【入社誓約書とは】就活生が知っておきたい書き方から辞退の仕方までを徹底解説

入社誓約書とは？

入社誓約書とは、内定者の入社の意思を確認し、またそれと併せて内定者の身元を確認するための書類です。就職活動において内定を獲得できた際、多くの企業でこの書類の提出を内定者に求めてきます。

企業にとって入社直前に内定を辞退されてしまうと、予定していた人数を確保することが出来なくなり、採用活動を再度仕切りなおさなければならなくなります。そのようなリスクを防ぐために入社誓約書を用いる企業が多いのです。

「入社誓約書ってどう書けば良いの？」「入社誓約書を提出したらもう辞退することは出来ないの？」と疑問に思う就活生もいることでしょう。ここでは、入社誓約書の書き方から提出後の辞退が出来るか否かまで、入社誓約書に関わる疑問を解説していきます。しっかりと押さえ、理解を深めておきましょう。

入社誓約書の書き方

入社誓約書について、内定をもらうまでその存在自体知らなかったという就活生も多くいます。それだけ馴染みのないものですので、入社誓約書の書き方についてしっかりと理解できている就活生はあまりいません。

ここでは入社誓約書の正しい書き方を解説していきます。不適切な書き方で作成してしまうと、「きちんと調べずに作成したんだな」と良くない印象を与えてしまう恐れがあります。逆に正しい書き方で入社誓約書を作成することで、「丁寧に仕事を進めてくれそうだな」とプラスのイメージを与えることが可能になるのです。正しい書き方で良い印象を残すことを念頭に、以下のポイントを理解していくようにしてください。

入社誓約書には現住所を記入する

入社誓約書の作成にあたってのポイントの一つ目は、「入社誓約書には現住所を記入する」ということです。現住所とは現在住んでいる場所のことです。「入社を機に一人暮らしを始めようと思っている」、「今住んでいるとことからでは会社が遠いから、引っ越そうと思っている」など、入社までの間に転居を検討している人も多くいることでしょう。

しかし入社誓約書に記載するのは、あくまで記入日における住所です。入社までの間に引っ越しをするのであっても、引っ越し先の住所を入社誓約書に書く必要はないのです。入社誓約書には現住所を記載し、入社までに引っ越すのであれば、引っ越しを行うタイミングに合わせてその旨を企業へ伝えるようにしましょう。

入社誓約書にシャチハタは使用しない

入社誓約書の作成にあたってのポイントの二つ目は、「入社誓約書にシャチハタは使用しない」ということです。シャチハタは非常に便利なものなので、就活生にとっても馴染みのあるものでしょう。

しかしシャチハタはあくまでも正式な印鑑ではありません。銀行の窓口での手続きでシャチハタが利用できないように、重要な手続きを行う際に、シャチハタは使用することが出来ないのです。

入社誓約書は法的な効力のあるものではありませんが、正式な書類です。そのような書類にシャチハタを使用するのはビジネスマナーに反してしまいます。採用担当者は、内定者の一つ一つの所作についてしっかりと見ています。「ビジネスマナーがわかっていない」と烙印を押されてしまうことの無いよう、入社誓約書には朱肉を利用する正式な印鑑を用いるようにしましょう。

入社誓約書の日付は入社日が好ましい

入社誓約書の作成にあたってのポイントの三つ目は、「入社誓約書の日付は入社日が好ましい」ということです。もちろん書類を作成した日付を記入しても問題は生じません。

企業にとって重要なのは、「入社の段階でその書類の効力が発生している状態」であるということです。そのため、記入する日付については入社日以前であれば大きく弊害は出ないのです。

しかし企業によっては、「入社日を記入すること」と指定されている場合があります。そのような場合に誤って記入日を記入してしまうと訂正しなければならなくなり、お互いに無駄な労力を使ってしまうことになります。そのため、記入日でも問題はないのですが、入社誓約書の日付は入社日にしておくほうが好ましいのです。

入社誓約書の提出後に辞退できるのか

上述の通り、入社誓約書は正式な書類であり、正しい書き方で作成することが求められています。「正式な書類ということは、これを提出するともう辞退は出来なくなるの？」と不安に思う就活生も多くいることでしょう。

ここでは入社誓約書を提出した後に辞退をすることが出来るのかどうかを解説していきます。企業選びは社会人として生きていく上で非常に重要な場面です。自分に合わない企業に入社してしまうことの無いよう、じっくりと検討することが求められているのです。

辞退が出来るのか否かを理解できていないと、結果企業選びに失敗してしまう恐れがありますので、このことについて正しく理解しておくようにしましょう。

入社誓約書の提出後でも辞退できる

実は、入社誓約書の提出後でも辞退をすることは可能です。たしかに入社誓約書は正式な書類に違いありません。上述の通り正しい書き方で作成する必要がある、大切な書類です。

