【内定後のメールの書き方】社会人としての返信マナーと例文

内定後にはお礼メールを送ろう

採用試験を受けた企業から待ちに待った内定を受けることができた就活生には、次にしなければならないことがあります。それは内定を出して頂いた企業の人事担当者に対するお礼メールを送るということです。お礼状は出さなくてもよいという人もいますが、出しておいて損はありません。内定を頂けたことに対する嬉しさや感動を素直に書いて送れば、企業の担当者も決して悪い気持ちにはなりません。

むしろ内定後のお礼メールは、担当者に好印象を与えるよい機会ということができます。また、お礼状メールをビジネスメールとして捉えることもできますから、これもビジネスマナーのよい訓練となるでしょう。この記事では、そんな内定後のお礼状メールの作成の仕方を解説します。

内定後にお礼メールを送る際の注意点

お礼状メールはビジネスメールでもありますから、送る際には注意すべき点があります。ただやみくもに内定を受けた嬉しさを書いて送りつければよいというものではありません。ビジネスマナーという視点からお礼メールを捉え、送付するタイミング、記載すべき事項、その文章のテイストなどを知ったうえで、好印象を得ることのできるお礼メールを送りましょう。ここからは内定後のお礼メールで、どのようなことに気をつければよいのかという点を見ていきます。

返信は時間を空けない

内定後のお礼メールは、内定通知を受け取ったら時間を空けず、すぐに返信することが大切です。就活生にとっては踊り上がるほどの吉報であるわけですから、面倒がらずに素早い対応をするに越したことはありません。内定を受けたということでホッとした気持ちになり、ついお礼を後回しにしてしまうということもあるでしょう。

しかし、内定という最良の評価を頂いたにもかかわらず、適確な対応ができないということではせっかくの評価が下がってしまうことにもなりかねません。お礼状をメールを送るタイミングは、できることなら内定通知を受け取った当日、遅くても翌日には必ず送るようにしましょう。タイミングを逃さないためにも、緊張感を持って毎日メールチェックをすることが必要です。

挨拶文を入れる

メールには挨拶文を必ず入れましょう。挨拶文は、お礼状などをメールで送る際の基本的なマナーとなります。文頭に挨拶文を入れ、その後の本文へと繋げるのが基本的な文章の流れです。突然本文からはじまる文章では、相手への礼を欠いた文章となってしまいます。

挨拶文の文面は「おはようございます」または「お世話になります」などの決まり文句ではありますが、挨拶をするということが大切なのです。季節の候などを入れる場合もありますが、改まり過ぎても就活生にふさわしくないかもしれませんので、簡潔な文面でかまいません。このような挨拶を入れることで、その後の文章に続くリズムができ、起承転結を持った読みやすい流れをつくることができます。

署名をつける

挨拶文の後に本文を続け、内定を受けたことへのお礼と所感を述べますが、本文が終わったら最後に署名を加えます。署名は、お礼メールの送信者が誰なのかを担当者に明確に伝えるために必要です。署名の項目としては、大学および学部名、本人の名前、それに加えてメールアドレスや携帯電話番号などの連絡先も入れるようにします。

これは、今後企業の担当者と入社までのやり取りをメールや電話で行う際の重要な情報となります。就活生自身も、内定後のスケジュールなどの連絡に対応できる準備をしておくことが必要でしょう。この署名は、テンプレートとして作成しておくと便利です。今後の担当者とのメールやり取りで、その都度テンプレートを添付して使用することができます。

内定後にお礼メールを送る際のポイント

内定を頂いたことに対するお礼メールを送る際には、受け取る側の人事担当者の立場に立った文章を作成するためのポイントがあります。なによりも失礼にならないようなメールをすることが第一の心得ですが、そのようなお礼メールを送るために気をつけなくてはならないポイントがあります。

ビジネスとしてのメールを送るときには必ず守るべき基本的なマナーでもありますので、そのポイントを理解してお礼メールを送るようにしましょう。

要件は簡潔に

お礼状は、相手に感謝の気持ちを伝える大切なメディアです。内定を受け取ったことの嬉しさを、明確に伝えることが重要です。お礼状を受け取る人事担当者は、毎日の業務のなかで忙しく働いている方ですから要件は簡潔に伝えるようにしましょう。お礼の言葉であるとしても、長くだらだらとした文章では、何をいいたいのかわからず、担当者が不快に感じ、最後まで目を通してもらえないということもあります。

ビジネスメールの鉄則は、相手に的確に送信者の意図を伝えることです。そのための方法が簡潔な文章です。もちろん文章の流れは重要で、箇条書き的に要件を書き連ねるものではありません。いま作成しなければならないのは、お礼状であるということは忘れないようにしてください。

件名は要点のみ

メールのタイトルである件名は担当者が一目見て、その内容を把握できることを意識して付けることが重要です。企業の担当者のもとには、毎日たくさんのメールが送られてきます。その中から重要なメールをチェックするためには、件名で判断することとなります。内定を通知したことに対するお礼状であることが件名だけで判断できれば、担当者の手間も省くことができます。

わかりやすさのみを意識した件名を付けるようにしましょう。内定を出していただけたことへのお礼ですから、「内定の御礼」や「採用内定の御礼」などの簡潔なものが望ましいといえます。あるいは「内定を頂き誠にありがとうございます」と、多少長いですが気持ちをダイレクトに伝える件名でもかまいません。

気遣いのある文面

先ほども記載しましたが、メールを受け取る人事担当者は、業務の合間に時間を割いて就活生からのお礼状を目にしています。そのことへの感謝の気持ちも大事です。文面では、できる限りの誠意が伝わる丁寧な文体を心がけるようにしましょう。相手の気持ちに立った言葉遣いで文章を構成していくことが必要となります。

