職種研究

【学校事務職員になるには】国立・公立・私立それぞれの採用方法から向いている人まで解説

人気の高い学校事務職員って?

学校事務職員とは国立や私立の学校で働く事務員の総称のことをいいます。基本的には国立・公立・私立の3つに分けられており、学校の経営主体により身分が変わることが特徴です。例えば公立の学校では地方公務員ですが、私立の学校では民間企業の事務員と同じ会社員となります。

そのため公立の学校で働きたいと思う場合は地方公務員試験を合格しなければなりません。また一般の事務より給料が安定しているため人気が高く、採用されるのは非常に困難だと言われています。私立の場合は必要な資格はありませんが、最低高卒以上が必須となります。

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学校事務職員の仕事内容は?

学校によって仕事内容はもちろん異なります。主な仕事内容としては電話応対や来客の対応があります。先生方のサポートとして資料作成の手伝いやコピーなど雑務を頼まれることも多々あるでしょう。他に一般企業と同様に総務、経理、人事の仕事や生徒や保護者への対応、事務用品や備品の管理、学校行事の準備など幅広い業務内容があるため学校によっては業務を分けて行っているようです。学校の生徒数が多ければその分仕事は忙しくなります。そのためサービス残業が多いと言われています。

総務や経理・人事など一般企業と同様の業務

学校事務職員といっても一般企業と同様の総務・経理・人事などの業務がほとんどです。主な内容としては教職員の給与管理、出張費の清算などのお金管理、有給休暇の手続きや施設管理、事務用品や物品の購入・修理、学費や給食費の支払い状況の確認など教職員・生徒を管理する仕事があります。生徒手帳の作成・発行などの仕事も学校によってはあるようです。

新入生へ向けての学校案内の発行や教科書の準備や配布、新入生のリスト作成など、通常業務意外の仕事があまりにも忙しい場合は学校によってアルバイトなどを雇って手伝ってもらうこともあります。しかしこれらすべては基本的に事務員の仕事なのです。

生徒や親への対応・文化祭など学校特有の業務

何か用事があり学校に訪れる来客や、保護者への窓口や電話での対応は事務員が行っています。基本的に窓口は事務員が受け持ち、担当へつなぐといったことが多いようです。そのためコミュニケーション能力が要求されています。来訪者は保護者の場合、苦情を言いに来る方もいらっしゃいます。この場合しっかり話を聞き対応する必要も出てくるでしょう。

他にも学校特有の業務、例えば生徒の成績管理や行事の準備・参加も行います。マラソン大会があれば役所へ道路使用許可の手続きに出かけたり、文化祭などで必要な材料の買い出しなどで外出することもあります。そのため普通自動車免許があると優位になると言えるでしょう。

学校事務職員の採用方法

学校事務職員になるための採用試験や募集方法などは国立・公立・私立でそれぞれ異なります。中でも国立・公立は試験に通過しなければならないため、ハードルが高いことが特徴です。自分がどの学校に就職したいのかを考えてみましょう。

それによって募集時期も、試験内容も変わってくるため自分が何をすべきか方向を定める必要があります。まずはそれぞれ採用されるまでの流れや内容を把握してみると、自分の方向が見えてきます。では国立・公立・私立のそれぞれの採用方法や内容を確認してみましょう。

国立の場合

国立の学校事務職員になるためには「国立大学法人等職員採用試験」に通過しなければなりません。この採用試験は北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州の7つの地区ごとで行われています。まずは説明会に参加し、国立大学法人等グループ会員サービスに会員登録しましょう。その後、試験案内を確認し受験を申し込みを行うという流れです。そして一次試験、二次試験と合格すると内定が確定します。

この内定までの一連の流れは約1年通して行われています。平成29年度では10月以降に説明会に参加・会員登録し、5月から受験申請、そして7月に試験を受けることになります。会員登録や申請することが出来なければ試験が受けられないので、毎年いつ説明会があるのか確認することが絶対に必要です。。

公立の場合

公立の場合は地方公務員として働くことになるため、「地方公務員採用試験」に通過することが最低限の条件となっています。試験は地区によって日程や申込日が違いますが、大体12~1月上旬までに試験の申請があり、1月中旬~1月下旬頃に採用試験が行われています。

試験内容は高卒くらいの内容がほとんどで、基本教科(数的・現代文・古文・漢文・英文・政治・経済・日本史・世界史・地理・物理・化学・生物・地学・数学・芸術など)+判断推理+図形問題+資料解釈+時事問題+論文+面接といった内容です。論文は社会問題についての論文が多く出題されているようです。場所によっては音楽などの教養問題なども出題されるため、幅広い知識が必要となります。

