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書類選考の合否結果に対する返信メールの書き方と例文

就活生は書類選考結果に返信をしているのか

書類選考の結果に対して返信をする場合には、ポイントを知って上手に返信することが大切ですが、そもそも就活生は書類選考結果に対して返信しているのでしょうか。合格の場合であれば通知の内容によっては返信しなければならない場合もありますし、不合格の場合であれば必ずしも返信する必要はありません。

書類選考結果に対して返信は返信が必要な場合や不要な場合とさまざまなのですが、返信をしている就活生はどのくらいいるのでしょうか。

合格だった場合は返信している人もいる

書類選考通過の場合は、次回選考内容についての指示が書かれている場合が多いため、承諾連絡とかねて選考通過のお礼を伝える人が多いです。合格の通知が来た時点で次の面接は約束されていますが、それを確約とするために参加の意思を表示する人は多いですし、実際に返信が必要な場合もあります。

返信不要な場合でも意思表示をしておくことで、面接の約束を確保することができますし、お礼を伝えることで好印象が与えられることも多いです。書類選考合格に対してのお礼と面接への意気込みなどを伝えれば、印象良く面接に臨むことができますし、より有利に選考を進めていくことができます。

書類選考に合格した場合は、面接への参加意思があることを示すためにも、返信しておいた方が良いでしょう。

不採用だった場合は返信しない人が多い

書類選考が不合格だった場合は、これについては返信しない人が多数ですが、自分の弱みを把握するために不合格の理由を聞く人も少なからずいます。書類選考ではどこが悪かったのかがわかりづらく、改善点が見つけにくいため次に活かすことが難しいです。

面接であれば明らかに失敗した点や面接官の反応を思い返して失敗した原因を探ることができますが、書類選考の場合はそうはいきません。放っておくと弱みがいつまでも弱みのままになってしまいますので、何が悪かったのかを聞くために返信をする人はいます。

もちろん企業も忙しいので、必ずしも答えが返ってくるわけではありません。しかしフィードバックがもらえる可能性がありますし、少しでも就活に役立てたいのであれば、返信をしてみるのもいいでしょう。

書類選考は返信なしでも問題ない

書類選考結果に対して返信する人もいますが、基本結果に対する返信はなしでも問題ありません。

書類選考は選考過程の始めのほうに設けられるため、数多くの就活生に対して連絡しています。そのため、選考結果に対して返信しても、目を通さない可能性が十分にあるのです。また、返信をする・しないで採用担当者からの印象が変わるケースはありません。

書類選考結果にメールで返信をするポイント3つ

書類選考の結果に対して返信をする人は多く、実際に返信をしておくことで就活を有利に進められる場合もあります。少しでも評価を上げるためには書類選考結果であっても返信を欠かすことはできませんが、どんな内容でも返信さえしていればOKなわけではありません。

返信の仕方にはポイントがあり、ポイントがしっかりと守られていなければ好印象を獲得することはできず、場合によってはマイナスイメージにつながります。ポイントを正しく理解して、それらを踏まえて返信していきましょう。

①件名には用件を記載する

書類選考結果に対して返信をする場合には件名にも工夫が必要です。企業には毎日たくさんのメールが来ますし、中には仕事には関係ない広告のメールや迷惑メールなども届きます。

必要なものと不要なものを振り分けるだけでも大変ですし、件名がわかりづらいと他のメールに紛れて読んでもらえない可能性もあります。そのため、件名は見ればすぐに内容が理解できることが大切です。

「書類選考通過の御礼と次回選考についての問い合わせ」など用件を簡潔に入れておくと、見る人もすぐ理解できますので、必ず用件を記載するようにしましょう。用件のわからないもの、用件のはいっていない件名はNGですし、件名なしもマナー違反ですので、内容を簡潔にまとめて件名をつけることが大切です。

②本文は簡潔にする

件名は簡潔にわかりやすく付けることが大切ですが、本文も同様に簡潔にまとめることが大切です。書類選考結果への返信に限らず、企業にメールを送る場合は回りくどい表現は使わず、簡潔に用件のみを伝える方が好印象です。

長々と本文を記載するのではなく、伝えたいことを簡潔にまとめ、読みやすくしておきましょう。もちろん簡潔にまとめられていれば、お礼の言葉や面接への意気込みなども伝えることはできます。

