【身元保証書の正しい書き方】就活生が知っておきたい基礎知識と提出前のチェックポイント

身元保証書とは

就職経験がある人にとって身元保証書は身近な存在かもしれませんが、初めて社会に巣立つ大学生にとっては、気になるものでしょう。身元保証書は入社時に提出が義務付けられているケースが多い書類です。お金を扱う企業であれば必ずといっていいほど、提出が義務付けられています。身元保証書には保証書という単語が含まれているように、一定期間入社する人物を保証する役割のある書類です。

この記事では身元保証書の基礎知識や、書き方や書式について具体的に紹介していきます。身元保証書のことがよく分からない人は、参考にしてください。身元保証書は重要な書類です。納得した上で提出しましょう。

身元保証書の基礎知識

大事な身元保証書は、パソコンで勝手に作ってはいけません。企業側が用意した書類の内容に従って、記入する必要があります。身元保証書は企業によって、多少内容が異なることがあります。

もし疑問に思うことがあれば、企業側に内容の説明を求めましょう。以下の内容では一般的な身元保証書の内容や、保証人に相応しい人を解説していきます。身元保証書を見るのが初めての人は、参考にしてください。

身元保証書は入社前に必要な書類

身元保証書と一緒に、入社誓約書の提出を義務付けている企業は多いです。入社誓約書は身元保証書とも関連することなので、解説をします。入社誓約書は、故意に企業に重大な損害を与えた場合、その損害の責任を負うという内容が多いです。

社員が企業のお金を横領したり顧客名簿を名簿業者に売ることは、企業にとって重大な損害です。そんな損害時の責任の所在を、入社誓約書では明記しています。しかし損害を与えた当人だけでは、損害の保証ができない場合があります。その際には身元保証書に印鑑を押した保証人も、一緒に損害の責任を負うことが明記されているケースが多いです。

身元保証書は保証人と印鑑が必要

身元保証書には、入社する本人の身元を保証する人が必要です。身元を保証する人は誰でも良いわけではなく、企業の規定によって定められています。身元保証人になるのは親が一番多いですが、親がいない場合は親類がなることを認めている企業は多いようです。企業によっては、複数の身元保証人が必要なこともあります。その際は親と親類が身元保証人になることが多いです。

一部の企業は身元保証書に押す印鑑に、実印を要求してくることがあります。その際は、印鑑証明書も提出する義務が発生するでしょう。実印を要求してくる企業には、お金を扱うケースが多い傾向があります。身元保証書をもらったときに、身元保証書の内容と実印が必要かを確かめましょう。

身元保証書の書き方のポイント

身元保証書を初めて書く人は、書き方が分からないという場合がほとんどでしょう。書く際には、いろいろなポイントがあります。大事な書類なので落ち着いて記入することが一番大切なことですが、記入する内容をある程度把握しておくことは、スムーズに記入することに繋がるでしょう。

以下の内容では身元保証書を書く上で注意することを具体的に解説していきます。当たり前なことも解説していきますが、再度認識することは無駄ではないでしょう。

身元保証書の書式をしっかりと確認する

上記は身元保証書のサンプルです。身元保証書は基本的に上記の書式となります。身元保証書は契約書なので、堅苦しい文面になりますが、大切な書類なので少しでも分からない言葉は事前に調べた上で、書類を完成させるようにしていきましょう。

身元保証書には、保証人と被保証人という言葉が登場します。保証人は、入社する本人の身元を保証する人物です。被保証人は、保証人によって保障される人、つまりこの場合は入社する本人という意味になります。間違いがないように気をつけて記入するようにしてください。

身元保証書の日付は入社日にする

身元保証書には、日付を記入する欄があります。入社日もしくは提出前の日付を書くようにしましょう。身元保証書は契約書なので、効力の発効日を明確にする必要があるからです。基本的には入社した日付から効力が発生しますが、入社日以降の日付を記入するとトラブルの元になる可能性があるでしょう。

