマナーや例文を解説しています。併せて確認するとよいでしょう。
面接辞退の電話の仕方
面接辞退の電話をかけるタイミングを知れば、辞退の旨を伝える電話の仕方を確認していきましょう。適切な時間に連絡をすればそれだけでマナーとしてOKなわけではなく、どのように伝えるかも大切です。
伝え方次第ではさらに失礼になってしまう可能性もありますので、時間帯に気をつけるだけではなく、電話の仕方にも誠意を持たせる必要があります。誠意が伝わる電話の仕方を正しく理解して、企業に悪い印象を与えてしまわないようにしましょう。
最初に用件を述べて担当者に代わってもらう
電話番号を調べて企業に電話をかけると、ほとんどの場合は代表番号であり、事務の人などが電話を受けます。運よく担当者が電話に出ればいいですが、そうでない場合は『面接の件でお電話いたしました』と最初に用件を述べ、担当者に代わってもらうようにしましょう。
採用担当者ではない人に面接の話をしても意味はありませんし、面接の辞退など大切な話は絶対に担当者に直接伝えなければなりません。電話に出た人に辞退の旨を説明するのではなく、必ず担当者につないでもらうことが大切です。
またスムーズに電話をつなげるように、必ず最初に要件を伝えましょう。要件を言わないのは電話に出た人に失礼ですし、話をスムーズに進めるためにも最初に要件を伝えておく必要があります。
辞退したい旨をハッキリ伝える
要件を伝え、担当者に電話をつないでもらえれば『諸事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました』などハッキリ辞退したい旨を伝えることが大切です。面接辞退は言いづらいことではありますが、曖昧な言葉を使ってしまうと場合によっては辞退の旨が伝わらない危険性もあります。
面接を辞退する、選考を辞退するなど明確な言葉で伝えることが大切ですので、言葉を濁さずに伝えるようにしましょう。ハッキリと辞退の言葉を伝えたからといって失礼にあたることはありませんし、むしろ曖昧な言葉で混乱を招いてしまう方が失礼になってしまいます。
口ごもってしまう気持ちも分かりますが、臆さずにハッキリとした言葉を使って面接辞退の旨を伝えるようにしましょう。
謝罪の言葉を必ず述べる
面接を辞退する旨をハッキリと伝えれば、それと併せて謝罪の言葉を必ず述べるようにしましょう。面接を辞退する理由はさまざまですし、場合によっては体調不良や家の都合など仕方のない理由で辞退しなければならないこともあります。
しかしどんな理由があれ、面接に行けないことに対して誠心誠意謝罪をすることが大切です。理由は何であれ面接を辞退することに変わりないからです。
企業は面接をおこなうために時間を割くなどの準備をしています。しっかりと謝罪をし、誠意を示しましょう。これまで評価してくれたお礼と辞退することになってしまった謝罪をすることが大切です。
面接力診断を試してください。
面接力診断はもう試しましたでしょうか？就活では、面接での印象が大きなポイントとなります。自信がないまま本番を迎えてしまうと、理由がわからないまま選考に落とされてしまいます。。
少しでも不安な人は、「面接力診断」を活用してみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、今すべき面接対策を把握することができます。
今すぐ面接力を測定して、面接本番で失敗する確率をグッと下げましょう。
面接辞退の電話の例文
お世話になっております。
私○○大学、文学部に所属している○○（名前）と申します。
本日は面接の件でお電話いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますか？
大変お待たせいたしました、〇〇です。
お世話になっております。
○○大学文学部の○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
はい、大丈夫ですよ。
〇月〇日の○時に面接を予定しておりましたが、
諸事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
面接の案内を頂き、本当にありがとうございました。
せっかくお時間を作って頂いたにも関わらず、
辞退することになってしまい大変申し訳ございません。
大変残念ですが承知いたしました。
就職活動、頑張ってくださいね。
面接辞退の電話はとにかく丁寧におこなうことが大切です。担当者に辞退を伝えるときだけではなく、取り次ぎをしてもらう段階から丁寧な対応を心がけましょう。担当者につながれば、もう一度自己紹介をし、挨拶をして時間は大丈夫かを確認します。
相手からの返答があったら、本題を伝えていきましょう。面接辞退の旨は正確に伝えることが大切ですので、予定していた面接の日時を詳細まで伝える必要があります。日時を伝え、辞退する理由、これまでの選考の感謝と謝罪の気持ちを伝えていきましょう。
<!--%%%cameleon2%%%-->
【39点以下は危険度MAX】
本番前に、面接偏差値を診断しておこう
今年はweb面接を行う企業も増えていますが、自分の弱点を把握し適切に対策しなければ、どんな形式であれ面接を突破することはできません。
そこで活用したいのが、面接偏差値診断ツールの、「面接力診断」です。
24の質問に答えるだけで、自分の強みと弱みをグラフで見える化できます。
ぜひ活用して自分の弱点を効率的に対策し、志望企業の面接を突破しましょう。
一度辞退すると再度選考は受けられないため注意
面接は一度辞退すると、その企業の選考は今後受けられなくなる可能性が高いです。企業によっては、年間で数度選考を実施することもありますが、募集要項で過去にエントリーした人は、受け付けていないと定められていることが多いです。
つまり一度エントリーして選考まで進んでいるという時点で、その企業の別の選考自体が受けられないということもあるでしょう。またエントリー自体はできても一度辞退しているということで、採用担当者からの評価は低くなり書類選考で落とされることも少なくありません。
企業がよほど人材に困っていたり、選考での評価が非常に高かったりする場合を除いては、基本的には辞退した企業への再挑戦はできないものと考えましょう。
正しく面接辞退の電話連絡をしよう
就活をしていれば他の企業の選考と予定が重なったり、他の企業の内定が決まるなど面接を辞退しなければならないこともあります。面接を辞退した企業の選考を再度受け直すことはできません。
本当に辞退をしても後悔しないかを確認しておきましょう。面接を辞退すればその企業とは関りがなくなるからと、横柄な態度で連絡をするのはNGです。就活中はその企業と直接関わることはありませんが、就職後に辞退した企業と一緒に仕事をする可能性もあります。
誰とどこでつながるか分かりませんので、丁寧に誠意をもって対応することが大切です。面接辞退の連絡は勇気がいりますが、誠意を示すためにも直接電話で行い、失礼のないよう辞退の旨を伝えていきましょう。