「在中」の書き方｜封筒に書くときのポイントを徹底解説！

就活生のうちに「在中」の正しい書き方を覚えておこう

社会人になると数多くのビジネスマナーを覚える必要があります。書類を封筒に入れて郵送する際に、封筒に「在中」を書くこともビジネスマナーのひとつです。封筒に「在中」が書かれていない状態で郵送されると、一般常識がないと思われる可能性があります。就職活動において、会社に履歴書やエントリーシートといった書類を郵送する機会は非常に多いです。

採用担当者が郵送された封筒を見て「この人は一般常識がない人だな」と思ってしまうと、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまうこともあり得ます。「在中」の書き方は些細なことと思われがちですが、少しでも採用選考が不利にならないように、「在中」の正しい書き方をしっかり覚えておきましょう。

封筒に「在中」を書く理由

なぜ封筒に「在中」を書く必要があるのでしょうか。ビジネスマナーはそうするように言われたからやるのではなく、「どうしてそうする必要があるのか？」という点に目を向けることで、社会人としての考え方を身につけられます。就職活動を通して多くのビジネスマナーを学びますが、ただ覚えるのではなく、理由まで考えるようにするとよいでしょう。

封筒に「在中」を書くことについても、「在中と書いた方が採用担当者の印象がいいから書く」のではなく、どうして「在中」を書く必要があるのかという点に目を向けて考えてみましょう。

封筒の中身の重要性を知らせる

封筒に「在中」を書く理由は、封筒の中身を相手に知らせて、封筒の中身の重要性を開封側に知らせるためです。封筒の中身の重要性が一目でわかることで、封筒を開けるのが遅くなったという事態を防ぐことができます。会社には毎日たくさんの書類が郵送されます。請求書や契約書といったように郵送される書類の種類はさまざまです。封筒の中身がわからないと、一度開封して中身を確認してから担当者に渡されます。

一度開封してしまうと、担当者の手に渡るまでに書類が紛失する可能性があります。担当者に封筒を確実に届けるために「在中」で封筒の中身を知らせる必要があるのです。また、封筒の中身が一目でわかることで、郵便を担当者に渡す社内処理をスムーズにできます。「在中」を書くことは、相手の手間に配慮している行為でもあります。

封筒を手渡しの場合も必要

就職活動をしていると、面接時に履歴書を持参するように言われることがあります。封筒を手渡しする場合には「在中」を書く必要があるのでしょうか。「在中」は封筒の中身を知らせることが目的なので、封筒を手渡しする場合にも「在中」は必要です。「在中」を書くことで、採用担当者が後日封筒を見ただけですぐに中身を判断できます。

封筒を手渡しする場合には、直接相手に渡すので宛名や添え状は必要ありません。封筒を手渡しする場合に必要なのは、封筒の表に「在中」を書き、裏には自分の住所と名前を書くことです。郵送する場合と手渡しする場合とで、封筒の書き方に違いがあることを理解しておきましょう。

「在中」の正しい書き方

「封筒に在中を書くということはわかったけど、在中の正しい書き方はどうすればいいの？」という方もいるでしょう。「在中」を書くときには、正しい書き方を理解しておく必要があります。「在中」の書き方がわからないと、実際に封筒を郵送したり手渡しするときにどうすればいいかわからなくなるでしょう。また、間違った書き方をしてしまうと、常識がないと思われてしまいます。直前に慌てないように、事前に「在中」の正しい書き方を理解しておきましょう。

書類によって変える「在中」の書き方

「在中」の書き方は封筒の中身の書類によって変わってきます。基本的には「封筒の中身の書類＋在中」という書き方です。例えば封筒の中身が請求書の場合は「請求書在中」となり、封筒の中身が契約書の場合は「契約書在中」と書きます。就職活動をするうえで注意する点は、封筒の中身が履歴書の場合は「履歴書在中」と書きますが、複数の書類を入れている場合は「応募書類在中」と書くことです。

例えば、履歴書とエントリーシートを同封して郵送する場合は「応募書類在中」と書く必要があります。「書類在中」だけでは、何の書類が入っているのかわからないので注意しましょう。郵送する書類と「在中」の書き方が一致しているか確認することが大切です。