簡潔にまとめても熱意は充分に伝わりますし、文章をまとめる能力がアピールできる場合もありますので、短く読みやすさを意識することが大切です。難しい言葉を使う必要はありませんし、インパクトを与えようと趣向を凝らす必要もありませんので、本文はシンプルにまとめましょう。

③署名を忘れずに書く

わかりやすい件名をつけ、簡潔に本文をまとめれば最後に署名を付けましょう。署名を作成し、本文の最後に名前、大学名、連絡先や住所などを忘れずに書くことが大切です。

書類選考結果への返信に限らず、署名は就活のメールでは必ず付ける必要があります。署名は本人確認のために必要なだけではなく、つけて送信することがマナーでもありますので、必ず作成して付けるようにしましょう。

一度作成して保存しておけばすぐに呼び出すことができますし、社会人になってからも必要ですので、就活生のうちにテンプレートを作っておくと便利です。メールの本文の最初では大学名や氏名を伝えますが、それとは別で署名にも大学名、氏名は必要ですので、必ず記載しておきましょう。

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書類選考結果のメールに返信する際の注意点

幸運にも書類選考に通過して次の段階に進めることになった場合、上述したように、メール内容を引用して返信しましょう。メールで返信をする意味合いは、「確かに受信しました」という相手への確認を表すことと、書類選考試験を通過したことに対してのお礼を伝えるという2つの意味があります。

では、メールで返信をする時はどのようなことに注意すべきでしょうか?ここではビジネスメールにおいても、気を付けたい事柄について述べていきます。

受信したメールの本文を削除しない

応募書類を送った後に企業から書類選考の結果のお知らせをメールで受け取った時は、必ずメールを保存しておきましょう。そして、返信をする時にはメール内容を引用して返信しましょう。

また、メールを送ってきた担当者が人事担当の代理で送ってきた場合、メール内容の最後に、「お問い合わせ先のメールアドレス」「返信先のメールアドレス」など、別途アドレスが書かれているケースがあります。このような場合、必ず指定されたアドレスや担当者宛に返信をするように注意しましょう。

誤字脱字がないようによく確認する

書類選考の返信をする時に気を付けたいことは、メールの内容です。最初に担当者名と部署名を必ず確認し、間違えがないように記載しましょう。お礼のメール内容についても誤字脱字がないよう気を付けて記載し、最後にもう一度読み直しましょう。

誤字脱字と文章の表現が不自然ではないかどうか、ビジネス文書のマナーを守った書き方をしているかどうかをチェックをしてください。メールが誤字脱字だらけであったり、ビジネスマナーに沿わない内容であると企業の担当者から常識がないと見られかねません。

その他書類選考結果に対する返信の例文

書類選考結果への返信のポイントを理解すれば、実際に返信で使う文章を考えていきましょう。返信する場合で考えられるのは、書類選考結果に対するお礼を伝える場合と選考を辞退する場合です。

それぞれで内容は違いますし、辞退する場合は必ず連絡しておかなければ無断欠席となってしまうので注意が必要です。ポイントさえ踏まえていればメールの作成は難しくありませんし、慣れてしまえば悩むこともありません。例文を参考にして返信のポイントについて、さらに理解を深めていきましょう。

例文①書類選考のお礼を返信する場合

件名:書類選考通過の御礼と次回選考日程について ○○(名前)

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学経済学部経済学科の○○(名前)と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、誠にありがとうございます。
1次試験は以下の日程で参加したいと思っています。

・日時:〇月〇日(月)
・時間:12時~12時30分

選考に向けて努力を重ねたいと考えていますので、
当日は宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学経済部経済学科4年
○○××(ふりがな)
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
E-mail syuukatu.com
自宅電話番号 0000-11-2222
携帯電話番号 333-4444-5555
ーーーーーーーーーーーーーーー

例文①では件名が「書類選考通過の御礼と次回選考日程について」と簡潔にまとめられており、内容がすぐにわかるようになっています。件名の後に名前をいれることで誰からのメールなのかすぐにわかりますので、これもポイントです。

あいさつから始まり、本題についても簡潔にまとめることができています。参加したい面接の日程もわかりやすくまとめられており、面接への意気込みも伝えられており、好印象です。署名も必要事項が正しく記載されており問題ありません。

例文②選考辞退の返信をする場合

件名:選考辞退のお詫び  ○○(名前)

