リマインドの意味とは？ビジネス用語の使い方とメールの例文

就活生のうちにリマインドの意味は知っておくべき

就活中に志望企業や就活イベントからの「リマインドメール」を受け取る場合があります。しかし「リマインド」と言う文字がタイトルや本文に記載されていなくともイベントへの申し込みの期日のお知らせであったりします。

受け取った時に「なんだろう？」と思ったならば、「リマインドメール」が効果的だったということです。就活中はもちろん、社会人になった後でも、社内連絡や取引先担当者とのやりとりで、この「リマインドメール」は役立ちます。リマインドメールは相手を思いやりながら仕事を円滑にすすめる便利なツールとして必要とされています。

その意味合いと活用の方法について理解しておくことはとても重要でしょう。

リマインドとは？

「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味があります。ビジネスにおいては、再確認を意味する言葉です。そこで、基本的な「リマインド」と「リマインドメール」について少し掘り下げてご紹介しましょう。具体的な例を挙げていますので、きっとこれを読むだけで「ああ、あのことだったのか！」と思い当たることがきっとあります。基本ルールを覚えてしまえばあとは応用のみです。

「リマインド」と言う言葉ですが、就活以前でも聞き慣れていた人は多いのではないでしょうか。iPhone をお使いの場合だと、標準インストールされているTo-Doを設定したタイミングで通知してくれるリマインダー機能アプリ「リマインダー」があります。またOutlookをご利用なら「メールのリマインダー機能」でメールを指定の時刻に送ってくれる機能を使った経験のある人も居るかも知れません。

それではあらためてビジネスシーンで利用されている「リマインド」と言う言葉について正しい意味と正しい使い方をご紹介しましょう。

「思い出させる」こと

「リマインド」の語源はre=again（再び）+ mind（心にとめる）からなる言葉で、17世紀中ごろには活用されていることが記録に残っています。人に何かを「思い出させる」「思い起こさせる」「気付かせる」という意味です。

実際にビジネスシーンで利用する「リマインド」は「再確認」「催促」と言うシチュエーションで使用されることが多いでしょう。「リマインドメール」と言う言葉は「リマインド」の意味を利用した、日本で使われているカタカナ英語です。

実際に海外では、英語表現の場合ですと"This is just a friendly reminder～"という表現で、「ちょっとしたお知らせです/覚えていらっしゃいますか？」という意味になります。

社会人がリマインドするシチュエーション

社会人になると、約束の日が迫って来たシチュエーションで相手にお互いの意思疎通（確認）を促すためにリマインドという言葉がよく使われます。例えば、大事な会議の時間が迫ってきたときや、書類の提出期限が迫っているときにリマインドすることが多いです。また、新年会や忘年会などの出欠確認も、リマインドをするシチュエーションといえます。

リマインドすることで、大事な予定や確認を忘れたり連絡が漏れてしまったりするのを防ぐことができるのです。そうした連絡でリマインドをする際には、メールや電話、チャットを活用してメッセージを送ることになります。

リマインドメールの例文

リマインドメールは、出す側にも受けとる側にも物事の再確認という意味でとても有効なメールであることは理解できたと思います。ただし、実際にどんなリマインドメールが来るのかを見てみないとわからない部分もあるでしょう。

そのため、ここでは、「書類の提出を促す場合」「出欠を確認する場合」「日程を確認する場合」「会費を徴収する場合」の4つの具体的な例文を挙げていきます。さらに、1つひとつについて、具体的に解説をしていきます。

書類の提出を促す場合

上記は「書類の提出を促すリマインドメール」の例です。提出期限についてリマインドするものですので、締切の日時を記載して誰に連絡すればいいのかまで明記するようにしましょう。また、相手に失礼のない文章を書くように心がけることが大切です。リマインドメールで大事な予定や期日を思い出してもらうことで、仕事をスムーズに進めていくようにしましょう。

出欠を確認する場合

普段忙しく仕事をしている会社員の場合、送別会などの宴会に対しては、きちんと対応してくれる人もいますが少数の場合が多いです。そのため、リマインドメールは、出欠を確認するためにはとても有効な手段です。

日程を確認する場合

この例文は、会社におけるキックオフミーティングや決起集会の日程を全社員に徹底するリマインドメールです。このようなリマインドメールをおくっておけば、大事な会社の行事の日程の再確認ができますのでとても有効です。

会費を徴収する場合

会社員の飲み会の場合は、急な仕事で欠席する人もでてくる可能性があります。そのため、事前に会費を徴収しておくことは一つの手です。事前に徴収することを再度連絡するためにも、リマインドメールは有効な手段です。

