内定後

内定辞退をする前に絶対に抑えておきたい9つのマナー|電話やメール例文や伝えるべき時期などを公開

内定辞退の方法とは?

「せっかくもらった内定だけど、よくよく考えるとイメージと違った」ということは少なからずあります。内定辞退は絶対にNGかと聞かれると、もちろんそんなことはありません。むしろ企業側からすると想定の範囲内です。

しかし、企業が1人採用するのに相当のコストがかかっています。「内定辞退は企業にたいへん迷惑がかかる」ということはしっかりと理解しておきましょう。また、内定辞退は原則としてメールではなく、電話で伝えるようにしましょう。

その方が誠意が伝わるのはもちろん、確実だからです。内定辞退されたら企業側からすれば嬉しいことではないですが、入社後すぐに退社されることの方が内定辞退よりも数倍迷惑がかかります。そのため、入社前の段階で、「辞退しよう」と思ったのであれば電話できっちりと事情を説明して辞退の旨を伝えましょう。

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①内定辞退は「電話」で「早く」伝えることがポイント

社会人になって用件を伝えるなら、「メールより電話。電話より対面。」が社会人として基本です。直接連絡をとる方法が誠実さが伝わるでしょう。一昔前の時代であれば会う方法が一般的だと考えられていました。ただ、現在は連絡手段が発達しており、入社直前の時期でなければ直接出向くように求められることは少ないはずです。一般的には内定辞退の連絡は、電話で丁寧に伝えられれば十分です。

内定辞退の電話例文①

私、〇〇大学の〇〇と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事部の○○様はいらっしゃいますか?

お待たせいたしました、〇〇です。

〇〇大学の〇〇と申します。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。色々と検討しましたところ、御社の内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

内定辞退の電話例文②

○○大学○○学部の○○と申します。採用の件でお電話したのですが、人事部の○○様はいらっしゃいますか?

お電話代わりました、○○です。

○○大学○○学部の○○です。先日は、内定のご連絡ありがとうございました。身勝手なお願いで大変申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させて頂きたくお電話いたしました。

残念ですが承知いたしました。差し支えなければ辞退理由をお聞かせいただけますか?

地元の企業から内定をいただきまして、地元に貢献したいという気持ちや家族の声もあり御社を辞退させて頂きたいと思います。本来ならばお詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。

ご回答ありがとうございます。内定辞退について承りましたので、お越しいただかなくても結構ですよ。

かしこまりました。この度は貴重な時間を頂きながら、誠に申し訳ありませんでした。それでは、失礼いたします。

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内定辞退における電話連絡の理由の伝え方と詳しい例文〜メールよりも電話の方が良い理由とお詫び状の例文付き

②内定辞退をメールでする場合のポイント

内定辞退をする際には基本的に「電話で早く伝える」というのがオススメであることは先に説明していますが、どうしても電話でしにくい場合や、インターンシップなどで関わっていた企業というわけでもなく、内定承諾前の辞退などの場合については比較的メールでするという方もいるのは事実です。

内定承諾後の辞退をメールでするのは不適切

逆に、入社することを承諾した場合や、インターンやOB訪問などで非常に繋がりが深い企業に対してメールでするというのはあまり望ましいものではありません。その場合はメールのみで終わりにするのではなく、電話や手紙などを組み合わせするのが良いでしょう。

内定辞退をする際のメール例文

内定辞退のメールを送る際のポイントは以下です。

・内定辞退をするという旨を冒頭に入れる
・内定辞退の理由は簡潔に記載する
・内定をもらったこと、ここまでコミュニケーションに感謝する

では、例文をみてみましょう。

件名:【内定辞退のご連絡】○○大学○○学部○○

○○株式会社 人事部
○○様

○○大学○○学部の○○です。
この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
嬉しいお知らせを頂きながら誠に恐縮なのですが、
内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

就職活動を進めるうちに、
自分の適性に合った職業を見つけることができ大変心苦しいですが
内定を辞退させて頂きたく存じます。

○○様にはお忙しい中面接をして頂いたにも関わらず、
このようなお返事となってしまったことを誠に申し訳なく思っております。
本来、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、
メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————–

署名

③内定辞退をする理由を聞かれた時の答え方

一般的に内定辞退の連絡をした際には「理由」を聞かれることが多いでしょう。その際に辞退理由を伝える際のポイントは、会社に対してネガティブな意見を伝えないにあります。例えばですが、待遇が悪いから、社風が合わないと思ったから、などといった会社とのマッチ度についての話をしてしまうことをしないほうが無難です。