株式会社○○ 人事部 人材開発課御中

大変お世話になっております。
○○大学文学部英文学科の○○(名前)と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、
諸事情により面接を辞退させて頂きたくご連絡致しました。
お忙しい中、大変に恐縮ではございますが、ご了承宜しくお願い致します。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学文学部英文学科4年
○○××(ふりがな)
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
E-mail syuukatu.com
自宅電話番号 0000-11-2222
携帯電話番号 333-4444-5555
ーーーーーーーーーーーーーーー

例文②では件名が「選考辞退のお詫び」となっており、選考を辞退する旨を瞬時に伝えることができています。選考辞退の連絡をする場合は丁寧に謝罪し、誠意を示すことが大切です。選考を辞退することが明確な言葉で記されており、諸事情によりと理由も付け加えられています。

選考辞退は言葉を濁さずはっきりとした言葉を使うことが大切ですし、辞退する理由を伝えることで、誠意をアピールすることができます。企業を気遣う言葉で締められており、署名も正しくつけられていますので、問題ありません。

例文③面接日程の変更を申し出る場合

件名:面接日程変更のお願い  ○○(名前)

株式会社○○ 人事部 人材開発課御中

 

大変お世話になっております。

○○大学文学部英文学科の○○(名前)と申します。

書類選考通過のお知らせを頂き、誠にありがとうございます。

〇月〇日〇時に御社の面接に伺う予定でしたが、〇〇がご指定の日時と重なってしまいました。

勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程の中で再設定していただけませんでしょうか。

〇〇月〇〇日~〇〇月〇〇日 13:00~15:00

〇〇月〇〇日~〇〇月〇〇日 15:00~18:00

〇〇月〇〇日~〇〇月〇〇日 9:00~18:00

お忙しい中、大変に恐縮ではございますが、ご了承宜しくお願い致します。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学文学部英文学科4年

○○××(ふりがな)

〒123-4567

○○県○○市○○町1-2-3

E-mail syuukatu.com

自宅電話番号 0000-11-2222

携帯電話番号 333-4444-5555

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面接日程は、自分も了承して一度決まっているものですので、それを変更すると企業担当者にもスケジュールの再調整などの面倒をかけることになります。ですから、極力丁寧な文面でお願いしなければなりません。また、変更せざるを得なくなった理由を、相手に納得してもらえるように具体的に書くようにしましょう。

例えば「予定されていた大学の試験日が変更になり、面接と重なってしまった」、「急遽ゼミで発表することになり、休めない」などです。また、再設定に当たっては、相手が再度日時を指定してくれる場合もあるかもしれませんが、その日も自分の都合が悪かったりすれば、さらに二度手間となってしまいます。間違いなく行ける日時を自分で複数ピックアップし、分かりやすいように相手に提示するようにしましょう。

書類選考のパターン別返信方法

書類選考の結果に対して返信したい方は、何で連絡が来るか把握する必要があります。選考結果の連絡は主に電話か書面の2パターンです。

ここでは、選考結果が電話、書面できた場合の返信方法について紹介します。

書類選考結果が電話で来た場合

書類選考の結果はメールのほか、直接電話で来る場合もあります。合否の連絡はもちろん受検者に結果を伝えるというのが第一の目的ですが、その就活生が次の試験(筆記や面接)に進む意志があるのか、つまり本当に自分の会社に就職するつもりがあるのかどうかを確認するためのものでもあります。

電話であれば、つながればすぐにその目的が果たせますので、企業側としては一番都合がいいわけです。ですから、その会社の社員になりたいと思っているならなおさらのこと、電話口での応対は丁寧にしなければならないのは言うまでもありません。さらに、電話を切った後に、できればその日のうちにお礼のメールを送るようにしましょう。これで、印象はずいぶんとアップするはずです。

書類選考結果が書面で来た場合

合否連絡のもう一つのパターンは、書面が郵送される場合です。企業の中には合格者には電話、不合格者には書面で連絡するというところも多いようです。しかし、これは必ずそうだというわけではありませんので、企業名が入った封筒が届いても肩を落とすことはありません。来た書面が合格の通知であれば、受け取って間を置かずに担当者に電話かメールを入れ、お礼を述べましょう。

しかし、残念ながら不採用だった時には、返信や連絡は不要です。ただ、その会社の採用担当者に親切にしてもらったとか、特にお世話になったなどで感謝の意を伝えたい時は、個別にメールなどしてもいいでしょう。仮に、同業界の他社を受けていたり、今後受ける予定などがある場合は、なおさらいい印象を残しておいて損はありません。

