【会社訪問のメールマナー】好印象なアポイントの取り方とお礼の仕方

会社訪問は最初のアポイントメールが肝心

就活において会社訪問では、実際に働く職場を見学し雰囲気を味わうことが可能です。それにより、会社のホームページや求人票などの資料からは得られない情報を得ることができるため、志望する企業を選ぶ上で重要な機会となります。

しかし、企業側も就職希望者を選ぶ機会にしていることを忘れてはいけません。会社訪問の際には、みるだけではなくみられていることを忘れないようにしましょう。

会社訪問はアポイントを取るところから始まっています。面識のない方へいきなり訪問したい旨を伝えるわけですから、失礼のないようにしなくてはいけません。本記事では、アポイントの取り方やお礼の書き方など、会社訪問におけるメールのマナーに関して解説します。

会社訪問のアポイントメールの書き方ポイント5つ

就活生はまだ学生ですが、社会人を相手にする場合にはビジネスメールを送らなくてはなりません。アポイントを取るためのメールに関わらず、共通のビジネスマナーとしても通じるポイントが多いですので、この機会に身につけましょう。

以下にアポイントメールの書き方のポイントを5つ紹介します。基本的なことですが、守れていないと非常に目立ってしまうため、印象を落とさないように特に気をつけて書きましょう。

①誤字脱字をしない

してはいけないのは当たり前のように感じるかもしれませんが、ビジネスシーンにおいても非常に多いのが誤字脱字です。初めてもらうメールに誤字脱字があれば、「この人は正確性に欠けるのかな」と思われても仕方ありません。

特に間違っていけないのは、会社名や相手の名前、日時などの数字です。これを間違えると、失礼にあたったり、誤った情報を伝えたりしてしまいます。送信ボタンを押す前に必ず見直すクセをつけるようにしましょう。

また、黙読だと読むスピードが速い分見逃してしまう可能性が高いです。特に重要なメールの場合には声に出して読むようにすると、誤字脱字を大幅に減らすことができます。

②件名は分かりやすいものに

社会人は毎日何十、何百通ものメールを受信することがありますが、大量にメールを処理しなければならない人は件名で重要度の切り分けの判断をおこないます。知らない人から内容がわからないようなメールが来てもすぐには読んでくれないかもしれませんし、手間をかけさせることになるかもしれません。

しかし、内容をわかってもらおうと件名が長くなってしまっても、表示の設定によっては最後まで表示されないため、ビジネスメールにおける件名は「短く簡潔」なものが好ましいです。会社訪問の際のアポイントメールを例を挙げると、「会社訪問のお願い　○○大学　○○（名前）」のように、相手がメールを開かなくても内容をイメージできるような件名にしましょう。

③企業名は省略せずに書く

メールの本文の始めには宛名を記載しますが、企業名は略称や通称などを使用せず、全て正確に記載し、「（株）」ではなく「株式会社」と記載するのがビジネスマナーです。また、すでに面識があり、部署名や役職名があらかじめ分かっている場合には、こちらもあわせて記載するようにしましょう。

このマナーは、メールの返信が来てやり取りが続く際にも毎回守るのが基本ですので、多少打ち解けてきたと感じても決して省略しないように注意が必要です。宛名を間違えるのは大変失礼なため、企業HPなどからコピー＆ペーストを利用して決してミスをしないように気を付けましょう。

④自己PRを兼ねた自己紹介も書く

本文に宛名を記載したら、次は自己紹介文です。自己紹介文は、大学名・学部・学科・学年・氏名を記載します。ここでは簡単な自己PRを兼ねた自己紹介文を記載しましょう。自己PRといっても、面接で話すように何百字と説明する必要はなく、大学や研究室で学んでいることなど、応募した企業との共通点になるようなものを伝えられれば十分です。

そういった自己PRを入れることで、「なぜうちの企業にメールをしてきたのだろう」といった疑問を抱かせることを防ぎ、スムーズなやり取りができるようになります。大学でどのようなことをしているのか一目で伝えられるように心がけましょう。

⑤用件は理由と合わせて手短に

ここでの用件とは、「会社訪問をさせていただきたい」という内容のことですが、企業の時間を頂いてお世話になりたいと考えているわけですから、それに足る理由を説明しなくてはなりません。

あくまで面接ではなく、アポイントをとるためのメールですので手短で問題ありません。しかし、相手に納得のいくようにアポイントを取りたい理由を説明することは最低限のマナーです。「なぜこの企業に興味を持ち」、「どんな話を聞きたいか」が伝えられるように説明しましょう。

会社訪問の依頼メール例文

上記は5点のポイントを踏まえたアポイントメールの例文です。まず件名は、一目で会社訪問の依頼であることがわかります。次に宛先と自己PRを含んだ自己紹介文を記載します。自己PRは例文のようにどのようなことを学んでいるのかがわかれば問題ありません。また、自己紹介文の前には突然の連絡を詫びる文を入れましょう。

本文では、会社訪問を行いたい理由と日程調整の依頼を記載しますが、どのような経緯でこの企業に興味を持ったのかが明確にわかるようにしましょう。日程調整に関してですが、アポイントを取る際には、極力自分から日程の提案をします。

ただし、あくまでお願いしている立場ですので、相手の都合が第一優先なのは忘れてはいけません。またビジネスメールですので、最後に署名を入れます。署名は就職活動中に企業とメールのやり取りをする際には毎回使うため、まだ作っていない人は作ってみましょう。

