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非通知電話は企業の可能性もある
近年の就職活動では選考結果方法としてメールも使用されますが、電話でかかってくることも少なくありません。
そんな企業からの電話ですが、場合によっては非通知でかかってくることもあります。誰かわからない電話が急にかかってきたら不審に思って出ないでおこうかと考える人もいるかもしれませんが、就活の時期は出ることをおすすめします。
この記事では就職活動中の「非通知電話」に焦点を当てて、企業の人事担当者が非通知でかけてくる理由や実際にかかってきたときの対処法を紹介していきます。併せて、もしも電話に出られなかった際の折り返し電話に関する注意点も解説していきますので、電話の対応があまり得意ではないという方はぜひ参考にしてみてください。
企業が非通知で電話をかける理由
企業側にもそうせざるを得ない事情があることもあるようです。ここでは、人事担当者が非通知で就活生に電話をかけてくる理由として挙げられるものを3つご紹介いたします。
①特別回線を使っているため
1つ目の理由が、「特別回線を使っているため」です。就職活動では、新卒採用の概要や結果は志望学生に一斉に連絡することが多いため、臨時の回線を引き、対応することがあります。特に大手企業の場合は、選考にエントリーする学生の母数自体が膨大なものになるため、普段使っている回線だけでは間に合わないということもあるようです。
ただし、それらはあくまで一時的に使用する回線であるため、その後の通常の業務に引き続き使われるということはありません。期間が終了すると企業では使用されなくなるため、就活生がその電話番号に折り返しかけたときにつながらないという混乱を避けるために非通知にするのです。
②電話の折り返しをされたくない
2つ目が、「電話の折り返しをされたくない」ためという理由です。新卒採用を行っている企業のなかには、採用担当者個人が所持しているスマートフォンなどから就活生に連絡を入れるというケースも多くみられます。そのような場合、担当者が電話をかける時間が就業時間外になっているということも少なくありません。
その場合には、差し障りのある時間に折り返しの電話がかかってくるのを防ぐために非通知設定にしているのです。
③セキュリティのため
3つ目が、「セキュリティのため」という理由からです。2つ目の理由にかかるところもありますが、ここでは間違い電話に関する理由として取り上げます。
選考結果は基本就活生本人以外の他人には明かさないものです。もし万が一間違い電話をかけてしまった場合に番号を通知しており相手が不在だった場合、企業・間違えられた相手の双方がひとつずつ余分な対応を取らなければならないことになってしまいます。また、選考に関係のない第3者に、採用活動で使っている電話番号が伝わってしまうことになります。
企業としては必要以上に電話番号を広めたくありませんし、不要な対応もしたくないものです。それをかなえるためには、非通知設定で電話をかけるということをしておいたほうが安心なのです。
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就活中の非通知電話の対処法
就職活動中にかかってくる非通知電話への対処法を3点に分けて解説していきます。「これまでかかってこなかった」という方も、実はかかってきていたということもあるかもしれません。なかには設定変更を伴うものもありますので、これから登場する情報を参考にしたうえでなるべく早めに対応するようにしましょう。
非通知拒否は解除しておく
非通知拒否は解除しておくようにしましょう。スマートフォンなどの携帯電話ですが、詳細な設定に関しては初期状態から変更していないという方も多いのではないでしょうか。普段はそれで困ることはないでしょうが、就職活動中に関しては「非通知電話」の項目を必ず確認しておきましょう。
お手持ちの携帯電話のなかには、「非通知電話を拒否する」が初期設定になっているものもあるようです。その場合、もし企業側が非通知設定で連絡を入れてきた場合には、出る出ないにかかわらずはじかれてしまいます。
もしもそれが選考にかかわることなのであれば、最悪の場合、面接などに通過していたにもかかわらず縁が切れてしまうということにもなりかねません。そうならないためにも、早めに対処するようにしてください。
就活中は非通知でも対応する
2点目に、「就職活動中は非通知でも対応する」ようにしてください。これはこの記事でもたびたび述べてきたことです。
普段であれば、非通知設定には出ないという方も多いのではないでしょうか。誰からの発信かわからないものに対応するというのは恐怖さえ感じるものでしょう。