書類選考の連絡が来ない場合の対応

書類選考の結果がくるタイミングは企業によって異なりますし、素早く結果がくる場合もあれば、なかなか結果の通知が来ない場合もあります。通知される期間は企業ごとに違いますので、焦らずに待つことが大切ですが、場合によってはかなりの時間が経過したにも関わらず一向に連絡されないこともあります。あまりにも連絡が遅いと、連絡ミスなどではないと心配になってしまう人は多いです。書類選考の連絡が来ない場合はどうすればいいのかを知っておきましょう。

結果の問い合わせは基本的にはNG

書類選考の連絡が来ないと、結果の通知を忘れてはいないかと不安になってしまうことも多いです。企業のミスで選考のチャンスを逃してしまうのは勿体ないですし、結果の問い合わせを考える人も多いですが、基本的には書類選考の結果を問い合わせるのはよくありません。

連絡が来ないのは単純に選考が長引いているだけで、結果が出ていないことがほとんどですし、問い合わせをしてしまうと結果を催促しているようで印象は悪くなります。場合によってはそれが原因で不合格になってしまうこともありますので、問い合わせはしない方が無難です。事前に結果の通知期間が発表されており、それを越えても連絡が来ない場合のみ問い合わせをするようにしましょう。

サイレントお祈りの可能性も

書類選考の連絡が来ない理由として主に挙げられるのは、まだ選考が終わっていないことですが、それだけではなくサイレントお祈りの可能性もあります。サイレントお祈りとは、不合格通知、通称お祈りメールが送られてこないままで不合格になるというものです。

企業によっては不合格の学生には連絡をしないこともありますし、すでに合格者には面接の案内が届いている可能性もあります。サイレントお祈りの場合は結果の通知が遅れているだけなのか、すでに不合格になっているのかがわかりづらいですが、それをしっかり見極めることが大切です。いつまで待っても企業から合格とも不合格とも通知が来ない場合はサイレントお祈りと言えますので、その場合は諦めて他の企業の選考を進めていきましょう。

書類選考の連絡が遅くなる理由

合格、不合格に関係なく書類選考の結果は早く連絡してほしいと考える人は多いです。結果はどうあれ、連絡さえくれば次の段階に進むことができますし、結果のことで思い悩むこともありません。しかし実際には結果の連絡が遅れてしまうこともしばしばありますし、余計な不安を抱えないためにも連絡が遅くなってしまう理由を知っておくことが大切です。連絡が遅くなる理由を知っていれば、結果の通知にやきもきすることはありませんし、前向きな気持ちで就活を進めることができます。

応募数があまりにも多い

書類選考の連絡が遅い理由としては、応募数があまりにも多いことが挙げられます。応募自体はストップしているものの、応募数が多いとそれらすべてに目を通すだけでも大変ですし、そこから合格者を決めるのはさらに大変です。採用担当者は少しでも優秀な人材、自社で活躍できる人材を採用したいと考えますので、履歴書にもしっかりと目を通しています。

何百枚、何千枚の履歴書を数人の採用担当者で読み、合否を決定しなければなりませんので、それを決めるだけでもかなりの時間がかかってしまいます。企業としても連絡をわざと遅らせているわけではありません。応募数が多すぎてさばき切れていないために連絡が遅くなることも多いので、企業の苦労も理解しておきましょう。

募集締め切り期間がまだまだ先

書類選考の連絡が遅くなる理由としては、募集締め切りがまだまだ先であることも挙げられます。応募された履歴書にはある程度は目を通しており、合否は決まりつつあるものの、募集期間が終了するまでは連絡を遅らせるという企業も多いです。募集期間中は応募も増えますし、後からの応募で優秀な人材を発掘できることもあります。

企業では採用予定人数が決まっているだけではなく、選考をスムーズに進めるために選考の段階ごとの合格者数もある程度決めている場合が多いです。募集を締め切り、応募がすべて出揃ってから振り分けをする企業も少なくありません。募集締め切りが先の企業は、書類選考の連絡が遅い傾向にありますので、注意しておきましょう。

書類選考の返信は合格だった場合にメールでするケースが多い

書類選考の結果に対して返信する場合は、正しくメールを作成することが大切ですが、それだけではなく返信のスピードも大切です。

企業からの連絡に対して素早く返信することで、優先度が高いことがアピールでき、好印象を与えやすいです。反対に返信が遅いと後回しにしている印象がつき、志望度が低いと思われる可能性があります。

企業からメールが来て当日内に返信できればベストですが、無理であれば翌日でも構いません。返信する際は返信内容に注意して送るようにしましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。