企業からのリマインドメールには返信すべき？

リマインドーメールに返信すべきかどうか悩むところではあります。返信が必要な場面で対処が遅れることは印象が悪くなるばかりかマナーが備わっていない人だと判断されかねません。

一定のルールをもって臨機応変に対処することで社会人としてのマナーを持ち合わせているか否かを判断されないようにいくつかのポイントをおさえておきましょう。

これらのルールはリマインドメールに限らずいろいろな側面で判断材料の基本となるマナーなので覚えておきましょう。

面接前日などに企業から届くリマインドメール

就活の第一歩は6月ごろから「インターンシップの申し込み」に始まります。春休み突入とともに「エントリー」、「企業説明会への参加」など、メールのやりとりも増え、スケジュール管理には気をつけたい時期になります。

企業から送られてくるメールの中には、インターンなどの数日前から前日に「インターンシップの日程についての確認事項」、「○月○日開催の説明会について」、「○○○株式会社 会場へのご案内」のような件名でメールが届くことがあるでしょう。これらが「リマインドメール」と呼ばれるものです。

機械的な内容であれば返信する必要はない

大手の企業などで、機械的なフォーマットで送信されている内容のメールであれば返信する必要はありません。逆に担当者の名前をはじめ自分の名前、学校名などが記載されていたり、パーソナルな内容が書かれている場合には返信する必要性を感じ取ることができます。

判断材料として送信元のメールアドレスを確認しましょう「noreply@company.co.jp」のように「noreply」と言う文字が含まれているアドレスには返信ができません。

本文の最下部に「このメールは、配信専用のアドレスで配信されています。このメールに返信されても、返信内容の確認およびご返答ができません」などと注意書きがある場合には返信する必要はないと判断もできます。

連絡が必要な場合に「こちらから」とリンクが張られている場合もあるでしょう。1度はアクセスしてどのような連絡フォームなのかを見ておきましょう。直前になってあわてることのないように必ず返信先や連絡方法を事前に調べておくと安心です。

志望度の高い企業にはなるべく返信する

機械的な内容のメールであっても志望度が高い企業の場合にはそのまま放置することなくリマインドーメールへなるべく返信するように心がけましょう。

既に担当者との面識があるなどの場合、名刺記載の連絡先宛に送ることで志望度が高いと認識してもらえることが期待できます。志望度が高い企業のメールの場合には、1度のみならず少し時間を置いて何度も読み返し返信の必要性を判断しましょう。

リマインドメールを送信している担当者も毎日多くの受信メールに目を通しています。相手の負担にならないように返信内容については簡潔さを心がけてください。リマインドメールを受け取り、内容を確認した旨とお礼を述べるにとどめましょう。

返信するときのポイント2つと例文

リマインドメールへの返信をするべきかどうかの一般的な判断基準がわかったところで、次に実際に返信するときのマナーについてご紹介します。

メールでは相手と文字のやりとりになるため失礼にならないか心配になることも多いでしょう。メールへの返信は出来るだけ早く丁寧な内容を心掛けましょう。

ただシンプルにと思うあまり「かしこまりました」などの一言を返信してしまっては文面で伝わる印象が思わしくありません。知っておきたい返信例文とルールをご紹介します。

①できるだけ早く返信する

志望度が高い企業や要返信の場合には必ず24時間以内に、なるべく早く返信するようにしてください。返信が遅いと「この人は仕事も遅いんじゃないのか」、「志望度が高くない」、「マナーを知らない人」、「真剣度が疑われる」などと判断をされかねません。

受け取ったリマインドメールを必ず何度も読み返しましょう。もちろん返信する前にも少し時間をあけて何度も読み返すことを怠ってはいけません。何度も目を通すことで見落としや必要な情報を読みもれていることを防ぐためです。

既に記載してある内容を質問してしまったり送信した後で「しまった！」とならないように出来るだけ早くを心がけつつ、内容をよく読み返し慎重に対処することも重要です。

②件名はそのままにしておく

ビジネスメールの場合には件名は変えないのが基本です。大切な案件のメールの場合、送信者も返信を心待ちにしていることでしょう。

個人的なメールの場合、タイトルを「ありがとうございます」、「了解いたしました！返信は不要です」などとすることで簡潔にやりとりが終了することもあるでしょう。

しかしビジネスメールで件名を変えてしまうと、メールボックスで新しいメールとして表示され、返信だと気づかないまま対処できずに遅れることがありえます。毎日やりとりをしている大量のメールの中にうもれてしまうことを防ぐためにも件名を変えず、「Re:」を消さないことを強くおすすめします。

