【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

電話のかけ方はビジネスマナーの基本

就職活動において、企業の採用担当者と電話でやり取りを行う機会は多々あります。面接での日程調整の連絡など、採用担当者と直接話す機会は思っている以上に多いです。しかし、電話におけるビジネスマナーを理解した上で電話をかけていない就活生は意外と多いのです。ビジネスマナーをしっかりと守って電話での対話を行わなければ、知らぬ間に大きな減点を受けてしまう恐れがあるでしょう。

そこでこの記事では、就職活動における電話のかけ方について、就活生が知っておくべきマナーと注意点を解説していきます。電話のマナーで減点を受け、内定を遠ざけてしまうのは非常にもったいないことです。しっかりと要点を押さえ、採用担当者に好印象を与える電話のかけ方をマスターしておくようにしましょう。

電話のかけ方における4つのマナー

上述の通り、就職活動において採用担当者と直接電話でやりとりする機会は多くあります。採用担当者はあらゆる面から就活生を見て、合否の判断を行います。電話でのマナーも合否の判断に影響を与える可能性があるのです。

以下、就職活動において守るべき電話のマナーを3つ挙げ、解説していきます。これらを守って電話をかけることで採用担当者の印象が良いものになり、就職活動を優位に進めることが可能になるでしょう。しっかりと学んでおくようにしましょう。

①電話をかける時間帯は11〜16時頃

就職活動において守るべき電話のマナーの1つ目は、11～16時ごろに電話をかけるようにすることです。「いつかけても同じではないか」と思う就活生もいることでしょう。しかし忙しい時間帯を避けて電話をかけることが社会人として守るべきマナーになります。始業前の時間帯は当日の業務の準備で忙しく動き回っている可能性があるでしょう。

また定時後の時間帯はその日のうちに行わなければならない業務が残っているということなので、同じく忙しく業務に励んでいることが多いです。そのような時間帯に電話をかけてしまうと、担当者の方の業務を妨げてしまう恐れがあるのです。電話をかける際には不在の可能性が高いお昼休憩の時間帯と忙しい時間帯を避けてるように配慮しましょう。

②周りが静かな状況で電話をかける

就職活動において守るべき電話のマナーの2つ目は、周りが静かな状況で電話をかけることです。電話をかける際、思い立った場所でそのまま電話をかけようとする就活生が意外と多くいます。しかし、電話をかける場所はしっかりと選ばなければ、採用担当者に不快な思いをさせてしまう恐れがあるのです。外出先の賑やかな場所やテレビの音が相手に伝わるような場所で電話をかけると、騒々しさから正確に話を伝えることが出来なくなってしまいます。

また電波の弱い場所で電話をかけると、話が聞き取りづらくなってしまい、会話が上手くかみ合わなくなってしまう恐れもあるでしょう。電話をかける環境によってマイナスの評価を受けてしまうのはもったいないことです。周りが静かな状況で電波の有無を確認してから電話をかけることが大切なのです。

③メモを取る準備をしておく

就職活動において守るべき電話のマナーの3つ目は、メモを取る準備をしておくことが挙げられます。日程調整などで電話を行うと、「〇月〇日〇時に□□に来てください」など、重要な情報を得ることも多くあるでしょう。「メモを取らなくても記憶しておくから大丈夫」と考える就活生もいることでしょうが、自身の記憶力を過信するのは危険です。

もし面接の日時や会場を忘れてしまったら、選考に臨むことすら出来なくなってしまう恐れがあるのです。そのようなことの無いよう、電話をかける際には常にメモを取る準備をしておくことが重要になります。重要な情報はメモを取り、電話を切る前にメモの情報をこちらから復唱し、誤りがないか確認するようにしましょう。

④話す内容を事前にまとめておく

就職活動において守るべき電話のマナーの4つ目は、電話をかける前に準備すべきことについてです。電話をかける環境や時間帯、メモ用紙などの道具以外に、就活生の印象を左右しかねない事柄がいくつかあります。その一つが「電話で話す内容を事前にまとめておく」ということです。近年はメールなどで連絡をとることが多い社会人ですが、メールするだけでなく確認の意味でも電話をする、という事が社会人になってから発生してきます。

相手の企業は「記録に残るメールではなく実際に電話をしてくるということは、大事な用事なんだな」という意識で電話を受信することとなります。その際に、自分が伝えたい内容が簡潔にまとめられていて丁寧な内容であれば、就活生の印象がかなり上がることとなります。また、全体に何を伝えたいか分からないような内容や、長すぎる内容になると、残念ながら逆の印象を持たれるといえるのです。