仮定の話をします。万が一採用された者が身元保証書に記入した日付以前に、損害賠償が伴う不祥事を起こしたとします。そのときの身元保証書の効力はどうなるのでしょうか。裁判まで持ち込まれた場合は、決着するでしょう。しかしそれ以前に企業側も採用された側も、ぎくしゃくするはずです。そんなトラブルを回避するためにも、身元保証書の日付は入社日以降にはしないようにしましょう。

身元保証書の提出前のチェックポイント

身元保証書は契約書なので、正確に記入するようにしましょう。しかし正確に記入しようと思っていても、つい間違ってしまうのが人間です。間違いを極力減らすには、ポイントをしっかりと押さえることが効果的です。ポイントを一つ一つ確かめながら記入したら、間違いはかなり減らせるでしょう。

以下の内容では、身元保証書を間違えなく記入するポイントを具体的に解説していきます。記入する前に下書きするのをお勧めしますが、記入した後も間違えがないかをチェックするようにしてください。

誤字脱字はないか

身元保証書に誤字や脱字だらけの記入があれば、読む企業側はだらしないという印象を持つでしょう。企業側にだらしない印象を与えたら、今後の仕事にも影響してきます。誤字や脱字がないように丁寧に記入しましょう。誤字や脱字を少なくするには、何も記入していない身元保証書をコピーして下書きするのが効果的です。

それでも誤字や脱字が発生する場合があります。その場合は企業側に相談してみましょう。企業によっては、新しい身元保証書をくれるケースもあります。もし訂正してもいい許可をもらったら、二重線をひいて訂正印を押しましょう。身元保証書は企業側にとっても大切な契約書なので、独断で決めてはいけません。

記入漏れ・押印漏れはないか

二度手間を省くためにも、記入漏れや押印漏れには気をつけましょう。押印するときは文字がかすれたり、にじんだりしないように丁寧に押しましょう。丁寧に押印しているだけで、きっちりした性格であると印象づけることができる可能性があります。反面、あまりにも左右に文字が傾いていたら、企業側は口には出さなくても良い印象は受けないでしょう。

もし身元保証書に記入漏れや、押印漏れがあれば再提出させられることがあります。保証人が近くに住んでいれば面倒はありませんが、遠方に住んでいる場合は身元保証書の再提出に期間がかかります。あまりにも再提出が遅ければ企業側は苛立つことがあるので、できるかぎり再提出がないように、記入漏れと押印漏れには十分に気をつけましょう。

保証期間を確認しておく

身元保証書には、保証期間が最初から記入されているケースが多いです。この保証期間だけは、きちんと確認しておきましょう。万が一、保証期間が明記されていない場合は注意が必要です。その際は企業側に、正確な保証期間を聞きましょう。曖昧にしておくと、後にトラブルになったときに困ります。万が一トラブルになった場合は、これから解説する法律を覚えておくといいでしょう。

法律的には当事者同士で身元保証書の契約期間を定めない場合は、3年間が最長期間です。当事者間で身元保証書の契約期間を定める場合は、5年間が最長期間と法律では明記されています。但し当事者同士で5年の契約期間を決めた場合は、お互いの同意により更新することは可能と定められています。

身元保証書は誤字脱字のないように丁寧に書こう

初めての就職で頭の中は仕事のことでいっぱいになり、他のことに気を回す余裕がないかもしれません。しかし企業と従業員の関係は、契約によって成り立っています。身元保証書も大切な契約書類です。大切な書類なので、余裕を持って記入するようにしましょう。

身元保証書は美しい字よりも、丁寧で分かりやすい字を書くように心がけましょう。丁寧に書かれた文字は、誠実な人柄を彷彿とさせます。誠実さは仕事をする上で、とても大切なことです。身元保証書や誓約書を書くときは、文字は人柄を表すことを忘れずに丁寧に書きましょう。丁寧に書かれた書類は達筆さよりも企業側に好印象を与え、良い仕事が回ってくる可能性があります。

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