しかし入社誓約書には学生の入社を強制するような法的な拘束力はありません。そのため提出後であっても辞退することは可能なのです。そうは言っても辞退する場合、少なからず企業には迷惑がかかります。あなたの抜けた穴を埋めるために、採用活動を仕切りなおさなければならないからです。

入社誓約書の提出後でも辞退は出来ますが、その連絡が遅くなればなるほど、企業に多くの負担をかけてしまうことになります。辞退の連絡をするのであれば、その気持ちが固まり次第、速やかに連絡を行うようにしましょう。

入社誓約書の提出を拒むと内定取消の可能性がある

「一度提出したら辞退できないのか」と誤解し、辞退の選択肢を残しておくために誓約書の提出を拒む就活生も中にはいます。しかしこれは非常に危険な行為です。

入社誓約書の提出を拒むと、内定が取り消されてしまう恐れがあります。入社し、仕事に邁進する気持ちがあるのであれば、辞退の選択肢を残すために提出を拒むようなことはしないものです。提出を拒んでしまうと、「会社に入る気がないのでは」「身元が保証できないのか」と勘繰られ、評価を落としてしまう恐れがあります。

最悪の場合、内定取り消しにまで発展してしまう可能性もあるのです。上述の通り入社誓約書は提出後であっても辞退が出来なくなるというものではありません。提出を求められたのであれば、滞りなく提出するほうが賢明だと言えるのです。

入社誓約書に関する疑問

ここまで入社誓約書作成にあたってのポイントと提出後でも辞退が出来るのかどうかを見てきました。入社誓約書は就活生にとって馴染みのないものです。ここまで説明してきた点以外にも疑問点は多々あることでしょう。

そこでここからは、入社誓約書に関する疑問として代表的なものを挙げ、それらについて解説していきます。疑問を抱えたまま入社誓約書の作成を行い、評価を下げてしまってはもったいないです。ここでの内容をしっかりと理解し、今のうちに疑問点を解消しておくようにしましょう。

入社誓約書になぜ連帯保証人は必要なの？

入社誓約書に関する疑問として、「入社誓約書になぜ連帯保証人が必要なの？」というものが挙げられます。企業はあなたの業務態度や行為に対して、責任を共に請け負ってくれる人を確保しておくために連帯保証人を求めているのです。

入社後、故意の犯罪行為などであなたが会社に多大な損害を与えてしまうかもしれません。あなた自らがそのことに対する責任を取ることが出来ない場合、企業としては損害の穴埋めをすることが出来なくなってしまい、最悪の場合、企業の経営が傾く要因となってしまう恐れもあります。そのようなときに備えて、企業はどのような場合であっても損害賠償請求を行うことが出来るようにしておく必要があります。そのため入社誓約書において、連帯保証人を求めているのです。

入社誓約書を返送する際に添え状は必要？

入社誓約書に関する疑問として、「入社誓約書を返送する際に添え状は必要なの？」という質問も頻出のものです。添え状は必ず付けなければならないものではありません。しかし添え状を付けることでより、採用担当者は郵送物についてすぐに理解することが出来るようになります。

そのような細かな配慮が出来ていると、「丁寧に仕事を進めてくれそうだな」と採用担当者にも良い印象を与えることが出来るのです。時間的にどうしても厳しいということでなければ、上記を参考に添え状の作成も併せて行うようにしましょう。

返信用封筒で返信する時の注意点はある？

入社誓約書に関する疑問として、「返信用封筒で返信するときの注意点は？」というものも挙げられます。入社誓約書は内定者が必要箇所に記入を行い、企業へ返送することが前提のものです。そのため、入社誓約書を内定者へ渡す際、返信用封筒も併せて渡す企業が多いです。

返信用封筒を用いて返信する際には敬称に注意しましょう。封筒の表の行先は「〇〇株式会社　〇〇行」となっているのがほとんどです。そのまま返送してしまうと失礼にあたりますので、「行」を二重線で訂正し、その横に正しい敬称で書き換えた上で返送することが必要になります。送付先が個人であれば「様」、課・チームであれば「御中」を用いて、訂正した上で返送を行うようにしましょう。

入社誓約書を受理・辞退する場合も迅速に対応しよう

ここまで入社誓約書の書き方から提出後の辞退が出来るのかどうかまで、入社誓約書についての様々な疑問点を解説してきました。内定誓約書は提出後であっても辞退をすることが出来ます。

しかし、「正しい書き方がわからない」「辞退できなかったらどうしよう」など、入社誓約書に関する知識が不足しているが為に期限内での提出が出来なかった場合、採用担当者の心証を損ね、内定取り消しまで事態が発展してしまう恐れもあります。

入社誓約書は受理をする場合も、辞退する場合も迅速に対応することが必要になるのです。知らなかったが為にマイナスの評価を受けてしまってはもったいないです。しっかりとポイントを理解し、迅速に対応できるようにしておきましょう。

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