【お礼メールへの返信】就活で迷いがちな場面をポイントと例文で解説

お礼メールは早めに送り返信不要と記載する

就職活動中は、面接や説明会、OB・OG訪問等でお世話になった人にお礼メールを送ることがあります。もしお礼メールを送るのであれば、当日もしくは翌日の午前中に送り、忙しい相手への気遣いとして「返信は不要である」旨を入れましょう。面接や説明会で話すような人は毎日たくさんの人と顔を合わせているため、あまり時間が経ってしまうと印象が薄れてしまっている可能性があります。

本記事では、お礼メールを送った際の、「お礼メールへの返信に対して返信する必要があるか」、「その際にはどのような注意点があるか」に焦点を絞り、例文を交えて解説しますので参考にしてください。

お礼メールを作成するときの3つのポイント

企業に対してお礼メールを送りたいと考えたときに、「どのようなお礼メールを送ればいいの？」と悩む就活生は多いです。お礼メールは採用担当者に送るメールなので、ビジネスマナーを守り、相手に失礼のないメールを送る必要があります。

ビジネスマナーが守られていないメールは、相手が読みにくいだけでなく、相手が不快に感じてしまう場合もあります。お礼メールを作成するときのポイントを押さえて、失礼のないメールを送りましょう。

独自性のある内容を盛り込む

お礼メールを作成するときは、自分だけが送れるような独自性のある内容を盛り込むことが大切です。採用担当者には、社内や取引先から毎日多くのメールが送られてきます。それに加えて、就職活動の時期になると就活生からのお礼メールも多く送られます。

採用担当者は多くのメールをチェックしなければならないため、お礼メールの内容をネットで探してそのまま送っても、採用担当者の印象に残りません。独自性とは、説明会や面接で印象に残ったことや、説明会や面接を経験することで企業に対するイメージがどのように変化したかといった、自分が感じたことを盛り込むことが大切です。

お礼メールの内容には、採用担当者の印象に少しでも残るように、独自性のある内容を盛り込みましょう。

署名を必ず記載する

メールのビジネスマナーとして、メールの最後に署名を記載しましょう。メールの署名とは、メールを送った人の情報のことです。

署名には、大学名と名前、メールアドレス、住所、電話番号を記載します。署名を記載することで、メールを受け取った相手が、誰から送られたメールなのかを判断できます。署名がなければ誰からのメールか分からないため、どんなに内容が良くても意味がありません。署名は忘れがちなので、メールを送る前にチェックするようにしましょう。

誰宛なのか明確に記載しておく

お礼メールを作成するときは、メールの最初に誰宛のメールなのかを明確に記載しましょう。誰宛なのか記載されていないまま送ると、受け取った相手が、自分宛なのかどうかが判断できません。宛名は「株式会社○○　○○部　○○　○○様」と記載します。

宛名を記載する際の注意点として、株式会社を(株)と省略しないようにしましょう。メールを送る相手の名前が分かっている場合は名前を記載すればいいのですが、分からない場合は、「株式会社○○　○○部　採用ご担当者様」と記載します。宛名を記載する際には、相手の名前を間違えないようにしましょう。

お礼メールの例文

会社説明会のお礼メールの例文です。件名は、一目で誰からのどのようなメールなのかが分かるように、メールの内容と自分の名前を記載します。本文は、前にお話ししたお礼メールの3つのポイントを押さえながら作成しましょう。

特に独自性の部分については、自分がどのように感じたかということが大切なので、自分の気持ちを素直に表現しましょう。採用担当者は多忙なので、送信したお礼メールに返信しなくてもよいという旨を記載します。

あくまでも例文なので、例文をベースに自分の気持ちを盛り込んだお礼メールを作成することが大切です。

返信不要としていても返信がくることがある

お礼メールに「返信は不要である」旨を入れたとしても、「送ってくれてありがとう」、「無事メールが届きましたのでちゃんと読みましたよ」と返信をしてくれる企業があります。読んでもらえたと安心する一方で、どこまで返信すればよいのかわからず困惑してしまう学生が非常に多いです。

企業とメールのやり取りをする際に気を付けるポイントとして、極力自分が送ったメールでやり取りを終わらせるようにしましょう。また、今回の場合は自分からメールを送ったわけですから、なおさら相手の送ったメールで終わらせてはいけません。

お礼メールの返信の返信をするべき理由

メールというものは、極端にいうと「受信した人の時間を奪って」読んでもらっているものです。特に、面接や説明会をおこなう採用担当者のような人は、日々何十、何百というメールを受信しています。メールを読み、タスクの切り分けをおこなうだけでも時間をとられてしまうような状態です。

そのような人にメールを読んでいただき、「返信不要」のメールにわざわざ返信してくれたというのは、紛れもない誠意によるものです。目上の人が誠意を見せてくれていることに対して、誠意をみせないというのは失礼にあたる可能性がありますので、お礼メールの返信には、返信をしましょう。

