【内容証明とは】就活生は知っておきたい応募書類の4つの郵送方法をそれぞれ徹底解説！

就活の応募書類に内容証明書は必要？

就職活動の中で企業へ応募書類を郵送する機会は多くあります。就職活動において応募書類を郵送する際、その郵送方法は簡易書留、速達など一つではありません。また応募書類に内容証明を使って郵送するべきか否かなど、押さえておくべきマナーが多く存在します。ここでは就活生が知っておくべき就職活動における応募書類の4つの郵送方法を郵送マナーと併せて解説していきます。

就職活動が始まるまでに、企業に書類を送るような経験をしたことのある就活生は少ないでしょう。「やり方がわからない」と悩む就活生も多いです。他にやらなければならないことが多々ある中、郵送方法に悩み、使う必要のない時間を浪費してしまってはもったいないです。しっかりと郵送方法を押さえておくようにしましょう。

内容証明書とは

就職活動において、企業に応募書類を送付する際、「ちゃんと届いたかな？」、「見落とされたりしていないかな？」と不安になる就活生も多くいることでしょう。そのような際に、内容証明書を利用して送付することを考える就活生がいます。その一方で、「内容証明書って何？」と疑問に思う人も多いでしょう。ここでは内容証明書について、その概要と差出方法、利用料金について解説していきます。この知識は社会人になってからも活きるものですので今のうちにしっかりと覚えておくようにしましょう。

内容文書について証明するもの

内容証明とは「誰」から「誰」に対して「どのような内容の文書」を送ったのかを郵便局が証明する制度のことです。クーリングオフを行う際や損害賠償請求の際など、相手に確実に文書を送ったことを証明することが必要な際に用いられるものです。その制度により、受取人に送達される文書のことを内容証明書と言います。

作成した内容物のコピーを差出人と郵便局それぞれが保管することにより、差出人がその文書を確実に受取人へ送付したことを証明するのです。書類を郵送する際、その書類が確実に相手に届いたかどうか不安になることがあります。内容証明書を用いることで、「確実に〇〇という書類を受取人へ送付した」ということを証明することが出来るのです。

内容証明書の差出方法

内容証明書の差出方法について解説していきます。まず、内容証明書を差し出すことの出来る郵便局は限られています。集配郵便局と支社が指定した郵便局でないと内容証明書の差し出しは出来ませんので、その点に注意してください。内容証明書を差し出すにあたって準備するべきものとして、送る文書とそのコピーを2部、封筒、内容証明による郵便料金が挙げられます。

上述の通り、文書のコピーを送り手と郵便局が保管しておくことで内容証明は行われますので、必ずコピーは2部準備しておくようにしましょう。また念のためシャチハタ以外の印鑑を持参しておいた方が賢明だと言えるでしょう。これらのものを持参し、窓口で「内容証明で郵送したい」という旨を伝えることで、内容証明書の差出手続きを行うことが可能になるのです。

内容証明書の利用料金

次に内容証明書の利用料金について解説していきます。「基本料金に内容証明書の加算料金を足せば良いんじゃないの？」と思う就活生もいるでしょう。しかし内容証明書の場合、一般書留で送付することになるため一般書留の加算料金も必要になるのです。内容証明書の加算料金、一般書留の加算料金はともに430円となっています。そのため内容証明書を利用する場合、基本料金に内容証明書の加算料金430円と一般書留の料金430円を加算した金額が必要となるのです。

またケースとしては稀かもしれませんが、異なる2つの企業に対し、履歴書など同一の内容の書類を送付する場合、内容が同一であることから1通目に関しては上記の計算で出る金額を負担する必要がありますが、2通目に関しては、その金額の半額となります。

就活の応募書類には内容証明書は必要ない

内容証明書は「誰」が「誰」に「どのような内容の文書」を送ったのかを郵便局が証明してくれるものです。そのため、確実に相手に文書を届けたいときには効果的に使用することのできるものです。しかし就職活動において、応募書類を企業に郵送する際には必要ありません。内容証明書は上述の通り、基本的にはクーリングオフや債権回収、慰謝料・損害賠償請求を行うときに用いるものであり、履歴書など応募書類を郵送する際に必要となるものでありません。

むしろ利用するのは不適切であり、社会人としてのマナーを疑われてしまう恐れがあります。「ちゃんと届いたか不安」と思い、内容証明書を利用しようとする就活生もいますが、就職活動においては利用しないようにしましょう。