その理由は、会社批判をしてしまうと、採用担当側からは「うちの会社はそんな感じではないよ」という切り返しを受けてしまう可能性もあるでしょう。

他の内定先を伝えるのは義務ではない

内定辞退をする際、他の内定先を伝えるのは義務ではありません。内定辞退を伝えると、「どこに行くことにしたの?」と聞かれることがほとんどでしょう。企業としては、自社を辞退してまで行きたい企業がどこなのかを知りたいと思うのは自然なことでしょう。

その際、答えなければならないということはなく、むしろスムーズに内定辞退の手続きを進めるためには答えないほうが得策だとも言えます。他の内定先を伝えると、「うちでも〇〇については関われるのではないか」「◇◇についてはその企業よりうちの方が優れている」など、説得の材料を与えてしまうことになりかねません。

言う必要のない情報を伝えることで、内定辞退の手続きが難航してしまうのは避けるべきです。他の内定先については、基本的に答えずに進めたほうがいいと言えるでしょう。

内定辞退の理由の言い方例

・希望している業界や職種に内定が出た、と違うジャンルであることを伝える
・自分の将来の夢を実現したい、と就職ではない道であると伝える
・地元就職をすることに決めたと勤務地の違いを伝える
・親の意向的に決めたと覆らなそうな理由を伝える

内定辞退をする際に、理由を聞かれた場合は例えばですが、上記の様な言い方で切り返すと良いでしょう。ポイントは伝えた時に切り返ししづらそうな内容を伝えことです。

内定辞退の理由を聞かれた際の回答例

選考が進んでいた他の会社から内定をいただきました。自分の将来を再度考えた結果、その会社とご縁を感じ、非常識ではありますが、この度内定辞退を申し上げた次第です。貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、誠に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

もちろん、全てを打ち明けて話してしまうこと自体は問題があるわけではないのですが、必ずしも内定を辞退する理由をそのまま伝えないといけないということはありません。あくまでも内定辞退をすることを目的にするならば、内定辞退の理由がなんであれば、極論辞退をスムーズにすることができることが良いわけです。

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④内定辞退を手紙でする場合のポイント

内定辞退をするにあたって手紙を送る場合に注意すべきことは、手紙だけを送って内定辞退するというのは失礼であるという事です。手紙はあくまでも一方通行性の高いツールですので、確かに誠実さはメール等に比べて工数がかかるため「誠実さ」は出るものの、あまり好ましくありません。

電話で連絡をした上で手紙を送る

内定辞退の連絡を「できるだけ早く」電話で伝え、企業側も辞退を受け入れた後に改めて手紙を送るというのが一番適切なマナーでしょう。基本的にはもちろん電話だけでの内定辞退をする事について問題はないものの、特にインターンやOB訪問での関わりを持っている場合や、内定承諾後の辞退をする場合というのは、迷惑をかけた事自体は事実だからこそ、誠実に謝罪連絡を入れる事が望ましいかと思います。

内定辞退をする際の手紙の書き方と例文

拝啓
◯◯の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、先日はお電話でご連絡差し上げた通りとなりますが、
内定辞退の連絡となりましたこと、大変申し訳ありません。

多くの時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、
辞退させていただくことは大変心苦しい限りですが、
自分なりに最後まで悩んだ結果となりますこと、何卒ご容赦ください。

貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成◯年◯月◯日
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
◯◯ ◯◯

文章は必ず手書きで書きましょう。手書きはPCで作成するよりも相手に誠意を伝えることができます。また、手紙の書き方や封筒への入れ方など一般的な手紙マナーも守ることが重要です。

これは社会人になっても役立つ知識なので身に付けておいて損がないのと、マナーを守ることで読み手に良い印象を与えることができるためです。中には横書きの便箋を使用してしまう就活生もいますが、横書きは親しい間柄の人へ送るときに使用するもので、フォーマルな手紙は縦書きがマナーです。このように、手紙にもさまざまなマナーがあるため事前によく確認してから作成に取り掛かりましょう。

⑤入社2週間前までであれば辞退しても問題ない

内定辞退をすること辞退は法律違反にあたるのでしょうか?という質問をよくもらうことがあるのですが、それはまったくありません。内定辞退をすることについての法律は以下を読んでみてください。

契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる

—民法627条1項

つまり、入社2週間前までであれば、極論言うといつ辞退をしても問題ない。というのが法律上の決まりであることは間違いありません。そのため、内定承諾書を出した後についても内定辞退をすることは問題ありません。