伝えるポイントとしては、最初に自分の名前・大学名を述べ、今電話でお話しをしても大丈夫かどうか相手の都合を聞きましょう。そしてもしOKであれば、まずは電話を掛けた要件を結論から述べると良いでしょう。そして分かりやすくハキハキと話すことも大切です。

正しい電話のかけ方

就職活動において企業に電話をかける際、最初のうちは「どのように話せば良いんだろう？」と疑問に思う就活生も多くいることでしょう。電話をかける際、正しい順番で要件を適切に伝えることが重要です。

これを守らず電話をかけると、「ビジネスマナーを理解していないんだな」と採用担当者に思われてしまうでしょう。そこでここでからは、正しい電話のかけ方を解説していきます。電話におけるマナーは就職活動時だけでなく、その後の社会人生活においても非常に重要なものです。いずれにせよ身につけなければならないものですので、今のうちにしっかりと理解しておくようにしましょう。

自己紹介をする

正しい電話のかけ方について、まず押さえておくべきポイントは自己紹介をすることです。自身が電話を受けた際、名乗らずにいきなり要件を切り出されたら、非常に困惑してしまうことでしょう。「どちら様ですか？」と聞かれてから初めて名乗るのは相手に対して失礼にあたるのです。電話をかけ、相手が出た時点で、まず自身の情報を伝えることがマナーとなります。

伝える内容としては、特別なことを伝える必要はありません。名前、出身大学を伝えればOKです。社会人は日々忙しく業務に励んでいます。「誰からの電話」で「どのような要件」なのかを電話口の社員が素早く理解することが出来るよう、配慮することが社会人として守るべきマナーなのです。

担当者に電話を繋げてもらう

採用担当者に電話を取り次いでもらう際のマナーを理解しておくことも、電話をかける前に学んでおくべきポイントです。企業に電話をかける際、電話を受けた人が採用担当者であることは多くありません。ほとんどの場合、電話を受けた人に採用担当者への取次ぎをお願いすることになるでしょう。その際、電話を受けた人に要件を話すのはNGです。

電話を受けた人もほかの業務に忙しく励んでいます。要らぬ負担をかけないよう、採用担当者への取次ぎをお願いするに留めましょう。取次ぎをお願いする場合には、「自身の名前・出身大学」と「何の要件で電話しているのか」を簡潔に伝え、電話口の社員の方がスムーズに取次ぎを行うことが出来るよう、配慮することがマナーなのです。

今電話をできるか確認する

どの企業においても人事の採用担当者は、採用の時期になると特に忙しくなり繁忙期のような状態です。日中の営業時間帯は、会議や打ち合わせが入ったり、外出や来客、そして面接もおこなっていることが予測されます。その合間をぬって事務処理やメールの返信・発信、書類選考などさまざまな準備があるため、日中の時間はかなり忙しいのです。

そのような忙しい中に就活生が電話を入れている、という状況をまずは理解しておきましょう。そして実際に電話を掛けるときには、まず最初に「大変お忙しい中失礼いたします」「今、お電話でお時間を頂いてもよろしいでしょうか」と、相手に電話応対する時間があるかどうかの確認をします。このように採用者側の立場や状況を考えて、相手を気遣う言葉は大変重要といえます。間違っても、「忙しそうだから電話ではなくメールを入れておこう」とメールで済ませることはNGですので、注意しましょう。

要件を簡潔に伝える

電話をかける際、要件を簡潔に伝えることも重要なマナーになります。採用担当者は就活生からの問い合わせ対応以外にも多くの業務を抱えています。そのため一つ一つの業務を丁寧かつスピーディーに処理していくことが求められているのです。電話をかけ、ダラダラと要領を得ない形で話を行ってしまうと、採用担当者の業務に支障を与えてしまう恐れがあるのです。電話をかける際には事前に話す内容を整理し、準備しておくようにしましょう。

「その場で考えて話せば良いや」と考える就活生もいるでしょうが、その場で上手く言葉が出てこない可能性もあります。採用担当者に伝えるべき内容を簡潔に伝えることが出来るよう、事前に準備を行っておくことが社会人として守るべきマナーなのです。

相手が忙しい場合

電話とかけるときのマナーとして、まず企業の担当者に今電話で話をしても大丈夫かどうかの確認をすべきだ、ということはここまで解説しました。その際に、担当者から「今はちょっと忙しくて手が離せないから、後にしてほしい」と言われた場合は、どのように返答したらよいのでしょうか。企業担当者が自分の話を聞いてくれることを前提に電話をかけた場合、相手の予想外の返答で驚いてしまい、適切な言葉が出てこなくなることがあります。