「在中」は赤の油性ペンで書くのがおすすめ

「在中」を書くときに迷うのが、黒色で書くか赤色で書くかということではないでしょうか。在中を書くのに、この色でなければいけないという色はなく、黒色でも赤色でも問題ありません。しかし、「在中」を書く理由は、相手に封筒の中身を知らせることなので、たくさんの郵便物の中で目立つような色を使って「在中」を書くほうが効果的です。

そのため、より目立つ色として赤色で書くのがよいでしょう。また、配達の途中で封筒が雨に濡れてしまう可能性があります。封筒が濡れても文字が消えたりにじまないように、油性ペンを使って書くようにしましょう。

「在中」を真っすぐな線の枠で囲む

「在中」を書くときには、「在中」の文字を枠で囲みましょう。封筒には「在中」の他にも住所や宛名などが書かれています。住所や宛名が並んでいるなかに「在中」が書かれていても、あまり目立たずに素通りされてしまうため、枠で囲うことで「在中」を目立たせることができます。「在中」の枠を書くときに、手書きで枠を引くのではなく定規を使って引くようにしましょう。

定規を用意するのが手間だからといって、定規を使わずに枠を書くと、まっすぐきれいな枠を書けません。せっかく目立つように枠を書くのに、その枠が歪んでいたり曲がっていては、雑な印象を与えてしまいます。少しでも採用担当者の印象がよくなるように意識しましょう。

その他「在中」を書くときのポイント

「在中」を書くときには、目立つように書くことが大切です。「在中」を赤色で書いたり枠を引くことは、封筒をぱっと見て何の書類が入っているのかをわかりやすくするために必要なことです。それでは、目立つように書くこと以外にも、「在中」を書くときに気を付けるべきポイントはあるのでしょうか。実は他にも気を付けるポイントはあります。ここからは、「在中」を書くときに押さえておくべきポイントを説明します。

縦書きか横書きかで「在中」を書く位置は決まっている

「在中」を初めて書くときは、どこに書けばいいのかわからないと思います。間違った場所に「在中」を書いてしまわないように、「在中」を書く位置について理解しておきましょう。封筒が縦書きの場合は、「在中」を書くのは封筒表面の左下です。封筒は縦書きで使うことが多いので、ほとんどの場合は封筒表面の左下に書きますが、封筒が横書きの場合は、「在中」を書く場所が変わってきます。

封筒が横書きの場合は、「在中」を書くのは封筒表面の右下です。 このように、封筒が縦書きか横書きかによって「在中」を書く位置は変わってきます。封筒が縦書きか横書きかを確認して、「在中」を書く位置を間違えないようにしましょう。

「在中」はスタンプを使ってもよい

百均や文具店には「在中」のスタンプや、封筒に「在中」とすでに印刷されているものが販売されています。就職活動では、このようなスタンプや印刷済みの封筒を使っても問題ありません。「在中」を書くこと自体はそれほど負担になりません。しかし、字をきれいに書くことに自信がない人や、たくさんの会社に履歴書を郵送する場合には、スタンプや印刷済みの封筒を利用した方が効率的です。

ただし、「履歴書在中」と印刷された封筒を使う場合は、履歴書のみを送付するときにしか使えません。履歴書とエントリーシートを同封する場合には「応募書類在中」と書く必要があります。「在中」と封筒の中身が一致しているかを、郵送前に確認するようにしましょう。

「在中」の正しい書き方を知っておこう

「在中」は封筒の中身を知らせるために必要なビジネスマナーです。採用担当者の手間が少しでも省けるよう配慮し、一目で選考関係の書類だとわかるために「在中」を書く必要があります。封筒の表面は採用担当者が一番最初に目にする部分なので、「在中」や宛名は丁寧に書くようにしましょう。「在中」の書き方が採用選考に影響を与えることはほとんどないかもしれません。

しかし、「在中」の書き方や丁寧に書くということにしっかりと気を配れている人は、履歴書やエントリーシートの中身にも気を配れているはずです。些細なことにも気を配るということは、就職してからも求められます。「在中」の書き方ひとつに対しても、気を配れるようにし、好印象で就活を進めていきましょう。

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