内定承諾書などをはじめ、誓約書など様々なサインを求める会社はあるかと思いますが、これについては原則、法的拘束力はないという点はおさえておきましょう。

また、2週間前以降に内定辞退をした場合は、法的な観点で厳密にいくと労働義務が発生するため、退社という扱いになりますし、労働をその日数分しなければいけないという可能性もあります。もちろん、多くの会社はそういったことはしませんが。

期限はないが早いに越したことはない

ただし、企業側も採用計画の人数に対して1名ショートすることになってしまう。当然ですが計画を実行するためにはあなたの辞退分を勘案して採用しなければいけないのです。そのため、内定辞退は結論、早めに伝えたほうが良いのは当然です。

  • 内定通知をもらい承諾書を出す前
  • 他社から内定が出た場合
  • 内定式の前後
  • 4月1日(入社日)の2週間前

この様なタイミングが特に内定辞退する方が多くなるタイミングと言われていますが、できるだけ時間に余裕を持った対応を心がけましょう。

入社誓約書を出した後でも内定辞退は可能

入社誓約書(入社承諾書)に法的な拘束力はありません。内定をもらう際に入社誓約書にサインや捺印をしていたとしても、内定辞退は可能です。ただし、4月1日の仕事が始まる2週間前までには、内定辞退することを連絡しておく必要があるでしょう。

企業との入社誓約書を破った場合、損害賠償を請求されるのではないかと心配な方もいると思いますが、就職する前であれば契約を解除しても法律上問題はありません。また、損害賠償を請求したところでそこまで大きな金額が動くとは考えられないため、学生を訴えると企業側も損をすることになるでしょう。ただし、入社誓約書の提出がおくれると内々定を取り消される可能性もありますので、ひとまず提出しておいた方が無難です。

⑥連絡後に呼び出しをされた場合は行くのがオススメ

内定辞退を電話で連絡した際に、企業の人事側から、「一度、事情を確認したいから会社にきてもらえますか?」という依頼を受ける事も多いかと思います。その際には、基本的には企業に訪問して、今回辞退することの謝罪と辞退理由などについて話をしていくるのが誠実な内定辞退です。

ただし、企業側が内定辞退の連絡を受けて、一度会いたいと言うケースは基本的には内定辞退を考えて欲しい、というケースが多いためその可能性は一切ない、受けたくない、ということであれば、必ずしも内定辞退をして呼び出されたからといって、訪問する必要はない。ということも頭に入れておくと良いでしょう。

⑦内定辞退の基本は”誠実さ”

内定辞退の理由としては様々な理由があります。中でも圧倒的に多いの、上記の通り「他社へ就職する」ではないでしょうか。内定を辞退すること自体は当然、悪いことではありません。既存の就職活動の仕組みからすれば、当然仕方ないことでもあるのです。内定辞退を伝えるのには気が引けてしまう人も多いかと思います。なかなか伝えづらくそのままにしてしまう(音信不通など)という就活生も今までいなかったかと言われればそんなことはありません。

しかし、あなたとの面談に時間を割いて、その資質に価値を見出したからこそ内定通知が出されたのです。誠意を持って詫びるようにしてください。内定辞退をする際は、「誠実さ」が非常に重要とされています。

⑧内定辞退は毅然とした態度を心掛ける

内定辞退を行う際は、毅然とした態度を心掛けることが重要になります。企業としては、せっかく確保した内定者から内定辞退されるのは、非常に痛いことです。そのため、内定辞退をすんなりと受け入れる企業はほとんどありません。どうにか内定辞退の気持ちを覆し、自社に残らせようと説得を試みてくることでしょう。

そのような際、あいまいな回答をしていると、自身の気持ちを通すことが難しくなってしまいます。そのまま説得されてしまい、内定辞退を撤回せざるを得なくなってしまう可能性もあるのです。内定辞退の気持ちが固まったのであれば、「何を言われても考えは変わらない」という毅然とした態度で接することが重要になるのです。

⑨NGな内定辞退の対応とは

内定が決定するまでに、企業は就活生を知ることに時間を割いています。内定者が決定した傍らで残念ながら不採用という判断を下された就活生もいることでしょう。内定を辞退することは悪いことではありませんが、誠意ある対応で意思を伝えることが重要です。ここでは内定辞退で絶対にしてはいけないNG対応を紹介します。

連絡なし・音信不通

数少ないケースではありますが、連絡なしで内定辞退できるのではと考えている人がいます。連絡なしで内定辞退をする場合は、サイレント辞退とも呼ばれ、企業にしても失礼に当たります。企業側としても採用戦略上、あなたが内定承諾をするか、内定辞退をするかで、その後の施策を考え直す必要があります。特に中小企業など採用規模の小さい会社であれば、影響は免れません。