嬉しい気持ちを前面に押し出していくだけでなく感謝の気持ちを端的に、そして素直に表現していく文章を心がけて下さい。それが相手に対する気遣いとなります。内定を受けたことへの喜びを率直にまた簡潔に表現することで、企業の担当者の共感を得ることができます。

内定後のお礼メールの例文

簡潔な件名で内容を明確にし、また送り先の企業の担当者の部署と名前を明確にしておくことは大切です。また挨拶文の後に送付者である就活生の名前を記しておくと、誰から送られてきたメールなのかがいち早くわかり担当者を混乱させません。

感謝の気持ちは、率直に述べると内定を受けられたことの感動を伝えることができます。入社後への意欲も書き込み、積極性をアピールすると好感度も得られるでしょう。最後の署名では、いつでも必ず連絡の取れる情報を記載しておくことが必要です。

内定者研修会の案内メールへの返信

内定後は就職までの間に、研修会がおこなわれることもあります。企業によって実施の有無は違い、強制参加ではないとすることも多いです。しかし、実際には暗黙の了解で参加が必須とされている場合が多く、よほどの事情がない限り参加したほうがよいでしょう。

内定研修会の案内はメールで届くことも多いため、どのように返信すべきか細部のポイントまで知っておく必要があります。

Re:を消さずに返信する

ビジネスメールでは用件が分かるように件名を設定しますが、返信メールの場合は件名は変えず、そのまま使用します。また、返信を表す「Re:」も、つけたままにすることが大切です。件名をそのままにし、「Re:」をつけて返信することで、企業も内定研修会の案内に対する返事だということがすぐに分かります。

件名を変えたり、「Re:」を消したりすると、何に対するメールのなのかが分かりづらくなり、連絡ミスに繋がる可能性もあるため注意しましょう。また、返信が何度か続く場合も、「Re:」はつけたままにして構いません。

やり取りが続いてあまりにも「Re:」が増えたなら適宜削除しても構いませんが、必ずひとつは残し、返信メールであることが分かるようにしておきましょう。

内定者研修会の案内メールへの返信例文

返信メールでは件名はそのままで、「Re:」もつけたままにします。宛名を記し、まずは研修会への案内についてお礼を述べましょう。その上で当日への意気込みを述べ、参加の意思を伝えることが大切です。

基本的にはこれだけで十分ですが、研修会について不安や疑問がある場合は、メールで質問してもよいでしょう。質問をする場合も基本は同じで、案内への感謝を伝えてから、疑問に思っていることを提示します。

内定式の案内メールへの返信

全ての企業が実施するわけではありませんが、内定者を対象に式典を実施する企業は多いです。内定式の案内はメールで届くこともあり、返信メールで出席状況を伝えます。内定式も研修会と同様にできるだけ参加したほうがよいですが、やむを得ない事情がある場合は欠席も可能です。

内定式を欠席しても、内定が取り消しになるわけではありません。参加と不参加、両方の場合で返信メールにはどのような違いが出るのか、細部まで理解を深めておきましょう。

参加・欠席・保留のいずれの場合も返信する

企業から内定式の案内メールが届いたなら、出席状況に関係なく返信しなければなりません。欠席の場合はもちろん、参加の場合も返信は必須です。返信をしていないと、不参加と思われ評価を下げられることがあります。

また、参加できるかどうかスケジュールが詳しく分からない場合は、後日意思表示をすると伝える保留という選択肢もあります。出席と欠席、保留いずれの場合でも連絡は必要であり、案内が届いたなら素早いレスポンスが必要なことは覚えておきましょう。

どの場合でも連絡をしないのは企業に失礼なだけではなく、迷惑もかけてしまいます。出席状況によって企業側の準備も違ってくるため、迷惑をかけないためにも、必ず返事はしておきましょう。

内定式の案内メールへの返信例文：出席

出席する場合は、「出席します」と明言しなくても、「お会いできることを～」のように伝えると出席の意思を表示できます。直接的に伝えるよりもスマートなため、社会人らしい言い回しを工夫するとよいでしょう。

また、当日の意気込みや式への参加を楽しみにしていることを伝えると、より好印象を与えることができます。少しでも印象のよい返信にするためにも、参加への意欲を伝えておくとよいでしょう。

内定式の案内メールへの返信例文：欠席

欠席する場合は、なぜなのか理由を必ず伝えましょう。理由なしでの欠席はNGであり、よほどの事情がない限り、内定式を優先して出席することが大切です。欠席への謝罪の気持ちとともに、今後会合の機会があればぜひ参加したいなど、前向きな気持ちを示しておくとよいでしょう。

内定式の案内メールへの返信例文：保留

保留する場合は事情を説明し、いつまでに返事をするか伝えておくことが大切です。明確な日付が分からない場合は○日程度とし、予定が分かり次第素早く連絡するようにしましょう。

内定後にお礼メールを送って好印象を得よう

内定後のお礼メールも、れっきとしたビジネスメールです。内定通知を受け取ったら、素早い対応でお礼メールを送信します。またわかりやすい端的な件名で、担当者が目にしてすぐに内容を把握できるものとします。さらに内容も簡潔で丁寧な文面を作成し、相手に失礼がないようなものを作成することも重要です。

最後に、自分の連絡先がわかる署名も忘れないようにしましょう。このような流れは、ビジネスメールの基本でもあり、受け取った担当者はビジネスマナーが身についていることを評価してくれるに違いありません。内定を頂けた会社だからこそ、好印象を得ておくことは入社後に大きな意味を持つことになるのです。

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