そういった事態を避けるためにも、相手が忙しいという場合に備えて、自分が話す内容を前もって準備しておくとよいでしょう。企業の担当者宛にまた連絡することを伝えるためには、「ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか。こちからから再度改めてお電話します。」と相手の都合の良い日時を伺い、その時間にまた電話をかけるアポイントをとるようにします。また担当者が「こちらから掛けます」と言っている場合でも、「こちらからお聞きしたいことがあるので、再度かけ直させていただきます」と、自分からかけるように対応しましょう。

電話のかけ方で注意したい点

就職活動において企業に電話をかける際、注意するべきポイントがいくつか存在します。これらのポイントを守り、電話をかけなければ採用担当者に良くない印象を与えてしまう恐れがあります。電話では相手の顔が見えないからこそ、一つ一つの言動で相手を判断するのです。もし不適切な言動をとってしまうと、評価を大きく下げられてしまうことでしょう。以下、電話のかけ方で注意したい点を2つ挙げ、解説していきます。それぞれしっかりと把握し、電話応対で採用担当者に好感を与えることが出来るようにしておきましょう。

早口にならない

電話をかける際、早口にならないよう注意することが重要なポイントです。緊張すると早口になってしまう人は多く存在します。面接において緊張から早口になってしまった経験のある就活生も多くいることでしょう。早口になると、自分ではしっかりと伝えているつもりでも、聞き手に伝えたい内容を伝えられていない可能性が高いです。

早口であることから聞き取りづらく、聞き手に不愉快な思いをさせてしまう恐れもあるのです。特に電話の場合、顔が見えない分、声色、話すスピードが自分の印象をより大きく左右します。いつも以上に話し方に気を遣う必要があるのです。就職活動において電話をかける際には、落ち着いてゆっくりと話すことを心がけるようにしてください。

自分から電話を切らない

就職活動において電話をかける際、自分から電話を切らないようにしましょう。企業に電話をかけ、要件を伝えた後、最後に「失礼いたします」と採用担当者との会話を終わらせるのが良いでしょう。その際、相手が電話を切るのを待ってから、電話を切ることを徹底してください。もし要件を話したいだけ話され、「それでは失礼します」と一方的に電話を切られると、不愉快に感じる人もいるでしょう。

企業に電話をかける際にも、これと同様のことが言えるのです。電話の切り方で評価を落としてしまい、内定が遠ざかってしまっては非常にもったいないです。企業に電話をかける際には、自分から電話を切らず、採用担当者が切ったことを確認してから電話を終えるようにしましょう。

重要事項は復唱して確認する

ビジネスの場面では電話で話をするときに、必ず守りたい事柄がいくつかあります。電話の最初と最後の挨拶や、相手の今の都合の確認以外で重要なことは「重要事項を復唱して、確認する」ということです。通常ビジネスの場面では、顧客や取引先から何か依頼されたときに間違いがないようにするために、注文やアポイント、そして約束内容を復唱することが多いものです。

しかし、就職活動で電話をするときには、その後の面接試験や筆記試験の日程や持ち物、提出物などさまざまな点について指示されることがあります。それらの事柄を復唱して確認するのは大変重要なことなのです。確認の段階で聞き間違いや勘違いがもしあれば、その場で訂正してもらえます。また、企業側にとっても就活生が復唱をすることで、「相手は内容をきちんと聞いて理解したかどうか」という確認ができるので、両方にとってメリットがあるのです。

正しい敬語を使う

就職活動をするときに、大学生など学生の人たちが一番苦労するのは適切で正しい敬語を使うということです。普段の生活において、敬語をたくさん使う場面はほとんどないといえるでしょう。使う機会がないと、日本人でも敬語は苦労するというのが現実です。しかし、就活中や入社後も、敬語や丁寧語などは必ず必要になる基本スキルです。

社会人としてのベースとなると言っても過言ではない「敬語・丁寧語」は、普段から練習をして正しく使えるように準備することが大切といえます。実際に使う場面が少ない人は、敬語・丁寧語・謙譲語などを一通り自分でシチュエーション別に書き出して、口に出して読むをいうことだけでもかなり違いが出てくるでしょう。

最後にお礼を言う

電話をするときに覚えておきたいことや注意事項はたくさんあります。その中で重要なのは「電話の最後にお礼を言う」ということです。最後にお礼の言葉があるかどうかで、相手が受ける印象は全く違ったものになるといっても過言ではありません。担当者があまり忙しくないというケースでも「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」という言葉で最後を締めると、とても礼儀正しい人だなと心象がよくなるものです。