応募書類の4つの郵送方法

では、就職活動において書類を送付する際、どのような郵送方法を選択すればよいのでしょうか。ここでは応募書類の郵送方法として利用する可能性のあるものを四つ挙げ、それぞれ解説していきます。大前提として、企業から何も指定がないのであれば、普通郵便で送って特に支障はありません。しかし「必ず特定記録で送付すること」など、企業によっては送付方法が指定されている場合もあります。そのような場合に備えて、送付方法についてその概要を把握しておくようにしましょう。

①配達日指定

押さえてておくべき応募書類の郵送方法の一つ目は、配達日指定です。配達日指定とは土日祝日を含め指定した日に郵送物の配達をしてもらう郵送方法です。配達日は原則、差出日の翌々日から起算して10日以内の日を指定することができます。誕生日に併せてプレゼントを送付する際や、平日は仕事で忙しく日曜に郵送をお願いする際などに用いられる方法です。

配達日指定の場合、指定日が平日か土日かによって料金が変わってきます。平日を指定した場合には基本料金に31円加算することになりますが、土日の場合、基本料金に210円加算することが必要になります。「〇月〇日に応募書類が届くようにすること」など、企業から指定を受けた場合には、この郵便方法を利用することで指定された日に応募書類を届けることが可能になるのです。

②速達

押さえておくべき応募書類の郵送方法の二つ目は、速達です。速達とは急いで郵送物を届けたいときに利用する郵送方法です。普通郵便よりも早く書類を配達してもらうことが可能になるため、「出すのが遅くなってしまい期日がギリギリになってしまった」という就活生にとって強い味方になってくれるでしょう。料金は重量によって区分けされています。

重量が250g以下であれば基本料金に280円を加算した金額、250g～1kgの場合、基本料金に380円を加算した金額を支払う必要があります。速達は期日ギリギリになってしまった場合にも対応が可能になる便利なものですが、速達の印は封筒についてしまうので、担当者に速達で送ったことが知られてしまいます。「直前になって書いたのだな」と思われると評価に関わるので、使わないほうが無難と言えるでしょう。

③簡易書留

押さえておくべき応募書類の郵送方法の三つ目は、簡易書留です。簡易書留とは、郵便物の引き受けと配達を記録し、万が一郵便物が壊れたり、届かなかったりした場合にはその実損額の5万円分までを郵便局が負担してくれる郵便方法です。担当者が不在で郵便物を受け取ることのできなかった場合には不在票が入るので、担当者はそこに記載されている番号に電話をかけることで好きな日時に再送してもらうことが可能になります。

また郵便追跡システムも付いており、配達状況の確認を行うことも出来ます。料金は基本料金に310円を加算することで利用することが可能です。郵送物はポストに入るのではなく手渡しなので、担当者が確実に郵送物を受理することが可能になり、それゆえ簡易書留を指示してくる企業もあるでしょう。

④特定記録

押さえておくべき応募書類の郵送方法の四つ目は、特定記録です。特定記録とは、郵便物の引き受けを記録する郵便方法です。郵送物を引き受けたことの記録として、受領証をもらうことになるので、それを持っていることで、確実に郵送物を郵便局に差し出したことを証明することが出来ます。応募書類の郵送に関して、「〇月〇日消印有効」となっている場合、その期日に郵便物を差し出したことを証明するものとなるのです。

また特定記録の場合もインターネット上で配達状況の確認が出来るので、その点においても使い勝手が良いと言えるでしょう。料金については基本料金に160円加算した金額を支払う必要があります。応募書類の期日を「〇月〇日消印有効」としている企業の場合、特定記録での郵送を指定してくる場合があります。

就活の応募書類は期日に余裕を持って郵送しよう

ここまで就職活動において利用する可能性がある郵送方法をそれぞれ解説してきました。書類の郵送は封筒に宛名を書き、添え状を作成し、それらを郵便局に持っていかなければならず、手間がかかるものです。「後でやろう」とついつい後回しにしてしまうこともあるでしょう。しかし後回しにした結果、期日のギリギリになってしまっては元も子もありません。

「速達で送れば良いや」と思う就活生もいるでしょうが、速達で期限ぎりぎりに届いた書類に好感を覚える採用担当者はいないでしょう。余分なお金を使わなくても済むよう、期日に余裕を持って郵送することが重要なのです。書類の郵送方法は企業によって指定がある場合も往々にしてあります。思い込みで送付することの無いよう、しっかりと確認してから郵送を行うようにしましょう。

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