私立の場合

私立の場合はそれぞれの地区・学校がその都度募集をかけているようです。そのため募集を見かけたら応募して面接を受けるといったケースが多く見受けられます。場合によっては派遣会社などで紹介してもらうといったケースもあるようです。試験内容は面接だけではなく場所によっては筆記試験や小論文があったり、適性試験が行われたりしています。

特に必要な資格などはありませんが、高卒以上の経歴が必要となってきます。私立は正社員の応募が少なく、アルバイトや契約社員としての募集が多いようです。募集人数もその都度募集するため少ない場合もあれば多く募集する場合もあり、定まっておりません。もし正社員の応募があれば迷わず内容を確認して早めに問い合わせるようにしましょう。

学校事務職員に向いている人材はどんな人?

学校事務職員に向いている人とはどのような人なのでしょうか。学歴や資格が必要なこともあり、頭が良くなければいけないと思われがちですが、実際勉強ができるだけでは学校事務職員は務まりません。学歴や資格はあくまで入社までの最低条件です。仕事が始まれば学歴ではなく人とのコミュニケーション能力やスキルが要求されます。また学校という事もあり、マナーなどの一般常識や几帳面さも要求されますので、知識・精神力・体力など全体的に必要となってくると言えるでしょう。では実際どのような人がいいのか詳細をご紹介していきます。

コミュニケーション能力のある人

コミュニケーションはこの仕事をするうえで一番重要なことかもしれません。仕事では窓口として生徒や保護者の方々、セールスマン、来客などが訪問することがあります。それだけではなく学校の先生方ともうまくコミュニケーションを取っていかなければなりません。

そのため社交性があり適切な言葉遣いができる人が必要となってきます。言葉遣い一つで保護者の方を怒らせてしまっては大変です。どんな時も冷静にしっかり対応することの出来るように普段から自然と社交的な言葉遣いができれば、急なトラブル時でも落ち着いて対応できます。そのためコミュニケーション能力のある人は仕事をする上で優位になると言えるでしょう。

几帳面さ、コツコツと努力できる人

几帳面さは学校という職場で必須なため、適していると言えます。学校事務職員は先ほど説明した通り、仕事内容は幅広く、かなりの仕事量があります。お金や個人情報などに関わる仕事もしているため、ミスをすると大変です。一つ一つを丁寧に素早く仕事をしていく必要があるため、几帳面さがあるといいのです。

またコツコツ努力できる人も向いています。数百人という単位の生徒たちの管理など事務処理があります。同じことを毎月のように何度も繰り返すのも大変疲れる仕事です。しっかりコツコツ努力できる精神力を持つことが必要となってきます。これらを持ち合わせている人は、仕事で信頼されやすいため適しているといえるでしょう。

最低限のパソコンスキルがある人

学校では生徒への連絡、資料作成、案内状作成、生徒の管理など今はすべてパソコンで行われています。場所によっては名刺なども学校で作成されているでしょう。これらは基本的にエクセルやワードを使って作成します。そのため最低限でもエクセルやワードを使いこなせる必要があります。

他にも会議などで使用されるパワーポイント、メールなどもみれるようになっていかなければいけません。学生の管理や給与に関してはマクロなどを使って行われるところもあるので、マクロの勉強もしておくと就職に活かすことができると言えるでしょう。このようにパソコンは毎日使うことになるため、パソコンスキルがなければ仕事に支障が出てきてしまいます。学校事務職員の仕事では、最低限のパソコンスキルが必要なのです。

学校事務職員になるには仕事内容や適性を知ろう!

学校事務職員は昔も今も大変人気のある職業です。学校事務職員を目指す場合はしっかり仕事内容や適性を知り、必要な資格を今のうちに取得したり勉強すると優位になります。資格は必ずしも必要ではありませんが、資格があるという事は履歴書に書くことができるため自分のイメージアップにつながります。

資格といってもパソコン関係の資格だけでなくコミュニケーション資格というのも存在します。内定だけでなく実際に勤め始めても自分のための勉強になりますので、これからの自分に向けて人より一歩前を目指して行動していきましょう。

学校事務職員は仕事の種類や量がとても多く、コミュニケーション能力や几帳面さ、パソコンスキルなど、求められる能力が多岐にわたります。時間を有効活用して十分な対策を行った上で、学校事務職員として就職できるよう就活を進めていってください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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