では実際に気をつけるポイントを踏まえながら返信する内容を次にご紹介しましょう。

リマインドメールへの返信例文

伝えるべき内容は、「メールを受け取ったこと」「お礼」「一言」の3つです。返信ボタンをクリックした際、受信したメール本文が文末に表示されますが、件名と同様の理由で残したまま返信しましょう。

相手の会社名・部署名などの省略をしないこと、担当者の名前に「様」をつけることに注意してください。面接を受けた場合には「お世話になっております」という挨拶、そして必ず感謝の言葉を忘れないように心がけましょう。

リマインド以外の知っておくべきビジネス用語

このように、リマインドというビジネス用語を知っておくことは、就活生にとってとてもプラスになります。就職した後で知るよりも、スムーズに仕事に入ることができますし、リマインドメールの重要さがわかっていますので、仕事をする上で習慣づけることができるのです。さらに、リマインド以外のビジネス用語のうち、「報連相」や「ペンディング」や「アサイン」や「リスケ」などの言葉を知っておくと仕事をする上で役に立ちます。

報連相

報連相というビジネス用語は、有名なので就活生でも知っている人が多いでしょう。いわゆる「報告」「連絡」「相談」のことをいい、組織で仕事をする上で欠かせないものです。

まずは「報告」ですが、上司からの指示事項や、取引先からの依頼事項について、途中経過や結果などを上司に伝えることです。報告をしていないとトラブルなどがあった時に、対処ができなくなります。

次に「連絡」ですが、情報などを関係する人達に知らせることです。連絡の発信側や受信側は、上司でも部下でも両方がなり得ます。連絡をしていないと、時間や認識にズレが生じ問題が起こる可能性があります。

最後に、「相談」ですが、判断に困った時に、上司や先輩などからアドバイスをもらうことです。相談をしていないと、判断ミスをして問題が起こる可能性があります。

ペンディング

就職した後によく使うビジネス用語に、「ペンディング」という言葉があります。ペンディングとは、物事を保留したり、先送りにしたりする意味を持っています。すなわち、仕事の上で決定しないといけない事項を、すぐに決定しないで先送りにしてまた考えましょうということなのです。

ペンディングというビジネス用語をよく使う業界は、IT業界やコンサルティング業界などが代表的です。一旦ペンディングにしておいて、後日ペンディング事項に対する打ち合わせなどを開催して、解決していくという手法があります。「この件は、ペンディングにしましょう。」という使い方をすれば、「この件は、先送りにしましょう。」というよりも議論が前進した感じが出るため、IT業界などではよく使われるのです。

アサイン

就活生がリマインド以外に知っておくと良いビジネス用語として、「アサイン」があります。アサインとは、人を割り当てる、または割り振るなどの意味があります。

ビジネスでのアサインの使い方は、「○○さんをこの案件の担当にアサインした。」などです。つまり、ビジネス用語としては、誰々に何々をあてがうという意味の場合に使用することが多いのです。

特にIT業界では、アサインというビジネス用語をよく使います。そして、アサインという言葉を、「仕事ができるので、彼にどうしてもやって欲しいためアサインした。」など、良い意味として使用する場合が多いです。他にも、アサインという言葉は、旅行業界など英語を使うような業界でよく使われるビジネス用語なのです。

リスケ

就活生が知っておくべきビジネス用語として、「リスケ」という言葉があります。リスケとは、リスケジュール(reschedule)の略称で、スケジュールを変更することや、計画を考え直すことをいいます。

リスケの仕事の上での使い方は、「十分な資料が揃わないため、午後からの会議をリスケします。」などです。また、金融機関からの借入金の返済スケジュールを変更する場合などにも、リスケという言葉を使います。

基本的にリスケという言葉は、予定の前倒しなど前に向かっている時に使うことはありません。どちらかというと、予定の先送りなどの後ろを向いている時に使う言葉です。リスケとは、ネガティブな要素も含まれているビジネス用語のため、積極的には使わないように心掛けましょう。

リマインドの意味を正しく理解しておこう！

「リマインド」はビジネスにおいて非常に効果的です。ビジネスシーンにおいては複数の相手とプロジェクトを組んだり、社内・社外との連携も想定されます。

スケジュールが遅れないことは、すなわち仕事の完結が早く効率が良くなるため、おのずとパフォーマンスが良い人と評価され、社内で信頼されることになるでしょう。

また「リマインド」の意味や「リマインドメール」の意味を理解し、うまく活用できれば、「同じプロジェクトで働きたい」、「このプロジェクトに入ってもらいたい」とオファーが多くなることにつながります。

このように「リマインド」は、社会に出てからも重要です。「リマインド」の意味や効果を正しく理解し、ぜひ就活の段階からリマインドメールに適切に対処しましょう。

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