会社訪問後はお礼メールも送る

会社訪問とは、企業説明会や企業セミナーなどといった、企業が元々予定していた時間とは別に機会を設けてくれているものです。企業側は、わざわざ忙しい業務の合間に、訪問に対応する時間を確保してくださっているのです。

そのため、会社訪問をした後はそれで終わりにせずに、感謝の気持ちを伝えることが必須のマナーになります。会社を訪問した後には必ずお礼メールを送りましょう。以下に、お礼メールを送る上でのポイントを2点説明します。

帰宅後できるだけ早く送る

お礼メールは送るタイミングが重要です。余程遅い時間に終わった、遠方から来たなどといったパターンを除いては必ず会社訪問をしたその日に送りましょう。当日であれば、対応してくれた方の印象に残っているうちに読んでもらえるため、やる気や感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

会社訪問をする前に、あらかじめ定型文として記載できるところは書いておくと、当日の負担を減らすことができます。ただし、焦ってメールを作成して誤字脱字だらけの文面を作成してしまっては意味がありません。急いでいても、メールを送る前には必ず内容を再度確認しましょう。

感謝の気持ちを伝える

会社訪問にはもちろん企業側へのメリットもありますが、「企業の善意で機会を与えてくれているんだ」というような、謙虚な気持ちでいることが大切です。忙しい中で時間をとってくれたことや説明をしてくれたこと、質問に答えてくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

また、会社訪問でどのような経験を得ることができたか、どんな話が印象に残っているかなどを伝えると、アピールに繋がりますし、担当者の方も悪い気はしないでしょう。「会社訪問で学んだことを今後きちんと活かしていってくれそうだ」と思ってもらえるような内容に仕上げることが大切です。

マナーを守って好印象を与えよう

マナーを守った丁寧なお礼のメールを送れば、人事に好印象を与えることができるでしょう。説明会のお礼メールを出す就活生は稀なので、丁寧なお礼メールを出せば、かなり人事の印象に残ります。

正しいマナーに則ったメールを送り、採用担当から好印象を獲得しましょう。

会社訪問後にお礼メールをする時のポイント

会社訪問後のお礼メールを送るタイミングと、そこに書く内容については先ほどお話しした通りです。では、そのお礼メールを送る際には、どのような点に気をつけるようにするとよいのでしょうか？お礼メールを送ることだけに気を取られていては、時にビジネスマナーや常識を欠いてしまうことがあります。大切なのは、メールを受け取る企業の担当者のことを思いやり、相手に気を使うことです。これから会社訪問後にお礼のメールをする時に、知っておくと役に立つポイントについて紹介します。

返信不要の旨を文末に加える

企業に会社訪問をしたことに対するお礼のメールを送る際には、メールの文末に返信不要である旨を付け加えるようにするとよいでしょう。そうすることで、メールを受け取った企業担当者の、「来たメールに対して返信しなければいけない」という気持ちの負担と、返信する手間を減らすことができます。

お礼のメールは、質問事項など相手側がそのメールに対する答えを返さなくてはならない内容にすることは避け、メールの最後に「こちらのメールについては、返信していただかなくても結構です」などと書き添えるようにするとよいでしょう。この一文があるかないかで、学生の印象が大きく変わります。相手に気遣いのできる人物としてよいイメージを与えることができるでしょう。

返信が来た場合は返信する

もし、自分が送った会社訪問のお礼メールに対し、企業から返信が来た場合は、そのままにせず、必ず返信するようにしましょう。そうはいっても、自分からのお礼のメールを発端に、企業との間に返信のやりとりがずっと続いてしまうと、通常の業務をおこなっている企業の担当者の手を煩わせてしまいます。

企業との間に人脈が欲しい気持ちはわかりますが、採用業務で忙しい担当者に気を配るのもマナーとして大切です。企業の返信に対する自分からの返信メールは長々と書かず、質問など相手が再度返信しなければならないような文章を書くことは控えた方が良いです。お礼メールに対する返信が来た場合は、相手側に気を使わせないように、必要最低限のお礼をするだけにとどめましょう。

会社訪問後のお礼メール例文

件名から自己紹介、署名はアポイントメールと特にポイントは変わりませんが、本文では第一に感謝の意を伝えるように意識しましょう。

感謝を感じるところや会社訪問によって得られた経験は人によって異なるため、担当した方に伝わるように工夫して伝えることが大切です。今後もお付き合いしていきたいと思ってもらえるような関係を築くチャンスですので、ぜひ活かしましょう。

会社訪問のメール対応でも就活にもよい影響を与えよう

会社訪問は「アポイントメールを送るところから始まっている」という意識で臨みましょう。アポイントメールだからいって、普通のビジネスメールにおけるマナーと基本的には変わりませんが、「初めて関わり、お願いをしている立場」であることを特に忘れずに、誠意を持つことが大切です。

また、会社訪問を終えたら、極力当日中にお礼メールを送りましょう。早め早めの行動が企業への印象向上にもつながり、就活にメリハリをつけることができます。

メールのやり取りや会社訪問をしたという事実だけで、選考は左右されないかもしれません。しかし相手も人間ですので、誠意のある対応は決して無駄にはならないでしょう。紹介したポイントを押さえたメール対応をおこない、就活にもよい影響を与えましょう。

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