お礼メールの返信に返信する時のポイント

最初に送られたメールと返信で送られたメールのどちらかで評価が上がるとしたら、返信で送られたメールで評価が上がる可能性が高いといえます。自分から送るメールはテンプレートから大きくはずしていなければ誰でも似たような文面を作成できますが、返信メールにはある程度柔軟な対応を求められるからです。

せっかく送った返信メールで評価を落とすのは不本意ですし、せっかくなら少しでも印象を上げましょう。基本的には、「返信メール」でも「返信の返信メール」でも気を付けるポイントは変わりませんが、以下に気を付けるポイントを3点説明します。

お礼のメール同様にできるだけ早く返す

これはどの状況にも関わらずいえることですが、メールの返信は早ければ早い方がいいです。電話や直接会って話すのと違い、メールは送ってから返ってくるまで時間がかかってしまいます。この間に長い時間が経ってしまう程メールの内容を忘れてしまい、前のメールを読み返すなどして思い出す作業が必要となる可能性があります。

相手の時間を無駄にしないためにも、メールの返信はできるだけ早く返すように心がけましょう。また、メールがくると想定できる場合には、外出先でもスマートフォンやタブレット端末などでいつでも返信ができる状態にしておくことが好ましいです。

件名と本文共に書き換えない

同じ用事や案件の返信の場合には、件名と本文を変えないことは絶対に守らなければならないビジネスマナーです。読む側からして、件名が変わってしまっていると違う内容のメールなのかと勘違いさせてしまいますし、後で検索をかけた際にも非常にみつけづらくなります。

また、返信時の引用された本文を書き換えたり、消したりした場合にも、どのような内容の話をしていたか思い出すのに無駄な時間を使わせてしまいます。返信メールを送る際には、「Re:」をつけ、件名と本文を書き換えないようにしましょう。

相手の立場に立って、無駄な時間を使わせないことを念頭に置いて考えることが大切です。

本文は短く簡潔にする

上記2点にも共通することですが、重要なのは「無駄な時間を使わせない」ということです。だらだらと長く、何を伝えたいのかわからないような文面では、読み手の印象を下げてしまいますし、無駄な時間を使わせてしまいます。

ビジネスメールは1往復半で終わらせると効率がよいといいますが、返信の返信は「半」の部分にあたります。すでに要件が済んだ内容への反応を示すような、短く簡潔なものにしましょう。また、そのためには1回目のメールで伝えたい内容を上手に伝えなけばならいということを忘れてはいけません。

返信に対して返信する時の例文

以下に、企業やOG・OB訪問の際の担当の方からの返信に対して返信をする時の例文を紹介します。字数が長くなりみづらくなるため、返信時の引用文は記載していませんが、実際に返信する際には必ず引用返信にして本文を残してください。

もし最初のメールに署名をつけていなかった場合には、返信の返信の際にわざわざつけると不自然にみえてしまうかもしれないため控えてもよいでしょう。しかし、署名をつけるのはビジネスマナーですので、今後のためにも早めに作っておきましょう。

例文①

会社説明会後のお礼メールに対する返信の返信を想定した例文です。件名は「Re:」がついただけで変更はせず、省略していますが引用文もそのまま残しましょう。

本文に関しては、まず返事をしていただいたことに関する感謝を述べ、一言付け加えるだけといった簡潔な内容で十分です。例文では会社説明会のシーズンなので、まだ選考が開始されていない想定での一言ですが、時期や企業からの返信内容に合わせて付け加える一言は適宜変えましょう。

結びの言葉は特に決まりはないですので、「今後ともよろしくお願いします」といった当たり障りのない言葉で問題ありません。

例文②

OB・OG訪問後のお礼メールに対する返信の返信の例文です。一言以外は例文①とほとんど変わらず、学校や社会人の先輩としてアドバイスしてくださったことに対して、結果を報告する旨を伝えています。このように、全体的な内容はシチュエーションによって大きく変わることはありませんので、ポイントを押さえて作成しましょう。

なお署名に関してですが、返信も毎回署名が書いてあるとそれだけで非常に長いメールになってしまいます。2，3回のやり取りであればあまり気にならないかもしれませんが、もし見栄えが悪くなりそうな場合には、「引用文の署名部分だけ消す」、「返信用の署名を用意する」などして工夫しましょう。小さな気遣いが、相手の心を打つ可能性があります。

お礼メールの返信が来た時は迷わずすぐに返信しよう

お礼メールに「返信不要」と入れて送っても、返信がくることがあります。その際には、相手が誠意を持って対応してくれている証拠ですので、迷わずすぐに返信しましょう。目上の方への返信の返信を送るという行動は、学生生活ではあまり馴染みがないかもしれません。

しかし社会人になったとき、ビジネスメールは1往復半で終わらせるのが理想です。そのためには、自分の考えを1通目のメールからうまく伝えなければなりません。返信の返信の内容は簡潔なものに抑えればよく、基本的なビジネスマナーは1通目も2通目も変わりません。まずは1通目のお礼メールをしっかり考えて送りましょう。

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