また相手が時間がないような場合でも、必ずこのようなお礼の言葉だけは省略せずに最後に付け加える、という習慣をつけることが大切です。これは、社会人になってからも必要になりますので、ぜひ身に着けておくことをおすすめします。

電話のかけ方【シーン別の例文】

就職活動で電話をかける際に注意すべきポイントについてこれまで解説してきました。「そうは言っても実際に電話をかける際、どのように話せば良いかわからない」と悩む就活生もいることでしょう。そこでここからは、就職活動におけるシーン別の電話の例文を2つ紹介し、それぞれ解説していきます。どちらも就職活動において、実際に経験する可能性が高いものです。そのため準備をしっかりと行っておかなければ思わぬ減点を招いてしまう恐れがあるのです。まずはこれを参考に電話で話す内容の準備を進め、電話をかけるようにしましょう。

面接日の変更をしたい場合

〇〇大学の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

私が〇〇です。

面接日程の件でお電話させて頂きました。〇月〇日〇時より、面接の日程を頂戴していたのですが、都合が悪くなってしまい、お伺いすることが困難になってしまいました。誠に恐れ入りますが、別の日時で再度面接の日程を頂戴することは可能でしょうか。

の承知いたしました。それでは〇月〇日〇時に再設定させて頂きたいのですがいかがでしょうか？

ご対応いただきありがとうございます。では〇月〇日〇時にお伺いさせていたただければと思います。当日は何卒宜しくお願い致します。それでは失礼いたします。

この例文のポイントは何の要件で電話をかけたのかをまず申し出ている点です。電話をかける際、重要なのは簡潔かつ分かりやすく内容を伝えることです。まず何の要件で電話をかけたのかを伝えることで、採用担当者も話の内容を理解しやすくなり、スムーズに会話を進めることが可能になります。

また最後に変更後の日程を復唱している点もポイントです。聞き間違いを防ぐために、必ず最後に復唱し、確認してから電話を切るようにしましょう。

担当者が不在の場合

〇〇大学の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

申し訳ございません。ただいま〇〇は席を外しております。

承知いたしました。それではまた改めてこちらからご連絡させて頂きます。恐れ入りますが、〇〇様に〇〇の件でご連絡をさせて頂いた旨だけ、お伝えいただいても宜しいでしょうか。

承知致しました。お伝えしておきます。

ありがとうございます。お手数おかけしますが、宜しくお願い致します。それでは失礼いたします。

この例文のポイントは、折り返しを依頼するのではなく、あくまでこちらから再度電話する旨を伝えていることです。電話をかけ、採用担当者に伝えたいことがあるのは自分の側です。この場合、採用担当者に折り返しを依頼し、わざわざ電話をかけてもらうのは失礼にあたります。担当者が不在であった場合、あくまでもこちらから改めて連絡することを伝えるようにしましょう。

またその際、どのような要件で電話したのかを担当者に伝えておいてもらうことも重要なポイントです。要件がわからないと「何の電話だったのかな？」と採用担当者を混乱させてしまいます。不在であった場合にも要件だけは伝えてもらうようにしましょう。

折り返しの電話をかける場合

就活中はたくさんの企業を訪問していたり、電車やバスなどの公共の交通機関で移動をするなど時間的にもタイトな状況です。直接企業から自分の携帯に電話が入っていても、すぐその場で出られないこともあるでしょう。このようなことも考慮して、携帯電話は必ず留守番電話の設定をしておくとよいでしょう。企業からの電話に出られないときは、必ず担当者から何かしらのメッセージが入っています。このメッセージ内容を確認したあとで、電話をかけ直すようにしましょう。

「本日〇時にお電話頂いていました××大学◎年生の〇〇と申します。お電話の内容の△△の件で、折り返しお電話させて頂きました。」といったように、折り返し電話をするようにしましょう。そして電話の着信後には、できるだけ早く折り返し電話をすることがマナーといえます。

先方は忙しいことを念頭に置いて電話をかけよう

ここまで就職活動における電話のかけ方について、その注意点を例文とともに見てきました。電話は何時でもかけることの出来るものです。しかし企業の採用担当者は日々業務に励んでおり、何時でも電話に応対できるわけではありません。電話をかける際に重要なことは、先方は忙しいのだということを理解しておくことです。

上述の通り、始業前や定時後、昼休憩中の時間に電話をかけることは適切ではありません。しかしその他の時間帯であれば何時でも大丈夫というわけでは当然のごとくありません。電話をかけた際にはまず「今お時間少々よろしいでしょうか」と電話応対を行う余裕があるのかを確認し、その上で本題に入るようにすることが大切なことなのです。

記事についてのお問い合わせ