進退が分からない状態ほど迷惑なものはありませんし、事故などに巻き込まれたのかと心配にもなっています。トラブルをさけるためにも、連絡だけはしっかり取り続けましょう。

いまの採用担当者と就職活動生という関係が、数年後にはクライアントになったり、ビジネスパートナーになったりする可能性は十分にあります。同じ業界に進むことを決めるのでああればなおさらです。これから社会人になることを踏まえても、嘘をついてその場しのぎの行為は避けるほうが賢明でしょう。

企業の悪評を拡散する

自分が内定辞退したからといって、その企業の悪評を拡散すると、あとあと自分が痛い思いをすることになります。また、場合によっては訴訟問題になりかねません。絶対にやめましょう。先に述べたように数年後、自分が入社した会社の取引先となっていたり、ビジネスパートナーとなっていたりといった可能性は十分にあります。

そのときに、過去自分が振りまいたその企業の悪評を企業側が認知していると、仕事においての契約が切られるなんてこともあり得ます。一度「採用していただいた」という事実をもとに、内定の辞退を決めた会社であっても、しっかりと感謝の気持ちを持っておきましょう。

その場しのぎの嘘をつく

「体調が悪くなった」「留学することにした」などその場しのぎの嘘をつくことは絶対にやめましょう。企業側の採用担当は人を見るプロです。その場しのぎの嘘は見抜かれてしまいますし、「回復はいつごろになるのか」「留学はいつからいつまでなのか」など突っ込まれてしまっては答えようがありません。

内定辞退のポイントは、しっかりと誠実に辞退する理由と根拠をしっかりと述べて感謝をもって伝えることです。そこに嘘があってはいけません。例えば、第一志望の会社から内定をもらったのであればはっきりとそう言いましょう。採用担当者も人です。無理に引き止めたりはしません。自分も相手も納得するように正直に内定辞退の理由を伝えましょう。

採用を断る意識を揺るがずに持っておく

内定辞退をするのであれば、採用を断る意識を揺るがずに持っておきましょう。自身の中で内定辞退について気持ちが固まり切っていない場合、内定辞退の旨を伝えても説得されてしまいやすくなります。採用担当者は内定辞退者への対応を毎年何度も行ってきており、内定辞退に対する説得も慣れているのです。

内定辞退の連絡をする前に、本当にそれが自身にとって最善の選択なのか再度熟考するようにしましょう。熟考した結果、内定辞退を行うことが自身にとって最適な選択であることが分かれば、何を言われても揺るがず、内定辞退を進めることが可能になります。内定辞退は自身において非常に大きな選択となります。しっかりと吟味し、気持ちを固めた上で伝えましょう。

「内定辞退」は採用担当側も想定している

・就職先で行きたいと思っている会社から内定が出た
・今の会社に就職するイメージがもてなくなった
・違ったやりたいことができた

などなど、内定辞退をする時の動機は人それぞれかと思います。内定辞退をいざしようとすると、非常にモヤモヤした気持ちになり、躊躇してしまうことも多いかと思いますが、実はこの「内定辞退」というものは採用担当側は想定しているものです。そのため、躊躇するよりもスピードを優先すること、しっかりマナーをおさえて問題のない内定辞退をすることを心がけましょう。

内定辞退率はどのくらい?

2018年3月卒業予定者の就職活動に関する学生調査によると、面接選考受験後に専攻を辞退したことはあるか」という質問に対して、「ある」と答えた学生は28.2%でした。その理由として最も多いのは、「もともと志望度があまり高くなかったから」の46.7%です。つまり、受験でいう仮面浪人などと同様で、とりあえず内定承諾した、という方が非常に多いのでしょう。

その他にも、「自分が思っていた仕事とは違いそうだったから」25.7%、「その企業の社員の雰囲気が自分に合わなそうだったから」22.9%、「入社後に成長できるイメージを抱けなかったから」21.9%などの理由があげられています。内定辞退の理由として志望度が高くなかったというものが半数近くを占めるため、企業と就活生との間に温度差があったといえるでしょう。

内定辞退は誠実な気持ちを持ってお詫びを述べよう

人生最後まで何があるかわからないことが多いです。卒業間近になって内定を辞退して起業した人や、小さな企業に就職した人も当たり前のようにいる時代です。またどうしても行きたかった企業の両方から内定が出てしまうこともあるでしょう。

内定辞退を企業に伝える際は、今まで費やしてくれた時間への感謝の気持ちを持ってお詫びの旨を伝えてください。きちんとしたビジネスマナーで対応することが求められているのです社会人と向き合うことは難しいですが、社会人になる一歩として対応しましょう。

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監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。