しかし、前の見出しでご紹介した通り、企業側に理由があって番号を通知せずに電話をかけてきているということもあり得ます。普段であれば出る・出ないは個人の自由ですが、就職活動中であればチャンスにつながるコールかもしれません。せめて活動が終わるまでにかかってきた非通知電話には応じるようにしておいたほうが安全です。
取れなかったら留守番電話の有無を確認
「電話を取れなかったら留守番電話の有無を確認する」が3つ目です。電話がかかってきていたとしても気づかなかった、もしくは出られなかったという経験をしたことのある方は少なくないのではないでしょうか。そのような場合、企業によっては留守番電話にメッセージを残していることもありますので、留守番電話が入っているかどうかを必ず確かめるようにしてください。
ちなみにこの点に関して、電話が留守番電話サービスにつながるまでの呼び出し時間は10秒くらいに設定しておきましょう。初期設定では20秒前後になっていますが、あまりにもその時間が長いと、留守番電話にメッセージを残さずに相手が通話を終了してしまう確率が上がってしまいます。
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企業に電話をかけ直す時の注意点
ここまでは企業が非通知設定で電話をかけてくるときの話を進めてきましたが、もちろん番号を通知したうえで連絡を入れてくるケースも多くあります。電話を取ることができなくて、かつ相手の番号が分かっていた場合には、基本はこちらから折り返して電話をかけなくてはなりません。
ここでは、企業に電話をかけなおすときの注意点を3つご紹介いたします。電話にもビジネスマナーが求められるため、対応には細心の注意を払うようにしてください。
相手が明確にわかる場合のみかけ直す
1点目ですが、非通知の場合でも連絡を入れてきた相手が分かるのであれば、かけなおすようにしましょう。
非通知設定の電話に出られなかったとしても、企業によっては留守番電話にメッセージもしくはメール連絡を入れているところもあります。それらが確認できて、連絡を入れてきた企業が特定もしくは候補が絞れた場合には自分からかけなおしても構いません。
しかし、就活生のなかには複数企業の選考を受けているという方もいるでしょう。いくつもあって電話をかけてきたところを絞り切れない場合には、かけなおさないほうが無難です。ここは、その後企業から何かしらの連絡がもう一度入ってくるのを待っておきましょう。
忙しい時間帯はさける
忙しい時間帯は避けるようにしましょう。採用担当者・電話をかける人はそれだけが仕事なのではありません。そのため、電話に出られなくて自分から折り返しの連絡を入れようとする場合には、相手の仕事のことも配慮して呼び出しをかけるとスマートです。
具体的に時間を挙げると、始業前・就業してからの約1時間・就業前の1、2時間前には電話をかけるのをやめましょう。これらの時間帯はこなさなければならないタスクが多いため、バタバタとして対応が難しくなっています。
とはいえ、相手方から折り返しの時間の指定があったのであれば、その時間にかけるようにしましょう。上の時間帯に該当していても構いません。
そのほか、お昼休憩にあたる時間にも連絡を入れるのは避けましょう。また、就業時間外に電話をするというのは論外です。
電話口では伝わりやすい口調で丁寧に話す
3点目に、電話口では連絡を入れた目的や内容を丁寧に伝え、聞き取りやすい口調で話すようにしましょう。これは折り返しの場合のみではなく、企業の方と電話で話すタイミングすべてで守ってほしいポイントです。
電話口では、まずはじめに「大学名」と「自分の名前」、「担当者の名前」、そして折り返しの電話なので「電話がかかってきた時間帯」を伝えるようにしましょう。自分の名前や大学名は、身分を明かすことで相手に不審がられないように、担当者の名前や時間帯はスムーズに取り次いでもらえるようにする役割を果たしてくれます。
また、言葉遣いにも細心の注意を払うようにしてください。タメ口などフランクな口調で応じてしまうというのは危険です。これは電話におけるビジネスマナーなので、特に普段敬語を使うことが少ないという方は話しかたを意識するようにしてください。
就活中にかかってくる非通知の電話には丁寧に対応しよう
この記事では就職活動中の「非通知電話」に焦点を当てて、企業の人事担当者が非通知でかけてくる理由や実際にかかってきたときの対処法、そして、もしも電話に出られなかった際の折り返し電話に関する注意点をまとめてご紹介してきました。
本文中でも何度も述べましたが、就職活動中の非通知設定の電話は出るようにしましょう。誰からかかってきたのかわからないものに応じるのは怖いかもしれません。しかし、そのようなところからもチャンスにつながるという可能性はあるため、せめて内定を得るまでは勇気を振り絞って対応するようにしましょう。
この記事でご紹介した情報を参考にして、電話を介していても相手方との対応がスムーズに、そしてスマートにできるように細心の注意を払うようにしてください。